计算机办公软件操作基础常识

1. 计算机办公软件操作基础常识 余永健 2013年1月21日

2. 前 言 随着时代的发展，计算机科技的发展日新月 异，无论是工作中还是生活中，时时刻刻都对我们 产生着重大影响，尤其是计算机系统中office办公软 件，是我们提高工作效率，保证工作质量必不可少 的工具。因此，我们应该加强计算机知识的学习， 要熟练掌握在工作中常用的办公软件，重点掌握 wps文字处理、Excel电子表格、ppt幻灯片三个常用 的办公软件。

3. 第一部分 基础理论 一、计算机键盘 （一）学习目标 1、了解键盘的基本布局和主要按键的功能 2、学会正确操作键盘的方法 （二）键盘的分区 按功能划分，键盘可分为四个区域： 1、主键盘区 2、光标控制键区（编辑键区） 3、数字键盘区（小键盘区） 4、功能键区

4. 键盘分区图 功能键区 标准104键盘 数字键盘区 主键盘区 光标控制键区

5. （三）键盘各区常用的按键 1、主键盘区 （1）Tab跳格键：在进行文字输入时，按下该建，光标向右快速移动一定的距离，即可实现光标的快速移动。 （2） Caps Lock大小写锁定键：按下此键，输入的英文字母为大写字母，再次按下此键，输入的字母为小写字母。

6. （3）Shift 上档键：在主键盘区左下角和右下角 各有一个，两个键的功能是一样的，分为左右两个 是为操作方便。这个键称为“上档键”，意思是专门 控制双字符键的上半部分，假如你想输入“：”，责 需先将“Shift ”键按下，不要松手，敲“：”键。如果按 下此键和一个字母键，则输入此字母的大写字母。 在中文输入法中，按下此键，可以实现中英文快速 切换。 （4）Ctrl 控制键：分为左右两个，功能相同，在 不同软件中有不同的功能定义。

7. （5）Alt 控制键：分为左右两个，功能相 同，主要是“F1-F12”的12各功能键配合使 用，设置计算机的输入状态。 （6）Back Spacc 退格键：也叫删除键， 可以用它删除光标左侧的字符，同时，光标 向左移一个字符的位置。 Excel电子表格

8. 2、功能键区 标准功能键区位于键盘的顶部，最左侧的 “Esc”键成为取消键，常用于退出程序或中止 某中操作。“F1-F12”这些键通常由系统程序 或应用软件来定义其控制功能。使用功能键 可以快速完成一些操作，节省时间。如按“F1” 键，通常情况下，都是用来打开帮助文档的。

9. 3、光标控制键区 （1）Insert 插入键：一般不需要设置 （2）Home 行首键：在文字处理中，按一 下这个键，可以使光标回到一行的行首。如 果使用“Ctrl+Home”组合键，则会将光标快速 移动到文章的开头。 （3）End 行尾键：与Home行首键功能相 反。

10. （4）Page Up向前翻页键：可以使屏 幕速向前翻一页。敲一下一页，敲两 两页。 （5）Page Down向后翻页键：与 Page Up向前翻页键功能相反

11. （四） 常用的组合键 1、Ctrl+Alt+Del：任务管理器（热启动）

12. 2、Shift+Ctrl：输入法切换 按下这两个键可以实现不同输入法轮流切换 Ctrl+空格：打开或关闭中文输入法 3、 Ctrl+Z：撤销键 Ctrl+X：剪切键 Ctrl+C：复制键 Ctrl+V：粘贴键 Ctrl+B：加粗键 Ctrl+A：全选键 Ctrl+S：保存键 Ctrl+F：查找键 Ctrl+H：替换键 Ctrl+P：打印键

13. 二、输入法 （一）常用的输入法 1、五笔字型输入法：应用最广泛的输入法，打 字速度最快，错误率最少的输入法。 2、搜狗拼音（QQ拼音、微软拼音）：不会五笔 字型者首选，主要特点是：具有记忆功能，能直接 打出特殊字符和表情。缺点是错误率较高。

14. （二）键盘指法 • 1、键盘操作指法 • ⑴基本键位 • 基本键是打字时手指所处的基准位置，击打其他任何键，手指都是从这里出发，而且打完后又须立即退回到基本键位。 • 基本键位于主键盘区中间一行，共8个键：A、S、D、F、J、K、L、;

15. ⑵手指分工 • 左手控制左半部分，右手控制右半部分。 • 左右手的小指、无名指、中指分别对应一列；而食指要对应两列（如下图所示） 键盘左右两侧剩余的这些按键怎么办呢？ 统统归左右手的小指操控

16. 2、提高打字速度的方法 （1）坚持正确的指法 （2）分键盘区练习 如：线面字母组，每组联系3次 Vbnc cvbbc cvvvx nbcvb cvcvx zxnmb Zcvvb vcbbc czln? Szkjk? Zero car fox （3）专门软件练习 如：金山打字通 QQ聊天工具等

17. 办公软件操作基础知识 一、Word 基础知识 二、Excel 基础知识

18. Word窗口的组成 标题栏 菜单栏 工具栏 编辑区 标尺

19. 文本的输入 1．中英文输入 输入法列表 换输入法:Ctrl+Shift 2．标点符号的输入 特殊符号可以通过“插入”菜单中选择“符号”命令，从“符号”对话框中选择。

20. 文本的输入 4．数字的输入 3．日期和时间的插入 “日期和时间”对话框 “数字”对话框

21. 文本的修改 1．光标的定位 （1）利用鼠标。 （2）利用键盘。 2．文档的修改 （1）改写与插入。 （2）删除。

22. 文档的编辑 1．选择文本 1．选择文本

23. 文档的编辑 2．文本的删除 方法一： （1）选定要删除的文本。 （2）单击“编辑”菜单。 （3）在下拉菜单中选择“清除”命令，或按键盘Delete键。 方法二： （1）选定要删除的文本。 （2）右击被选中文本。 （3）在弹出的快捷菜单中单击“剪切”命令，也可以在文档正文中删除所选文本。 3．撤消、恢复和重复 4．文本的移动

24. 文档的编辑 5．文本的复制与粘贴 方法一： （1）选中要复制的文本。 （2）单击“编辑”菜单 →“复制”命令。 （3）将光标移至要插入文本的位置。 （4）单击“编辑”菜单→“粘贴”命令。 方法二： （1）选中要复制的文本。 （2）右击选中文本，从快捷菜单中选择“复制”命令。 （3）将光标移动要插入文本的位置。 （4）在该插入点右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。

25. 文档的编辑 6．查找文本 7．替换文本

26. 文档的编辑 8．插入文件(演示) 9．文档统计

27. 文档的编辑 10．给文档加密码(工具栏选项中进行设定)

28. 设置字符格式 1．设置字体 （1）利用“字体”列表框设置字体 （2）利用菜单命令设置字体

29. 设置字符格式 2．设置字号 设置方式同设置字体相同，可以在“字号”列表中设置，也可以在“字体”对话框中设置。 3．设置字形 （1）加粗格式。 （2）倾斜格式。 （3）下划线格式。 4．设置字间距

30. 设置字符格式 6．添加着重号 5．动态文字效果

31. 设置字符格式 7．合并字符 单击“其他格式”工具栏中的“合并字符”按钮 8．带圈字符 选择“其他格式”工具栏中的“带圈字符”按钮

32. 设置段落格式 小提示:1个字符等于1个汉字位置

33. 添加边框和底纹 1．添加边框 (格式) 2．添加底纹

34. 创建页眉和页脚 选择菜单“视图”→“页眉和页脚”命令，这时屏幕出现用虚线标明的“页眉”区和“页脚”区，同时显示“页眉和页脚”工具栏。 在页眉和页脚间转换 单击“关闭”按钮返回文档

35. 创 建 表 格 1．利用“插入表格”按钮

36. 创 建 表 格 2．利用“插入表格”命令 选择“表格”菜单中的“插入表格”命令，出现“插入表格”对话框。 3．创建自由表格

37. 编 辑 表 格 1．插入单元格 2．删除单元格 3．插入行或列 4．删除行或列 5．合并单元格 6．拆分单元格

38. 表格的格式化 1．改变列宽 2．改变行高 3．表格自动套用格式 4．文本垂直对齐方式

39. 表格的格式化 5．添加边框和底纹

40. 插入图片 插入画 片(图片剪集或外部文件获取) 在例文中插入图片

41. 图片格式设置 1．“图片”工具栏 2．“设置图片格式”对话框

42. 绘制图形 1．添加自选图形 2．添加直线或曲线 3．绘制任意多边形

43. 做一个画报:

44. 二、Excel基本知识

45. 功能表介紹

46. 功能列介紹 一般功能列 格式功能列

47. 建立新页面开启旧档案 创建新表格,直接新建即可 新的页面就是我们的作业区

48. 作业中的几点问题 更改工作表名称 将鼠标移到标签处,按右鍵,选择“重新命名”,就可以更改工作表的名称了 這些标签是更改后的结果 提示:1、若现有表格不够,还可以自行插入,双击右键,插入即可; 2、为方便管理，可设置各工作颜色。

49. 调整栏宽及列高 栏标题 将鼠标移至栏标题中间处便会出现一个十字浮标，拖动它就可以调整栏的宽窄。

50. 合并储存格 按下居中标签 這個圈示代表的意思是“居中”