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. Contexte, enjeux et objectifsPrincipales notionsComment faire : l'identification Comment faire : le rapprochementComposition de domainesConclusion. Sommaire. L'identification du patient
E N D
1. L’identification du patient
2. Contexte, enjeux et objectifs
Principales notions
Comment faire : l'identification
Comment faire : le rapprochement
Composition de domaines
Conclusion Sommaire
3. L'évolution des échanges d'informations de santé A l'intérieur des établissements de santé
Une multitude d'acteurs interviennent dans la prise en charge du patient et peuvent avoir à l'identifier
Le développement des réseaux de santé
Assurer la continuité des soins passe par le développement de la coopération entre les professionnels d’organisations de santé différentes
Le développement de "l'informatique communicante" permet d'envisager une dématérialisation de ces échanges Au sein même d'un établissement hospitalier, il existe souvent plusieurs identifiants différents pour un même patient.
La pratique des professionnels de santé fait que chaque catégorie d'acteurs désigne un patient de manière différente. Chaque profession a un vocabulaire propre (Numéro de dossier administratif ou numéro de séjour pour les admissionistes, numéro de chambre pour les soignants, pathologie pour les médecins, référence de l'analyse pour les biologistes…)
C'est pourquoi les risques d'erreurs et d'incompréhension sont accrus. (ex: le patient arrive au bloc avec le dossier d ’un autre patient, ou les cotations d ’activité sont intégrées dans le mauvais dossier car le patient a plusieurs dossiers ouverts, des séjours antérieurs ou en doublons)
La qualité de l'identification des patients n'a jamais été au cœur des préoccupations des établissements de soins.
On s'aperçoit aujourd'hui (en liaison avec une informatisation croissante des activités de santé), que la maîtrise de cette opération en apparence anodine est nécessaire à la fois pour profiter des opportunités actuelles (par exemple les progrès de produits de type "dossier patient informatisé") et pour faire face aux nouvelles contraintes (par exemple, les conséquences des nouvelles dispositions de 2002 relatives à l'accès aux informations personnelles détenues par les professionnels de santé).
Face au besoin croissant d'échanges dématérialisés au sein de la communauté hospitalière, on est amené à se poser la question suivante : quel moyen mettre en place pour indexer de façon simple et fiable les échanges d'information au sein du SIH ?
La mise en place d'un véritable référentiel patient s'impose progressivement.
C'est aussi une condition nécessaire pour pouvoir communiquer avec d'autres établissements de santé, dans le cadre des réseaux par exemple.Au sein même d'un établissement hospitalier, il existe souvent plusieurs identifiants différents pour un même patient.
La pratique des professionnels de santé fait que chaque catégorie d'acteurs désigne un patient de manière différente. Chaque profession a un vocabulaire propre (Numéro de dossier administratif ou numéro de séjour pour les admissionistes, numéro de chambre pour les soignants, pathologie pour les médecins, référence de l'analyse pour les biologistes…)
C'est pourquoi les risques d'erreurs et d'incompréhension sont accrus. (ex: le patient arrive au bloc avec le dossier d ’un autre patient, ou les cotations d ’activité sont intégrées dans le mauvais dossier car le patient a plusieurs dossiers ouverts, des séjours antérieurs ou en doublons)
La qualité de l'identification des patients n'a jamais été au cœur des préoccupations des établissements de soins.
On s'aperçoit aujourd'hui (en liaison avec une informatisation croissante des activités de santé), que la maîtrise de cette opération en apparence anodine est nécessaire à la fois pour profiter des opportunités actuelles (par exemple les progrès de produits de type "dossier patient informatisé") et pour faire face aux nouvelles contraintes (par exemple, les conséquences des nouvelles dispositions de 2002 relatives à l'accès aux informations personnelles détenues par les professionnels de santé).
Face au besoin croissant d'échanges dématérialisés au sein de la communauté hospitalière, on est amené à se poser la question suivante : quel moyen mettre en place pour indexer de façon simple et fiable les échanges d'information au sein du SIH ?
La mise en place d'un véritable référentiel patient s'impose progressivement.
C'est aussi une condition nécessaire pour pouvoir communiquer avec d'autres établissements de santé, dans le cadre des réseaux par exemple.
4. Les contraintes réglementaires La loi qui s'applique en France aujourd'hui est la loi du 6 janvier 1978, dite " Loi Informatique et Libertés"
Une transposition de la "Directive Européenne du 24 octobre 1995" est attendue
Les obligations des établissements de santé ont été précisées par la Loi du 4 mars 2002 "relative aux droits du patient et à la qualité du système de santé" et par le décret du 29 avril 2002 :
Accès du patient aux éléments qui composent son dossier
Accès aux éléments du dossier patient par des professionnels « autorisés » Il est utile de préciser le contexte réglementaire :
L'utilisation des données nominatives en France est encadrée par la loi du 6 janvier 1978, dite "loi informatique et libertés". Elle est renforcée par la transposition en cours de la Directive Européenne du 24 octobre 1995 . Les obligations des établissements de soins ont été précisées par la loi du 4 mars 2002 et le décret du 29 avril 2002.
Définition juridique des données nominatives :
"Sont réputées nominatives au sens de la [présente] loi les informations qui permettent, sous quelque forme que ce soit, directement ou non, l'identification des personnes physiques auxquelles elles s'appliquent, que le traitement soit effectué par une personne physique ou par une personne morale. « Cette loi encadre la collecte, l'enregistrement et la conservation des informations nominatives. (articles 25 à 33-1)
On retiendra notamment les points suivants :
"La collecte de données opérée par tout moyen frauduleux, déloyal ou illicite est interdite."
"Toute personne physique a le droit de s'opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des informations nominatives la concernant fassent l'objet d'un traitement."
"Les personnes auprès desquelles sont recueillies des informations nominatives doivent être informées :
du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
des conséquences à leur égard d'un défaut de réponse ;
des personnes physiques ou morales destinataires des informations ;
de l'existence d'un droit d'accès et de rectification."
Il est utile de préciser le contexte réglementaire :
L'utilisation des données nominatives en France est encadrée par la loi du 6 janvier 1978, dite "loi informatique et libertés". Elle est renforcée par la transposition en cours de la Directive Européenne du 24 octobre 1995 . Les obligations des établissements de soins ont été précisées par la loi du 4 mars 2002 et le décret du 29 avril 2002.
Définition juridique des données nominatives :
"Sont réputées nominatives au sens de la [présente] loi les informations qui permettent, sous quelque forme que ce soit, directement ou non, l'identification des personnes physiques auxquelles elles s'appliquent, que le traitement soit effectué par une personne physique ou par une personne morale. « Cette loi encadre la collecte, l'enregistrement et la conservation des informations nominatives. (articles 25 à 33-1)
On retiendra notamment les points suivants :
"La collecte de données opérée par tout moyen frauduleux, déloyal ou illicite est interdite."
"Toute personne physique a le droit de s'opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des informations nominatives la concernant fassent l'objet d'un traitement."
"Les personnes auprès desquelles sont recueillies des informations nominatives doivent être informées :
du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
des conséquences à leur égard d'un défaut de réponse ;
des personnes physiques ou morales destinataires des informations ;
de l'existence d'un droit d'accès et de rectification."
5. Les enjeux de l'identification du patient
6. Objectifs L’identification du patient est une des fonctions de base du socle d’infrastructure des systèmes d’information ;
Elle doit permettre :
D’indexer les éléments du dossier du patient, produits par des systèmes et en des lieux différents ;
Associée aux fonctions de sécurité, de faciliter et de fiabiliser l’accès aux éléments du dossier du patient, par les professionnels de santé autorisés et par le patient.
7. Objectifs L’identification fiable du patient repose sur :
La définition et le respect de procédures organisationnelles concourrant à l’harmonisation des pratiques ;
La détection des anomalies d’identification :
Doublons
Collisions
Des composants d’infrastructure permettant de gérer la communication entre applications hétérogènes disposant de leur propre index d’identités patients.
8. Solutions ?...
L'identifiant unique de santé (IPS pour les initiés) est-il la panacée pour permettre une identification fiable du patient ?
La mise en place d'un identifiant permanent de santé (IPS) est une des solutions à étudier.
D'après les premières études parues sur ce sujet, la création "de novo" d'un identifiant national de santé semble devoir être écartée en raison de son coût, mais aussi et surtout de son délai de mise en œuvre. Dès lors, on pourrait envisager l'utilisation du NIR (numéro d'inscription au registre de l'INSEE, qui sert déjà à l'Assurance Maladie). Mais comment utiliser le NIR, en respectant les recommandations de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) ?
En effet, la CNIL, en charge de l'application de la "loi informatique et libertés", a restreint l'utilisation du NIR, dans sa recommandation du 29 novembre 1983 :
"Considérant :
- que le contenu du répertoire national d'identification des personnes physiques et sa mise à jour fréquente en font de fait un instrument de référence fondamental de l'état civil en France, destiné en particulier à lever les doutes sur les homonymies ;
- que la gestion de ce répertoire a conduit à associer aux éléments de l'état civil des personnes y figurant, un numéro d'inscription de plusieurs chiffres caractérisant le sexe, l'année, le mois et le lieu de naissance, et indiquant l'ordre de la naissance dans la commune de naissance ;
- qu'en raison du caractère des chiffres le composant, la généralisation du numéro d'inscription au répertoire (NIR) en ferait un identifiant national …"
"... - que la tendance à la généralisation de l'emploi du NIR ne saurait être justifiée, ni par la nécessité de résoudre les difficultés s'attachant à la conception des traitements, ni par le souci de faciliter les interconnexions de fichiers que le législateur a au contraire voulu limiter…"
"... Recommande :
- que l'emploi du numéro d'inscription au répertoire comme identifiant des personnes dans les fichiers, ne soit ni systématique, ni généralisé ;
qu'en conséquence, les responsables de la conception d'applications informatiques se dotent d'identifiants diversifiés et adaptés à leurs besoins propres…« L'identifiant unique de santé (IPS pour les initiés) est-il la panacée pour permettre une identification fiable du patient ?
La mise en place d'un identifiant permanent de santé (IPS) est une des solutions à étudier.
D'après les premières études parues sur ce sujet, la création "de novo" d'un identifiant national de santé semble devoir être écartée en raison de son coût, mais aussi et surtout de son délai de mise en œuvre. Dès lors, on pourrait envisager l'utilisation du NIR (numéro d'inscription au registre de l'INSEE, qui sert déjà à l'Assurance Maladie). Mais comment utiliser le NIR, en respectant les recommandations de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) ?
En effet, la CNIL, en charge de l'application de la "loi informatique et libertés", a restreint l'utilisation du NIR, dans sa recommandation du 29 novembre 1983 :
"Considérant :
- que le contenu du répertoire national d'identification des personnes physiques et sa mise à jour fréquente en font de fait un instrument de référence fondamental de l'état civil en France, destiné en particulier à lever les doutes sur les homonymies ;
- que la gestion de ce répertoire a conduit à associer aux éléments de l'état civil des personnes y figurant, un numéro d'inscription de plusieurs chiffres caractérisant le sexe, l'année, le mois et le lieu de naissance, et indiquant l'ordre de la naissance dans la commune de naissance ;
- qu'en raison du caractère des chiffres le composant, la généralisation du numéro d'inscription au répertoire (NIR) en ferait un identifiant national …"
"... - que la tendance à la généralisation de l'emploi du NIR ne saurait être justifiée, ni par la nécessité de résoudre les difficultés s'attachant à la conception des traitements, ni par le souci de faciliter les interconnexions de fichiers que le législateur a au contraire voulu limiter…"
"... Recommande :
- que l'emploi du numéro d'inscription au répertoire comme identifiant des personnes dans les fichiers, ne soit ni systématique, ni généralisé ;
qu'en conséquence, les responsables de la conception d'applications informatiques se dotent d'identifiants diversifiés et adaptés à leurs besoins propres…«
9. Identifiant National : lequel ?
Utilisation des identifiants existants ?
NIR : n° d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (RNIPP) tenu par l’INSEE
N°SS : numéro de sécurité sociale (RNIAM) = NIR restreint aux assurés
Création d’un Identifiant Permanent de Santé (IPS) ?
Solutions ?... Aussi, il convient d'écarter une récupération pure et simple du NIR comme IPS. En revanche, la construction de l'IPS à partir du NIR (via une fonction d'anonymisation) demeure une solution envisageable.
Cette alternative nécessite cependant d'importants travaux d'assainissement du RNIPP (répertoire national d'identification des personnes physiques) d'un coût élevé, pour apporter une plus-value significative en termes de fiabilité de l'identification.
Si toutefois, l'IPS voyait le jour, deux principes peuvent d'ores et déjà être arrêtés :
- La carte VITALE pourrait constituer un support "naturel" à l'IPS, même si des modifications dans son contenu et son mode de gestion sont à effectuer.
- Il n'est pas souhaitable en termes de coût et de complexité que l'IPS se substitue purement et simplement aux identifiants utilisés actuellement au sein des établissements de soins. L'IPS serait juste un champ supplémentaire dans les données d'identification et deviendrait un vecteur de communication entre acteurs de santé. Ce mode de fonctionnement permettrait également la constitution progressive d'une base nationale.
En conclusion, il ne faut pas espérer la mise en place d'un IPS à court terme.
Aussi, il convient d'écarter une récupération pure et simple du NIR comme IPS. En revanche, la construction de l'IPS à partir du NIR (via une fonction d'anonymisation) demeure une solution envisageable.
Cette alternative nécessite cependant d'importants travaux d'assainissement du RNIPP (répertoire national d'identification des personnes physiques) d'un coût élevé, pour apporter une plus-value significative en termes de fiabilité de l'identification.
Si toutefois, l'IPS voyait le jour, deux principes peuvent d'ores et déjà être arrêtés :
- La carte VITALE pourrait constituer un support "naturel" à l'IPS, même si des modifications dans son contenu et son mode de gestion sont à effectuer.
- Il n'est pas souhaitable en termes de coût et de complexité que l'IPS se substitue purement et simplement aux identifiants utilisés actuellement au sein des établissements de soins. L'IPS serait juste un champ supplémentaire dans les données d'identification et deviendrait un vecteur de communication entre acteurs de santé. Ce mode de fonctionnement permettrait également la constitution progressive d'une base nationale.
En conclusion, il ne faut pas espérer la mise en place d'un IPS à court terme.
10. Solutions ... Rapprochement d’identités :
Mise en correspondance des identités existantes dans les différentes organisations de santé ;
Différents modèles à analyser en fonction du type de rapprochement mis en oeuvre et de sa distribution ;
Respect de la confidentialité des données de santé ;
Possibilité de mise en œuvre progressive ;
Nécessité d’une politique d’identification et de rapprochement (responsabilités).
11. Contexte, enjeux et objectifs
Principales notions
Comment faire : l'identification
Comment faire : le rapprochement
Composition de domaines
Conclusion
Sommaire Objectif
Cette première partie vise à sensibiliser les directions d'établissements aux enjeux d'une bonne identification du patient.
Elle doit leur faire comprendre la place de l'identification du patient dans leur établissement et dans le système de santé, et les convaincre de l'importance de s'y intéresser.
L'objectif est ainsi de les inciter à se lancer dans un projet d'amélioration de l'identification du patient dans leur établissement.
Déroulement
Le formateur présente le sommaire du module et introduit cette première partie.Objectif
Cette première partie vise à sensibiliser les directions d'établissements aux enjeux d'une bonne identification du patient.
Elle doit leur faire comprendre la place de l'identification du patient dans leur établissement et dans le système de santé, et les convaincre de l'importance de s'y intéresser.
L'objectif est ainsi de les inciter à se lancer dans un projet d'amélioration de l'identification du patient dans leur établissement.
Déroulement
Le formateur présente le sommaire du module et introduit cette première partie.
13. Identifier un patient consiste à ... Identifier un patient, c'est :
- soit créer son identité dans le SI (si le patient n'est jamais venu)
- soit retrouver son identité dans le SI
Pour cela, il est nécessaire de disposer d'un minimum d'informations sur lui, qui le caractérisent. On appellera ces informations des traits.
Quand un patient se présente, que fait-on pour l'identifier ?
- on recueille un minimum d'informations sur cette personne (nom, prénom, adresse…) . Ce sont les "traits" du patient.
- puis on utilise ces informations fournies par le patient pour rechercher son identité dans le SI afin de vérifier qu'il n'y est pas déjà enregistré : c'est ce qu'on appellera la "recherche sur traits".
- Si on ne retrouve pas l'identité du patient, alors il faut lui créer son identité en enregistrant ses traits et en lui attribuant un identifiant.
Cette définition de l'identification du patient permet ainsi de présenter les notions qui vont être abordées ensuite : identité, traits et recherche sur traits.
Identifier un patient, c'est :
- soit créer son identité dans le SI (si le patient n'est jamais venu)
- soit retrouver son identité dans le SI
Pour cela, il est nécessaire de disposer d'un minimum d'informations sur lui, qui le caractérisent. On appellera ces informations des traits.
Quand un patient se présente, que fait-on pour l'identifier ?
- on recueille un minimum d'informations sur cette personne (nom, prénom, adresse…) . Ce sont les "traits" du patient.
- puis on utilise ces informations fournies par le patient pour rechercher son identité dans le SI afin de vérifier qu'il n'y est pas déjà enregistré : c'est ce qu'on appellera la "recherche sur traits".
- Si on ne retrouve pas l'identité du patient, alors il faut lui créer son identité en enregistrant ses traits et en lui attribuant un identifiant.
Cette définition de l'identification du patient permet ainsi de présenter les notions qui vont être abordées ensuite : identité, traits et recherche sur traits.
15. Trois types de traits constituent le "profil de traits" :
L’identifiant - Les traits Définir chaque type de traits, en insistant sur leur caractère : plus ou moins facile à obtenir, plus ou moins permanent, plus ou moins discriminant, et plus ou moins confidentiel.
Expliquer qu'ils sont une série de filtres successifs pour reconnaître le patient, et que les traits les plus confidentiels ne seront accessibles que par les personnes habilitées.
Veiller à ce que les stagiaires ne confondent pas les informations de santé contenues dans les traits complémentaires avec le dossier médical du patient : les traits complémentaires ne sont que des informations générales d'ordre administratif ou médical (taille, groupe sanguin, allergie connue…)
L ’ensemble des traits du patient constitue ce que l ’on appelle un " profil de traits"
Les traits sont "les caractéristiques définies dans un système d'identification comme constituant de l'identité d'un patient, et sensées représenter une personne pour l'identifier de façon unique dans ce système" .
Les traits sont des informations de plus en plus fines, qui doivent permettre de retrouver la bonne personne.
Il existe 3 grands types de traits :
- les traits stricts : ce sont les caractéristiques peu confidentielles et les plus permanentes au long de la vie du patient, et qui sont utilisées en première intention pour identifier le patient. Un exemple de traits stricts est le quadruplet NPDS (Noms, Prénoms, Date de naissance et Sexe) : le GMSIH recommande d'utiliser ce système pour les traits stricts.
- les traits étendus : ce sont des caractéristiques assez neutres, généralement d'ordre administratif, peu confidentielles et pouvant varier avec le temps. Ils doivent permettre de sélectionner un patient dans une liste de patients répondant aux mêmes traits stricts.
les traits complémentaires : ce sont des informations plus confidentielles qui ne pourront être consultées que par les professionnels habilités, pour lever un doute. Ils peuvent être :
. des informations de santé (pathologies antérieures, caractéristiques bio-métriques, biologiques, etc.)
. des informations socioprofessionnelles
. des données administratives plus confidentielles
Par exemple, un établissement de transfusion consultera les caractéristiques sanguines des patients homonymes avant de référencer des résultats sous un identifiant.
Obtenir un consensus sur une liste de données discriminantes pour les traits stricts n'est pas chose facile. Il en va d'ailleurs de même pour les données complémentaires.
Et pourtant ce point est fondamental, car du choix des données qui constitueront le profil de traits peut dépendre la fiabilité de l'identité.Définir chaque type de traits, en insistant sur leur caractère : plus ou moins facile à obtenir, plus ou moins permanent, plus ou moins discriminant, et plus ou moins confidentiel.
Expliquer qu'ils sont une série de filtres successifs pour reconnaître le patient, et que les traits les plus confidentiels ne seront accessibles que par les personnes habilitées.
Veiller à ce que les stagiaires ne confondent pas les informations de santé contenues dans les traits complémentaires avec le dossier médical du patient : les traits complémentaires ne sont que des informations générales d'ordre administratif ou médical (taille, groupe sanguin, allergie connue…)
L ’ensemble des traits du patient constitue ce que l ’on appelle un " profil de traits"
Les traits sont "les caractéristiques définies dans un système d'identification comme constituant de l'identité d'un patient, et sensées représenter une personne pour l'identifier de façon unique dans ce système" .
Les traits sont des informations de plus en plus fines, qui doivent permettre de retrouver la bonne personne.
Il existe 3 grands types de traits :
- les traits stricts : ce sont les caractéristiques peu confidentielles et les plus permanentes au long de la vie du patient, et qui sont utilisées en première intention pour identifier le patient. Un exemple de traits stricts est le quadruplet NPDS (Noms, Prénoms, Date de naissance et Sexe) : le GMSIH recommande d'utiliser ce système pour les traits stricts.
- les traits étendus : ce sont des caractéristiques assez neutres, généralement d'ordre administratif, peu confidentielles et pouvant varier avec le temps. Ils doivent permettre de sélectionner un patient dans une liste de patients répondant aux mêmes traits stricts.
les traits complémentaires : ce sont des informations plus confidentielles qui ne pourront être consultées que par les professionnels habilités, pour lever un doute. Ils peuvent être :
. des informations de santé (pathologies antérieures, caractéristiques bio-métriques, biologiques, etc.)
. des informations socioprofessionnelles
. des données administratives plus confidentielles
Par exemple, un établissement de transfusion consultera les caractéristiques sanguines des patients homonymes avant de référencer des résultats sous un identifiant.
Obtenir un consensus sur une liste de données discriminantes pour les traits stricts n'est pas chose facile. Il en va d'ailleurs de même pour les données complémentaires.
Et pourtant ce point est fondamental, car du choix des données qui constitueront le profil de traits peut dépendre la fiabilité de l'identité.
16. L'identité Il est recommandé d'utiliser dans les traits stricts le nom de famille, le nom d'usage et le nom marital. ( page 28 du Document[6] ). Pour la saisie des traits, l’attention est attirée sur le libellé des champs ‘nom’. En effet, ils diffèrent selon l’interprétation des personnes et les applications. Des confusions importantes peuvent alors avoir lieu.
Le nom de famille = nom de naissance (ou nom patronymique ou nom de naissance ou nom de jeune fille) : ce libellé est établi par la loi du 04 mars 2002. C’est le nom permanent d’une personne, le nom donné par sa filiation qui ne peut être modifié que par décision de justice.
Le nom de jeune fille, libellé fréquemment proposé par les applications, est un cas particulier du nom de naissance : nom de naissance pour les femmes mariées.
Le nom usuel : C’est le nom porté par une personne dans sa vie courante. Le nom marital (ou nom d’épouse) est un cas particulier du nom usuel. C’est le nom usuel pour les femmes mariées.
Pour une identification fiable les traits stricts à traiter à minima sont :
•Nom de famille (obligatoire) / Nom usuel (facultatif)
•Prénoms (obligatoire) / Prénom usuel (facultatif)
•Date de naissance
•Sexe
L’Alias sera quant à lui utilisé pour anonymiser une personne au sein de l’établissement.
Le nom d’artiste d’un patient est alors considéré comme un nom et un prénom usuels. A son admission, un alias peut lui être attribué afin de ne pas diffuser sa véritable identité dans l’établissement (cf paragraphes suivants : 5.1.12 Identités particulières et 5.2.6 Qualification des identités )Il est recommandé d'utiliser dans les traits stricts le nom de famille, le nom d'usage et le nom marital. ( page 28 du Document[6] ). Pour la saisie des traits, l’attention est attirée sur le libellé des champs ‘nom’. En effet, ils diffèrent selon l’interprétation des personnes et les applications. Des confusions importantes peuvent alors avoir lieu.
Le nom de famille = nom de naissance (ou nom patronymique ou nom de naissance ou nom de jeune fille) : ce libellé est établi par la loi du 04 mars 2002. C’est le nom permanent d’une personne, le nom donné par sa filiation qui ne peut être modifié que par décision de justice.
Le nom de jeune fille, libellé fréquemment proposé par les applications, est un cas particulier du nom de naissance : nom de naissance pour les femmes mariées.
Le nom usuel : C’est le nom porté par une personne dans sa vie courante. Le nom marital (ou nom d’épouse) est un cas particulier du nom usuel. C’est le nom usuel pour les femmes mariées.
Pour une identification fiable les traits stricts à traiter à minima sont :
•Nom de famille (obligatoire) / Nom usuel (facultatif)
•Prénoms (obligatoire) / Prénom usuel (facultatif)
•Date de naissance
•Sexe
L’Alias sera quant à lui utilisé pour anonymiser une personne au sein de l’établissement.
Le nom d’artiste d’un patient est alors considéré comme un nom et un prénom usuels. A son admission, un alias peut lui être attribué afin de ne pas diffuser sa véritable identité dans l’établissement (cf paragraphes suivants : 5.1.12 Identités particulières et 5.2.6 Qualification des identités )
17. La recherche sur traits Elle consiste à rechercher l'identité du patient dans l'index des identités, en utilisant ses traits comme critères de recherche. Ce transparent présente les notions de "recherche sur traits" et d'"homonymie".
Pour identifier le patient, on effectue une "recherche sur traits" dans l'index d'identification.
"Les critères de recherche sont les traits du patient que l'on cherche à faire correspondre avec les traits enregistrés dans l'index d'identification. Ces caractéristiques sont obtenues à partir du patient lui-même, d'accompagnants, ou de documents portant l'identité du patient"
ETAPES :
On commence par une recherche sur les traits stricts du patient. Ce type de recherche peut aboutir à une liste de patients homonymes : plusieurs patients peuvent répondre aux mêmes traits stricts.
Si plusieurs identités sont obtenues, il faudra alors réaliser une recherche à partir des traits étendus du patient, et éventuellement à partir de ses traits complémentaires, pour discriminer les individus.
"L'homonymie des profils de patient est une situation dans laquelle les traits associés à deux personnes sont identiques."
Ce transparent présente les notions de "recherche sur traits" et d'"homonymie".
Pour identifier le patient, on effectue une "recherche sur traits" dans l'index d'identification.
"Les critères de recherche sont les traits du patient que l'on cherche à faire correspondre avec les traits enregistrés dans l'index d'identification. Ces caractéristiques sont obtenues à partir du patient lui-même, d'accompagnants, ou de documents portant l'identité du patient"
ETAPES :
On commence par une recherche sur les traits stricts du patient. Ce type de recherche peut aboutir à une liste de patients homonymes : plusieurs patients peuvent répondre aux mêmes traits stricts.
Si plusieurs identités sont obtenues, il faudra alors réaliser une recherche à partir des traits étendus du patient, et éventuellement à partir de ses traits complémentaires, pour discriminer les individus.
"L'homonymie des profils de patient est une situation dans laquelle les traits associés à deux personnes sont identiques."
18. Les anomalies de l'identité Les faiblesses de l'opération d'identification conduisent à deux anomalies de l'identité :
Les " doublons " : situation dans laquelle deux identifiants ou plus concernent une même personne.
Les " collisions " : situation dans laquelle un identifiant unique est attribué à deux personnes différentes (au moins).
Dans un cas comme dans l'autre, l'intégrité des informations relatives au patient n'est plus assurée.
Attention ! Différence entre "homonymie" et" doublon".
En cas d'homonymie des traits (2 patients ayant les mêmes traits), on peut suspecter un doublon :
- il y a doublon si ces 2 patients sont en fait une même personne identifiée 2 fois sous des identifiants différents
- il y a simple homonymie si ces 2 patients sont bien 2 personnes différentes avec des traits proches (même nom, etc…). Il n'y a alors aucune anomalie de l'identité.
L'homonymie n'est pas une anomalie.
Une collision peut naître d'une homonymie mal interprétée : on reprend à tort l'identité d'un patient homonyme (croyant qu'il y a doublon) alors qu'il s'agit bien d'un autre patient.
Les faiblesses de l'opération d'identification conduisent à deux anomalies de l'identité :
Les " doublons " : situation dans laquelle deux identifiants ou plus concernent une même personne.
Les " collisions " : situation dans laquelle un identifiant unique est attribué à deux personnes différentes (au moins).
Dans un cas comme dans l'autre, l'intégrité des informations relatives au patient n'est plus assurée.
Attention ! Différence entre "homonymie" et" doublon".
En cas d'homonymie des traits (2 patients ayant les mêmes traits), on peut suspecter un doublon :
- il y a doublon si ces 2 patients sont en fait une même personne identifiée 2 fois sous des identifiants différents
- il y a simple homonymie si ces 2 patients sont bien 2 personnes différentes avec des traits proches (même nom, etc…). Il n'y a alors aucune anomalie de l'identité.
L'homonymie n'est pas une anomalie.
Une collision peut naître d'une homonymie mal interprétée : on reprend à tort l'identité d'un patient homonyme (croyant qu'il y a doublon) alors qu'il s'agit bien d'un autre patient.
19. La notion de domaine d'identification Notion de "domaine d'identification" : périmètre au sein duquel le patient est représenté par un seul identifiant.
Dans le cas de Mme Martin, on est donc en présence de 2 domaines d'identification différents.
Un domaine d'identification est défini par :
un seul index d'identités,
administré par un seul serveur d'identités, indépendant des applications métier : les différents logiciels métier du domaine utilisent la même base d'identités.
Notion de "domaine d'identification" : périmètre au sein duquel le patient est représenté par un seul identifiant.
Dans le cas de Mme Martin, on est donc en présence de 2 domaines d'identification différents.
Un domaine d'identification est défini par :
un seul index d'identités,
administré par un seul serveur d'identités, indépendant des applications métier : les différents logiciels métier du domaine utilisent la même base d'identités.
20. Notion de domaine d’identification (2)
21. La notion d'identité "qualifiée" Nous venons de fixer un périmètre à l'identification du patient : le "domaine d'identification", au sein duquel le patient est représenté par un seul identifiant.
Toute identité patient est donc définie par rapport à un "périmètre", au sein duquel elle est utilisée et "valide" : toute identité patient est définie par rapport à un "domaine d'identification".
(de la même manière qu'une identité "politique" est définie par rapport à un territoire ou à une nationalité : carte d'identité française, passeport européen…)
La notion de domaine d'identification implique donc une notion nouvelle : celle de "validité de l'identifiant". L'identifiant est valide dans le domaine d'identification qui le gère et qui l'utilise dans ses processus.
"L'identité qualifiée" porte le nom du domaine dans lequel cette identité est valide : c'est l'identité du patient associée à l'identifiant du domaine auquel elle appartient.
Nous venons de fixer un périmètre à l'identification du patient : le "domaine d'identification", au sein duquel le patient est représenté par un seul identifiant.
Toute identité patient est donc définie par rapport à un "périmètre", au sein duquel elle est utilisée et "valide" : toute identité patient est définie par rapport à un "domaine d'identification".
(de la même manière qu'une identité "politique" est définie par rapport à un territoire ou à une nationalité : carte d'identité française, passeport européen…)
La notion de domaine d'identification implique donc une notion nouvelle : celle de "validité de l'identifiant". L'identifiant est valide dans le domaine d'identification qui le gère et qui l'utilise dans ses processus.
"L'identité qualifiée" porte le nom du domaine dans lequel cette identité est valide : c'est l'identité du patient associée à l'identifiant du domaine auquel elle appartient.
22. La notion de "rapprochement des identités" Présenter la notion de "rapprochement des identités".
Le besoin de rapprochement des identités d'un patient apparaît quand un acteur d'un domaine d'identification ("domaine origine") souhaite accéder au dossier de ce patient dans un autre domaine ("domaine cible").
Comme le montre l'exemple de Mme Martin, le rapprochement des identités d'un patient peut avoir lieu :
au sein même d'un établissement hospitalier (si celui-ci est composé de plusieurs domaines d'identification). C'est le cas ici pour le bilan sanguin pré-opératoire de Mme Martin.
entre différents établissements de santé qui ont besoin d'échanger des informations sur un patient. Par exemple dans le cas de Mme Martin, lors de son transfert en centre de rééducation.
Présenter la notion de "rapprochement des identités".
Le besoin de rapprochement des identités d'un patient apparaît quand un acteur d'un domaine d'identification ("domaine origine") souhaite accéder au dossier de ce patient dans un autre domaine ("domaine cible").
Comme le montre l'exemple de Mme Martin, le rapprochement des identités d'un patient peut avoir lieu :
au sein même d'un établissement hospitalier (si celui-ci est composé de plusieurs domaines d'identification). C'est le cas ici pour le bilan sanguin pré-opératoire de Mme Martin.
entre différents établissements de santé qui ont besoin d'échanger des informations sur un patient. Par exemple dans le cas de Mme Martin, lors de son transfert en centre de rééducation.
23. Comment s'effectue le rapprochement ? Les techniques de rapprochement permettent d'établir un lien entre l'identité d'un patient dans un domaine D1 et l'identité de ce patient dans le domaine D2. Les techniques de rapprochement des identités permettent d'établir un lien entre l'identité du patient dans le domaine D1 et l'identité de ce patient dans le domaine D2.
Ce "lien" se présente sous la forme d'une "liste de couples d'identités", que l'on appelle la SRI ("Structure de rapprochement d'Identités").
Les identités du patient dans les 2 domaines sont donc "chaînées" sous la forme de "couples d'identités" qui permettent les échanges entre domaines.
"La Structure de rapprochement d'Identifiants (SRI) est constituée de la liste des couples d'identités d'un patient, soit Di : Idi - {Ti} ; Dj : Idj - {Tj} dans les domaines rapprochés Di et Dj".
Les techniques de rapprochement des identités permettent d'établir un lien entre l'identité du patient dans le domaine D1 et l'identité de ce patient dans le domaine D2.
Ce "lien" se présente sous la forme d'une "liste de couples d'identités", que l'on appelle la SRI ("Structure de rapprochement d'Identités").
Les identités du patient dans les 2 domaines sont donc "chaînées" sous la forme de "couples d'identités" qui permettent les échanges entre domaines.
"La Structure de rapprochement d'Identifiants (SRI) est constituée de la liste des couples d'identités d'un patient, soit Di : Idi - {Ti} ; Dj : Idj - {Tj} dans les domaines rapprochés Di et Dj".
24. L'IPP… au sein de l'hôpital L'IPP permet de suivre l'antériorité d'un patient dans l'établissement, c’est un lien permanent : L'IPP : "dans un établissement de santé, est un identifiant de rapprochement permettant de rapprocher dans le temps les identifiants opérationnels valides pendant une période limitée (numéro de séjour, numéro de venue externe…) (AFNOR)
Nous pouvons maintenant expliquer que l'IPP utilisé au sein des établissements de santé est en fait un identifiant de rapprochement, et plus précisément un identifiant fédérateur.
C'est un super identifiant qui permet de rapprocher les différents identifiants utilisés au sein de l'hôpital.
Son utilisation est recommandée pour échanger des informations sur le patient entre domaines d'identification résidant au sein d'un même établissement de santé.
Pour les échanges d'informations entre établissements de santé, il peut être également utile de rapprocher les identités sur la base de l'IPP.
"L'IPP dans un établissement de santé joue souvent le rôle :
d'identifiant opérationnel (ou local) dans son domaine d'identification (généralement le domaine de gestion administrative du patient).
d'identifiant de rapprochement (identifiant fédérateur) dans un domaine rapprochant les domaines d'identification comme le laboratoire, la radiologie, les archives,…. En effet, dans de nombreux cas un SIH rapproche des identités différentes au sein d'un même établissement de santé… " Document [1], page 40.
L'IPP : "dans un établissement de santé, est un identifiant de rapprochement permettant de rapprocher dans le temps les identifiants opérationnels valides pendant une période limitée (numéro de séjour, numéro de venue externe…) (AFNOR)
Nous pouvons maintenant expliquer que l'IPP utilisé au sein des établissements de santé est en fait un identifiant de rapprochement, et plus précisément un identifiant fédérateur.
C'est un super identifiant qui permet de rapprocher les différents identifiants utilisés au sein de l'hôpital.
Son utilisation est recommandée pour échanger des informations sur le patient entre domaines d'identification résidant au sein d'un même établissement de santé.
Pour les échanges d'informations entre établissements de santé, il peut être également utile de rapprocher les identités sur la base de l'IPP.
"L'IPP dans un établissement de santé joue souvent le rôle :
d'identifiant opérationnel (ou local) dans son domaine d'identification (généralement le domaine de gestion administrative du patient).
d'identifiant de rapprochement (identifiant fédérateur) dans un domaine rapprochant les domaines d'identification comme le laboratoire, la radiologie, les archives,…. En effet, dans de nombreux cas un SIH rapproche des identités différentes au sein d'un même établissement de santé… " Document [1], page 40.
25. Contexte, enjeux et objectifs
Principales notions
Comment faire : l'identification
Comment faire : le rapprochement
Composition de domaines
Conclusion
Sommaire
26. Les 4 dimensions de l’action Dans la perspective d'un projet d'amélioration de la qualité de l'identification du patient, les "bonnes pratiques" que nous allons énumérer comportent deux volets :
- l'un "technique", qui concerne le système d'information qui est utilisé dans l'identification du patient,
- l'autre "organisationnel", qui concerne le fonctionnement général de l'organisation de santé par rapport à l'identification du patient.
Nous pouvons ainsi représenter un domaine d'identification par 4 strates successives :
… à la base, nous avons la "technique", c'est-à-dire le système d'information qui gère l'identification du patient,
… au sommet, nous avons "l'organisation", qui couvre
- le suivi de la qualité de l'identification : sans mesure, pas de maîtrise possible de la qualité, quels sont les critères ?
- l'organisation de l'identification : qui veille à la qualité ? Comment ?
- la politique d'identification : pour orchestrer l'ensemble.
Toute démarche d'amélioration devra prendre en compte ces 4 dimensions.
Abordons maintenant la dimension organisationnelle.
Pour améliorer la fiabilité de l'identification du patient, il ne suffit pas de se doter d'outils informatiques.
Il faut pouvoir définir les modalités de la gestion de l'identité patient :
- Comment bien identifier un patient, au sein d'un service, d'un établissement, d'un réseau de soins ?
- Comment éviter les doublons, les collisions ? Comment repérer les homonymies ?
- Quelles sont les règles à respecter entre structures pour échanger des informations concernant un patient ?
Comment éviter de propager des erreurs d'identification entre structures ?
Pour que l'outil informatique fonctionne "bien" et que les utilisateurs utilisent "bien" leur système, il y a tout un travail d'analyse et de définition des règles de gestion et des procédures qui est à réaliser. Il faut également être capable de vérifier qu'une fois définis et mis en place, le système et les procédures qui règlent son fonctionnement et son utilisation, conduisent bien à améliorer la fiabilité de l'identification du patient.
Ceci nous conduit à examiner 3 niveaux de préoccupation :
- La politique d'identification, qui "orchestre" le projet d'amélioration de l'identification du patient.
- L'organisation, qui veille.
- La mesure et le suivi de la qualité de l'identification du patient.Dans la perspective d'un projet d'amélioration de la qualité de l'identification du patient, les "bonnes pratiques" que nous allons énumérer comportent deux volets :
- l'un "technique", qui concerne le système d'information qui est utilisé dans l'identification du patient,
- l'autre "organisationnel", qui concerne le fonctionnement général de l'organisation de santé par rapport à l'identification du patient.
Nous pouvons ainsi représenter un domaine d'identification par 4 strates successives :
… à la base, nous avons la "technique", c'est-à-dire le système d'information qui gère l'identification du patient,
… au sommet, nous avons "l'organisation", qui couvre
- le suivi de la qualité de l'identification : sans mesure, pas de maîtrise possible de la qualité, quels sont les critères ?
- l'organisation de l'identification : qui veille à la qualité ? Comment ?
- la politique d'identification : pour orchestrer l'ensemble.
Toute démarche d'amélioration devra prendre en compte ces 4 dimensions.
Abordons maintenant la dimension organisationnelle.
Pour améliorer la fiabilité de l'identification du patient, il ne suffit pas de se doter d'outils informatiques.
Il faut pouvoir définir les modalités de la gestion de l'identité patient :
- Comment bien identifier un patient, au sein d'un service, d'un établissement, d'un réseau de soins ?
- Comment éviter les doublons, les collisions ? Comment repérer les homonymies ?
- Quelles sont les règles à respecter entre structures pour échanger des informations concernant un patient ?
Comment éviter de propager des erreurs d'identification entre structures ?
Pour que l'outil informatique fonctionne "bien" et que les utilisateurs utilisent "bien" leur système, il y a tout un travail d'analyse et de définition des règles de gestion et des procédures qui est à réaliser. Il faut également être capable de vérifier qu'une fois définis et mis en place, le système et les procédures qui règlent son fonctionnement et son utilisation, conduisent bien à améliorer la fiabilité de l'identification du patient.
Ceci nous conduit à examiner 3 niveaux de préoccupation :
- La politique d'identification, qui "orchestre" le projet d'amélioration de l'identification du patient.
- L'organisation, qui veille.
- La mesure et le suivi de la qualité de l'identification du patient.
27. Un chef d'orchestre… la politique
EN QUOI CELA CONSISTE ?
POURQUOI DEFINIR UNE POLITIQUE ?
QUI DEFINIT LA POLITIQUE ?
COMMENT COMMUNIQUER SUR LA POLITIQUE ? Définir la politique d’identification - En quoi cela consiste : la politique consiste à définir comment est réalisée l'identification du patient au sein du domaine d'identification, quelles sont les procédures à respecter, les acteurs concernés et les instances en charge de garantir une identification de qualité.
- Pourquoi définir une politique : pour assurer la cohérence entre les objectifs et les moyens mis en œuvre.
- Qui définit la politique : l'établissement, sur la base d'un consensus des acteurs de l'identification.
- Comment communiquer sur la politique : par des actions d'information et de formation de l'ensemble des personnels.
- En quoi cela consiste : la politique consiste à définir comment est réalisée l'identification du patient au sein du domaine d'identification, quelles sont les procédures à respecter, les acteurs concernés et les instances en charge de garantir une identification de qualité.
- Pourquoi définir une politique : pour assurer la cohérence entre les objectifs et les moyens mis en œuvre.
- Qui définit la politique : l'établissement, sur la base d'un consensus des acteurs de l'identification.
- Comment communiquer sur la politique : par des actions d'information et de formation de l'ensemble des personnels.
28. Un chef d'orchestre… la politique "La politique d'identification vise à définir comment est réalisée l'identification du patient au sein du domaine d'identification : c'est-à-dire quelles sont les procédures à respecter, les acteurs concernés, les instances en charge de garantir une identification de qualité"
"La politique d'identification vise à définir comment est réalisée l'identification du patient au sein du domaine d'identification : c'est-à-dire quelles sont les procédures à respecter, les acteurs concernés, les instances en charge de garantir une identification de qualité"
29. Un chef d'orchestre… la politique Établir une politique d'identification consiste à :
Déterminer les objectifs et adapter les moyens
Décrire la trajectoire qui permettra de passer de la situation existante à la nouvelle organisation
Impliquer les acteurs en tenant compte de leurs besoins et contraintes de fonctionnement, et communiquer auprès d'eux sur ces objectifs et sur cette nouvelle organisation
30. La définition de la politique L'élaboration de la politique d'identification passe par 5 étapes :
1- Réaliser un état des lieux de l'identification du patient, tant sur le plan organisationnel que sur le plan technique
2- Évaluer la situation présente au regard des enjeux et des objectifs de l'établissement
3- Définir les orientations de l'établissement en terme d'identification du patient
4- Réaliser les choix organisationnels
5- Réaliser les choix techniques
31. La mise en place de la politique La phase de mise en œuvre consiste à :
mettre en œuvre les projets techniques
conduire le changement
mettre en place l'assurance qualité de l'identité patient
piloter la qualité de l'identité patient
La politique d'identification peut être amenée à évoluer selon :
les enjeux de l'établissement, ses objectifs,
les résultats du suivi de la qualité...
les contraintes réglementaires,...
32. La Charte d'Identification Les grands principes de la politique d'identification seront formalisés dans une "Charte d'Identification"...
La Charte d'identification décrit les composants du domaine d'identification, les modalités de gestion de l'identité et les modalités de sa mise à disposition.
Précisez que le modèle de Charte n'est qu'un guide : chaque établissement l'adoptera en fonction de ses orientations et de ses pratiques en matière de documentation de référence.
La Charte d'identification décrit les composants du domaine d'identification, les modalités de gestion de l'identité et les modalités de sa mise à disposition.
Précisez que le modèle de Charte n'est qu'un guide : chaque établissement l'adoptera en fonction de ses orientations et de ses pratiques en matière de documentation de référence.
33. Organiser Quelle organisation mettre en place pour améliorer la qualité de l'identification du patient ?
Fixer les RÔLES ET RESPONSABILITES…
Qui est responsable de la mise en œuvre ?
Qui contribue à assurer la qualité de l'identité patient ?
Comment ?
Quel rôle pour les décideurs ?
Quel rôle pour les spécialistes du SI ? - Pourquoi : même si "la qualité est l'affaire de tous", c'est l'établissement qui est responsable de la prise en charge globale du patient : il doit donc se donner les moyens d'assumer cette responsabilité.
- Comment : en mettant en place les organes chargés de la définition de la politique d'identification du patient et de sa mise en œuvre opérationnelle.
- Pourquoi : même si "la qualité est l'affaire de tous", c'est l'établissement qui est responsable de la prise en charge globale du patient : il doit donc se donner les moyens d'assumer cette responsabilité.
- Comment : en mettant en place les organes chargés de la définition de la politique d'identification du patient et de sa mise en œuvre opérationnelle.
34. Le rôle des acteurs dans la qualité de l'identification Ce transparent vise à illustrer que chaque acteur joue un rôle dans la qualité de l'identification du patient.
Présenter le rôle des différents acteurs : c'est-à-dire par quelles actions, ou "bonnes procédures", ils contribuent à améliorer la qualité de l'identification du patient.
(Se reporter à la fiche de synthèse thématique "La qualité de l'identité")
Introduire la notion d' "administrateurs de l'identité" : équipe informatique chargée d'administrer la base des identités et d'en suivre la qualité.
Ces 4 catégories d'acteurs correspondent à des "profils utilisateurs".
Ce transparent vise à illustrer que chaque acteur joue un rôle dans la qualité de l'identification du patient.
Présenter le rôle des différents acteurs : c'est-à-dire par quelles actions, ou "bonnes procédures", ils contribuent à améliorer la qualité de l'identification du patient.
(Se reporter à la fiche de synthèse thématique "La qualité de l'identité")
Introduire la notion d' "administrateurs de l'identité" : équipe informatique chargée d'administrer la base des identités et d'en suivre la qualité.
Ces 4 catégories d'acteurs correspondent à des "profils utilisateurs".
35. Recommandations Il est recommandé de prévoir l'installation :
D'une " Autorité de Gestion de l'Identification" (AGI), en charge de la politique d'identification au sein du domaine.
D'une " Cellule d'Identito-Vigilance" (CIV), en charge de la mise en œuvre de la politique, de la gestion opérationnelle de l'identité et du suivi de la qualité de l'identité.
Pour améliorer la fiabilité de l'identification du patient, il faut donc mettre en place des structures responsables de la définition des objectifs, de leur mise en œuvre opérationnelle et du suivi de la qualité.
Déroulement
Présenter les 2 structures recommandées par le GMSIH : l'AGI et la CIV.
Distribuer les 2 fiches missions de ces structures pour expliquer leurs rôles respectifs (fiche CIV et fiche AGI).
Précisez que la recommandation porte sur le QUOI (rôle et responsabilité) et qu'il est de la responsabilité de chaque établissement de choisir l'organisation la plus appropriée.
Si une organisation de la Qualité existe déjà dans l'ES, il faut bien évidemment s'appuyer sur cet existant.
Pour améliorer la fiabilité de l'identification du patient, il faut donc mettre en place des structures responsables de la définition des objectifs, de leur mise en œuvre opérationnelle et du suivi de la qualité.
Déroulement
Présenter les 2 structures recommandées par le GMSIH : l'AGI et la CIV.
Distribuer les 2 fiches missions de ces structures pour expliquer leurs rôles respectifs (fiche CIV et fiche AGI).
Précisez que la recommandation porte sur le QUOI (rôle et responsabilité) et qu'il est de la responsabilité de chaque établissement de choisir l'organisation la plus appropriée.
Si une organisation de la Qualité existe déjà dans l'ES, il faut bien évidemment s'appuyer sur cet existant.
36. Il est recommandé de :
Définir les règles de gestion et les procédures de l'identification du patient
Élaborer des Manuels de procédures
Informer et former les personnels
Informer le patient
Communiquer auprès des décideurs, des personnels:
Sur les bénéfices potentiels pour le patient, pour les professionnels, pour l'établissement, d'une "bonne" identification.
En imaginant le point de vue de celui qui vous écoute, pour parler son langage.
En préparant les réponses aux objections possibles.
En donnant la vision de ce vers quoi il faut aller.
Recommandations Présenter les grands principes d'organisation à respecter pour assurer la qualité de l'identification du patient au sein du domaine.
Pour améliorer la fiabilité de l'identification du patient, il ne suffit pas de se doter d'outils informatiques. Il faut pouvoir définir les modalités de la gestion de l'identité patient et déterminer les responsabilités.
Pour que l'outil informatique fonctionne "bien" et que les utilisateurs utilisent "bien" leur système, il y a tout un travail d'analyse et de définition des règles de gestion et des procédures qui est à réaliser.
Transition :
Il faut aussi prévoir de mettre en place un système de suivi de la qualité, afin d'ajuster les objectifs ou les pratiques si la mesure de la qualité en montre le besoin.
Présenter les grands principes d'organisation à respecter pour assurer la qualité de l'identification du patient au sein du domaine.
Pour améliorer la fiabilité de l'identification du patient, il ne suffit pas de se doter d'outils informatiques. Il faut pouvoir définir les modalités de la gestion de l'identité patient et déterminer les responsabilités.
Pour que l'outil informatique fonctionne "bien" et que les utilisateurs utilisent "bien" leur système, il y a tout un travail d'analyse et de définition des règles de gestion et des procédures qui est à réaliser.
Transition :
Il faut aussi prévoir de mettre en place un système de suivi de la qualité, afin d'ajuster les objectifs ou les pratiques si la mesure de la qualité en montre le besoin.
37. Organiser le suivi de la qualité On mesure ...
QUOI ?
POURQUOI ?
COMMENT ? - Quoi : on mesure des écarts par rapport à des objectifs qu'on s'est fixés.
- Pourquoi : pour pouvoir réagir sur la base d'informations les plus objectives possibles.
- Comment : grâce à des indicateurs, lorsqu'une mesure quantitative est possible, par des moyens qualitatifs (par exemple des enquêtes de satisfaction), lorsqu'une mesure n'est pas possible.- Quoi : on mesure des écarts par rapport à des objectifs qu'on s'est fixés.
- Pourquoi : pour pouvoir réagir sur la base d'informations les plus objectives possibles.
- Comment : grâce à des indicateurs, lorsqu'une mesure quantitative est possible, par des moyens qualitatifs (par exemple des enquêtes de satisfaction), lorsqu'une mesure n'est pas possible.
38. Les "marqueurs" de l'identité Les états de l'identité
Les liens entre identités
Les identités particulières Pour suivre la qualité de l'identité patient dans le SI, il est tout d'abord nécessaire de qualifier l'identité à l'aide de "marqueurs". 3 types de "marqueurs" :
- États de l'identité : qui qualifient l'identité selon le caractère plus ou moins fiable (vérifié) des informations enregistrées. "Les identités des patients doivent être qualifiées en fonction de leur cycle de vie. La qualité de l’identification n’est pas la même selon qu’elle est le résultat d’une prise de rendez-vous par téléphone par exemple ou lors de la venue du patient dans un établissement pouvant attester de son identité. Les états d’identité permettent de répondre à cette préoccupation". [6]
- Liens entre identités : qui permettent de marquer les identités qui ont un lien entre elles.
- Identités particulières : qui permettent de prendre en compte les informations spécifiques dont certaines identités ont besoin de disposer.
États de l'identité On distingue :
les états "activés, accessibles par tous les utilisateurs autorisés,
les états "désactivés" ("cachés" dans le système), qui ne sont accessibles que pour des besoins d'administration de l'identité et nécessitent une habilitation particulière. Ce sont des identités supprimées logiquement.
" Les états activés sont accessibles pour tous les utilisateurs autorisés :
État VIDE : enregistrement d'un patient sur la base de quelques traits seulement.
État PROVISOIRE : identité crée sans que les traits aient été validés. L'identité provisoire contient cependant tous le traits obligatoires définis par le domaine d'identification.
État VALIDÉ : il correspond à une identité dont tous les traits stricts au minimum ont été vérifiés et validés." [6]
"Les état désactivés ne sont accessibles que pour des besoins d'administration de l'identité et nécessitent une habilitation particulière" [6].
Liens entre identités
"Afin de faciliter la gestion, il peut être utile de qualifier des identités qui ont une relation entre elles.Pour suivre la qualité de l'identité patient dans le SI, il est tout d'abord nécessaire de qualifier l'identité à l'aide de "marqueurs". 3 types de "marqueurs" :
- États de l'identité : qui qualifient l'identité selon le caractère plus ou moins fiable (vérifié) des informations enregistrées. "Les identités des patients doivent être qualifiées en fonction de leur cycle de vie. La qualité de l’identification n’est pas la même selon qu’elle est le résultat d’une prise de rendez-vous par téléphone par exemple ou lors de la venue du patient dans un établissement pouvant attester de son identité. Les états d’identité permettent de répondre à cette préoccupation". [6]
- Liens entre identités : qui permettent de marquer les identités qui ont un lien entre elles.
- Identités particulières : qui permettent de prendre en compte les informations spécifiques dont certaines identités ont besoin de disposer.
États de l'identité On distingue :
les états "activés, accessibles par tous les utilisateurs autorisés,
les états "désactivés" ("cachés" dans le système), qui ne sont accessibles que pour des besoins d'administration de l'identité et nécessitent une habilitation particulière. Ce sont des identités supprimées logiquement.
" Les états activés sont accessibles pour tous les utilisateurs autorisés :
État VIDE : enregistrement d'un patient sur la base de quelques traits seulement.
État PROVISOIRE : identité crée sans que les traits aient été validés. L'identité provisoire contient cependant tous le traits obligatoires définis par le domaine d'identification.
État VALIDÉ : il correspond à une identité dont tous les traits stricts au minimum ont été vérifiés et validés." [6]
"Les état désactivés ne sont accessibles que pour des besoins d'administration de l'identité et nécessitent une habilitation particulière" [6].
Liens entre identités
"Afin de faciliter la gestion, il peut être utile de qualifier des identités qui ont une relation entre elles.
39. Recommandations Le système d'identification doit être auditable. Pour cela, il faut :
Prévoir des indicateurs mesurant l'écart entre les objectifs qualité et le fonctionnement effectif du système.
Définir les données nécessaires au calcul des indicateurs qui devront être reçues du serveur d'identité.
Les actions réalisées dans le système d'identification doivent être tracées.
Les tableaux de bord et les journaux d'exploitation permettront :
D'analyser régulièrement le fonctionnement du système et son utilisation.
De mettre en œuvre, le cas échéant, des plans d'actions.
Audibilité
"Les fonctions d'audit ont pour objectif d'observer le fonctionnement du système et de son usage. Pour ce faire, il faut prévoir la mise disposition d'indicateurs de qualité de service. Ceux-ci doivent porter sur des critères d'analyse quantifiables qui permettent une supervision de la fiabilité du système.
On peut distinguer trois catégories d'indicateurs :
- les indicateurs portant sur la qualité des données,
- les indicateurs portant sur l'utilisation des services,
- les indicateurs portant sur l'organisation de l'identification.
Ces indicateurs peuvent être calculés selon plusieurs axes d'analyse : on peut en effet mesurer l'évolution des indicateurs dans le temps (sur une durée T : heure ou jour ou mois), dans l'espace (sur un nombre N d'établissements) ou selon le profil d'utilisateur.
" L'objectif est de disposer d'indicateurs objectifs dont la mesure est automatique et reproductible afin de constituer des tableaux de bords. permettant de suivre leur évolution au cours du temps et mettre en œuvre le cas échéant des plans d'actions (formation des personnels, évolution des règles de gestion, …) pour améliorer la qualité de l'identification." [6]
Traçabilité
"La traçabilité recouvre deux notions complémentaires :
- La traçabilité des services exécutés sur le système ;
- La traçabilité des données.
Les objectifs de la traçabilité sont de nature différente :
- Réaliser une approche qualitative et quantitative des opérations réalisées par les différentes applications et profils d'acteurs.
- Compléter les démarches de sécurité grâce au suivi des accès.
- Permettre le suivi de l'évolution des identités à des fins de vérification et de modifications a posteriori ; certains services d'identification nécessitent l'accès à la consultation de l'historique des identités." [6]
Détailler les contenus (se reporter aux fiches de synthèse et documents GMSIH) [6]. Audibilité
"Les fonctions d'audit ont pour objectif d'observer le fonctionnement du système et de son usage. Pour ce faire, il faut prévoir la mise disposition d'indicateurs de qualité de service. Ceux-ci doivent porter sur des critères d'analyse quantifiables qui permettent une supervision de la fiabilité du système.
On peut distinguer trois catégories d'indicateurs :
- les indicateurs portant sur la qualité des données,
- les indicateurs portant sur l'utilisation des services,
- les indicateurs portant sur l'organisation de l'identification.
Ces indicateurs peuvent être calculés selon plusieurs axes d'analyse : on peut en effet mesurer l'évolution des indicateurs dans le temps (sur une durée T : heure ou jour ou mois), dans l'espace (sur un nombre N d'établissements) ou selon le profil d'utilisateur.
" L'objectif est de disposer d'indicateurs objectifs dont la mesure est automatique et reproductible afin de constituer des tableaux de bords. permettant de suivre leur évolution au cours du temps et mettre en œuvre le cas échéant des plans d'actions (formation des personnels, évolution des règles de gestion, …) pour améliorer la qualité de l'identification." [6]
Traçabilité
"La traçabilité recouvre deux notions complémentaires :
- La traçabilité des services exécutés sur le système ;
- La traçabilité des données.
Les objectifs de la traçabilité sont de nature différente :
- Réaliser une approche qualitative et quantitative des opérations réalisées par les différentes applications et profils d'acteurs.
- Compléter les démarches de sécurité grâce au suivi des accès.
- Permettre le suivi de l'évolution des identités à des fins de vérification et de modifications a posteriori ; certains services d'identification nécessitent l'accès à la consultation de l'historique des identités." [6]
Détailler les contenus (se reporter aux fiches de synthèse et documents GMSIH) [6].
40. L'identifiant : recommandations L'identifiant doit être une séquence de chiffres ou de caractères alphabétiques non accentués.
Il ne doit pas être calculé à partir des traits du patient : l'identifiant doit être non significatif.
Importance qu'il y a à utiliser un identifiant "neutre" :
s'il est calculé à partir des traits, il sera instable vis-à-vis des modifications possibles de ces traits.
Importance qu'il y a à utiliser un identifiant "neutre" :
s'il est calculé à partir des traits, il sera instable vis-à-vis des modifications possibles de ces traits.
41. Comment améliorer la fiabilité des traits ? Plusieurs solutions peuvent être retenues pour aider à fiabiliser les traits :
Le traitement orthographique des traits
La transcription phonétique des noms et des prénoms
Le "format pivot" de l'identité
La pondération des traits et des identités restituées après recherche
La mise en œuvre de "marqueurs" de l'identité
États de l'identité
Liens entre identités
Identités particulières Transcription phonétique des noms et des prénoms
Les dispositifs de type phonétiseur permettent d'améliorer l'efficacité de la recherche sur traits, en limitant les effets des erreurs de saisie des noms. Un système doté d'un tel dispositif saura mettre en correspondance deux noms identiques phonétiquement, même s'ils n'ont pas été saisis exactement de la même façon.
Le format pivot de l'identité
Les logiciels d'identification du patient peuvent retraiter la saisie pour la mettre dans un format pivot.
" Ce format pivot définit pour chaque trait :
- le nombre de caractères utilisés
- le type de caractères utilisables (alphabet, numérique, diacritique,…)
- la gestion des formes de syntaxe (espace, virgule,…)
- la casse des caractères (majuscule, minuscule)
Le format pivot de l'identité fournit les règles de gestion syntaxiques et orthographiques applicables à chacun des traits pour obtenir un format interne aussi indépendant que possible des formats externes saisis et s'abstraire de leur variabilité.." [1]
Pondération des traits
" Des méthodes, telle que la méthode AUTOMATCH, peuvent être utilisées.
Celle-ci tient compte simultanément de plusieurs traits d'identification. Chaque trait est pondéré en fonction de la quantité d'information qu'il apporte (valeur discriminante).
Pour déterminer si les traits doivent être mis en correspondance et une identité sélectionnée, on applique un modèle d'analyse statistique qui tient compte des coefficients de pondération de chaque trait." [1]
Chaque trait est pondéré en fonction de la quantité d'information qu'il apporte (valeur discriminante). Par exemple, on attribue une valeur plus importante à l'information fournie par la date de naissance qu'à celle fournie par le sexe.
Pondération des identités restituées
" Il s'agit d'aider l'utilisateur dans sa prise de décision lorsqu'il cherche à sélectionner une identité. L'utilisation d'un alogorithme de pondération permet de présenter en priorité à l'utilisateur les identités les plus pertinentes par rapport à sa recherche." [1]
La mise en place de "marqueurs" de l'identité
Il s'agit de dispositifs permettant de distinguer, le niveau de fiabilité des identités, de repérer les identités nécessitant une gestion particulière ou encore des liens entre deux identités Transcription phonétique des noms et des prénoms
Les dispositifs de type phonétiseur permettent d'améliorer l'efficacité de la recherche sur traits, en limitant les effets des erreurs de saisie des noms. Un système doté d'un tel dispositif saura mettre en correspondance deux noms identiques phonétiquement, même s'ils n'ont pas été saisis exactement de la même façon.
Le format pivot de l'identité
Les logiciels d'identification du patient peuvent retraiter la saisie pour la mettre dans un format pivot.
" Ce format pivot définit pour chaque trait :
- le nombre de caractères utilisés
- le type de caractères utilisables (alphabet, numérique, diacritique,…)
- la gestion des formes de syntaxe (espace, virgule,…)
- la casse des caractères (majuscule, minuscule)
Le format pivot de l'identité fournit les règles de gestion syntaxiques et orthographiques applicables à chacun des traits pour obtenir un format interne aussi indépendant que possible des formats externes saisis et s'abstraire de leur variabilité.." [1]
Pondération des traits
" Des méthodes, telle que la méthode AUTOMATCH, peuvent être utilisées.
Celle-ci tient compte simultanément de plusieurs traits d'identification. Chaque trait est pondéré en fonction de la quantité d'information qu'il apporte (valeur discriminante).
Pour déterminer si les traits doivent être mis en correspondance et une identité sélectionnée, on applique un modèle d'analyse statistique qui tient compte des coefficients de pondération de chaque trait." [1]
Chaque trait est pondéré en fonction de la quantité d'information qu'il apporte (valeur discriminante). Par exemple, on attribue une valeur plus importante à l'information fournie par la date de naissance qu'à celle fournie par le sexe.
Pondération des identités restituées
" Il s'agit d'aider l'utilisateur dans sa prise de décision lorsqu'il cherche à sélectionner une identité. L'utilisation d'un alogorithme de pondération permet de présenter en priorité à l'utilisateur les identités les plus pertinentes par rapport à sa recherche." [1]
La mise en place de "marqueurs" de l'identité
Il s'agit de dispositifs permettant de distinguer, le niveau de fiabilité des identités, de repérer les identités nécessitant une gestion particulière ou encore des liens entre deux identités
42. Sommaire
43. Le Rapprochement Quel cadre pour les échanges d'informations ?
L'organisation recommandée pour gérer l'identification au sein d'un ES peut être transposée dans le cas d'un domaine de rapprochement .
L'organisation recommandée pour gérer l'identification au sein d'un ES peut être transposée dans le cas d'un domaine de rapprochement .
44. De l'identification au rapprochement Parallélisme entre domaine d'identification et domaine de rapprochement.
Par analogie avec ce qui a été vu concernant les identités, ils doivent pouvoir identifier la nécessité de mettre en place :
- des règles de gestion et des procédures pour assurer la cohérence et la fiabilité des échanges, donc la nécessité d'une politique de rapprochement et d'une organisation de la qualité des rapprochements d'identité.
- un moyen pour "marquer" l'état d'un rapprochement (le cycle de vie du chemin de rapprochement)
- une mesure de la qualité des rapprochements.
Parallélisme entre domaine d'identification et domaine de rapprochement.
Par analogie avec ce qui a été vu concernant les identités, ils doivent pouvoir identifier la nécessité de mettre en place :
- des règles de gestion et des procédures pour assurer la cohérence et la fiabilité des échanges, donc la nécessité d'une politique de rapprochement et d'une organisation de la qualité des rapprochements d'identité.
- un moyen pour "marquer" l'état d'un rapprochement (le cycle de vie du chemin de rapprochement)
- une mesure de la qualité des rapprochements.
45. Un accord entre domaines… la Politique
46. La notion d' "index de rapprochement" Dans un domaine d'identification :
le patient est représenté et identifié par une "identité" (identifiant + traits)
les identités sont mises à la disposition des acteurs au moyen d'une base : l'index d'identification
Dans un domaine de rapprochement :
le patient est représenté par des "couples d'identités", la SRI.
Les SRI sont mises à disposition des acteurs au moyen d'une base : l'index de rapprochement.
Elles font l'objet d'une recherche sur traits et sont soumises aux mêmes risques d'anomalies que l'identité dans un domaine d'identification.
Dans un domaine d'identification :
le patient est représenté et identifié par une "identité" (identifiant + traits)
les identités sont mises à la disposition des acteurs au moyen d'une base : l'index d'identification
Dans un domaine de rapprochement :
le patient est représenté par des "couples d'identités", la SRI.
Les SRI sont mises à disposition des acteurs au moyen d'une base : l'index de rapprochement.
Elles font l'objet d'une recherche sur traits et sont soumises aux mêmes risques d'anomalies que l'identité dans un domaine d'identification.
47. Les modèles de rapprochement et leur implémentation Les identités peuvent être rapprochées selon 2 modèles :
Il existe deux modèles de rapprochement :
Le rapprochement par "corrélation" , qui consiste à chaîner les 2 identités entre elles, pour former un couple.
Le rapprochement par "fédération", qui consiste à relier les 2 identités par la voie d'une identité intermédiaire, l'identité fédératrice.
L'identité fédératrice est l'identité qualifiée du patient dans le domaine de rapprochement.Dr : IDr - {Tr}. Elle est composée d'un "identifiant fédérateur" et des traits du patient.
L'existence d'une identité fédératrice implique celle d'un "index de fédération", qui porte les identités fédératrices.
La forme de la SRI dépend donc du modèle de rapprochement :
dans un rapprochement par corrélation, le chemin de rapprochement est constitué d'un seul couple d'identités.
Chaque domaine d'identification rapproché Di attribue à un patient un identifiant Idi et des traits {Ti}.Pour un patient, le rapprochement s'effectue par croisement d'identités qualifiées de deux domaines :D1:ID1-{T1};D2:ID2-{T2} La SRI est une liste de tels couples d'identités qualifiées d'un patient et elle est mise à la disposition des utilisateurs dans l'index de rapprochement.
dans un rapprochement par fédération, le chemin de rapprochement est composé de 2 couples d'identités, qui ont chacun l'identité fédératrice en commun.
Dans ce modèle la SRI comporte :
l'index de fédération, c'est-à-dire l'index des identités fédératrice
l'index de rapprochement, c'est-à-dire la liste des couples d'identités rapprochées.
L'identité fédératrice est l'identité qualifiée du patient dans le domaine de rapprochement.Dr : IDr - {Tr}. Elle est composée d'un "identifiant fédérateur" et des traits du patient. L'existence d'une identité fédératrice implique celle d'un "index de fédération", qui porte les identités fédératrices.Il existe deux modèles de rapprochement :
Le rapprochement par "corrélation" , qui consiste à chaîner les 2 identités entre elles, pour former un couple.
Le rapprochement par "fédération", qui consiste à relier les 2 identités par la voie d'une identité intermédiaire, l'identité fédératrice.
L'identité fédératrice est l'identité qualifiée du patient dans le domaine de rapprochement.Dr : IDr - {Tr}. Elle est composée d'un "identifiant fédérateur" et des traits du patient.
L'existence d'une identité fédératrice implique celle d'un "index de fédération", qui porte les identités fédératrices.
La forme de la SRI dépend donc du modèle de rapprochement :
dans un rapprochement par corrélation, le chemin de rapprochement est constitué d'un seul couple d'identités.
Chaque domaine d'identification rapproché Di attribue à un patient un identifiant Idi et des traits {Ti}.Pour un patient, le rapprochement s'effectue par croisement d'identités qualifiées de deux domaines :D1:ID1-{T1};D2:ID2-{T2} La SRI est une liste de tels couples d'identités qualifiées d'un patient et elle est mise à la disposition des utilisateurs dans l'index de rapprochement.
dans un rapprochement par fédération, le chemin de rapprochement est composé de 2 couples d'identités, qui ont chacun l'identité fédératrice en commun.
Dans ce modèle la SRI comporte :
l'index de fédération, c'est-à-dire l'index des identités fédératrice
l'index de rapprochement, c'est-à-dire la liste des couples d'identités rapprochées.
L'identité fédératrice est l'identité qualifiée du patient dans le domaine de rapprochement.Dr : IDr - {Tr}. Elle est composée d'un "identifiant fédérateur" et des traits du patient. L'existence d'une identité fédératrice implique celle d'un "index de fédération", qui porte les identités fédératrices.
48. Modèles de rapprochement et implémentation
49. Métaphore du rapprochement
50. Domaine de rapprochement par corrélation D1:ID1- {T1} ; D2:ID2- {T2} ?
51. Domaine de rapprochement par fédération Dx:IDx- {Tx} ; D1:ID1- {T1}
Dx:IDx- {Tx} ; D2:ID2- {T2}
52. Domaine de rapprochement Structure de Rapprochement d'Identités (SRI) (ou XIS pour Cross-referencing Identities Set) d'un patient dans un domaine Dr.
Les identités sont définies dans n domaines rapprochés Di.
53. Quatre solutions possibles CORRÉLATION
54. Choisir le modèle de rapprochement Volonté politique
Volumétrie
Nombre de participants
Coût d'investissement
Évolutivité
Moyens humains disponibles
Faisabilité technique
Impact sur les organisations
... Utiliser l'animation pour lancer le questionnement, puis faire apparaître les critères proposés sur le transparent et discuter.
Pour effectuer un comparatif de différents modèles, il convient d’évaluer notamment :
La capacité de la solution à traiter des volumes importants (a priori les modèles de fédération permettent de gérer plus facilement un grand nombre de couples d’identités)
Le coût d'investissement de la solution (il sera nécessaire d’étudier les différents modes d’implémentation sous cet angle)
L’évolutivité de la solution (le modèle de fédération est plus facile à élargir à de nouveaux acteurs que le rapprochement par corrélation)
La disponibilité des moyens humains nécessaires au fonctionnement (dans certains cas le domaine de rapprochement devra disposer de moyens propres)
La faisabilité technique de la solution
L’impact sur les organisations
Le formateur insistera sur la prépondérance de la volonté politique, dans le choix de tel ou tel modèle de rapprochement.
Utiliser l'animation pour lancer le questionnement, puis faire apparaître les critères proposés sur le transparent et discuter.
Pour effectuer un comparatif de différents modèles, il convient d’évaluer notamment :
La capacité de la solution à traiter des volumes importants (a priori les modèles de fédération permettent de gérer plus facilement un grand nombre de couples d’identités)
Le coût d'investissement de la solution (il sera nécessaire d’étudier les différents modes d’implémentation sous cet angle)
L’évolutivité de la solution (le modèle de fédération est plus facile à élargir à de nouveaux acteurs que le rapprochement par corrélation)
La disponibilité des moyens humains nécessaires au fonctionnement (dans certains cas le domaine de rapprochement devra disposer de moyens propres)
La faisabilité technique de la solution
L’impact sur les organisations
Le formateur insistera sur la prépondérance de la volonté politique, dans le choix de tel ou tel modèle de rapprochement.
55. La construction de la politique La Politique est élaborée de manière conjointe par les domaines d'identification qui souhaitent participer au rapprochement
Le rapprochement est établi par un accord entre les domaines rapprochés : la "Charte de rapprochement"
La Charte de rapprochement est signée par les représentants habilités des domaines d'identification "rapprochés"
La Charte prend dès lors une valeur contractuelle : elle constitue un engagement contractuel entre les parties qui y adhèrent.
Cet accord détermine le périmètre au sein duquel s'applique la politique de rapprochement : le "domaine de rapprochement"
La Charte constitue le premier document de référence pour la pratique du rapprochement au sein du domaine
56. Le canevas de la mise en œuvre 1. VOLET ORGANISATIONNEL
La Politique doit définir :
les relations juridiques entre les domaines rapprochés
les responsabilités du domaine de rapprochement et des domaines rapprochés
les responsabilités des acteurs du rapprochement
Elle fixe la répartition des moyens entre les niveaux "central" et "local" :
Le domaine de rapprochement peut disposer d'une "infrastructure de rapprochement", qui regroupe l'ensemble des moyens organisationnels, humains et techniques
Elle précise les instances organisationnelles à mettre en place La Politique constitue l'ensemble des fondements de la pratique du rapprochement au sein du domaine.
Elle vise à définir, pour l'ensemble des domaines adhérents au domaine de rapprochement, une organisation et des moyens techniques permettant d'échanger des informations relatives à l'identité du patient.
La Politique constitue l'ensemble des fondements de la pratique du rapprochement au sein du domaine.
Elle vise à définir, pour l'ensemble des domaines adhérents au domaine de rapprochement, une organisation et des moyens techniques permettant d'échanger des informations relatives à l'identité du patient.
57. 2. VOLET TECHNIQUE
Les modalités du processus de rapprochement
Si le rapprochement est établi de manière permanente ou non (le chemin de rapprochement est alors créé à chaque demande d'accès)
Si l'accès à l'information dans le domaine cible est automatique ou s'il implique l'accord d'un professionnel du domaine cible
Le type de rapprochement
Le modèle de rapprochement ("par corrélation" ou "par fédération")
Le mode d'implémentation ("de gré à gré" ou "hiérarchique")
Les modalités techniques de la gestion du rapprochement
la gestion de la base de rapprochement et des SRI
les conditions d'utilisation des services
la répartition des moyens techniques aux niveaux central et local
Les conditions du rapprochement Le canevas de la mise en œuvre
58. Selon les termes de la politique, le rapprochement des identités d'un patient peut être provoqué par :
une demande de service entre domaines rapprochés
demande de consultation d'un dossier
réalisation d'un service de soins
mise à jour ou création non sollicitée d'un dossier
l'inscription du patient dans un des domaines d'identification
dans ce cas, la politique stipule que le rapprochement est établi lors de l'inscription du patient dans les domaines rapprochés
la décision d'un acteur du domaine d'identification d'inscrire le patient dans le domaine de rapprochement
par exemple, l'inscription dans un réseau de santé
Les conditions d'un rapprochement
59. Recommandations Tout rapprochement d'identité s'effectue systématiquement sous la responsabilité de celui qui le réalise.
Pour qu'un rapprochement d'identités entre deux domaines soit validé, il doit l'être par les deux domaines impliqués.
Le chemin de rapprochement est permanent, tant qu'il n'est pas "suspendu" par un événement perturbateur.
60. Recommandations Au sein du domaine de rapprochement, une ou plusieurs instances devront être créées, il est recommandé de prévoir l'installation :
D'une " Autorité de Gestion des Rapprochements" (AGR), chargée de la définition de la politique de rapprochement, de l'allocation des moyens et du contrôle de la mise en œuvre.
D'une " Cellule d'Identito-Vigilance" (CIVR), en charge de la mise en œuvre de la politique de rapprochement, de la gestion opérationnelle des rapprochements et du suivi de la qualité de l'identité.
Les principales rubriques d’une charte de rapprochement sont :
Présentation des objectifs (au sens politique du terme) du domaine de rapprochement
Définition des termes utilisés
Définition du périmètre d’application de la politique de rapprochement (entités juridiques, modes de prise en charge, acteurs, système d’information)
Organisation du domaine de rapprochement :
L’autorité de Gestion des Rapprochements (composition, missions, fréquence de réunion)
La Cellule d’Identito-Vigilance du domaine de Rapprochement (composition, missions, fréquence de réunion)
Concernant la CIVR, il faut noter que cette structure peut être centralisée et permanente (elle dispose alors de moyens techniques et humains propres), ou bien répartie dans les domaines d’identification.
Modèle théorique de rapprochement retenu, et “ clause ” de création du rapprochement applicable.
La création du rapprochement peut avoir lieu dès la création de l’identité dans un domaine d’identification ou lors de la première demande d’échange.
Format de l’identité à utiliser au sein du domaine de rapprochement (identifiant, formes canoniques, traits)
Modalités d’archivage et de stockage des identifications
Format de l’identité de fédération (pour les modèles de fédération) et modalités de mise à jour (prise en compte systématique ou non des modifications opérées par les domaines rapprochés)
Documents de procédures applicables
Services de rapprochements disponibles
Utilisation des états du rapprochement
Distribution des services aux différents profils d’utilisateurs
Éléments de sécurité appliqués
Indicateurs qualité suivis
Moyens techniques mis en œuvre
Rappel des droits des patients
Les principales rubriques d’une charte de rapprochement sont :
Présentation des objectifs (au sens politique du terme) du domaine de rapprochement
Définition des termes utilisés
Définition du périmètre d’application de la politique de rapprochement (entités juridiques, modes de prise en charge, acteurs, système d’information)
Organisation du domaine de rapprochement :
L’autorité de Gestion des Rapprochements (composition, missions, fréquence de réunion)
La Cellule d’Identito-Vigilance du domaine de Rapprochement (composition, missions, fréquence de réunion)
Concernant la CIVR, il faut noter que cette structure peut être centralisée et permanente (elle dispose alors de moyens techniques et humains propres), ou bien répartie dans les domaines d’identification.
Modèle théorique de rapprochement retenu, et “ clause ” de création du rapprochement applicable.
La création du rapprochement peut avoir lieu dès la création de l’identité dans un domaine d’identification ou lors de la première demande d’échange.
Format de l’identité à utiliser au sein du domaine de rapprochement (identifiant, formes canoniques, traits)
Modalités d’archivage et de stockage des identifications
Format de l’identité de fédération (pour les modèles de fédération) et modalités de mise à jour (prise en compte systématique ou non des modifications opérées par les domaines rapprochés)
Documents de procédures applicables
Services de rapprochements disponibles
Utilisation des états du rapprochement
Distribution des services aux différents profils d’utilisateurs
Éléments de sécurité appliqués
Indicateurs qualité suivis
Moyens techniques mis en œuvre
Rappel des droits des patients
61. Organiser le suivi de la qualité Mettre en place des "marqueurs" : les "états" du rapprochement
Prévoir des indicateurs
Prévoir la traçabilité des données et des actions effectuées dans le système
Mettre en place un système auditable
Fixer les responsabilités : des instances ou personnes chargées du suivi de la qualité
"La mission de ces 2 instances est de garantir aux utilisateurs la plus grande fiabilité possible des informations relatives à l'identité du patient"
"La mission de ces 2 instances est de garantir aux utilisateurs la plus grande fiabilité possible des informations relatives à l'identité du patient"
62. Sommaire
63. Composition de domaines
64. Exemple d'infrastructure de rapprochement
65. Demande d'information de D12 vers D21
66. Demande d'information de D111 vers D22n
67. Sommaire Contexte, enjeux et objectifs
Principales notions
Comment faire : l'identification
Comment faire : le rapprochement
Composition de domaines
Conclusion
68. Les « plateformes » : mutualisation de moyens pour faciliter le partage et l’échange d’information de santé entre différents professionnels et organisations de santé :
Établissements de santé publics et privés ;
Secteur libéral ;
Réseaux de santé (ville-hôpital, spécialités…)
Sanitaire et social ;
…
Conclusion
69. AFNOR: Création d’un guide de bonne pratique de l’identification en 2003
ANAES: Participation à la mise à jour des référentiels
CEN: Participation au Works Groups CEN-TC251…
…
Conclusion
70. IHE: Integrating the Healthcare Enterprise
Définition d’un profil d’intégration PIX « Patient identifier Cross-referencing Profile », Basé sur les notions de Domaines et de Politiques.
HL7 et CCOW
Conclusion
71. Le référentiel documentaire du GMSIH
