Système d'informations hospitalier : CLINICOM

1. Système d'informations hospitalier : CLINICOM Formation Mouvements DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

2. Évènement déclenchant • Nouvelle classification des actes médicaux : la CCAM • Logiciels "CHU" (Praxis, Picpus, Do.Ré.M.I., etc..) obsolètes • Choix d'un nouveau SIH : CLINICOM DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

3. Autre facteur • Nouveau mode de financement des hôpitaux selon l'activité (T2A) • Description précise et complète de l'activité : saisie des actes à la source. • Disponibilité rapide de l'information : réduction du délai de saisie des RUM (15 jours après la sortie du malade) • Suivi des coûts de séjours indispensable • Mise en place d'une comptabilité analytique • Correction de la structure de l'institution DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

4. Niveau institutionnel • CCAM – PMSI – T2A • Outils de mesure d'activité • Outils de financement • Impliquent la participation de TOUS les acteurs (médecins, soignants, paramédicaux, secrétaires, etc…). Collaboration indispensable même si le choix de l'acte ou du diagnostic relève de la responsabilité du médecin. DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

5. CLINICOM • Utilise une seule base de données commune à tous les utilisateurs quel que soit leur métier • Travaille en temps réel : une information saisie est immédiatement disponible (sauf si une opération de validation doit être réalisée : bureautique) • Partage toutes les données entre tous les utilisateurs selon leurs droits d'accès. DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

6. Terminologie • IPP : identifiant permanent d’un patient • Episode : contact d’un patient avec le CHU (hospitalisation, HDJ, Consultation) • CR : centre de responsabilité (= service) • UF : unité fonctionnelle • US : unité de soins. Réunion d’UF géographiquement voisines (à Nice une US = 1 UF) • UC : unité de consultation (1UC = 1 UF) • UM : ensemble de 1 à n UF d’un même CR ayant la même finalité DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

7. IDENTITOVIGILANCE Définition • L’identitovigilance est caractérisée par un système de surveillance, de gestion des risques et des erreurs liées à l’identification des patients. • Elle permet ainsi de participer à l’amélioration constante du processus d’identification du patient, de prévenir le risque d’erreur et par conséquent de fiabiliser l’identification patient et les documents support le concernant. Selon la HAS, Chapitre 2, critère 15.a : « Identification du patient à toutes les étapes de sa prise en charge » • « L’identification fiable et unique du patient à toutes les étapes de sa prise en charge et à chaque venue, permet de relier toutes les données relatives à une personne et de délivrer l’acte prescrit à la bonne personne. » DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

8. IDENTITOVIGILANCE Les erreurs d’identification du patient peuvent entraîner: • Perte de chance pour le patient • Non accessibilité aux données du patient = Non connaissance des prises en charge antérieures du patient due à des • Doublons : (plusieurs identifiants attribués au même patient) • ou des Collisions (un même identifiant attribué à deux Patients) • Dommages pour le patient lors de sa prise en charge médicale et soignante: événements indésirables graves. • Erreurs de médication, de transfusion et d’examens, etc • Erreurs de personnes lors d’interventions chirurgicales • Cas de nourrissons remis à une autre famille que la leur. • Conséquences • juridiques, économiques (par exemple des problèmes de facturation) • Un impact négatif en termes d’image sur les activités hospitalières DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

9. D'une manière pratique … Lors de la création du dossier administratif dans Clinicom (Bureau des admissions ,PEA,etc) • 1 patient – 1 seul IPP (identifiant permanent de patient) • Ne pas créer de nouvel IPP si le patient est déjà connu du CHU • Prendre le temps de rechercher une identité • Vérifier soigneusement l’orthographe des noms et prénoms • Vérifier la date de naissance DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

10. D'une manière pratique … • Eviter la fragmentation du dossier médical du patient • Présentation fiable de toutes les informations concernant un patient aux professionnels qui le prennent en charge • Faciliter la continuité des soins • Assurer au malade une qualité maximale des soins (allergies, transfusions, effets secondaires de médicament, répétitions d'examen, etc.) • Respecter les contraintes légales • Répondre aux critères de l'accréditation • Simplifier, accélérer et fiabiliser la recherche d'une identité (donc votre travail au quotidien !) DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

11. IDENTITOVIGILANCE • Démarche soignante s’applique à tous les secteurs d’hospitalisation (MCO, SSR, SLD, psychiatrie) • et vise à vérifier les données relatives à l’identification du patient  dés l’arrivée dans l’unité de soins et pendant le séjour , • Concordance entre : • données du patient saisies dans le système d’information (clinicom) et • données vérifiées avec le patient ou son entourage et accompagnant. • Données du patient vérifiées obligatoirement : le Nom du patient, le Nom de naissance, le prénom, la date de naissance, le sexe (cf référentiel utilisation du dossier de soins au chu de Nice) • Cette vérification doit faire l’objet d’une traçabilité dans le dossier du patient: procédure en cours d’élaboration . DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

12. D'une manière pratique A l’admission du patient dans l’unité: • l’IDE (ou l’AS), qui reçoit le patient : 1. Effectue le mouvement d’admission du patient dans Clinicom (positionner le patient dans le lit dans l’UF). 2. Edite le document Clinicom « données administratives » (feuillet 1) 3. Contrôle la complétude et l’exactitude des données patient sur le document Clinicom: demander au patient (ou membre famille /accompagnant autre), de décliner son identité : son nom, ses prénoms, son nom de jeune fille, sa date de naissance, et d’en vérifier l’exactitude avec lui (ainsi que sexe pour les prénoms pouvant être masculins et féminins) 4. Fait procéder aux rectificatifs des données d’identification si besoin, au bureau des admissions 5. Réédite la fiche clinicom, une fois les données rectifiées. Prochainement , il faudra tracer cette vérification = Noms, prénoms et signatures du soignant et du patient (ou membre famille /accompagnant autre), DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

13. Le découpage en Unités médicales • Types d’UM les plus fréquemment rencontrés : • UM d’hospitalisation complète • UM d’hôpital de jour • UM de soins intensifs • UM de surveillance médicale continue • L’UM est le niveau pour lequel un Résumé d’Unité Médicale (RUM) doit être réalisé. • Dans un même CR, un séjour comprenant un passage dans une UM de soins intensifs suivi par une UM d’hospitalisation classique nécessitera la réalisation de 2 RUM • Organisation du chu en pôles DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

14. Les mouvements • CHU: mission de service public d’accueil des patients = essentiel et impératif d’avoir une situation des lits fiable et exhaustive afin de faciliter la prise en charge des patients sur le CHU •  Logique de saisie à la source = réalisation des mouvements par les soignants • Chaque agent est donc responsable sur sa tranche horaire de la saisie effective des mouvements •  Situation de l’ occupation des lits du Chu : Clinicom permet de visualiser le dénombrement des lits sur le CHU = Nécessité de réaliser les mouvements des patients en temps réel. = Les cadres de Santé sont responsables de la gestion des lits de leur unité, garants d’une situation des lits précise et fiable • Chaque professionnel a un rôle essentiel à jouer : de l’admission du patient à sa sortie du CHU, jusqu’à la facturation du séjour DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

15. Les mouvements • Clinicom utilise les mouvements pour générer les enregistrements du PMSI (RUM, RHS, RPS) • Un épisode d’hospitalisation : séjour du patient dans un seul type de prise en charge (MCO, SSR, PSY, …) • Changement du type de prise en charge signifie nouvel épisode • Un changement de site n’implique pas nécessairement un nouvel épisode. DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

16. Les mouvements • Règles de base pour l’hospitalisation complète • Le patient quitte le CHU : sortie avec clôture d’épisode • Le patient change d’UF : • MCO vers MCO : mutation même si changement de site • MCO vers SSR : sortie avec clôture d’épisode et création d’un nouvel épisode avec admission en SSR DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

17. Les mouvements • Règles de base pour l’HDJ • Selon les motifs de la prise en charge • Mise au point diagnostique, bilan d’évolution, acte thérapeutique unique, bilan thérapeutique • Un épisode par venue • Une seule « entrée venue / sortie venue » • Séances thérapeutiques itératives • Chimiothérapie, transfusion, dialyse, oxygénothérapie • Un épisode récurrent • Plusieurs « entrées venue / sorties venue » DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

18. Les Mouvements :cas particuliers • Passage court séjour* aux urgences • L’ hospitalisation prime, pas de mouvement • Passage HDJ , court séjour* le même jour • L’ uf d’ HDJ doit annuler l’entrée-venue et demander un nouveau N° d’épisode • Passage Consultation, court séjour* • Conversion de la Cs en Hospi , N° episode conservé Ces 2 cas nécessitent l’intervention du Bureau des admissions DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

19. Erreurs les plus fréquentes • « Entrée venue » sans « sortie venue » le même jour. • Sortie alors qu’il s’agit de mutation. • Mutation alors qu’il s’agit d’une sortie. • Suspension de séjour > 48 heures. • Hospitalisation très courte (quelques minutes) dans une UF. DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

20. En pratique • Montrer le module graphique des infirmières • Voir les mouvements avec les autres outils de Clinicom. • Montrer l’incidence des mouvements sur la création de RUM. DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

21. Le PMSI : Historique • Financement des hôpitaux • avant 1983 : système basé sur le prix de journée • 11/08/1983 : dotation globale de fonctionnement. • Principe du financement selon l ’activité • Implique un outil de mesure : le PMSI DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

22. PMSI MCO • S’applique • aux malades hospitalisés en « court séjour » (Médecine, Chirurgie et Obstétrique) • pour tous types de prise en charge • hospitalisations complètes • hospitalisations partielles de jour, de nuit ou de semaine. DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

23. PMSI MCO : le RSS • Résumé de Sortie Standard • Informations administratives • Diagnostics • Actes • Se compose de 1 à n RUM • Résumé d ’Unité Médicale • 1 RUM : séjour « mono-unité » • n RUM : séjour « multi-unité » DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

24. RUM - RSS - RSA Hospitalisation en court séjour Date d’entrée Date de sortie Temps Service A Service B Service C + + RSS RUM A RUM B RUM C GenRSA Groupeur GHM RSA RUM : Résumé d ’Unité Médicale / RSS : Résumé de Sortie Standard / RSA : Résumé de Sortie Anonyme DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

25. Principe du groupage • Deux étapes : • Classement du RSS dans l’une des 603 racines de GHM • Calcul du niveau de sévérité permettant l’attribution d’un GHM parmi les 2290 GHM de la FG 11 DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

26. Groupes Homogènes de Malades La classification en GHM repose sur le classement de la totalité des séjours produits dans le champ décrit par le PMSI en un nombre limité de groupes de séjours présentant une similitude médicale et un coût voisin. Elle permet un classement exhaustif et unique : tout séjour aboutit dans l'un des groupes de la classification, selon un algorithme de décision qui se fonde sur les informations médico-administratives contenues dans le RSS. DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

27. Racine du GHM DP CMD (spécialité médicale) RSA oui GHM de CMD 28 Séances thérapeutiques non oui Racine de GHM avec intervention chirurgicale Présence d’intervention chirurgicale non oui Racine de GHM avec acte non chirurgical Présence d’acte classant non chirurgical non Racine de GHM sans acte classant Type de DP DP : diagnostic principal CMD : catégorie majeure de diagnostics DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

28. Principe de la T2A DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010

29. Tarifs par séjours 1 GHM ≡ 1 ou plusieurs GHS Groupe Homogène de Séjours Tarif de base Durée de séjour : borne basse – borne haute Journées de réanimation, de soins intensifs, de soins techniques continus Journées de néonatalogie, de néonatalogie avec soins intensifs, de réanimation néonatale Actes de radiothérapie, dialyse et caisson hyperbare DFSI-G.Lassus, CSS- DIIM L.Kucharski , formateur- septembre 2010