ACHIL

1. ACHIL Transmission des données dans le contexte des trajets de soins

2. Introduction • La transmission des données dans le contexte des trajets de soins se fait via une application web sécurisée. • La Commission Nationale médico-mutualiste (CNMM) a décidé que la transmission des données est obligatoire. • L’application web respecte tous les aspects de la loi sur la protection de la vie privée. • La méthodologie pour la transmission des données a été approuvée par la CNMM et une autorisation a été obtenue auprès de la commission vie privée (Comité sectoriel de la Sécurité Sociale et de la Santé) ! • L’application web fournit également la preuve administrative de l’envoi effectif des données concernant les trajets de soins ! • Un comité de surveillance a été instauré avec des représentants des syndicats médicaux (ABSYM & Cartel). Ils ont suivi de près les aspects techniques et peuvent à tout moment effectuer des contrôles pour vérifier si les obligations légales sont dûment respectées. • Vous trouverez une explication technique des principes de fonctionnement de l’application web en annexe à la fin de cette présentation.

3. Comment accéder à l’application web? • Elle peut être démarrée à partir de n’importe quel PC disposant d’une connexion internet et équipé d’un lecteur de cartes. • Vous accédez à l’application web en tapant (ou en copiant) l’adresse https://www.e-care.fgov.be/webachil/achil dans la barre d'adresse de votre navigateur ou en cliquant sur l’hyperlien avec cette adresse. • Sur le site web www.trajetdesoins.be vous accédez via le bouton vert “Enregistrement des données – Médecins généralistes” (en haut de la page d’accueil) à une page d’information concernant la transmission des données. Sur cette page vous trouverez également un hyperlien donnant accès à l’application web. Ceci est illustré dans les 2 diapositives suivantes.

4. Accès à l’application web

5. Accès à l’application web

6. Identification et Authentification via eHealth En appelant l’application web par l’une des méthodes mentionnées précédemment, vous serez d’abord redirigé vers la plateforme eHealth afin de vous identifier (qui êtes-vous?) et de vous authentifier (êtes-vous effectivement médecin?). Attention: Seuls les médecins disposant d’un numéro INAMI peuvent accéder à l’application web! Vous devez vous identifier et authentifier via carte eID (carte d’identité électronique). Une identification via le token citoyen n’est pas possible! Pour cette raison, votre PC doit être équipé d’un lecteur de cartes. Pour pouvoir lire votre carte eID le logiciel eID doit être installé. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez télécharger ce logiciel via le lien http://eid.belgium.be/fr/utiliser_votre_eid/installer_le_logiciel_eid/ Attention: Si vous utilisez MozillaFirefox, vous devez télécharger un “add-on” via le lien: https://addons.mozilla.org/fr/firefox/addon/belgium-eid/ pour pouvoir utiliser la carte eID! Remarque: De plus en plus d’applications médico-administratives utilisent l’identification via carte eID. Un grand nombre de médecins utilisent cette méthode presque quotidiennement. Pour cela, les médecins ont tout intérêt à veiller à ce que leur PC soit correctement équipé et configuré pour utiliser la carte eID.

7. Identification et Authentification via eHealth Les étapes qui sont décrites ci-dessous sont celles qui seront parcourues lorsque vous vous annoncez (login) pour la première fois sur la plateforme eHealth : • Choisissez votre langue • Choisissez “Identification par carte d’identité électronique” • Choisissez votre certificat • Tapez votre code PIN • Confirmez par OK lorsqu’il vous est demandé de vous identifier en tant qu’utilisateur individuel (“identification en tant que citoyen en dehors d’une organisation”) Attention: Si vous vous êtes déjà annoncé dans le contexte d’autres applications qui utilisent ce service de base eHealth, certains écrans seront sautés. Très souvent, vous passerez tout de suite au dernier écran, c’est-à-dire celui où il vous est demandé en quelle qualité vous voulez vous identifier.

8. Identification et Authentification via eHealth Choisissez votre langue

9. Identification et Authentification via eHealth Choisissez “Identification par carte d’identité électronique”

10. Identification et Authentification via eHealth Choisissez votre certificat Confirmez par OK Information: Plusieurs certificats peuvent être installés sur un seul PC, p.ex. lorsque celui-ci est utilisé par plusieurs utilisateurs. Dans ce cas-là, vous devez choisir le certificat correspondant à votre eID.

11. Identification et Authentification via eHealth Tapez votre code PIN. Confirmez par OK

12. Identification et Authentification via eHealth Cliquez sur ‘OK’ pour vous identifier en tant qu’utilisateur individuel. Pour ACHIL il n’est pas nécessaire de choisir un autre mandat! Information: Pour accéder à certaines applications médico-administratives l’utilisateur doit disposer d’un mandat. Il s’agit pour la plupart de médecins au sein d’un hôpital. Parfois un utilisateur possède plusieurs mandats (lorsqu’il est autorisé à utiliser plusieurs applications). Les mandats de l’ utilisateur sont visibles dans la liste des mandats. La plupart des médecins généralistes ne disposent pas d’un mandat. Pour ACHIL, le médecin doit s’identifier en tant qu’utilisateur individuel, même s’il devrait disposer d’un mandat (parce qu’un mandat n’est valable que pour une application bien précise).

13. Page d’accueil La page d’accueil comporte deux parties Lorsque vous déplacez le curseur de la souris sur l’écran, vous constaterez que le bouton “Trajet de soins” change de couleur (gris foncé). Le pointeur de la souris change en main. Le bouton ‘Feedback’ reste inactif.

14. Page d’accueil Provisoirement, seule l’option “Trajet de soins” est disponible. Information: L’ISP produira un feedback individuel & anonyme par médecin après avoir traité tous les résultats (mai 2013). A ce moment-là, le bouton ‘Feedback’ sera activé. Vous trouverez des informations techniques concernant la méthodologie utilisée pour le feedback dans un chapitre distinct à la fin de cette présentation.

15. Méthodes pour enregistrer les données Il y a 2 méthodes pour enregistrer les données. Provisoirement, seule l’option “Saisie manuelle” est disponible. Il sera possible d’importer un fichier avec des données extraites du dossier médical informatisé (DMI). Actuellement, cette option n’est pas encore disponible, mais vous trouverez plus d’informations à ce sujet via le lien http://www.trajetdesoins.be/FR/Professionnels/recording_data/default.asp

16. Présentation générale Le programme se lance par défaut dans la langue de l’utilisateur. L’application est disponible dans les deux langues et il est possible de changer de langue sur chaque écran. Attention: si vous changez de langue en cours d’utilisation, les données saisies seront perdues !!! 1 2 Le nom de l’utilisateur connecté est affiché sur chaque écran. 3 Ce lien vous permet de vous déconnecter: l’application est fermée et vous êtes redirigé vers le portail eHealth. Ce lien vous permet de revenir à la page précédente. Attention: si vous voulez retourner à la page précédente, les données qui auraient déjà été enregistrées dans l’écran actif seront perdues !!! 4

17. Saisie manuelle – Ecran 1 Choisissez un cercle en tapant un code postal Vous devez indiquer dans quelle aire géographique vous exercez votre activité (principale) sur base du cercle, même si vous n’êtes pas affilié à ce cercle. Afin de garantir l’anonymat du médecin, le code postal du médecin ne sera pas utilisé. Les données seront regroupées par cercle. 1 Information: En Belgique il y a 10 communes sans cercles agréés. Pour la Wallonie, il s’agit de Ferrières-Hamoir (4190, 4180, 4181), Flémalle (4400), Huy (4500), Orp-Jauche, Hélecine, Lincent et Ramillies (1350, 1357, 4287 et 1367). Si vous exercez votre activité dans l’une de ces communes, choisissez le code postal fictif 9999 “Zone zondererkendekring/Zone sans cercle reconnu”. Attention: Ce code n’est pas encore disponible dans la version actuelle, mais sera ajouté lors de la première mise-à-jour de l’application!

18. Saisie manuelle – Ecran 1 La liste des cercles est filtrée en fonction des chiffres que vous tapez. 1

19. Saisie manuelle – Ecran 1 Lorsque votre cercle apparaît dans la liste, sélectionnez-le avec la souris! 1

20. Saisie manuelle – Ecran 1 Choisissez avec les boutons d’option pour quel type de trajet de soins vous voulez enregistrer des données. 1 2

21. Saisie manuelle – Ecran 1 3a Saisissez le numéro de registre national du patient. Respectez le format: saisissez uniquement les chiffres! 1 Cliquez sur la flèche pour calculer l’âge et le sexe du patient. 3b 2 3 Information: NISS = Numéro d’identification de la sécurité sociale = Numéro de registre national Saisissez uniquement les chiffres du NISS! 55.40.13-199.12 55041319912

22. Saisie manuelle – Ecran 1 1 Vérifiez si l’âge et le sexe du patient sont corrects: s’ils ne le sont pas, cela signifie que vous avez utilisé le NISS d’un autre patient. 2 3

23. Saisie manuelle – Ecran 1 Vous obtenez ce message d’erreur lorsque vous avez saisi un NISS incorrect (non valide) ! 1 2 3

24. Saisie manuelle – Ecran 1 1 Saisissez la date de début du trajet de soins. Respectez le format jj/mm/aaaa. 2 3 4 Information: Comme date de début vous pouvez choisir la date à laquelle vous avez signé le contrat avec le patient ou la date à laquelle l’organisme assureur à approuvé le contrat! Une légère divergence dans la date est acceptable: p.ex. si vous ne connaissez que le mois et l’année, vous pouvez saisir p.ex. le premier jour du mois.

25. Saisie manuelle – Ecran 1 Après avoir rempli toutes les données de l’écran 1, cliquez sur “Suivant” pour passer à l’écran suivant. 1 2 3 4 5

26. Saisie manuelle – Ecran 1 • Vous obtenez ce message d’erreur lorsque vous avez saisi une date non correcte (une date en dehors de la période 01/09/2009 – 31/12/2011): • Le trajet de soins diabète type 2 est entré en vigueur à partir du 01/09/2009. • Il ne faut pas transmettre des données pour des trajets de soins qui ont été conclus après le 31/12/2011. 1 2 3 4 5

27. Saisie manuelle – Ecran 1 Vous obtenez ce message d’erreur lorsque vous saisissez une date non valide. ’27’ n’est pas un mois valide: cette erreur se produit p.ex. lorsque vous alternez les jours et les mois. 1 2 3 4 5

28. Saisie manuelle – Ecran 1 Lorsque toutes les données ont été saisies de manière correcte, cliquez sur “Suivant” pour passer à l’écran 2 qui vous permettra d’enregistrer les données médicales pour le patient actif et le trajet de soins correspondant.

29. Saisie manuelle – Ecran 2Caractéristiques générales Rappel des données de l’écran 1 1 Cette partie varie en fonction du type de trajet de soins (diabète type 2 ou insuffisance rénale chronique) puisqu’il s’agit de paramètres différents ! Ecran de saisie du contact Date du contact & paramètres correspondants 2 Liste des contacts enregistrés 3 Envoi des contacts enregistrés 4

30. Saisie contact(s) - Principes généraux (1/3)Une comparaison entre ACHIL et PC banking ACHIL PC banking Saisissez un contact (date & paramètres correspondants) de manière correcte Saisissez un virement de manière correcte Cliquez sur “Ajouter” pour ajouter ce contact à la “Liste des contacts” Cliquez sur “Sauvegarder” pour ajouter le virement à “l’Enveloppe de virements”. Répétez 1 & 2 pour saisir éventuellement d’autres contacts supplémentaires Répétez 1 & 2 pour saisir éventuellement d’autres virements supplémentaires La “Liste des contacts” affiche les contacts qui ont été enregistrés “L’Enveloppe des virements” affiche les virements qui ont été enregistrés. Cliquez sur “Submit” pour envoyer les contacts enregistrés (et vider la “Liste des contacts”) Cliquez sur “Envoyer” pour envoyer les virements enregistrés (et vider “l’Enveloppe de virements”).

31. Saisie contact(s) - Principes généraux (2/3) • Il faut saisir au minimum 1 contact et les paramètres correspondants. • Il faut transmettre les données du dernier contact avec le patient (avant le 31/12/2011). • Vu que tous les paramètres (p.ex. les analyses sanguines) ne sont pas systématiquement enregistrés lors d’un contact, vous pouvez remonter jusqu’à maximum 12 mois avant la date du contact pour retrouver tous les paramètres dans le dossier du patient. • Cochez “Non disponible” lorsqu’un paramètre n’a pas été enregistré endéans une période de 12 mois avant la date du contact (des paramètres datant de plus de 12 mois sont considérés comme n’étant plus représentatifs pour l’état du patient à la date de contact). • Cette limite n’est pas valable pour la taille, où il est évident que vous pouvez remonter plus de 12 mois dans le dossier pour retrouver la valeur la plus récente.

32. Saisie contact(s) - Principes généraux (3/3) • Vous pouvez enregistrer sur base volontaire plusieurs contacts et les paramètres correspondants, p.ex. • le premier contact avec le patient (au début du trajet de soins) • un contact avec le patient avant d’avoir conclu le trajet de soins (au maximum un an avant le début du trajet de soins) • Ceci n’est pas obligatoire, mais ainsi vous pourrez contribuer à la réalisation d’une mesure zéro (situation avant l’entrée en vigueur des trajets de soins) et à une meilleure évaluation de l’effet à long terme des trajets de soins. • Pour les paramètres de chaque contact supplémentaire que vous enregistrez, les mêmes délais sont d’application que ceux décrits à la diapositive précédente (paramètres ne datant pas plus de 12 mois avant la date de contact, excepté pour la taille).

33. Saisie contact(s)Représentation schématique 2007 2008 2009 2010 2006 2011 2012 TSD = Trajet de soins diabète type 2 Période d’évaluation TSD 1 septembre 2009 Début TSD 31 décembre 2011 Fin période d’évaluation Mesure zéro TSD du patient X Dernier contact (obligatoire) Contact zéro (facultatif) Premier contact (facultatif) TSD du patient Y Mesure zéro Dernier contact (obligatoire) Contact zéro (facultatif) Premier contact (facultatif)

34. Saisie manuelle – Ecran 2Saisie contact(s) et paramètres 1 Enregistrez la date du contact. Si vous n’enregistrez qu’un seul contact (minimum obligatoire), l’application vérifiera si cette date n’est pas antérieure à la date de début du trajet de soins (voir en haut de l’écran) et pas postérieure à la date du 31/12/2011 (fin de la période d’évaluation)

35. Saisie manuelle – Ecran 2Saisie contact(s) et paramètres 1 2 Voici la liste des paramètres requis pour le trajet de soins diabète type 2. Le champ de saisie de chaque paramètre est suivi par l’unité requise (p.ex. % pour HbA1c) et par une indication du format, du minimum et du maximum pour chaque paramètre.

36. Saisie manuelle – Ecran 2Saisie contact(s) et paramètres 1 2 Pour le poids, la valeur minimale est de 25 kg et la valeur maximale de 250 kg. Uniquement un nombre entier est autorisé: si vous notez le poids de votre patient dans son dossier avec une ou plusieurs décimales (p.ex. 88,75 kg), il faudra arrondir cette valeur avant de l’encoder.

37. Saisie manuelle – Ecran 2Saisie contact(s) et paramètres 1 2 Pour l’HbA1c, la valeur minimale est de 2.0 % et la valeur maximale de 20.0 %. Uniquement une valeur avec un seul chiffre après la virgule est autorisé. L’HbA1c est exprimée en mmol/mol à partir du 1 juin 2011. Les laboratoires rapporteront les deux unités pendant au moins 12 mois. Si néanmoins vous ne disposez pas de l’unité exprimée en %, vous pouvez la calculer au moyen de la table de conversion sur la diapositive suivante.

38. Table de conversion mmol/mol %

39. Saisie manuelle – Ecran 2Saisie contact(s) et paramètres 1 2 3 Cochez “Non disponible” si vous ne disposez pas d’une valeur qui a été enregistrée endéans une période de 12 mois avant la date du contact (des paramètres datant de plus de 12 mois sont considérés comme n’étant plus représentatifs pour l’état du patient à la date de contact). Cette limite n’est pas valable pour la taille, où il est évident que vous pouvez remonter plus de 12 mois dans le dossier pour retrouver la valeur la plus récente.

40. Saisie manuelle – Ecran 2Exemple TS diabète type 2 Lorsque vous cliquez sur “Ajouter” après avoir encodé toutes les données, celles-ci seront contrôlées sur d’éventuelles erreurs avant d’être ajouté à la “Liste des contacts”. 4

41. Saisie manuelle – Ecran 2Exemple TS diabète type 2 Ceci est un exemple d’un message d’erreur. Les messages d’erreur sont pour la plupart généraux: ils ne mentionnent p.ex. pas que vous avez encodé une valeur décimale pour le poids au lieu d’un nombre entier (comme requis). Les champs avec les enregistrements fautifs sont également indiqués. Attention: Vous pouvez obtenir un ou plusieurs messages d’erreur ensemble ou de manière consécutive !!! Toutes les fautes devront être corrigées avant de pouvoir ajouter le contact à la “Liste des contacts”.

42. Saisie manuelle – Ecran 2Exemple TS diabète type 2 Ceci est un exemple d’un message d’erreur. Les messages d’erreur sont pour la plupart généraux: ils ne mentionnent p.ex. pas que vous avez encodé deux décimales pour l’HbA1c au lieu d’une seule décimale (comme requis). Les champs avec les enregistrement fautifs sont également indiqués. Attention: Vous pouvez obtenir un ou plusieurs messages d’erreur ensemble ou de manière consécutive !!! Toutes les fautes devront être corrigées avant de pouvoir ajouter le contact à la “Liste des contacts”.

43. Saisie manuelle – Ecran 2Exemple TS diabète type 2 Nadat alle gegevens correct werden ingevuld, wordt het contact toegevoegd aan de “Lijst van de contacten”. Het contact wordt leeggemaakt zodat u eventueel een bijkomend contact kunt registreren. Après avoir encodé toutes les données de manière correcte, le contact sera ajouté à la “Liste des contacts”. L’écran contact est vidé pour que vous puissiez éventuellement enregistrer un contact supplémentaire.

44. Saisie manuelle – Ecran 2Exemple TS diabète type 2 Un contact qui a été ajouté à la “Liste des contacts” peut être supprimé via le lien “Supprimer”.

45. Saisie manuelle – Ecran 2Exemple TS diabète type 2 Dans cet exemple 3 contacts ont été ajoutés à la “Liste des contacts”: 1 = contact zéro (facultatif) 2 = premier contact (facultatif) 3 = dernier contact (obligatoire) 1 2 3

46. Saisie manuelle – Ecran 2Exemple TS insuffisance rénale chronique Cet écran de saisie n’est différent qu’en ce qui concerne les paramètres à saisir. Le fonctionnement est identique à celui du trajet de soins diabète type 2. Il faut indiquer si le patient souffre de diabète comme affection concomitante et, dans le cas échéant, indiquer de quel type il s’agit. Choisissez l’une des 3 possibilités.

47. Saisie manuelle – Ecran 2Exemple TS insuffisance rénale chronique Cet écran de saisie n’est différent qu’en ce qui concerne les paramètres à saisir. Le fonctionnement est identique à celui du trajet de soins diabète type 2. Pour la créatininémie la valeur minimale est de 0.2 mg/dl et la valeur maximale de 8.0 mg/dl. Seul une valeur avec une décimale est autorisée. Si elle est notée dans le dossier du patient avec deux décimales (p.ex. 2,76 mg/dl), il faudra l’arrondir à une valeur avec une décimale (2,8 dans cet exemple précis)

48. Saisie manuelle – Ecran 2Submit – Envoi des données Après avoir enregistré un ou plusieurs contacts et les avoir ajoutés à la “Liste des contacts”, vous pouvez les envoyer en cliquant sur le bouton “Submit”. Si vous ne transmettez qu’un seul contact, l’application vérifiera si la date de ce contact se situe entre la date de début du trajet de soins (10/10/2009 dans cet exemple) et la date du 31/12/2011 (fin de la période d’évaluation).

49. Saisie manuelle – Ecran 2Submit – Envoi des données Si vous transmettez plusieurs contacts, l’application vérifiera si au moins la date d’un des contacts se situe entre la date de début du trajet de soins et la date du 31/12/2011 (fin de la période d’évaluation).

50. Saisie manuelle – Ecran 2Submit – Envoi des données Lorsque vous cliquez sur le bouton “Submit” pour envoyer le(s) contact(s) dans la “Liste des contacts”, vous obtenez un dernier avertissement que seuls les contacts dans la “Liste des contacts” seront envoyés. Vérifiez bien que vous n’avez pas oublié d’ajouter un contact à la “Liste des contacts” ! Dans cet exemple, seul le contact du 10/10/2011 sera envoyé. Le contact du 10/11/2009 ne sera pas envoyé !!