Kompetansenettverket

1. Kompetansenettverket Arbeidsseminar om helhetlige pasientforløp og strategisk eiendomsutvikling Oslo 1. juni 2005 Lise Aagaard, Ementor Danmark A/S

2. Agenda Tittel: Analyser av arbeidsprosesser som grunnlag for planlegging og utvikling av sykehus – eksempler og erfaringer • Prosesser og bygg – gir det mening? • Hvorfor interessere sig for prosesser? • Eksempler • Hvor er prosessene når man planlegger/bygger nytt sykehus? • Oppsummering

3. Prosesser i sykehus • Pasienter • Pasientens flyt = pasientens vei i sykehus • Pasientforløp = behandlingsforløp • pasientens samlede forløp i 1. og 2. linjetjeneste: De tjenester som leveres til pasienten, inkl. hvem som leverer tjenesten, hvor tjenesten leveres, det tidsmessige forløp, ressurstrekket, anvendt utstyr, journalføring etc. • Delprosess, f.eks. forløpet i akuttmottak, operasjon, røntgen etc. • Personal • Personalets flyt = personalets vei i sykehus • Arbeidsprosesser knyttet til ulike oppgaver, for eksempel kontorfunksjoner (journalhåndtering, registrering, booking) • Forsyning • Vareflyt • Arbeidsprosesser knyttet til innkjøp, rekvisisjon, lagring, distribusjon

4. Prosesser & bygg - konseptnivå (1) Bispebjerg Hospital

5. Prosesser & bygg - konseptnivå (2) Amtssygehuset i Herlev Senge Undersøkelse/Behandling

6. Prosesser & bygg - konseptnivå (3) Nye Ahus

7. Prosesser & bygg - konseptnivå (4) Nye St. Olavs Hospital

8. Prosesser & bygg – inne i sykehuset (1) • Fysiske løsninger inne i sykehuset har stor betydning for pasient- og personalprosesser: • Fysisk plassering av avdelinger i bygget • Avdelingenes interne fysiske løsninger • Plassering og antall av heiser • Eksempel på en prioriteringskonflikt: • Sentral poliklinikk (i 1. etasje) og sengeområder enten i fløy eller opp i etasje • Prioritet: Hensyn til bygningsmessig fleksibilitet og begrensning av trafikk • Konsekvens: Mer personaltransport – store krav til planlegging • Poliklinikk med nærhet til sengeområde, dvs. opp i etasjene • Prioritet: Avgrenset område til avdelingen, korte transportveie for personalet, personalkontinuitet for pasientene • Konsekvens: Pasienter rundt i sykehuset, større belastning på heiser

9. Prosesser & bygg – inne i sykehuset (2) • Eksempel på prosess/flyt problemstillinger: • Unngå transport gjennom ”fremmede” avdelinger • Sikre ensartet belastning av heiser • Nærhet akutte funksjoner • Erfaring: • Det tenkes mye i prosesser når fysisk planløsninger designes • Allikevel må prosesser ofte tilpasses fysisk planløsning • Eksempler: Kvinne-barn senteret i nye St. Olavs Hospital • Akutte pasient: ankomst, til operasjon, intensiv og sengeområde • Elektive pasienter til sengeområde

10. ST ST ST ST Den akutte pasientens vei ST ST Medisin Ortopedi/ nevro/revma Kirurgi ST ST 04 AH Infeksjon ST ST T ST ST 03 AH ST ST Ø Operasjon V T Barn Intensiv ST ST 02 AH ST Pasientmottak 01 AH Fra Akuttmottak/ legevakt ST T ST T ST T T T ST ST U1 AH S

11. Den elektive pasient til innleggelse ST ST ST ST ST ST Medisin Ortopedi/ nevro/revma Kirurgi ST ST 04 Kreft- og blodsykdommer AH Infeksjon ST ST T ST ST 03 AH ST V Ø ST Operasjon T Barn intensiv ST ST 02 AH Resepsjon ST Pasientmottak 01 AH ST T ST T ST T T T ST ST U1 AH S

12. Pasientforløp & prosessanalyse – hvorfor? • Historikk: bølge som startede for 10 -15 år siden i alle typer av bransjer • Formål: forbedre effektivitet og kvalitet ved å analysere og strømline prosessene dvs. • Unngå dobbelthandlinger og gjentagelser • Færre trin i prosessen • Hurtigere prosess – gjennomløpstid • Overført til pasienter: • dessuten kontinuitet, ansvarlig lege/sykepleier • standard behandlingsforløp • Erfaringer fra helsesektoren • Forbedring og effektivisering av prosessene • Som støtte for planlegging av bygg • Eksempler

13. Bakgrunn: Krav om økt kvalitet og redusert ressursbruk i klinisk avdeling Pilotprosjekt Prosjekt: Nye pasientforløp, ny organisasjon, ny avdelingsstruktur Estimering av gevinstpotensial Implementering Før- og etter måling av effektene Samarbeid: Tett involvering av avdelingens personal, især legene Oppbakning og konsekvens fra avdelingsledelse Realiserte resultater og gevinster etter 1 år: Bedre effektivitet enn satt som mål, for eksempel flere dagpasienter (3-dobling) færre innleggelser (12 % - 24 %) kortere liggetid (22%) Konsekvenser: 20 senger lukket Personal redusert tilsvarende Reduserte utgifter per pasient Kvalitative resultater etter 1 år: Økt pasienttilfredshet, kortere ventetider & behandlingstider Økt legetilfredshet Redusert sykepleiertilfredshet (avskjedigelse av personal) Eksempel: Rigshospitalet: Pasientforløp

14. Eksempel – Prosesser & bygg: St. Olavs Hospital • For alle Spesialiteter/sentre er det utarbeidet prosessanalyse for utvalgte pasientforløp • Gastrosenterets spesialiteter: • Kirurgisk gastroenterologi • Urologi • Kirurgisk endokrinologi • Medisinsk gastroenterologi • Nefrologi • Medisinsk endokrinologi • Formål • Metode/fase • Noen resultater

15. Formål: grunnlag for nybygg og forbedring i eksisterende sykehus Programmering "Nytt Sykehus" Byggefase PK PA Prosjektering "Bedre prosesser" OU Handlingsplaner over tid Straks- tiltak

16. Metode/prosjektfaser

17. Resultat: handlingsplaner

18. Resultat: Beskrivelse av nye behandlingsforløp

19. Resultat: reduksjon i innleggelser *) ekskl. ØHJ innleggelser

20. Resultat: Reduksjon i liggetid

21. Resultat: flere dagpasienter

22. Resultat: økt poliklinisk aktivitet

23. Resultat for det samlede Gastrosenter • Resultatene fra PA ble kvalifisert mhp. overføring til øvrige pasientgrupper • Endringer i pasientdata 2000 – 2020 for hele Gastrosenteret: • Innleggelser: - 17 % • Liggetid: + 6 % • Liggedager: - 2 % • Observasjonspasienter: svarende til 9 senger (ingen i år 2000) • Dagpasienter: + 123 % • Poliklinikk: + 23 % • Økt bemanning

24. Hvor er prosessene når man planlegger/bygger nytt sykehus ?

25. Hva skjer når man planlegger/bygger nytt sykehus ? • Utredning i forvaltningsregi • Helseplaner, visjoner, analyser av pasientdata • Hovedfunksjonsprogram, omstilling, effektivisering, arealer • Kostnadsoverslag • Arkitekten kommer inn – konkurranse • Velger løsning, konsept • Funksjonsplanlegging • Data, rom, arealer • Organisering, nærhet • Prosesser • Logistikk • sentrale pasientprosesser, for eksempel mottak • Prosjektering/bygging • Arkitekten prosjekterer på grunnlag av planer, romprogram osv. • Arkitekten og brukere finner fysiske planløsninger • Løpende brukerinvolvering og politiske vedtak

26. Læring & anbefalinger • Hva skjer ofte: • Målsettinger om organisering, prosesser, effektiviseringer, rammer realiseres ikke • Hva bør man gjøre • Prosessene – og deres sammenheng med organisasjon og bygg - bør være helt sentrale i planleggingen – men der skal settes effektiviserings- og forbedringsmål – og der skal følges opp • Fastholdelse av ledelsesfokus og visjon – business casen – hele veien også i prosjekteringsfasen • Brukere er eksperter i medisinsk faglige spørsmål og de skal involveres, men de er amatører – og ofte inhabile - når det gjelder planlegging av sin nye avdeling/sykehus • Insitamenter og endringsledelse Prosesser, organisering, bygg – et strategisk og konseptuelt valg Valget er trend betonet