BAŞBAKANLIK STANDART DOSYA PLANI

1. BAŞBAKANLIK STANDART DOSYA PLANI Haz. Niyazi ÇİÇEK

2. Mevzuat ve prosedürler 16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. BEYAS (Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemler), Ankara Üniversitesi, 2009. İBB Evrak Üretimi – Dosyalama ve Arşivleme Mevzuatı 1991/17 sayılı Kurum Kodları Genelgesi. 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi. 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesinin 2009 yılı güncelleme versiyonu

3. Kavramlar: - Dosya Tasnif Planı - Dosya Planı - Dosyalama Sistemi - Konu Başlıkları Şeması - Dosya Listesi

4. Dosya Planı: Birbiri ile fonksiyonel ilişkisi bulunan belge ve dosyaların, nasıl dosyalanıp düzenleneceğini gösteren konu başlıkları şeması. Dosya planı, belge üzerindeki sayı bilgileri kısmında ve belgelerin konulduğu dosya, klasör, zarf, kutu vb. araçlarda kullanılır. Dosya plan uygulaması, kütüphanecilikte kitapları sınıflandırma işine benzer. Ancak aralarında bir fark vardır: Kütüphanecilikte konu anlayışı, arşivcilik ve belge yönetiminde ise fonksiyon (yapılan iş) esastır. Tanım ve kullanım

5. Örnek Plan 100 Genel İşler 200 Esas Fonksiyonlar … 900 Personel işlemleri Örnek Uygulama 900 Personel İşlemleri 910- İşe Alma 920- Atama 920.01- Naklen Atama … 930- Terfi … Örnek Dosya Planı ve Kodlaması

6. T.C. ÜMRANİYE BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğü Sayı : M.34.0.ÜMR.0.10.12.00 - 301.05 – 2467 12/03/2010 Konu : İmar planı kararı İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA Kullanım - belge

7. T.C. Ümraniye Belediyesi 10 Yazı İşleri ve Kararlar md. 301.05 MECLİS KARARLARI Açıklama notu: 2008 Yılı kararları, 2008/1-2008/56 2008 Yer no: Depo no: 01 Raf no: 22 Kutu no: 143 T.C. Ümraniye Belediyesi Kullanım - dosya F

8. Alfabetik: Bu sistemde dosyalar, dosya adındaki baş harflere gör alfabetik sıralanır. Kişi özlük dosyaları, firma dosyaları, müşteri dosyaları, öğrenci dosyalarında kullanılır. Sayısal: Bu sistemde her dosyayı bir numara karşılamaktadır. Bu numaralar, organizasyon, şirket, proje, yer adı olay, konu vb. dosya adlarını karşılar. Bu numaralar 1’den başlayarak seri şeklinde devam eder yada ikili basamak 10-20-30 olarak kullanılır veya 10.01.20 biçiminde dosya, raf, kutu gibi diğer araçları da gösterecek şekilde kullanılır. Alfabetik sistemde insanlar dosyaya doğrudan ulaşabilirken, sayısalda alfabetik dizin gereklidir. Numaraların neyi karşıladığı bilinmeyebilir. Alfa-nümerik: Dosyalara hem numara hem de harflerden oluşan bir kod verilebilir. PER100: PER, personel işlemlerini gösterirken 100 personel bürosundaki görevlendirme dosyasını ifade eder. MUH175: Muhasebe işlemleri içerisinde 175 yevmiye defterlerini işaret eder. Desimal: Bu sistemde dosyalar, ana konular ve alt konular şeklinde bölünür. Ardından bu başlıklara üç basamaklı rakamlardan oluşan kodlar verilir. 900 Personel işleridir. 930 Görevde yükseltme işi için ayrılmıştır. Başbakanlık Standart Dosya Planı da bu mantıktan hareket edilerek yapılmıştır. Dosya Düzenleme Sistemleri

9. Başbakanlık Standart Dosya Planı Başbakanlık, 2005 yılında çıkarmış olduğu 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi ile kamu kurumları bürolarında üretilen belgelerin düzenlenmesi için dosya planı uygulamasını zorunlu hale getirdi. Plan, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) tarafından geliştirildi. Mahalli idarelerde kullanılacak dosya planı ise DAGM’nin planı esas alınarak İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğünce yeniden düzenlendi.

10. Alanlar Plan, desimal anlayışla geliştirilmiştir. 000’den 999’a kadar olan kod aralığında geliştirilen ana ve alt konu başlıklarından oluşmaktadır. 000-099 ve 600-999 rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerini, 100-599 rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin fonksiyonlarını karşılamaktadır.

11. Ana konular: 000 GENEL KONULAR 100 ANA HİZMETLER 200 ANA HİZMETLER 300 ANA HİZMETLER 400 ANA HİZMETLER 500 ANA HİZMETLER 600 PLANLAMA, BASIN, HUKUK ve TEFTİŞ 700 BİLGİ İŞLEM, DIŞ İLİŞKİLER, EMLAK ve EĞİTİM 800 İDARİ, KÜLTÜR, MALİ İŞLER ve ÖZEL KALEM 900 PERSONEL, SATINALMA, SOSYAL ve SAĞLIK İŞLERİ

12. İçişleri Bakanlığı 19.03.2007 tarihinde bütün il valiliklerine göndermiş olduğu “Standart Dosya Planı” konulu yazı ile mahalli idarelerin kullanacakları kodları bildirmiştir. • Bu çalışmaya göre “Belediyeler ve İl Özel İdare” faaliyetlerine ilişkin konu grupları, planın 250-349 kod aralığında sınıflandırılmıştır. İçişleri Bakanlığı yazısı

14. Mahalli İdareler İşleri 250-349 250 Mahalli İdareler İşleri 255 Belediye Bütçe İş ve İşlemleri 262 Belediye ve İl Özel İdare İş ve İşlemleri 301 Yazı ve Kararlar 302 Encümen Çalışmaları 304 Zabıta İş ve İşlemleri 309 İtfaiye İşleri 310 Bayındırlık ve İmar İşleri 320 Hesap işleri Belediyelerin Kodları (özet)

15. 255 Belediye Bütçe İş ve İşlemleri 310 Encümen Çalışmaları 302.03 Encümen Kararları 310 Bayındırlık-İmar İş ve İşlemleri 310.01 İmar Planları 310.07 Ruhsat ve İzinler (bina imar/inş.) 314.01 Su ve Kanalizasyon İşleri 314.01.01 Abone İşlemleri 314.02 Sulama Suyu İşleri 320 Hesap İşleri 320.05 Emlak Vergisi Örnek konular

16. Mahalli İdarelere Ait Planın Ayrıntısı • Ek.

17. Dosyalama işi belge üretilirken başlar. İlk defa açılacak dosya için varsa belge üzerindeki dosya kodu kullanılır. Belgelerde kod yoksa, oluşan belgeler Dosya Planında hangi konuya ait ise plandan bakılarak dosya açılır. Planın Kullanımı ve Kurallar 1

18. Dosya açma ve ayrıntıya inerek kod verme işi, evrakın birikmesine ve hacmine göre yapılır. Büroda yıl içerisinde personel işleri ile ilgili az sayıda belge oluşmuş ise dosya “900 Personel İşleri” kod ve başlığı ile açılır. Bu dosyanın, 900 ile 929 kod aralığında biriken belgeleri barındırdığı anlaşılır. Planın Kullanımı ve Kurallar 2

19. Bir konuda belge hacmi arttıkça alt başlıklara inilir. Elde mevcut belgeler ile ilgili planda bir başlık bulunamaz ise her ana konu başlığının sonundaki “99 Diğer” kısmı kullanılarak yeni başlıklar açılabilecektir. Ancak bu ekleme mutlaka kurumda bu işten sorumlu olan birimin/kişinin koordinesinde yapılacaktır. Planın Kullanımı ve Kurallar 3

20. Önceki Uygulama Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse, Örneğin yazışma sadece 2008/13 numaralı karar ile ilgili ise bu durumda Dosya kodu “301.05” ile karar numarası olan “2008/13” “S” harfi kullanarak “301.05 S 2008/13” şeklinde birleştirilir. Sayı: M…….00-301.05 S 2008/13-256 Planın Kullanımı ve Kurallar 4

21. Personel özlük dosyaları: “903 S 2355” Konu kodu S Personel sicil numarası İhale Dosyaları: “604 S 2006/19” Konu kodu S İhale numarası Bina İmar Dosyaları: “310.07 S 99/264” Konu kodu S Müracaat numarası (inş. sicil) Örnekler

22. Yani Uygulama Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse, Örneğin yazışma sadece 2008/13 numaralı karar ile ilgili ise bu durumda Dosya kodu “301.05” ile karar numarası olan “2008/13” “[]” (köşeli parantez) kullanarak “301.05[2008/13]” şeklinde birleştirilir. Sayı: M…….00-301.05[2008/13]-256 Planın Kullanımı ve Kurallar 4

23. Personel özlük dosyaları: 903[2355] Konu kodu [Personel sicil numarası] İhale Dosyaları: 604[2006/19] Konu kodu [İhale numarası] Bina İmar Dosyaları: “310.07[99/264] Konu kodu [Müracaat numarası (inş. sicil)] Örnekler

24. Konu, şehir ya da ülke ile ilgili ise “/” işareti konularak şehrin trafik numarası ve ülkenin kodu yazılır. • 622.01/19: Talep ve şikayetler (Çorum) • 724.02.03/DE: Ülkelerle işbirliği (Almanya) • Ülke kodları ve şehir plaka numaraları SDP genelgesi ekinde verilmiştir. Planın Kullanımı ve Kurallar 5

25. Köşeli parantez içerisinde birden fazla kodlama ve tanımlama yapılması gerektiğinde, her farklı kod “;” işareti ile birbirinden ayrılacaktır. • Mahkemelik olan bir ihale dosyasının • ihaleyle ilgili “2005/26”, mahkeme dosyası için ise “2007/152” dosya kodunu almış olsun; bunun dosya kodu 604[2005/26; 2007/152] biçiminde olacaktır. Planın Kullanımı ve Kurallar 6

26. Birden fazla konuyu ilgilendiren belgeler, en çok ilgili olduğu dosyaya konulacak, sayfa sayısı az ise çoğaltılarak bir nüshası, sayfa sayısı çok ise gönderme notu yazılarak konulacaktır. Planın Kullanımı ve Kurallar 7

27. Olurlar, Sözleşmeler, Şartnameler veya personeli ilgilendiren Görevlendirme evrakı gibi belgeler için dosya planında müstakil dosya kodu açılmış olsa dahi bu belgeler ait oldukları vaka dosyasında (tümleşik dosya) tutulacak; eğer gerekli görülürse bu başlıklarla da dosya açılabilecektir. Planın Kullanımı ve Kurallar 8

28. İskan Ruhsat 610.07.02 İmar Dosyası 610.07 Mimari proje 610.09.01 Toprak Vizesi 610.08.02 İnşaat Ruhsat Talepleri 610.07.01 İnşaat Ruhsat Talepleri 610.07.01 Örnek

29. Kurumlarda “Strateji Geliştirme Birimleri”, dosya planlarının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur. Planın Kullanımı ve Kurallar 9

30. Yazılar, ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri çoksa, ekler yazılarından ayrılarak ayrı dosyalarda, fakat aynı dosya numarasını takip eden sıra numarası verilerek dosyalanmalıdır. Bu tür uygulamalarda yazılardan eklere, eklerden yazılara gönderme yapılmalıdır. Planın Kullanımı ve Kurallar 10

31. Dosyalar, günlük işlemlerde SDP uygun dosyalanıp kullanırken arşive devir ve muhafaza işlemleri, yine bu dosya planlarındaki dosya kodu ve imha planları ile yapılır. Planın Kullanımı ve Kurallar 11

32. Dosya planında yeni kodların açılması veya kaldırılması gerektiğinde, bu işlem örgütlerdeki ilgili birimin müracaatı Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görmesiyle yapılır. Bu düzeltmeler yıl sonu itibariyle yapılır. Belediyeler dosya planında yapılan düzeltmelerle ilgili olarak İçişleri Bakanlığını haberdar etmek zorundadır. Kurum ve kuruluşlar dosya planlarını kurum wep sayfalarında yayınlayarak kullanıcıların takip etmesi sağlanacaktır. Planın Kullanımı ve Kurallar 12

33. Dosya Planı (Düzenleme) Üst yönetimin kabulü Çalışma Hakkında Alt Birimlerin Bilgilendirilmesi Gerekli görüldüğünde fizibilite çalışması (olabilirlik) Diğer kurum ve birimlerin mevcut dosyalama sistemleri incelenmeli Kurumun mevcut dosyalama sistemi bilinmeli Birimlerde çalışmanın yürütülmesi Çalışmanın değerlendirilmesi (verilerin analizi) Doğru sistemin belirlenmesi Dosya kodlarının belirlenmesi Dosya Tasnif Planının hazırlanması

34. Dinlediğiniz için teşekkür ederim.