PERENCANAAN Hakikat dan Pentingnya Perencanaan Jenis – Jenis Perencanaan Proses Penyusunan

1. PERENCANAAN • HakikatdanPentingnya Perencanaan • Jenis –JenisPerencanaan • ProsesPenyusunan • Perencanaan • PendekatanDalam • Perencanaan • EfektifitasPerencanaan

2. FungsiPerencanaan Dalamlingkunganbisnis yang stabildenganintensitaspersaingan yang rendah , masadepanorganisasidapatdiramalkansecara mudah.Perencanaandapatdilaksanakansambilberjalan, danorganisasitetapdapatmemperolehhasil yang memadai. Namunjikalingkunganbisnistelahberubahmenjadibergolakdengan intensitaspesaingantinggi, untukmemperolehhasilmemadaidarioperasiorganisasidiperlukanlangkah-langkahpilihan.Perencanaanmenjadisangatpenting Dalamrangkamenycapaitujuandanhasil yang diharapkan, pentingbagiorganisasiuntkmeningkatkanpengelolaan (managing) terhadapfungsi-fungsimanajemenygada. Perencanaansalahsatufungsimanajemen yang memegangperan yang sangatpentingdanbahkansangatmenentukandalammencapaitujuanorganisasi. Hal inidisebabkankarenafungsi –fungsi yang lain (pengorganisasian, pengarahan , danpengendalian) hanyalahmelaksankankegitan yang telahditentukandalamfungsiperencanaan.

3. A.Hakikat Dan PentingnyaPerencanaan. Perencanaanpadahakikatnyaadalahpemilihansaatiniterhadapkondisimasadepan yang kitakehendaki (chosing our desired future today) besertalangkah yang kitaperlukanuntukmewujudkankondisi-kondisitersebut. Frasa kunci yang terdapat dalam definisi tersebut adalah “pemilihan sekarang” dan “yang kita kehendaki” dalam mewujudkan masa depan yang kita kehendaki, kita harus melakukan pemilihan sekarang, bukan pada masa depan. Mengnenaimasadepan, kitadapatmemilihdiantaraduapilihanalternatif : • Melakukanpemilihansekarangatasmasadepan yang kitakehendaki • Tidakmelakukanpemilihansekarangatasmasadepankitabiarkanterjadisecarakebetulannamun , bukansebagaimanakitakehendaki.

4. Lanjutan : Perencanaan : merupakanwujudtanggungjawabkitauntukmelakukanpemilihan, karenasetiappemilihan yang kitalakukanmengandungkonsekwensi . Kita hanyamemilikikebebasanuntukmemilih , namunkitatidakmemilkikebebasandalammenerimakonsekwensisebagaiakibatdaripemilihan yang kitalakukan . Perencanaan :jugaberatiprosespembuatanpetaperjalaanmenujukemasadepan, Sebagaiprosespembuatanpetaperjalanan, perencanaantidakberhentisetelahrencanadihasilkan , namaunmerupakanproses yang terusmenerusdilaksanakan, untukmemutahirkan, mengubah, danmenggantikanpetaselamaperjalananmenujukemasadepan Dalamkonteksorganisasi, perencanaandapatdiartikansebagaisuatuprosesmenetapkantujuandansasaran, menentukanpilihan-pilihantindakan yang akandilakukan, danmengkajicara-caraterbaikuntukmencapaitujuamasadepan yang telahditetapkansebelumnya.

5. Dengandemikianperencanaanmengandung beberapaartidiantaranya : • Proses : (setiapkegiatanygdilakukanakanberjalansesuaidengantahapan yang telahditentukan) • Penetapantujuandansasaran : (yaitukegiatanmerencanakankearahmanaorganisasiituakandituju , organisasiakanmenetapkansecarachususataupun secaraumum, jangkapanjangataupunpendek) • Pemilihantindakan :(yang beratiorganisasiharusmengoptimalkanpadabeberpatindakan yang efektif ) • Mengkajicaraterbaik: (Walaupunpilihantindakanitusudahdianggapbaiknamunbisasajatidakefektifkalaudilakukandengancarakurangbaik) • Tujuan : ( Hal inimenyangkuthasilahiratausasarankhusus yang dinginkanolehorganisasi)

6. Lanjutan : Dengandemikianperencanaandapatdisimpulkanbahwasuatuperencanaanadalahsuatuaktivitasintegaratif yang mencobauntukmemaksimumkanefektivitassecara total dariorganisasisebagaisuatusistemsesuaidengantujuan yang ingindicapaiolehorganisasitersebut. Paling tidakPerencanaanharusmemilikitigaaspekutamayaitu : • Menyangkutmasa yang akandatang. • Harusmenyangkuttindakandan, • Memilikiserangkaiantindakanpadamasa yang akandatang yang akandiambilolehperencana.

7. PENTINGNYA PERENCANAAN Mengapaperencanaanitupenting ? Gambar : Untukmeng Kordinasikan Usaha-usaha (Agar tujuan Dan kepeti- NganbTidak keluar Dari tujuan Organisasi maka Diperlukan koordinasi) UntukPengem- Bangan Stan- Dar Kerja (Ke- Berhasilan Yang dicapai masalalu Akanmenja- Di standarki- Nerjauntuk Masa yang Akandatang Untukmeng- Antisipasi Perubahan (Perubahan- Perubahan Potensial Yang akan Terjadiakan Dapatdi anti- Sipasisece- Pat mungkin. UntukPenge- BanganMana Jer ( manajer Harusbertin Dak pro aktiv Dan membuat Hal-halterjadi Dan bukan se- Baliknya , ber- Tindakrelatif Dan membiar Kan hal-hal Terjadi. Perencanaan Mengurangi Ketidak pas- Tian ( Men- Dorongpara- Manajeruntu Melihatke- Depan , meng Ngantisivasi Perubahan , Mempertim- Bangkanda- Pak peruba Han dan me- Nyusun tang Gapan yang tepat

8. HubunganPerncanaandenganFungsiLainnya : Perencanaan : Menentukantujuan perusahaan Menentukansaatini Memperkirakanko Disimendatang Mengidentifikasi carauntukmenca- Paitujuan Mengimplementasi- Kan rencanatinda Kan danevaluasi Gambar ; pengarahan pengendalian Pengorganisasian Perencanaanmerupakanawaldariprosesmanajemen. Perencanaanmenunjukan yangPentingdanmenjelaskanhal-hal yang harusdilakukanuntukmencapainya.

9. B. Jenis-jenisperencanaan Perencanaanjangkapanjangdanperencanaanjangkapendek a. Perencanaanjangkapanjang, perencanaandengan jangkawaktunya 5 tahunataulebih. b. Perencanaanjangkapendek , perencanaansatutahun ataukurang Perencanaanmenurutwaktunyaadalah : PerencanaanStrategisdanPerencanaanOperasional. a. PerencanaanStrategis (strategis Plan) merupakansuaturenca najangkapanjangdalamrencanastrategisdapatdipandang sebagairencanasecaraumum. (tujuanUmumorganisasi) b. PerencanaanOperasional : (oprasional plans) dapatdiartikan sebagaipendefinisiantentangapa yang harusdilakukanuntuk mengimplemetasikanperencanaanstratetegis. (

10. 3.PerencanaanSekalipakai. Perencanaansekalipakai (single-use plan) merupakanrencana yang digunakansekalisajayang secarahususdirancanguntukmemenuhikebutuhan-kebutuhansituasikhas, dansebagaijawabanterhadapkeputusan yang tidakterprogram (perluasanusahanya) adapunjenis-jenisdariperencanaansekalipakaimeliputi : • Anggran : (dalamanggranbiasanyadicantumkandalambentu-bentukangka . Angka-angkatersebutmungkindalamsatuan unit fisik, dansatuan unit satuanmoneter. • Proyek : (merupakanperencanaansekalipakai yang menetapkanrangkaiankegiatan yang dibutuhkanuntukmencapaitujuantugaschusus.) Cotoh Perusahaan membuatgudangbaruProyekpendukungnyaadalahpenetapan layout gudangdanpenarikantenagakerj. • Program : Program merupakanrencanasekalipakaiuntukserangkaiankegiatanbesar, program dapatmeliputitujuanlangkah-langkahygdiperlukauntukmencapaitujuantersebut.

11. 4. Perencanaantetap (standing plans) Perencanaantetapmerupakanperencanaan yang digunakanuntuk kegiatan yang terjadiberulang kali secaraterusmenerus. Perencanaan tetapinitertuangdalambentuk : • Kebijaksanaan : (Kebijakanmerupakansuatupedomanpengambilkeputusan yang mengarahkancaraberfikirunukmengambilkeputusandanbukanpadatindakan yang lebihspesifik. Misalnyadalammasalahsumberdayamanusiakebijaksanaanmeliputikontrakkaryawan, pemecatankaryawan, danpemberhentiansementara) • Prosedure : Dibandingdengankebijaksanaan, proseduresifatnyalebihspesifikdanmerupakanpedoman yang mengarahpadatindakan yang dieperlukan. Dalampenarikantenagakerjabarubiasanyatelahtersusunlangkah-langkahsecarakronologis. • Aturan : merupakanperencanaantetap yang menggambarkantindakan yang diambilpadasituasitertentu. Peraturanmenentukantindakanapa yang bolehdilakukandantindakanapa yang dilaranguntukdilakukan. Peraturankadang-kadangmerupakanbagiandarisuatuprosedure.

12. Perencanaandantingkatmanajer Perencanaa strategis Gambar : Eksekutif Puncak Manajer Menengah Manajer Bawah Perencanaan operasional

13. C. ProsesPenyusunanPerencanaan. Perencanaansebagaisuatuprosesmerupakansuatucara yang sistematisuntukmenjalankansuatupekerjaan. Dalamperencanaanterkandungsuatuaktivitastertentu yang salingterkaituntukmencapaitujuan yang ditetapkan. Menurutlouis A. Allen, Perencanaanterdiridariaktivitas-aktivitas yang dioprasikanolehseorangmanajeruntukberfikirkedepandanmengambilkeputusansaatini, yang memungkinkanuntukmendahuluisertamenghadapitantanganpadawaktumendatang.

14. ProsesPenyusunanRencana P E R E N C A N A A N INTERNAL Gambar : Faktorpendu- Kung , tercapai- Nyatujuan EKTERNAL Merumus- Kan .Misi & Tujuan forecesting Faktorpeng- Hambatter- Capainyatu- juan iNTERNAL EKTERNAL

15. Penjelasan • MerumuskanMisidantujuan : (Misiorganisasiakandapatmembantumanajermemilihdanmengimplementasikanstrategidalamrangkapencapaiantujuanorganisasi. Misihendaknyadapatmengidetivikasibidanguasahaorganisasi, Misijugahendaknyamemuattentangfilsofidasar yang akanmengarahkankaryawandalambekerja) Tujuan : harusdisesuaikandengankemampuankepastiansumberdayaekonomi) • Memahamikeadaansaatini : (tujuanditetapkandalamrangkamengantisifasikondisipadamasa yang akandatangdenganm`enetapkanstandar-standar yang diinginkan. Perlumalakukanpenelitiandanmerngumpulkan data-data yang relepan) • Mempertimbangkanfaktorpendukungdanpenghambattercapainyatujuan : Segalakemudahandankemungkinanhambatandalamusahamencapaitujuanperlusedinimungkindiinventarisasi. Maksudinventarisasiini agar persiapan -persiapanuntukmengantisipasidapatdilakukan.

16. 4. Menyusunrencanakegiatanuntukmencapaitujuan : (lanjutan) Tujuandapatdicapaidenganberbagaicara, cara-caratersebutantara lain : • Menyusunberbagaialternatifkebijaksanaanatautindakan yang mungkindapatdipilih. • Menilaidanmembandingkanuntungruginyasetiapalternatifkegiatanataukebijaksanaan. • Memilihdanmenetapkansatualternatif yang paling cocokataubaikdiantaraalternatiftersebu.

17. D. Pendekatandalamperencanaan Terdapatberbagaimacampendekatan – pendekatan yang dapatdipergunakandalamprosespenyusunanperencanaandaintaranya : • PendekatanPerencanaan Inside-out danPerencanaan Outside-in. (perencanaan inside –out ygmefokuskanpadaapaygtelahdilakukannamunterusmengusahakanuntukmelakukanygterbaik yang dapatdilakukan) (Outside-in mencobamenganalisislingkunganekternaldanmembuatperencanaanuntukmengekplotasikesempatan-kesempatandanmeminimalisasipermasalahan yang terjadi) • Pendekatanperencanaan top-down danPerencanaan Bottom-Up. Padaperencanaandariataskebawah ((top-down planing) manajerpuncakmenentukantujuansecaraluasdankemudianmemperbolehkanmanajertingkatbawahuntukmembuatperencanaandenganmenggunakanbatasantersebut, sedangkanperencanaandaribawahkeatas (booton-up planing) memulaidenganmerencanakan yang dikembangkanpadatingkat yang lebihbawahtampaadanyabatasan.secarateraturmelewatihierarkitersebutketingkatmanajemenpuncak. Kombinasidarikeduapendekatantersebutakanmenghasilkanperencanaan yang efektif.

18. 3. PendekatanPerencanaanContingensy Perencanaan contingency meliputiperencanaanalternatif – alternatif yang menyebabkantindakan yang dapatdiimplementasikandansaatperencanaanorsinaltidaksesuaikarenaperubahan. Dengandemikian, perencanaan yang dianggapefektifadalahperencanaan yang sesuaidengankondisi yang dihadapiolehorganisasi.

19. E. EfektivitasPerencanaan Terdapatduahambatanutamadalampengembanganrencana yang efektif, antara lain : • PenolakandaridalamDiriPerencanaanterhadappenetapanTujuandanPembuatanRencanauntukMencapainya : (langkahawaldalamperencanaanadalahmenetapkantujuan – tujuan. Manajer yang tidakmampudalammenetapkantujuan yang bermanfaattidakakanmampumembuatrencana yang efektif , DAVID A. KOLB danKawan-kawanmengemukakanbeberpaalasanmengapamanajerragu-raguatauseringkaligagaldalammenetapkantujuanorganisasi, yaitu : 1. Keengananmelepaskantujuanalternatif 2. Ketakutanakankegagalan 3. Minimnyapengetahuantentangorganisasi. 4. Minimnyapengetahuantentanglingkungan 5. Kurangnya rasa percayadiri.

20. b)Keenganan yang lazimdariparaanggotaOrganisasiuntukmenerimarencanakarenaperubahan yang akanditimbulkan. Terdapattigaalasanmengapaanggotaorganisasidapatmenolakperubahan-perubahan yang akanterjadi, yaitu : • Ketidakpastianmengenaisebabdanakibatdariperubahan. • Keengananuntukmelepaskankeuntungan yang ada • Kesadaranakankelemahandalamperubahan yang diusulkan. Dalammenghadapipenolakanterhadapperubahab, manajerdiharapkandapatmelakukanlangkah-langkah, sbb : • Melibatkanparatenagakerjadanpihak-pihak yang berkepentingandenganorganisasidalamprosesperencanaan. • Memberikaninformasi yang lebihbanyakkepadatenagakerjamengenairencanadanakibatnya • Mengmbangkansuatupolaperencanaan yang efektifdalamperencanaan yang efektif • Menyadariakandampakdariperubahanygdiusulkanterhadapparaanggotaorganisasidanmemperbaikikekacauan yang tidakperlu.

21. Evaluasi ; • Dalam rangka pencapaian tujuan perencanaan merupakan salah satu fungsi menajemen yang memegang peranan yang sangat penting dan bahkan sangat menentukan, coba saudara jelaskan bagaimana fungsi yang lain di luar perencanaan ? • Coba saudara jelaskan faktor yang mempengaruhi dilakukannya perubahan perencanaan yang sudah ada ? • Coba saudara gambarkan hubungan perencanaan dengan fungsi yang lainnya. ? • Coba saudara tuliskan jenis – jenis perencanaan ? • Coba saudara gambarkan proses penyusuna rencan dari mulai merumuskan misi dan tujuan sampai terjadinya perencanaan ? • Terdapat dua hambatan utama dalam pengembangan rencana yang efekttif coba saudara jelas kedua hambatan tersebut ? • Dalam rangka menghadapi penolakan terhadap perubahan, manajer diharapkan dapat melakukan langkah-langkah apa, coba saudara terangkan ada 4 langkah.?

22. SELAMAT BERTEMU MINGGU DEPAN