YBS 431 Örgütsel Yapı ve Bilgi Sistemlerine Etkis

1. YBS 431Örgütsel Yapı ve Bilgi Sistemlerine Etkis 19 Ekim 2010

2. Konular • Örgütsel çevre • Sistem yapıları • Bağlam düzeyi veri akış diyagramı • Varlık-ilişki (entity-relationship)diyagramı • Yönetim kademeleri • Örgütsel kültür

3. Örgütler (kurumlar) • Kurumlar birbiriyle ilişkili ve birbirine bağımlı alt sistemlerden oluşur • Bilgi sistemleri analizi ve tasarımını, bu sistem ve alt sistemlerin sınırları ve çevresel koşulları etkiler

4. Kurumsal Çevre • Sosyal çevre • Coğrafi etkenler • Demografik (eğitim düzeyi, gelir düzeyi) • Ekonomik çevre • Pazar faktörleri • Rekabet • Politik çevre • Yerel ve merkezi hükümet birimleri

5. Açık ve Kapalı Sistemler • Sistemler: • Açık Sistemler • Bilginin serbestçe dolaşımı • Bir sistemin çıktısı diğerinin girdisini oluşturur • Bilgiye sınırlı erişimli Kapalı Sistemler • Çok sayıda kuralla sınırlı • Sadece gerektiği kadar bilgiye erişim

6. Sanal Kurumlar • Sanal kurumun çeşitli birimleri/çalışanları değişik fiziki konumlarda bulunabilir • Projeler üzerinde ortak çalışmak için bilgisayar ve iletişim teknolojilerinden yararlanılır

7. Sanal Kurumların Avantajları • Fiziki birimlerin maliyetinden tasarruf • Müşteri talep ve ihtiyaçlarına daha hızlı cevap verebilme • Çalışanların yaşlı yakınlarına veya çocuklarına daha fazla ilgi gösterebilmesi

8. Kurumsal Kaynak Planlaması Enterprise Resource Planning (ERP) • Entegre kurumsal bilgi sistemi • Kurumun fonksiyonel birimleri arasında bilgi akışını sağlayan yazılım

9. Bağlam Düzeyi (Context-Level)Veri Akış Diyagramı (VAD) • Sistem tarafından kullanılan ve üretilen bilgilerin gösterimi için kullanılan önemli bir araç • Sistemin içinde çalıştığı ortam veya kurgunun özet gösterimi: hangi birimler bilgi sağlar/alır?

10. Müşteri Bağlam Düzeyi VAD Sembolleri • Varlık, kişi, grup, birim, veyabilgi alan/veren sistemler • Bir isim ile belirtilir

11. 0 Müşteri Sistemi Bağlam Düzeyi VAD Sembolleri • Tüm sistemi temsil eden tek bir işlem • 0 ile numaralandırılır

12. Yolculuk Talebi Yolcu Rezervasyonu Bağlam Düzeyi VAD Sembolleri • Veri akışları ok ile gösterilir • İşlemler arası veri akışını gösterir • Veri akışları okun altında isimlendirilir

13. Airline Reservation System

14. Varlık-ilişki DiyagramıEntity-Relationship (E-R Diagrams) • Varlık-ilişki diyadramları sistem analistinin kurumsal sistem ve istemde depolanan verileri anlamasına yardımcı olur • Varlık ve ilişkiler sembollerle gösterilir

15. Varlıklar • Üç çeşit varlık: • Temel varlık;bir kişi, yer, veyanesneyi tanımlar • Birleşikvarlık;temel varlıların birbirine bağlanması ile oluşur • Nitelik belirten varlık;özellikleri veya tekrar eden grupları tanımlar

16. Müşteri Temel Varlık • Kişi, yer veya nesneler • Dikdörtgen ile gösterilir

17. Rezervasyon Birleşik Varlık • İki varlığı birleştirir • Sadece iki varlık arasında var olabilir • Dikdörtgen içinde baklava ile gösterilir • Diğer adları: • Gerund • Junction • Intersection • Concatenated entity

18. Performans Nitelik belirten varlık • Nitel varlıkları veya tekrar eden grupları tanımlar • Dikdörtgen içinde oval şekille gösterilir

19. İlişkiler • İlişkiler varlıkların birbirlerine nasıl bağlandığını anlatır • Üç çeşit ilişki vardır: • Bire bir (One to one) • Bire çok (One to many) • Çoka çok (Many to many) • İlişki çizgilerinin altına adları yazılır

20. İlişki gösterimi • Kısa dikey çizgi tekli ilişkiyi gösterir • Çoklu ilişki kaz ayağı ile gösterilir

21. Varlık İlişki Gösterim Örneği atanır Sistem O Proje Analisti tarafından geliştirilecek

22. Müşteri Adı Müşteri Adresi Müşteri Müşteri Tel No Müşteri Kredi Kart No Özellikler • Veri öz nitelikleri diyagrama eklenebilir

23. Varlık-ilişki Diyagramlarının Oluşturulması • Adımlar: • Kurumdaki varlıkların listelenmesi • Problemin kapsamını daraltmak için anahtar varlıkların seçimi • En önemli varlığın tespiti • Yukarıdaki sonuçların veri toplanarak doğrulanması

24. Yönetimsel Kontrol • Üç kademe yönetim • Operasyonel yönetim • Önceden belirlenmiş kurallara göre karar verme • Orta kademe yönetim • Stratejik yönetim

25. Operasyonel Yöneticiler • Tahmin edilebilen sonuçları olan önceden belirlenmiş kuralları kullanırlar • İyi tanımlanmış işler • Karar vermede yüksek kesinlik • Kurumun işleyişine ilişkin detayları yönetirler • Kurum içi bilgiye bağımlı çalışırlar

26. Orta Kademe Yöneticiler • Kaynaklara ve kurumsal amaçlara yönelik kısa vadeli planlama ve kontrol kararları verirler • Karar vermede çoğunlukla belirsizlik hakimdir • Kısmen operasyonel, kısmen stratejik kararlar verirler • Geçmiş döneme ait ve geleceğe yönelik tahmini -kurum içi- bilgilere bağımlıdırlar

27. Stratejik Yönetim Kademesi • Kurumdan dışarı ve geleceğe doğru bakarlar • Verdikleri kararlar orta ve operasyonel kademe yöneticileri yönlendirir • Yüksek belirsizlik ortamında karar vermeleri gerekir • Kuruma bir bütün olarak bakmayı gerektirir • Kurum dışı bilgilere bağımlı çalışırlar

28. Yönetim kademeleri • Her üç yönetim kademesi için • Farklı örgütsel yapılar • Liderlik şekli • Teknolojik kısıtlar • Kurumsal kültür • İnsan ilişkileri bilgi sistemlerinin analiz ve tasarımını etkiler

29. Kurumsal Kültür • Kurum kültürü ve alt kültürler • Sözlü ve sözlü olmayan işaretler

30. Sözlü semboller • Kullanılan dil • Hikayeler • Mecaz • Vizyon ifadeleri • Mizah

31. Sözlü olmayan semboller • Ortak faaliyetler • Kurum piknikleri, yarışmalar,vs • Kutlama ve törenler • Görevde yükselmeler • Doğumgünleri, vs • Kılık kıyafet • Ofis yerleşimi ve dekorasyon

32. YBS 431Ön Yapılabilirliğin Tespiti veAnaliz ve Tasarım Faaliyetlerinin Yönetimi (Proje Yönetimi) 19 Ekim 2010

33. Konular • Projenin başlatılması • Yapılabilirlik etüdü • Proje takviminin oluşturulması • Proje faaliyetlerinin yönetimi • Sistem analizi takımının yönetimi

34. Projenin Başlatılması • İki temel sebeple proje başlatılabilir: • Sistem yaklaşımı çözümü gerektiren sorunların ortaya çıkması • İyileştirme imkanları • Sistem yüksletme(upgrade) • Sistem değişiklikleri (altering) • Yeni sistem kurulumu

35. Örgütsel Sorunlar • Sorunların tespiti • Çıktıların performans kriterleri ile karşılaştırılması • Çok sayıda hata • Yavaş tamamlanma süreleri • Yanlış yapılan işler • Eksik yapılan işler • Gerçekleştirilemeyen/yapılmayan işler

36. Örgütsel Sorunlar (devam) • Çalışanların gözlemlenmesi • Yüksek devamsızlık • Düşük iş memnuniyeti • Yüksek iş değiştirme oranı

37. Örgütsel Sorunlar (devam) • İş ortakları, tedarikçiler ve müşteri görüşleri • Şikayetler • İyileştirme önerileri • Satış kayıpları • Satışlardaki düşüşler

38. Proje Seçimi • Proje seçiminde 5 temel kriter: • Üst yönetim desteği • Kaynak ayrılması için uygun zamanlama • İşletmeyi amaçlarına doğru götürmeye destek • Uygulanabilir olma • Diğer projelere kıyasla yeterince önemli olma

39. İyileştirme İmkanları • Birçok iyileştirme imkanı mevcut olabilir: • Bir işlemin hızlandırılması • Bir işlemin düzenlenmesi, basitlerştirilmesi (rasyonelleştirilmesi) • İşlemlerin birleştirilmesi • Girdilerde hataların azaltılması • Gereksiz depolamanın azaltılması • Gereksiz çıktıların azaltılması • Sistem–alt sistem entegrasyonunun iyileştirilmesi

40. Fizibilite Etki Tablosu(Feasibility Impact Grid) • Mevcut sistemde yapılacak iyileştirmelerin etkisini değerlendirmek için kullanılır • Kurumsal hedeflere ulaşmayı etkileyen proje bileşenleri hakkında bilgilenme sağlar

41. Fizibilite Etki Tablosu • Mevcut veya önerilen sistem bileşenleri sol sütunda, • Hedefler üst satırda listelenir. • Kırmızı oklar olumlu etkiyi, • Yeşil oklar uygulamayı gösterir.

42. Yapılabilirlik (fizibilite) • Yapılabilirlik etüdü, önerilen bir projenin teknik, ekonomik ve operasyonel yönlerini değerlendirir. • Üç çeşit yapılabilirlik: • Teknik yapılabilirlik • Ekonomik yapılabilirlik • Operasyonel yapılabilirlik

43. Teknik Yapılabilirlik • Mevcut teknik imkanların yeni sistem için yeterli olup olmadığını inceler • Yetersiz olduğu durumlarda, yeni sistem gereklerini karşılayacak şekilde yükseltme imkanları araştırılır

44. Ekonomik Yapılabilirlik • Önerilen sistemi geliştirmek için yeterli zaman ve parasal kaynağın mevcudiyeti incelenir • Aşağıdaki alımları/harcamaları kapsar • Yeni araç-gereç • Donanım • Yazılım • Eğitim

45. Operasyonel Yapılabilirlik • Yeni sistem işletmeye alındığında sistemi çalıştıracak insan kaynaklarının mevcudiyeti incelenir • Yeni sistemi istemeyen kullanıcılar sistemin operasyonel fizibilitesini engelleyebilirler

46. Faaliyet Planlaması • Kapsanan işler • Sistem analizi takımının seçimi • Her faaliyet için tamamlanma sürelerinin tahmin edilmesi • Proje takviminin oluşturulması • Proje planlaması ve kontrolü için iki araç kullanılmaktadır: Gantt ve PERT şemaları

47. Sürelerin Tahmini • Proje aşamalara bölünür • Aşamalar ise işler veya faaliyetlere ayrılır • Son olarak adımlara veya daha küçük birimlere ayrıştırılır • Her bir iş veya faaliyet için süreler tahmin edilir • İyimser, kötümser ve en olası süreler kullanılır

48. Gantt Şeması • Oluşturulması ve kullanımı kolaydır • Belli bir dönemde gerçekleştirilecek faaliyetler gösterilir

49. Gantt Şeması - Örnek

50. Gantt Şeması Proje faaliyetlerinin, başlama bitiş sürelerinin ve faaliyetler arasındaki bağıntıların takvim üzerinde gösterilmesi ile elde edilir.