Bab 14. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

1. Bab 14. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Sistem akuntansi pokok untuk melaksanakan pengeluaran kas : 1. sistem akuntansi pengeluaran kas dgn cek 2. sistem akuntansi pengeluaran kas dgn uang tunai melalui sistem dana kas kecil a. sistem dana kas kecil dgn fluctuating-fund-balance system b. sistem dana kas kecil dgn imprest system Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Dengan Cek a. deskripsi kegiatan Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dgn menggunakan cek. Manfaat pengeluaran kas dgn cek ditinjau dari pengendalian intern : 1. dgn digunakannya cek ata nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yg namanya sesuai dgn yg ditulis pada formulir cek 2. dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan 3. jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dgn cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yg mengeluarkan cek dgn dapat digunakannya cancelled check sbg tanda terima kas dari pihak yg menerima pembayaran

2. b. dokumen yg digunakan1. bukti kas keluar 3. permintaan cek 2. cek c. catatan akuntansi yg digunakan1. jurnal pengeluaran kas 2. register cek d. fungsi yg terkait1. fungsi yg memerlukan pengeluaran kas 3. fungsi akuntansi2. fungsi kas 4. fungsi pemeriksa intern e. jaringan prosedur yg membentuk sistem1. sistem akuntansi pengeluaran kas dgn cek yg tidak memerlukan permintaan cek : a. prosedur pembuatan bukti kas keluar b. prosedur pembayaran kas c. prosedur pencatatan pengeluaran kas2. sistem akuntansi pengeluaran kas yg memerlukan permintaan cek : a. prosedur permintaan cek b. prosedur pembuatan bukti kas keluar c. prosedur pembayaran kas d. prosedur pencatatan pengeluaran kas

3. f. unsur sistem pengendalian intern Organisasi • fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi • transaksi penerimaan & pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh Bagian Kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi lain Sistem otorisasi & prosedur pencatatan • pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yg berwenang • pembukaan & penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yg berwenang • pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yg telah mendapat otorisasi dari pejabat yg berwenang & yg dilampiri dgn dokumen pendukung yg lengkap Praktik yg sehat • saldo kas yg ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yg tidak semestinya • dokumen dasar & dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh Bagian Kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan

4. penggunaan rekening koran bank (bank statement), yg merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yg merupakan fungsi yg tidak terlibat dalam pencatatan & penyimpanan kas • semua pengeluaran kas harus dilakukan dgn cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dgn pemindah-bukuan • jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yg kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yg akuntansinya diselenggarakan dgn imprest system • secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik yg ada di tangan dgn jumlah kas menurut catatan akuntansi • kas yg ada di tangan (cash in safe) dan kas yg ada di perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian • kasir diasuransikan (fidelity bond insurance) • kasir dilengkapi dgn alat-alat yg mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yg ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, & strong room) • semua nomor cek harus dipertanggung-jawabkan oleh Bagian Kasa

5. g. dampak cancelled check terhadap sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek • jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer setelah penerima pembayaran mencairkan cek yg diterimanya melalui check clearing, sistem pengeluaran kas perusahaan pembayar tidak menuntut penyerahan kuitansi sebagai tanda penerimaan pembayaran dari pihak yg menerima pembayaran • jika sistem perbankan tidak mengembalikan cancelled check kepada check issuer setelah penerima pembayaran mencairkan cek yg diterimanya melalui check clearing, sistem pengeluaran kas perusahaan pembayar menuntut penyerahan kuitansi sebagai tanda penerimaan pembayaran dari pihak yg menerima pembayaran h. bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas dengan cek Sistem pengeluaran kas dgn cek dibagi menjadi 4 : 1. sistem pengeluaran kas dgn cek dalam account payable system 2. sistem pengeluaran kas dgn cek dalam voucher payable system a. one-time voucher payable system dgn cash basis b. one-time voucher payable system dgn accrual basis c. built-up voucher payable system

6. Bagian Kasa Bagian Jurnal Bagian Utang Mulai 3 1 4 2 Dari Bagian Pembelian DP Faktur dari pemasok DP Faktur dari pemasok Faktur dari pemasok Faktur dari pemasok Faktur dari pemasok Mengisi cek & meminta otorisasi atas cek Disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung Jurnal pengeluaran kas T DP Pada saat faktur jatuh tempo FDP Jurnal pembelian 1 4 2 N Cek 3 Kartu utang Ke kreditur FDP = Faktur Dari Pemasok DP = Dokumen Pendukung Selesai 1. sistem pengeluaran kas dgn cek dalam account payable system

7. Bagian Kasa Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal Bagian Utang Mulai 1 2 3 Dari Bagian Pembelian DP BKK 3 DP Faktur dari pemasok 2 BKK 2 BKK 1 Disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung T Mengisi cek & meminta otorisasi atas cek Kartu biaya Register cek Pada saat faktur jatuh tempo N N Membuat bukti kas keluar DP 2 DP BKK 1 Selesai 3 Cek 2 BKK 1 DP = Dokumen Pendukung BKK = Bukti Kas Keluar Ke kreditur Register bukti kas keluar 3 2 1 2.a. one-time voucher payable system dgn cash basis

8. Bagian Kasa Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal Bagian Utang Mulai 1 2 3 Dari Bagian Pembelian DP BKK 3 DP Faktur dari pemasok 2 BKK 2 BKK 1 Membuat bukti kas keluar Mengisi cek & meminta otorisasi atas cek Kartu biaya Register cek 3 2 N N BKK 1 2 DP 2 Disimpan menurut tgl jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung BKK 1 Selesai Register bukti kas keluar T Cek Pada saat faktur jatuh tempo DP 2 DP = Dokumen Pendukung BKK = Bukti Kas Keluar BKK 1 Ke kreditur 3 1 2.b. one-time voucher payable system dgn accrual basis

9. Bagian Kasa Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal Bagian Utang Mulai 1 2 3 Dari Bagian Pembelian DP BKK 3 DP Faktur dari pemasok 2 BKK 2 BKK 1 Membuat BKK & mencatat faktur pada BKK Satu BKK dpt digunakan untuk lebih dr 1 faktur dr pemasok yg sama Mengisi cek & meminta otorisasi atas cek Kartu biaya Register cek 3 2 BKK 1 N N Disimpan menurut tgl pembayaran BKK yg telah dijadwalkan bersama dgn DP DP A 2 BKK 1 Selesai Cek BKK diambil dr arsip pd saat akan dilakukan pembayaran DP 3 2 BKK 1 DP = Dokumen Pendukung BKK = Bukti Kas Keluar Ke kreditur 3 Register bukti kas keluar 2 1 2.c. built-up voucher payable system

10. Sistem Dana Kas Kecil a. deskripsi kegiatan Penyelenggaraan dana kas kecil dapat dilakukan dgn 2 cara : 1. sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system) 2. imprest system Prosedur penyelenggaraan dana kas kecil dalam sistem saldo berfluktuasi sbb : 1. pembentukan dana kas kecil dicatat dgn mendebit rekening Dana Kas Kecil 2. pengeluaran dana kas kecil dicatat dgn mengkredit rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi 3. pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dgn jumlah sesuai dgn keperluan, & dicatat dgn mendebit rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. Prosedur penyelenggaraan dana kas kecil dalam imprest system sbb : 1. pembentukan dana kas kecil dilakukan dgn cek & dicatat dgn mendebit rekening Dana Kas Kecil 2. pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yg diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil. 3. pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yg tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dgn cek & dicatat dgn mendebit rekening Biaya & mengkredit rekening Kas.

11. b. dokumen yg digunakan1. bukti kas keluar 4. bukti pengeluaran kas kecil2. cek 5. permintaan pengisian kembali kas kecil3. permintaan pengeluaran kas kecil c. catatan akuntansi yg digunakan1. jurnal pengeluaran kas 2. register cek3. jurnal pengeluaran dana kas kecil d. fungsi yg terkait1. fungsi kas 4. fungsi yg memerlukan pembayaran tunai 2. fungsi akuntansi 5. fungsi pemeriksa intern 3. fungsi pemegang dana kas kecil e. bagan alir dokumen sistem dana kas kecilSistem dana kas kecil dibagi menjadi :1. prosedur pembentukan dana kas kecil 2. prosedur permintaan dan pertanggung-jawaban pengeluaran dana kas kecil a. dengan imprest systemb. dengan fluctuating-fund-balance system3. prosedur pengisian kembali dana kas kecil

12. Pemegang Dana Kas Kecil Bagian Kasa Bagian Jurnal Bagian Utang Mulai 3 1 2 4 Surat keputusan SK SK BKK 3 SK BKK 1 3 BKK 1 Cek BKK 1 Membuat bukti kas keluar Menguangkan cek ke bank Mengisi cek & memintakan tanda tangan atas cek Register cek 4 SK 3 N 2 Menyimpan uang tunai BKK 1 SK 3 N BKK 1 Selesai 1 Cek Dikirim ke Bagian Kartu Persediaan & Kartu Biaya untuk diarsipkan Setelah Bagian Kasa membubuhkan cap lunas pada BKK & dokumen pendukung & mencatat nomor cek pada BKK Mencatat nomor cek pada register bukti kas keluar 2 3 Register bukti kas keluar SK = Surat Keputusan BKK = Bukti Kas Keluar 1. prosedur pembentukan dana kas kecil

13. Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil 2 Mulai 4 1 3 PPKK 1 PPKK 2 2 DP PPKK 1 PPKK 1 Membuat permintaan pengeluaran kas kecil BPKK N N Menyerahkan uang kpd peminta Mengeluarkan uang & mengumpulkan bukti pendukung Memeriksa pertanggung-jawaban pemakaian dana kas kecil 2 PPKK 1 Selesai 2 PPKK 1 DP Membuat bukti pengeluaran kas kecil 2 1 Bersama dgn penyerahan uang tunai PPKK 1 A BPKK DP BPKK 2 Diarsipkan sampai dgn saat pengisian kembali kas kecil Dikembalikan kpd pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas PPKK = Permintaan Pengeluaran Kas Kecil BPKK = Bukti Pengeluaran Kas Kecil DP = Dokumen Pendukung 3 4 N 2.a. prosedur permintaan dan pertanggung-jawaban pengeluaran dana kas kecil dengan imprest system

14. Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil 2 Mulai 4 1 3 5 6 PPKK 1 PPKK 2 2 DP DP DP PPKK 1 PPKK 1 PPKK 1 PPKK 1 Membuat permintaan pengeluaran kas kecil BPKK BPKK BPKK N N Menyerahkan uang kpd peminta Memeriksa pertanggung-jawaban pemakaian dana kas kecil Mengeluarkan uang & mengumpulkan bukti pendukung Jurnal pengeluaran dana kas kecil 2 PPKK 1 2 PPKK 1 N 6 DP Membuat bukti pengeluaran kas kecil 2 1 Bersama dgn penyerahan uang tunai PPKK 1 Kartu biaya A BPKK DP BPKK 2 Dikembalikan kpd pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas Selesai PPKK = Permintaan Pengeluaran Kas Kecil BPKK = Bukti Pengeluaran Kas Kecil DP = Dokumen Pendukung 3 4 5 2.b. prosedur permintaan dan pertanggung-jawaban pengeluaran dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system

15. Pemakai Dana Kas Kecil Bagian Utang Mulai 4 1 5 DP DP Membuat permintaan pengisian BKK 3 BPKK BPKK Cek 2 2 PP3K 1 PP3K 1 Membuat bukti kas keluar T Arsip BPKK & dokumen pendukung nya DP Menguangkan cek ke bank BPKK DP 2 BPKK PP3K 1 6 2 T 3 2 PP3K 1 BKK 1 1 Menyimpan uang tunai 2 3 PP3K = Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil BKK = Bukti Kas Keluar Register bukti kas keluar 3. prosedur pengisian kembali dana kas kecil

16. Bagian Kasa Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya 3 6 2 DP DP PP3K 2 BPKK BPKK BKK 2 PP3K 2 PP3K 3 BKK 1 BKK 1 Mengisi cek & meminta tanda tangan atas cek Register cek Kartu biaya N N DP BPKK PP3K 2 Selesai 3 Setelah bagian Kasa membubuhkan cap lunas pada BKK & dokumen pendukungnya & mencatat nomor cek pada BKK BKK 1 Cek 5 4