KESEKRETARIATAN DAN KEARSIPAN

1. KESEKRETARIATAN DAN KEARSIPAN

2. DASAR HUKUM UU No. 7 Thn 1971 PP No. 34 Thn 1979 Permen Diknas No. 42 Thn 2006 Permen Diknas No. 37 Thn 2006 Permen Diknas No. 26 Thn 2006 Kepmen Diknas No. 145/U/2004

3. PERSURATAN Pengertian : Surat : Alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. • Fungsi Surat : • 1. Wakil dari pengirim/penulis • 2. Alat pengingat • 3. Pedoman kerja • 4. Bukti tertulis hitam di atas putih • Syarat-syarat surat yang baik : • Sistematis susunan isi surat • Singkat, tidak bertele-tele • Jelas • Format menarik (wujud fisik yang menarik)

4. PengurusanNaskahDinas

5. PengurusanNaskahDinas

6. KOMPONEN PENGELOLAAN SURAT • Penerima surat atau pengirim surat, petugas yang menerima surat masuk atau mengirim surat keluar • Pencatat surat, petugas yang mencatat keterangan yang terdapat pada surat • Pengarah surat, pimpinan atau petugasnya ditunjuk untuk mengalihkan surat sesuai dengan masalahnya • Pengolah, petugas yang mengolah atau menyelesaikan isi surat • Penata arsip, petugas yang melaksanakan penataan arsip

7. PENGELOMPOKAN SURAT MASUK : • Surat biasa • Surat penting dan • Surat rahasia • Cara penanganan hampir sama hanya untuk surat penting pencatatanya menggunakan kartu kendali dan untuk surat rahasia pencatatannya dalam keadaan tertutup • Suatu surat diidentifikasi sebagai surat penting apabila : • Surat yang bersangkutan terlambat pada unit pengolah sehingga dapat berakibat terganggunya kelancaran pekerjaan • Surat tersebut memerlukan tindak lanjut • Surat itu hilang atau terlambat sampai pada unit pengolah dapat menimbulkan kerugian yang berarti

8. JENIS SURAT : • Surat Dinas; • Nota Dinas; • Memo; • Surat Pengantar; • Surat Keputusan; • Surat Edaran;

9. JENIS SURAT : Surat Undangan; Surat Tugas; Surat Kuasa; Surat Pengumuman; Surat Pernyataan; Surat Keterangan; Berita Acara.

10. Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan. • Bagian-bagian dari surat dinas : a. kepala surat dinas; b. pembuka surat dinas; c. isi surat dinas; dan d. penutup surat dinas.

11. DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL • INSTITUT PERTANIAN BOGOR • Kampus IPB Darmaga Bogor • Telp. (0251) 622642 • 10 ketukan • Nomor : tanggal surat……… • Lampiran : 1 inci • Hal : • Yth. ____________ • ________________ • ______ • ______________________________________ • ______________________________________ • ____________________ • ______________________________________ • ______________________________________ • ______________________________________ • ______________________________________ • ____________________ • ______________________________________ • ____________________ • nama jabatan • tanda tangan • Tembusan : nama pejabat • NIP Contoh Surat Dinas 15 ketukan …………… 1 ½ inci 215 mm

12. KODE JABATAN, KODE UNIT KERJA DAN KODE PERIHAL • Kode jabatan merupakan tanda jabatan dari pejabat yang menandatangani surat. • Kode unit merupakan tanda dari unit kerja yang membuat/mengeluarkan surat. • Kode perihal merupakan tanda dari perihal atau subjek surat.

13. KODE SURAT DI LINGKUNGAN IPB I. KODE INSTITUT PERTANIAN BOGOR……………………………………………………… I3 II. KODE UNIT KERJA/KODE JABATAN • Rektor, Wakil Rektor I, II, III, IV………………………………………………………………………. I3 • Pimpinan Majelis Wali Amanah (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris) …………………. I3.MWA • Ketua Senat Akademik………………………………………………………………………………………… I3.SA • Ketua Dewan Audit…………………………………………………………………………………………… I3.DA • Ketua Dewan Guru Besar ………………………………………………………………………………….. I3.DGB • Dekan, Wakil Dekan Faperta…………………………………………………………………………… I3.1 • Dekan, Wakil Dekan FKH……………………………………………………………………………… I3.2 • Dekan, Wakil Dekan FPIK……………………………………………………………………………… I3.3 • Dekan, Wakil Dekan Fapet……………………………………………………………………………… I3.4 • Dekan, Wakil Dekan Fahutan…………………………………………………………………………… I3.5 • Dekan, Wakil Dekan Fateta…………………………………………………………………………….. I3.6 • Dekan, Wakil Dekan FMIPA…………………………………………………………………………… I3.7 • Dekan, Wakil Dekan FEM…………………………………………………………………………….. I3.8 • Dekan, Wakil Dekan Fakultas Ekologi Manusia …………………………………………… I3.9 • Dekan, Wakil Dekan Sekolah Pasca Sarjana…………………………………………………. I3.10 • Kepala Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat………………………… I3.11 • Kepala Kantor Persiapan Implementasi Otonomi ……………………………………….. I3.12 • Kepala Kantor Audit …………………………………………………………………………………….. I3.13 • dst…

14. KODE PERIHAL SURAT • Hubungan Masyarakat…… HM • Kerjasama Luar Negeri…… LN • Organisasi dan Tata Kerja… OT • Perlengkapan……………… LK • Perencanaan…………… …. PR • Ketatausahaan……………… TU • Kepegawaian……………… KP • Keuangan………………… KU • Hukum…………………… HK • Pengawasan……………… WS • dst

15. Frase pembuka sebuah surat resmi : • Dengan ini kami beritahukan bahwa…………. • Bersama ini kami kirimkan …….. • Dalam rangka……… • Diberitahukan dengan hormat ……… • Menyusul surat kami tanggal…….. • Membahas surat Anda no…….. perihal….. • Sehubungan dengan……… • Sehubungan dengan surat saudara tanggal…… • Menunjuk surat pemberitahuan dari…….. bahwa……. maka…..

16. Dalam kalimat pembuka ada beberapa uangkapan yang dianjurkan untuk dipakai, antara lain : • Sesuai dengan surat perjajian………. • Seperti Saudara ketahui……… • Berikut ini kami sampaikan…….. • Sehubungan dengan hasil rapat……. • Kami sangat bergembira atas kepercayaan Saudara…..

17. Kalimat Penutup yang baik : • Atas perhatian dan bantuan Saudara kami sampaikan terima kasih • Kami mengharap bantuan Saudara • Kami menunggu kabar dari Saudara • Besar harapan kami akan

18. Dalam kalimat penutup dianjurkan menggunakan ungkapan yang baku , antara lain : • Mudah-mudahan pertimbangan yang kami kemukakan bermanfaat bagi Saudara • Kami harapkan agar Saudara meneruskan pengumuman ini kepada staf/pegawai di lingkungan unit kerja Saudara • Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara selama ini

19. NOTA DINAS • Surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan • Sifatnya minta penjelasan dan keputusan • Biasanya digunakan oleh atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan dalam lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.

20. Nota Dinas

21. MEMORANDUM (MEMO) 1. Isinya sama dengan nota dinas 2. Digunakan oleh antar pejabat yang setingkat atau oleh atasan kepada bawahan 3. Sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas) dapat ditulis tangan atau diketik.

22. Memorandum

23. SURAT EDARAN • Surat yang digunakan untuk pemberitahuan tertulis ditujukan kepada pejabat tertentu • Tidak memuat kebijakan pokok • Penjelasan atau petunjuk tentang pelaksanaan peraturan yang telah ada

24. Surat Edaran

25. SURAT TUGAS • Surat Tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. • Surat Tugas dapat berbentuk narasi dan berbentuk kolom atau tabel. • Surat Tugas terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut : a. kepala surat tugas; b. pembuka surat tugas; c. isi surat tugas; dan d. penutup surat tugas.

26. Surat Tugas

27. SURAT UNDANGAN • Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. • Surat undangan dapat berbentuk lembaran (surat) atau kartu.

28. Surat Undangan

29. Surat Undangan

30. SURAT KETERANGAN • Surat Keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan. • Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut : a. kepala surat keterangan; b. pembuka surat keterangan; c. isi surat keterangan; dan d. penutup surat keterangan.

31. Surat Keterangan

32. SURAT PENGANTAR • Surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu • Bentuknya dapat berupa surat dinas biasa atau lembar formulir • Surat pengantar yang berbentuk surat biasa berlaku ketentuan-ketentuan seperti yang berlaku untuk surat dinas

33. Surat Pengantar

34. WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT • Penandatanganan surat keluar dari PT yang ditujukan ke instansi di luar Depdiknas • Ditandatangani sendiri oleh Rektor; • Dapat ditandatangani oleh pejabat dibawah eselon I atas nama Rektor, kecuali jenis dan sifat surat-surat tertentu menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan, perlu ditandatangani oleh Rektor. • Surat keluar yang ditujukan kepada Menteri ditanda tangani oleh Rektor

35. 3. Penandatangan surat keluar dari PT kepada Instansi dalam lingkungan Depdiknas. • Ditujukan kepada Menteri ditandatangani sendiri olehg Rektor • Dapat ditandatangani oleh pejabat dibawah eselon I menurut pembidangan permasalahan dan ruang lingkup tugasnya. Kecuali menurut jenis dan sifatnya surat tertentu menurut kualifikasi pejabat yang bersangkutan perlu ditandatangani oleh Rektor • Dapat ditandatangani oleh pejabat eselon II (Wakil Dekan Fakultas, Sekretaris Lembaga) menurut pembidangan permasalahan dengan atas nama Dekan/ketua Lembaga • Dapat ditandatangani oleh Pejabat Eselon III di lingkungan PT, apabila Pejabat Eselon II berhalangan dengan sebutan untuk beliau (u.b).

36. Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang • a.n. dipergunakan hanya jika yang berwenang mendantangani surat mendelegasikan penanda-tanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya; • u.b. dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat dibawahnya; • a.p. dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya;

37. Penggunaan Singkatan untuk Pendelegasian Wewenang • plh. dipergunakan jika pejabat yang berwenang menadantangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat; • wks. dipergunakan jika seorang pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya; • u.p. dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

38. KEARSIPAN

39. Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip IPB (Arsip Universitas)

40. STRUKTUR ORGANISASI BPPA IPB Kepala Perpustakaan Kepala Bidang Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Kepala Seksi Pengembangan Arsip Kelompok Pustakawan dan Arsiparis IPB

41. Mengelola dan mengembangkan Arsip IPB yang meliputi pengelolaan arsip inaktif dan arsip statis, mengembangkan sistem teknologi informasi kearsipan dan mempersiapkan terbentuknya kelembagaan Arsip IPB (Arsip Universitas) TUPOKSI

42. Asas Pengelolaan Arsip di IPB(Bab I Pasal 2 Tata Kearsipan Depdiknas) Kombinasi Desentralisasi dan Sentralisasi

43. SENTRALISASI Bidang kebijakan, standar dan pedoman, serta pengelolaan arsip inaktif yang memiliki jangka simpan 5 (lima) tahun atau lebih dilaksanakan oleh Arsip Unievrsitas IPB(Bidang PPA IPB)

44. DESENTRALISASI bidang pengurusan naskah dinas, pengelolaan arsip aktif dan inaktif yang memiliki jangka simpan kurang dari 5 (lima) tahun dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja di lingkungan IPB

45. KEUNTUNGAN Adanya keseragaman sistem Kesalahan filing dan arsip yang hilang dapat dikurangi Duplikasi arsip dapat dikurangi Kemudahan dalam pembuatan JRA KERUGIAN Kesulitan dalam menggabungkan atau mengumpulkan arsip yang mempunyai keterkaitan KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN ASAS KOMBINSI

46. JENIS ARSIP YANG AKAN DIKELOLA ARSIP UNIVERSITAS (BIDANG PPA IPB)

47. PENGERTIAN ISTILAH

48. PENGERTIAN ARSIP Dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-KetentuanPokokKearsipan Pasal 1 Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan “Arsip” ialah : • a. Naskah-naskah yang dibuatdanditerimaolehLembaga-lembaga Negara danBadan-badanPemerintahandalambentukcorakapapunbaikdalamkeadaantunggalmaupunberkelompok, dalamrangkapelaksanaankegiatanpemerintahan; • b. Naskah-naskah yang dibuatdanditerimaolehBadan-badanSwastadan/atauperorangan, dalambentukcorakapapun,baikdalamkeadaantunggalmaupunberkelompokdalamrangkapelaksanaankehidupankebangsaan.

49. ARSIP AKTIF PP 34/1979 Pasal 1 (3)] Arsipdinamis yang secaralangsungdanterusmenerusdiperlukandandipergunakandalampenyelenggaraanadministrasi, digunakansecaralangsungdidlmperenc, pelaksanaanpenyelenggaraankehidupankebangsaan & pemerintah ARSIP IN-AKTIF, PP 34/1979 Pasal 1 (4) Arsipdinamis yang frekuensi- penggunaannyauntuk- penyelenggaraanadministrasisudahmenurun, frekuensinyasdhjauhmenurun

50. SISTEM PENATAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP • Sistem Masalah • Sistem Abjad/Angka • Sistem Tanggal • Sistem Wilayah Penyimpanan berdasarkan masalah, arsip dikelompokan berdasarkan klasifikasi masalah serta harus terus dipertahankan keutuhan kelompoknya.