Gestão e Informação

1. Gestão e Informação

2. Capítulo I - Gestão e Informação • Requisitos de Informação da Organização • Requisitos de Informação dos Gestores • Caracteristicas da informação • Terminologia • Tipos de Sistemas de Informação • Sistemas de Informação numa Perspectiva Funcional • Integração das Funções e Processos de Negócio • Sistemas de Informação Internacionais

3. Requisitos de Informação da Organização • Planeamento • Monitorização/Avaliação da Performance • Controle • Tomada de decisão • Registo e processamento de transacções • Comunicação Apoiar a Gestão Recurso Estratégico = Vantagem Competitiva

4. Actividades de Planeamento Actividades de Controle Requisitos de Informação dos GestoresModelo dos 3 níveis de gestão de Anthony, 1965 • GESTÃO ESTRATÉGICA • Objectivos • Recursos utilizados • Políticas • Planeamento LP • GESTÃO TÁCTICA • Marketing – mix • Níveis de Stock • Capital circulante • Substituição de activos • Baseada em análises financeiras CONCLUSÃO As decisões tomadas pelos gestores em cada nível dependem do mix de actividades de planeamento e controle envolvidas Estratégico • GESTÃO OPERACIONAL • Detalhe s/operações • Transacções • Processos • Controle programado Táctico Operacional Operações

5. Características da informaçãoConclusão A qualidade da informação depende do nível de gestão que irá fazer uso dela.

6. TerminologiaDados São factos e opiniões reunidas e armazenadas por uma organização, ou por indivíduos dentro da organização, potencialmente moldáveis ou formatáveis, i.e., interpretáveis, de modo a criar informação.

7. TerminologiaInformação “Conjunto de dados que quando fornecidos de forma e em tempo adequado, melhoram o conhecimento da pessoa que os recebe, ficando ela mais habilitada a desenvolver determinada actividade ou a tomar determinada decisão.” Gailliers, 1987 “Clusters of facts that are meaningful and useful to human beings in the processes such as making decisions” Laudon, 2002

8. TerminologiaDados versus Informação Dados e Informação

9. Qualidades da Informação Atributos

10. Dados, Informação e Conhecimento

11. TerminologiaSistema de Informação (SI) “É um sistema que reúne, guarda, processa e faculta informação relevante para a organização (…), de modo que a informação é acessível e útil para aqueles que a querem utilizar, incluindo gestores, funcionários, clientes, (…). Um Sistema de Informação é um sistema de actividade humana (social) que pode envolver ou não a utilização de computadores.” Buckingham, 1987 “É uma combinação de procedimentos, informação, pessoas e TI, organizadas para o alcance de objectivos de uma organização.” Alter 1992

12. TerminologiaTecnologia de Informação (TI) “Conjunto de equipamentos e suportes lógicos (hardware e software) que permitem executar tarefas como a aquisição, transmissão, armazenamento, recuperação e apresentação da informação.” S. Alter

13. Componentes dos Sistemas de Informação

14. TerminologiaGestão de Informação (GI) “Conjunto diversificado de actividades associadas à gestão do recurso informação. Estas incluem a aquisição, protecção, utilização, disseminação, promoção e gestão da confiança por forma a alcançar o máximo benefício desse recurso.” Ward, Griffiths e Whitmore, Strategic Planning for Information Systems, 1990 “ Conjunto de actividades através das quais a Organização maximiza a eficiência com que recolhe, organiza, dissemina, salvaguarda e elimina a informação para apoio à sua gestão. A GI disponibiliza a informação certa à pessoa certa, na forma correcta e em tempo útil, por forma a permitir a formulação e execução atempada de decisões eficazes.” NATO C3 Board

15. TerminologiaGestão de Informação (GI) "Gerir a informação é (...) decidir o que fazer com base em informação e decidir o que fazer sobre informação. É ter a capacidade de seleccionar dum repositório de informação disponível aquela que é relevante para uma determinada decisão e, também, construir a estrutura e o design desse repositório.“ “ (...) função que conjuga a gestão do sistema de informação e do sistema informático de suporte com a concepção dinâmica da organização num determinado contexto envolvente". Zorrinho, 1995

16. TerminologiaGestão de Sistemas de Informação (GSI) “A (...) representa a Gestão do Recurso Informação e de todos os recursos envolvidos no planeamento, desenvolvimento, exploração e manutenção do SI.” Luis Amaral e João Varajão, Planeamento de Sistemas de Informação, pág. 26 “(...) conjunto de actividades que, numa organização, são necessárias para gerir a informação, os SI e a adopção de TI para as suportar .” Carvalho e Amaral, 1993

17. Gestão de InformaçãoObjectivos • Apoiar a política global da empresa, na medida em que torna mais eficiente o conhecimento e a articulação entre os vários subsistemas que a constituem; • Apoiar os gestores na tomada de decisões; • Tornar mais eficaz o conhecimento do meio envolvente; • Apoiar de forma interactiva a evolução da estrutura organizacional, a qual se encontra em permanente adequação às exigências concorrenciais; • Ajudar a formar uma imagem da organização, do seu projecto e dos seus produtos, através da implantação duma estratégia de comunicação interna e externa.

18. TerminologiaPlaneamento de Sistemas de Informação (PSI) Conjunto de actividades associadas com a identificação de políticas, definição de objectivos, concepção de estratégias, planos e orçamentos, em consonância com a própria organização O PSI deverá conduzir a uma representação da visão global do SI da organização e, simultaneamente, incluir elementos necessários para a sua operacionalização (desenvolvimento). É o momento na vida das organizações em que se define o futuro desejado para o seu SI, para o modo como este deverá ser suportado pelas TI e a forma de concretizar esse suporte.

19. Zmud (1984) Função SI

20. Gestão de Sistemas de Informação ou Gestão do Recurso Informação

21. Tipos de Sistemas de Informação • Apoio gestores operacionais • Registo de transacções • ex.: facturas, recibos, etc. • Apoiar knowledge e data workers”; • Introdução de novos conhecimentos; • Organizar e dar acesso ao conhecimento existente; • KWS (CAD, Virtual Reality, etc.) • Apoiar a monitorização e controle dos outros SI; • Relatórios por excepção • Apoio da decisão dos gestores seniores; • DSS – sumario informação • MIS – sumario TPS • Apoiar a orientação estratégica (ex.): • Novos Investimentos; • Novos Mercados; • Novos Produtos • ESS : Informação agregada e estruturada Executive Support Systems Nível Estratégico Management Information Systems Nível de Gestão Decision Support Systems Knowledge Work Systems Nível Conhecimento Office Automation Systems Transaction Processing Systems Nível Operacional

22. Tipos de Sistemas de Informação

23. The Organizational Pyramid • Many organizations follow pyramid model • CEO at top • Small group of senior managers • Many more lower-level managers • Clerical and Shop Floor Workers • No management-level decisions required • Operational Management • Comply with general policies handed down

24. The Organizational Pyramid • Tactical Management • Wide-ranging decisions within general directions handed down; “how to do it” decisions • Strategic Management • Decisions affect entire or large parts of the organization; “what to do” decisions

25. Tipos de Sistemas de Informação

26. Caracteristicas da Informação

27. Tipos de Sistemas de Informação

28. Inter-relações entre Tipos de Sistemas de Informação

29. Nível Estratégico Nível de Gestão Nível Conhecimento Nível Operacional Tipos de Sistemas de InformaçãoTransaction Processing Systems Definição Package computacional desenhada para registar dados relativos a transacções internas de uma qualquer organização ESS MIS DSS KWS • Principal sistema ao nível operacional • Registo de transacções diárias de rotina • Utilizado por pessoal administrativo e operacional (input , manutenção) OOS TPS

30. Figure 2-4 Sistemas de Processamento de Transacções

31. Sistemas de Processamento de transacções(ex. Processamento de Vencimentos – Payroll)

32. ESS DSS KWS OOS TPS Nível Estratégico Nível de Gestão Nível Conhecimento Nível Operacional Tipos de Sistemas de InformaçãoKnowledge Work Systems Gestão do Conhecimento Criar novo conhecimento ou informação através da investigação e experimentação de novas tendências e produtos Package computacional desenhada para proporcionar aos “trabalhadores do conhecimento” com os meio que permita criar e integrar novos conhecimentos numa organização MIS • KWS = Sistemas de Gestão do Conhecimento • Actividades dos Knowledge workers (trabalhadores do conhecimento): • Actualização de conhecimentos (tecnologia, ciência, humanidades) • Aconselhamento interno na utilização de novos conhecimentos • Agentes de mudança • Requisitos: • User interface: GUI • Software: Comms, EDMS e outros específicos • Hardware: Hi-tec • External links: Internet, BD Inputs: Design specs Processing: Modeling Outputs: Designs, graphics Users: Technical staff Example: Engineering work station

33. ESS MIS DSS KWS OOS TPS Nível Estratégico Nível de Gestão Nível Conhecimento Nível Operacional Tipos de Sistemas de InformaçãoManagement Information Systems Definição Sistema integrado, baseado em computadores, orientado para o utilizador que faculta informação de suporte às funções operacionais e de tomada de decisão. • Tipos: • Bases de Dados • Sistemas de Controle: monitorização e “report” de actividades (output, vendas e créditos); • Sistemas de Pesquisa (“Enquiry Systems”) baseados em BD: informação sobre performance de departamentos ou funcionários; • Sistemas de suporte: facultam métodos e procedimentos que facultam análises, previsões e simulações; • Funcionalidades: • Suporte à decisão estruturada em todos os níveis de gestão; • Acesso “on-line” aos TPS (info sumariada sobre performance) • Foco interno • Info detalhada nas operações internas numa base de “drill down” • Programas “simples” se comparados com DSS • Exemplos (Sumário) • Industria automóvel: volume de vendas para apoio na análise de tendência e contratação de pessoal; • Empresa contabilidade : trabalho realizado para cada cliente para efeito de cobrança de serviços prestados; • Empresa de formação : nº de formandos inscritos por curso -> dimensão das salas e nº de formadores; • Empresa fabril: análise do tempo em inventário do “stock” existente para fins contabilísticos e financeiros; Inputs: High volume data Processing: Simple models Outputs: Summary reports Users: Middle managers Example: Annual budgeting

34. Tipos de Sistemas de InformaçãoManagement Information Systems

35. ESS MIS DSS KWS OOS TPS Nível Estratégico Nível de Gestão Nível Conhecimento Nível Operacional Tipos de Sistemas de InformaçãoDecision Support Systems Definição Sistemas baseados em computadores, que ajudam os decisores a confrontar problemas insuficientemente estruturados através da interacção directa com modelos de dados e de análise. • Modelo de melhores práticas; • Obtenção de apoio especializado; • “Decision modeling”, teoria da decisão e análise da decisão; • Inteligência, intuição e julgamento do “decision maker” fazem parte do sistema • Não vocacionado para a rotina de processamento de transacções, registo de operações ou “report”; • Estrutura possível: • Modelos explicítos de previsão • Extracção e manipulação de dados através de análise ad hoc Inputs: Low volume data Processing: Interactive Outputs: Decision analysis Users: Professionals, staff Example: Contract cost analysis

36. Tipos de Sistemas de InformaçãoDecision Support Systems Figure 2-6

37. Tipos de Sistemas de InformaçãoDecision Support Systems

38. ESS Nível Estratégico MIS Nível de Gestão DSS Nível Conhecimento KWS Nível Operacional OOS TPS Tipos de Sistemas de InformaçãoExecutive Support Systems Definição Método interactivo (ecrã táctil, gráficos) de permitir a executivos e gestores, o acesso a informação que permita monitorizar as operações internas e pesquisar as condições gerais em que se insere o negócio. • ESS ou EIS • Fácil acesso a dados internos e externos • Orientado para as necessidades dos executivos senior • Minimiza procedimentos de utilização • Modelação global do negócio • Monitorizar a realidade e facilitar as acções que melhoram os resultados; • Insuficiência dos MIS • Performance de curto prazo • Exemplos • Volume de vendas, produção, rendimento, orçamentos e previsões da empresa; • Comunicação interna : correspondência pessoal, relatórios e reuniões; • Informação externa: notícias sobre regulamentação, competidores, economia e finanças públicas e científica; Inputs: Aggregate data Processing: Interactive Outputs: Projections Users: Senior managers Example: 5-year operating plan

39. Tipos de Sistemas de InformaçãoExecutive Support Systems

40. Sistemas de Informação numa Perspectiva Funcional Sales and Marketing Systems Major functions of systems: • Sales management, market research, promotion, pricing, new products Major application systems: • Sales order info system, market research system, pricing system

41. Sistemas de Informação numa Perspectiva Funcional Sales and Marketing Systems

42. Sistemas de Informação numa Perspectiva Funcional Manufacturing and Production Systems Major functions of systems: • Scheduling, purchasing, shipping, receiving, engineering, operations Major application systems: • Materials resource planning systems, purchase order control systems, engineering systems, quality control systems

43. Sistemas de Informação numa Perspectiva Funcional Manufacturing and Production Systems

44. Figure 2-10 Sistemas de Informação numa Perspectiva Funcional Overview of Inventory Systems

45. Sistemas de Informação numa Perspectiva Funcional Financing and Accounting Systems Major functions of systems: • Budgeting, general ledger, billing, cost accounting Major application systems: • General ledger, accounts receivable, accounts payable, budgeting, funds management systems

46. Sistemas de Informação numa Perspectiva Funcional Financing and Accounting Systems

47. Sistemas de Informação numa Perspectiva Funcional Human Resource Systems Major functions of systems: • Personnel records, benefits, compensation, labor relations, training Major application systems: • Payroll, employee records, benefit systems, career path systems, personnel training systems

48. Sistemas de Informação numa Perspectiva Funcional Human Resource Systems

49. Figure 2-11 Sistemas de Informação numa Perspectiva Funcional Human Resource Systems

50. Integração das Funções e Processos de NegócioProcessos de Negócio e Sistemas de Informação Business processes • Manner in which work is organized, coordinated, and focused to produce a valuable product or service • Concrete work flows of material, information, and knowledge—sets of activities • Unique ways to coordinate work, information, and knowledge • Ways in which management chooses to coordinate work