SharePoint DMS Solution

SharePoint DMS Solution Medalsoft Consulting Services Presented by Danny Huang

SharePoint DMS Solution 主要挑战 MEDALSOFT CONFIDENTIAL

企业文档安全管理挑战 近年来，随着企业信息化程度的提高，企业的研发、生产和销售等运营流程越来越依赖于信息系统。信息化的引入，带来了企业工作效率的提升，但与此同时也对企业的信息安全管理提出了挑战。各种管理文档、CAI、CAE、CAD设计文档往往是企业在投入大量的人力和资金后创造出的核心价值。通常出现的文档安全管控漏洞场景： • 内部人员把设计图纸拷贝到U盘带走，或通过网络工具向外传递；各类存储设备（如笔记本电脑、U盘、光盘、移动硬盘）等遗失，造成存储在上面的报价表、战略计划书、市场营销策略等泄漏； • 内部人员无意识地泄露，如写有供应链合作伙伴信息的电子文档在打印机上打印后，依然存放在网络邻居上，造成秘密信息公开； • 内部员工自编程序，破坏网络结构在网上传播信息；或者内部人员通过各种方式盗取他人的涉密信息传播出去； • 企业对分发出去的商业投标、招标书等重要电子文档无法进行二次传播的控制；对内部员工分发的重要资料也不能完全控制；而电子文档资料一旦分发他们就具有无限制的使用权限； • 网络黑客通过网络攻击等非法途径取得访问权限，并把产品报价、产品图纸等文件复制带走； • 由于人员误操作，将重要电子文档删除或将系统损坏，导致电子文档的重要数据信息丢失。 MEDALSOFT CONFIDENTIAL

文档安全管控成熟度模型 MEDALSOFT CONFIDENTIAL

文档安全管控成熟度模型 • 无文档安全管控：文档处于完全共享、没有任何授权保护状态下，可以随意拷贝、打印和传播。比如，共享文件夹方式； • 集中文档安全管控：文档处于被集中管理状态，需要一定的授权才能访问文档。一旦文档被下载到本地，可以任意拷贝和打印文档，文档副本的传播无法控制。比如，使用SharePoint文档库管理功能； • 安全文档管控：文档被集中管理，使用DRM/RMS等技术控制文档是否允许被下载、拷贝和打印；文档即使被下载到本地也处于被控制中，但是被授权人仍然可以在正常授权状态下，通过各种方式传播文档副本。 • 高度安全文档管控：基于在线阅读或者动态信息交付方式，被授权人只能在线阅读，无法下载、拷贝和传播任何文档内容包括副本。 MEDALSOFT CONFIDENTIAL

SharePoint DMS Solution 解决方案 MEDALSOFT CONFIDENTIAL

文档全生命周期管理 对外发布在线浏览重要文档内部协作模板修订/审批创建发布存储日志记录权限保护 MEDALSOFT CONFIDENTIAL

文档安全管控解决方案 文档安全管理解决方案对文档使用进行全程全面监控：全方位细致的事前防御，有力的事中控制，详尽的事后审计，从而确保企业文档始终处于企业管理者的受控范围内，有效保护企业来之不易的智力成果，文档安全保护做到万无一失。文档安全管控管理解决方案包括监控SharePoint文档库文档、自动转换PDF文档、自动发布到SharePoint文档库、在线阅读四个方面。它们紧密结合，形成完整而巩固的保护，保证企业重要文档安全地置于此层保护膜内，让企业重要信息滴水不漏。解决方案基于用户现有SharePoint Foundation/Server环境，无需变更任何现有系统架构，只需在服务器端安装文档转换服务即可。用户也无需改变使用习惯，无需安装任何客户端软件，只需直接访问公开文档库即可。 MEDALSOFT CONFIDENTIAL

在线文档阅读模式 MEDALSOFT CONFIDENTIAL

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