STRATEJİK YÖNETİM ve PLANLAMA

1. STRATEJİK YÖNETİM ve PLANLAMA

2. YASAL DAYANAK Stratejik Plan ve Performans Planına Atıfta Bulunulan Kanunlar • 24/12/2003 tarih ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu. • 22/12/2005 tarih ve 5436sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun. • 26/05/2006 tarihli Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. • MEB in SP (Stratejik planlama) konulu 19/06/2006 tarih ve 2006/55 sayılı Genelge. • DPT Kılavuzu

3. Yasaya Göre… 5018 sayılı kanun ve ikincil mevzuatın stratejik planlama konusundaki temel yaklaşımı ve stratejik planların okul ve kurumlarımıza, eğitim sistemimize ve ülkemize sağlayacağı yarar göz önüne alınarak bakanlık ve il düzeyinde hazırlanan stratejik planların ilçe milli eğitim müdürlükleri ile okul ve kurum düzeyine kadar indirilerek yapılması ve Bütçe dağılımlarının birimlerimizin ortaya koyduğu plan, proje ve öngörülere göre yapılması 5018 sayılı Kanun’un ruhuna uygun olması konusunda Milli Eğitim Bakanlığının 2010/14 sayılı genelgesiyle yürürlüğe girmiştir. İlçe MEM ve Okullarda stratejik plan hazırlama yükümlülüğü getirilmiştir.

4. FAYDALARI • Kuruma olan faydaları • Bilimsel yönetim • Planlı yönetim • Hesap verme • Kamuya olan faydaları • İletişim • Hesap verme • Beklentilere uygun olarak yönetim

5. STRATEJİ NEDİR? • Ulaşmaya değer bir gelecek için bugünden çalışmaktır. • Amaçlanan geleceğe ulaşabilmek için Fırsatları ve Tehditleri, Güçleri ve Zaafları bir kaldıraç olarak kullanabilmektir.

6. STRATEJİK PLANLAMA Stratejik planlama, kuruluşun bulunduğu nokta ile ulaşmayı arzu ettiği durum arasındaki yolu tarif eder. Kuruluşun amaçlarını, hedeflerini ve bunlara ulaşmayı mümkün kılacak yöntemleri belirlemesini gerektirir. Uzun vadeli ve geleceğe dönük bir bakış açısı taşır. Kuruluş bütçesinin stratejik planda ortaya konulan amaç ve hedefleri ifade edecek şekilde hazırlanmasına, kaynak tahsisinin önceliklere dayandırılmasına ve hesap verme sorumluluğuna rehberlik eder.

7. STRATEJİK PLANLAMA • Stratejik yönetim geleceğin bir planının yapılması değildir. Nitekim isletmeninçevresi devamlı değiştiğine göre planlar bir defa yapılarak bunlar değişmez kalıplarhaline getirilmez. (Güçlü, 2003) • Stratejik yönetimde geleceği karşılamak yerine onu öngörülen şekilde biçimlendirmek, kendi geleceğine sahip olmak bütün organizasyonun hedefi olur. • (Hatiboğlu, 1986).

8. STRATEJİK PLANLAMA • Sonuçların planlanmasıdır. • Değişimin planlanmasıdır. • Gerçekçidir. • Kalite Yönetiminin aracıdır. • Katılımcı bir yaklaşımdır.

9. 2014 2013 2012 2011 2010 STRATEJİK PLANLAMA Stratejik planlama, özetle, bir kuruluşun aşağıdaki dört temel soruyu cevaplandırmasına yardımcı olur: • NEREDEYİZ? • NEREYE GİTMEK İSTİYORUZ? • GİTMEK İSTEDİĞİMİZ YERE NASIL ULAŞABİLİRİZ? • BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDER ve DEĞERLENDİRİRİZ?

10. STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİ

11. Hiç birimiz, hepimiz kadar zeki değiliz.

12. DURUM ANALİZİ (NEREDEYİZ?) • Tarihi gelişim • Kuruluşun yasal yükümlülükleri ve mevzuat analizi • Kuruluşun faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerinin belirlenmesi • Paydaş analizi (iç ve dış paydaşlar, yararlanıcılar) • Kuruluş içi analiz ve Çevre analizi (GZFT)

13. TARİHİ GELİŞİM Kuruluşun hangi tarihte hangi amaçlara hizmet etmek için kurulduğu, bugüne kadar geçirdiği kritik aşamalar, önemli yapısal dönüşümler analitik bir bakış açısıyla değerlendirilir.

14. YASAL YÜKÜMLÜLÜKLER VE MEVZUAT ANALİZİ Bakanlığın mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerinin tespiti yapılır. Kuruluşa görev ve sorumluluklar yükleyen, kuruluşun faaliyet alanını düzenleyen mevzuat gözden geçirilerek yasal yükümlülükler listesi oluşturulur. Yasal yükümlülükler ve mevzuat analizinin çıktıları daha sonraki aşamada kuruluşun faaliyet alanlarının belirlenmesine ve kuruluşun misyonunun oluşturulmasına katkı sağlar.

15. FAALİYET ALANLARI İLE ÜRÜN VE HİZMELERİN BELİRLENMESİ Ürün/Hizmetlerin Belirlenmesi Ürün/Hizmet : Herhangi bir hizmet/üretim sürecinin çıktısı Örnek: Eğitim Öğretim,Araştırma Geliştirme vb.

16. PAYDAŞ ANALİZİ Paydaşlar, kuruluşun ürün ve hizmetleri ile ilgisi olan, kuruluştan doğrudan veya dolaylı, olumlu yada olumsuz yönde etkilenen veya kuruluşu etkileyen kişi, grup veya kurumlardır. Paydaşlar, iç ve dış paydaşlar ile yararlanıcılar/müşteriler olarak sınıflandırılabilir.

17. PAYDAŞ ANALİZİ İç Paydaşlar Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş içindeki kişi,grup veya (varsa) ilgili/bağlı kuruluşlardır. Kuruluşun çalışanları, yöneticileri ve kuruluşun bağlı olduğu bakan, iç paydaşlara örnek olarak verilebilir.

18. PAYDAŞ ANALİZİ Dış Paydaşlar Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş dışındaki kişi, grup veya kurumlardır. Kuruluş faaliyetleriyle ilişkisi olan diğer kamu ve özel sektör kuruluşları, kuruluşa girdi sağlayanlar, sendikalar, ilgili sektör birlikleri dış paydaşlara örnek olarak verilebilir.

19. ÖRGÜTSEL YAPI • Bu aşamada okul/kurumun teşkilat şeması, şubeler, bölümler, birimler, atölye/işlik durumu, sınıflar vb. ortaya konulur. Bu birimler arasında iletişimin (haberleşme, bilgi alış-verişi) nasıl sağlandığı belirtilir.

20. Stratejik Ortak • Gönüllülük vardır. • Vizyona ulaşabilmek için onlarla ortaklık yapmak gerekir.

21. Temel ortak • Kanunla bağlı olduğumuz. Hiçbir zaman ayrılamayacağımız. İşbirliği yapmak zorunda olduğumuz ortaklar. ÖRNEK: İl Milli Eğitim Müdürlükleri için Valilik İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri için Kaymakamlık

22. Tedarikçi Kurumumuz / Okulumuz faaliyetlerini gerçekleştirirken ihtiyaç duyduğu kaynakları temin eden diğer kurum/kuruluşlardır.

23. Yararlanıcı(Müşteri, Hedef kitle) • Kurumun ürettiği hizmetleri ve/veya malları kullanan, alan ve bunlardan yararlanan kişi, grup veya kurumlar

24. Yararlanıcı(Müşteri, Hedef kitle) • MEM’in yararlanıcıları kimler? • Öğrenciler, Veliler • MEM kimlerin yararlanıcısı? • Üniversiteler, Yayınevleri, Tedarikçiler

25. Paydaş görüşleri alınması • Kurumun hangi faaliyetleri ve hizmetleri sizin için önemlidir? • Kurumun olumlu yönleri nelerdir? • Kurumun geliştirilmesi gereken yönleri? • Kurumdan beklentileriniz?

26. Paydaş görüşleri alınması • Mülakat (İlçe M.E.Müdürü) • Anket uygulaması (Öğrenciler) • Atölye çalışması (Öğretmenler) • Toplantı (Veliler)

27. Paydaş Analizi-Belirleme

28. Paydaş Analizi-Belirleme

29. Paydaş –Ürün/Hizmet Matrisi Paydaş analizi kapsamında, kuruluşun sunduğu ürün/hizmetlerle bunlardan yararlananlar ilişkilendirilir. Böylece, hangi ürün/hizmetlerden kimlerin yararlandığı açık bir biçimde ortaya konulur. Tablo da, yararlanıcıların ilgili olduğu ürün/hizmetleri bir arada görebilmek ve her bir ürün/hizmetin hangi yararlanıcıları ilgilendirdiğini görselleştirebilmek için faydalı bir araçtır.

30. Paydaş –Ürün/Hizmet Matrisi

31. Mali Kaynaklar • Kurumun mali kaynakları, bütçe büyüklüğü, araç, bina envanteri ve diğer varlıkları, varsa bütçesi, döner sermaye, okul-aile birliği gelirleri, kantin, otopark vb. gelirler ve harcama kalemleri ortaya konulur. Enflasyon oranı da dikkate alınarak plan dönemi boyunca gerçekleşecek kaynak artışı tahmini olarak belirlenir.

32. Okul Bütçesinde Giderler • Okul Bütçesinde Giderler aşağıdaki başlıklar altında toplanabilir. Harcama türleri okul/kurumların özelliklerine göre çeşitlilik gösterebilir. • Personel: sözleşmeli olarak çalışan personelin (sekreter, temizlik, güvenlik) ücret, vergi, sigorta vb. giderleri • Onarım: okul binası ve tesisatlarıyla ilgili her türlü küçük onarım; makine, bilgisayar, yazıcı vb. bakım giderleri • Sosyal-sportif faaliyetler: etkinlikler ile ilgili giderler • Temizlik: temizlik malzemeleri alımı • İletişim: telefon, faks, internet, posta, mesaj giderleri • Kırtasiye: her türlü kırtasiye ve sarf malzemesi giderleri

33. KURULUŞ İÇİ ANALİZ ÇEVRE ANALİZİ GZFT (SWOT) Analizi Güçlü yönler Zayıf yönler Fırsatlar Tehditler

34. GZFT (SWOT) • SWOT Analizi, bir planın geliştirilmesi veya bir sorunun çözümü amacıyla, bir kurumun veya durumun güçlü yanlarını belirleyerek bunları en uygun fırsatlarla eşleştiren, zayıf ve tehdit edici yönleri azaltmayı hedefleyen sistematik bir planlama (stratejik planlama) aracıdır.

35. GZFT (SWOT) G Z F T

36. Güçlü Yönleri Belirlerken Dikkat Etmemiz Gereken Unsurlar • Avantajlarımız Nelerdir? • Biz Neleri İyi Yaparız? • Hangi Kaynaklara Sahibiz? • Çevremizde Hangi Yönlerimizle Beğeniliriz?

37. Zayıf Yönlerimizi Belirlerken • Neleri Geliştirmemiz Gerekiyor? • Neyi Kötü Yapıyoruz? • Nelerden Kaçınmalıyız? • Paydaşlara Göre Eksik Yönlerimiz Nelerdir?

38. Zayıf Yönlerimizi Belirlerken Fırsatları Belirlerken • Okulu Geliştirmeye İlişkin Fırsatlar Nelerdir? • Bizi İlgilendiren Eğitim Akımları (Örneğin yeni ölçme değerlendirme yaklaşımları , öğrenme kuramlar ve katsayı değişimleri gibi)Nelerdir? • Alanımızla İlgili Eğitim Politikaları Değişiklikleri Nelerdir? • Toplumsal Değişimler (Demografi , yaşam biçimleri v.b.)

39. Tehditleri Belirlerken • Karşılaşabileceğimiz Engeller Nelerdir? • Eğitim Alanında Farklı Eğilimler Var mı? • Okulun İnsan ve Finansal Kaynakları Yeterlimi? • Teknoloji Bizim Aleyhimize mi Değişiyor? • Okul Sosyal Çevresiyle Yabancılaşıyor mu? SORULARI YANITLANARAK BELİRLENİR.

40. SWOT ANALİZİ ÖRNEK UYGULAMASI GÜÇLÜ YÖNLER • Kalite yönetimi kapsamında okul/kurumların performanslarının izlenmesi ve stratejik planlarının yapılmış olması. • Eksik olan öğretmen kadrolarının yerine ders açıklarının zamanında giderilmesi. • Hayırsever ve okul aile birliklerinin eğitim-öğretim bütçesine büyük katkı sağlaması. • Araç ve bina envanterleri düzenli olarak tutulması. • Diğer kurum ve kuruluşlarla güçlü işbirliklerinin kurulması. • Ulusal ve uluslar arası düzeyde yürütülen projelerden etkin yararlanılması.

41. SWOT ANALİZİ ÖRNEK UYGULAMASI ZAYIF YÖNLER • İkili öğretim yapan okulların olması • Hayat boyu öğrenme faaliyetlerinin yetersiz olması. • Birimler/Kurumlar arasında görev alanlarına ilişkin hedefleri ve performans sonuçlarını sistematik takip edilmemesi. • Kurul ve komisyon kararlar sonuçlarının izlenmemesi. • Ödüllendirme sisteminin etkin olarak çalışmaması. • Okullarda sosyal, kültürel ve sportif faaliyet alanları yetersiz olması ve olanların etkin şekilde kullanılmaması • Kamulaştırma çalışmalarının zamanında yapılmaması. • İl Milli Eğitim Müdürlüğünün koordine ettiği tüm okul ve kurumların bütçelerine ait merkezi bir yapının oluşturulmaması. • Resmi yurt ve pansiyonların kapasitelerinin yetersiz olması • Kütüphanelerin kullanım oranları ve okuma alışkanlıkları kazandırmaya yönelik faaliyetlerin yapılmaması.

42. SWOT ANALİZİ ÖRNEK UYGULAMASI FIRSATLAR • 1 Üniversitenin ve 1 Eğitim Fakültesinin bulunması • Van halkının eğitim ve öğretime güveniyor olması • Paydaşların kültürel ve sosyal faaliyetlere katılmaya yatkın olması • E-Kayıt Sistemi ile öğrenci dağılımlarının düzelmesi • Sektörlerin ihtiyaç duydukları alanlarda ara eleman ihtiyacının bulunması. • Ulusal ve uluslararası eğitime yönelik proje fırsatlarının sunuluyor olması.

43. SWOT ANALİZİ ÖRNEK UYGULAMASI TEHDİTLER • Mevzuatın sürekli değişmesi • İl merkezindeki okul yapımı için ayrılan arsaların kamulaştırılmasında hukuksal ve bürokratik engellerin fazla olması • Belediyelerin eğitim kurumlarına yapması gereken onarım-altyapı çalışmalarına destek olmaması • Yardımcı hizmetli sayısının çok yetersiz olması • Devlet ve İl Özel idaresince cari giderlere ayrılan bütçenin yetersizliği • Öğrencilerin suça yönelmesini sağlayacak çevresel etkilerin olması. • Bilişim araçlarının kontrolsüz olması. • Velilerin ilgisiz olması

44. MİSYON • Misyon bir kuruluşun varlık sebebidir; kuruluşun ne yaptığını, nasıl yaptığını ve kimin için yaptığını açıkça ifade eder.Misyon bildirimi stratejik plan dokümanının diğer kısımlarına da temel oluşturur.

45. MİSYON Misyon bildiriminde • Kısa, açık ve çarpıcı ifadeler kullanılmalı, • Hizmetin yerine getirilme süreci değil, hizmetin amacı tanımlanmalı, • Yasal düzenlemelerle kuruluşa verilmiş olan görev ve yetkiler çerçevesinde belirlenmeli, • Kuruluşun hizmet verdiği kişi ve kuruluşlar belirtilmeli, • Kuruluşun sunduğu hizmet ve/veya ürünler tanımlanmalıdır.

46. MİSYON ÖRNEKLERİ Eğitimde sürekli yenileşmeyi ve gelişmeyi sağlayarak; insan merkezli eğitim anlayışıyla, tüm okul ve kurumlarımızı eğitim, bilim ve kültür merkezi yapmak. (…. İl Millî Eğitim Müdürlüğü)

47. MİSYON ÖRNEKLERİ Herkese eşit eğitim hakkı sağlanmasına ve eğitimde mükemmelliğin bütün toplumda gelişmesini sağlamak. (ABD Eğitim Bakanlığı)

48. MİSYON ÖRNEKLERİ • Milli manevi değerlere bağlı biz hayata neden geldik sorusunun yanıtını arayan bilgi çağının gereklerini kavramış, ülkesini ileri dünya ülkelerinin ön sırasına taşıyacak bireyleri yetiştirmek. (ÖZEL GENÇLİK İLKÖĞRETİM OKULU )

49. VİZYON Vizyon kuruluşun geleceğini simgeler Kuruluşun uzun erimde neleri yapmak istediğinin güçlü bir anlatımıdır. Vizyon bir kuruluşun farklı birimleri arasında birleştirici bir unsurdur. Bundan dolayı, bir çok işlevi yerine getiren kuruluşlarda önemli bir role sahiptir.

50. VİZYON • Kısa ve akılda kalıcıdır • İlham vericidir • Gelecekteki başarıları ve ideal olanı tanımlar