TJT-A26 Tietotyö ja sen välineet cc.jyu.fi/~pmakkone/tjt-a26

1. TJT-A26Tietotyö ja sen välineethttp://www.cc.jyu.fi/~pmakkone/tjt-a26 Luento 1: Kurssin esittely ja tietotyö ja sen tuottavuus The main points of the first lecture can be found in English at the address HTTP://JARING.NMHU.EDU/notes/Mis423/ch1.html Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

2. Ohje kurssin kalvomateriaaliin käyttöön • Käy läpi materiaali WWW:ssä ja kokeile myös tukevia linkkejä • Mikäli mielestäsi tarvitset lisäselvennystä asioihin, kokeile esim. seuraavaa: • Lainaa kirjastosta (esim. kurssikirjalainaamo, MaA:n kirjasto, kaupungin kirjasto) teos Davis-Naumann-Personal Productivity with Information Technology ja lue se mitä et ymmärrä • Etsi tietoa WWW:stä hakurobottien avulla niistä asioista joista et ymmärrä Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

3. Opintojakso TJT-A 26 Tietotyön ja sen välineet • Kurssi kuuluu tietojärjestelmätieteen approbatur arvosanaan • Tavoitteena ymmärtää henkilökohtaisen työn ja ryhmätyön välineet työn tehostajina • Työmuotoina luennot, harjoitukset (demonstraatiot) ja harjoitustyö Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

4. Opintojakson järjestäjä ja opettaja(t) • Opintojakson järjestää Tietojenkäsittelytieteiden laitos • Kurssin vastaavana opettaja toimii Pekka Makkonen • Kurssilla on lisäksi sivutoimisia opettajina Tero Vartiainen, Eetu Luoma, Kimmo Kulmala ja Jari Uimonen Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

5. Suorittaminen ja arviointi • Lopputentti ja harjoitustyö • Arvostelu • tyydyttävät tiedot (tt): 12 p.-.15 p. • hyvät tiedot (ht): 16 p.-19 p. • erinomaiset tiedot (et): 20 p.-24 p. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

6. Lopputentti • Paino kurssin arvioinnissa 14 p./24 p. • Tentitään kurssin luennot ja demot Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

7. Harjoitustyö RYHMIINJAKO • Pyri muodostaan 1-5 henkilön ryhmä mahdollisimman pian (= viikon sisällä) • Harjoitustyössä osa ryhmistä (Ryhmät 1-18) tekee perinteisen harjoitustyön päättyen seminaariin ke 24.10 jossa työt käsitellään. Nämä ryhmät arvotaan viikon 38 lopussa ja julkistetaan demojen alkaessa viikolla 39. • Ryhmät 19-> tekevät työn ja seminaarin Web CT-ohjelmistoa hyödyntäen • Kurssin aikana pyrimme saamaan tietoa myös Web CT-seminaarin toimivuudesta. Siksi pyydämme sinua vastaamaan alkutestiin ja -kyselyyn (ensimm. luento) ja lopputestiin – ja kyselyyn (tentin yhteydessä) (TIEDOT LUOTTAMUKSELLISIA) Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

8. Harjoitustyö • Paino arvioinnissa 10 p./24 p. • Tehdään enintään viiden hengen ryhmissä • Työ on palautettava ajoissa Pekalle ja ryhmäsi WEB CT-työtilaan (viimeistään 19.10.2001 klo 16.00)-Myöhästymisestä ”sakotetaan” arvioinneissa, koska yksi kurssin tavoitteista on työn organisoinnin opettelu. Ryhmien 1-18 tarvitsee palauttaa työ vain Pekalle, koska he osallistuvat 24.10 seminaari-istuntoihin. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

9. Harjoitustyön tehtävänmääritys (1/5) • Muodosta ryhmä spontaanisti • Valitkaa yksi tyypillinen tietotyöammatti arvioinnin kohteeksi • Esim. opettaja, toimittaja, meklari, pappi, lääkäri, tuomari, atk-suunnittelija • Sovi ryhmän jäsenten kesken tehtävien jaosta • Kurssin aikana ei ole jokaisen välttämätöntä osallistua jokaiselle luento- ja demokerralle, vaan ryhmän jäsenet voivat sopia kuka osallistuu millekin kerralle ryhmän edustajana. Ryhmä voi siis jakaa työn. Ryhmän lopputuloksen pitää kuitenkin olla yhtenäinen esitys, jonka jokainen jäsen voi hyväksyä. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

10. Harjoitustyön tehtävänmääritys (2/5) • Ryhmän ja sen jäsenten tehtävänä on arvioida luennoilla ja harjoituksissa esiteltyjen välineiden vaikutusta tietotyön tuottavuuteen. Elementteinä tällöin ovat: • 1. Ammatin kuvaus ja raportin sisältö (1/2-1 sivua) • 2. Kuvaa tietotyöammattisi työn tuottavuuteen vaikuttavat keskeiset tekijät (1 sivu) l. • asiat, jotka ylläpitävät tietotyöresursseja, • asiat jotka lisäävät työn tuottavuutta alentamalla tietotyön kuluja, ja • asiat jotka nostavat tietotyön tuotosten arvoa. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

11. Harjoitustyön tehtävänmääritys (3/5) • 3. Mieti mitkä ovat ammattisi päätehtävät (huomioi jaottelu) • 4. Mitkä ovat aktiviteetit, jotka vaaditaan tehtävissä • 5. Laske aktiviteettiprofiilit (kohdat 3-5 yhteensä 1 sivu) • 6. Mieti mitkä työkalut tukevat tärkeimpiä aktiviteetteja ja tältä pohjalta sitä mitkä tietotekniset työkalut ovat tärkeitä ammatissasi (1-2 sivua) • 7. Esitä tehtävä-aktiviteettimatriisi-menetelmän rajoitteet. (pari kappaletta) Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

12. Harjoitustyön tehtävänmääritys (4/5) • 8. Selvitä mitkä ovat tietotyöammattilaisesi ryhmätyö- tehtävät ja mikä on niiden ryhmätyöohjelmistotuen tarve (kts. tark. Davis-Naumann s. 121) (noin 1 sivu) • 9. Selvitä perustellen kurssilla miten kurssilla käytetyt ohjelmat tukevat tietotyöammattilaisesi työtä. Selvityksen osia ovat ainakin: • tekstinkäsittely (Word), • taulukkolaskenta (Excel), • esitysgrafiikka (Powerpoint), • tietokanta (Access), Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

13. Harjoitustyön tehtävänmääritys (5/5) • Internet-palvelut yleensä ja erityisesti FTP, • jaetut työtilat (lähinnä BSCW), • kokousohjelma (cAme tai Netmeeting) • päätöksentekoa tukeva ryhmäohjelmisto (lähinnä MindManager) • ryhmän työprosesseja tukeva ohjelmisto (lähinnä Lotus Notes) (kohta 9 noin 8-9 sivua) • Valmis työ alkaa kansilehdellä, jossa on oltava tekijöiden nimet ja sähköpostitunnukset • Työn lopussa on itsearvioiva osuus (noin 2 sivua) jossa selvitätte • mitä opitte tässä työssä yleisesti pääkohtatasolla lyhyesti perustellen • miten oppiminen tapahtui (kirjallisuuden perusteella, ryhmässä keskustellen, Internetin avulla, jotain ohjelmaa käyttäen vai miten) • miten uusi tässä työssä opittu tieto suhtautuu aiemmin olemassaolevaan tietoon ja taitoon (l. siihen mitä ryhmän jäsenet osaa ja tietää ennen tätä kurssia) Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

14. Muuta harjoitustyöstä (1/3) • Harjoitustyö • Joko • perinteinen harjoitustyö • WEB CT-pohjainen harjoitustyö • Perinteinen harjoitustyö • ryhmät 1-18 • Ryhmät tutustuvat toistensa töihin ja kommentoivat tuotoksia pakollisessa loppuseminaarissa joka järjestetään ke 24.10 kolmessa eri ryhmässä Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

15. Muuta harjoitustyöstä (2/3) • Molemmissa tapauksissa ilmoita ryhmäsi aihe (l. tietotyöammatti) ja jäsenten nimet mahdollisimman pian Pekalle luennoilla tai demoissa kiertävään listaan(viim. demo 2) • Jos samoja aiheita on paljon, voi ohjaaja pyytää aiheen vaihtamista • Jos olet Web CT-ryhmässä, tämän ilmoittautumisen perusteella ryhmäsi saa ryhmätunnuksen (ryhma19 tai ryhma20 jne.) kurssin WEB CT-työtiloihin. Tätä tunnusta ja salasanaa voit käyttää koko kurssin ajan. Tunnuksen avulla voit mennä omaan työtilaasi ja myös muiden ryhmien työtilaan. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

16. Muuta harjoitustyöstä (3/3) • Jos olet ryhmissä 19- (WEB CT-ryhmä) kirjoita lisäksi ryhmäsi WEB CT-työtilaan ilmoitus otsikolla RYHMÄ <nro> <aihe> (missä aiheeseen kirjoitat ryhmäsi aiheen siten, että se näkyy jo otsikossa). Tämän ilmoituksen sisältönä kerro ainakin ryhmän jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet • Työhön liittyviin kysymyksiin vastaa Pekka vastaanottoaikoina (paras tapa selvittää asiat usein) tai sähköpostitse • Jokaisen opetuskertaan liittyen pyritään mahdollisuuksien mukaan kertomaan mitä siitä työhön pitäisi sisällyttää Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

17. Lopputulos ja työn palauttaminen (1/2) • Palauta työ tulostettuna (raportti) viimeistään pe 19.10 klo 16 Agoran 5 kerroksen pääkäytävän harjoitustyökaappiin (tule hissillä ylös ja kävele pääkäytävää Nokian rakennusten suuntaan). Voit myös lähettää raportin postitse siten, että se on perillä 19.10 osoitteeseen JY/TKTL Pekka Makkonen PL 35(Agora) 40350 JKL • Jos olet ryhmässä 19- palauta lisäksi työ ryhmäsi WEB CT työtilaan 19.10 klo 16 mennessä mieluiten HTML- tai RTF-tyyppisenä tiedostona Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

18. Lopputulos ja työn palauttaminen (2/2) • Muokkaa raportin ulkoasu (sekä otsikot että kappaleet) Tyylit-toimintoa hyödyntäen tai valmista tekstinkäsittelyohjelman asiakirjapohjaa käyttäen. Tällöin käytä valmiita Otsikko-tyylejä otsikoihin ja luo tekstikappaleita varten sopiva määrä omia tyylejä, joita johdonmukaisesti sovellat. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

19. Seminaariesitykset ja muiden ryhmien töiden kommentointi perinteisen harjoitustyön ryhmissä(opponointi) (1/2) • On pakollinen osa kurssityötä • Valmistele seminaariesitykset sisältäen viisi pääasiaa kurssityöstäsi. Seminaarissa näiden asioiden esittelylle on varattu 10 minuuttia ja muiden ryhmien kommenteille 5 minuuttia • Ryhmien esiintymisjärjestys sen mukaan mitä sähköpostissa on lähetetty Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

20. Seminaariesitykset ja muiden ryhmien töiden kommentointi perinteisen harjoitustyön ryhmissä(opponointi) (2/2) Esityksen lisäksi sinun on kommentoitava ryhmäsi kanssa muiden ryhmien töitä Nouda ryhmäsi kanssa kolme eriaiheista työtä ma 22.10 klo 14 jälkeen Agoran 5. kerroksen pääkäytävän harjoitustyökaapista olevasta oman seminaari-istuntosi lehtikotelosta ja tutustu näihin töihin ja kerro kommenttisi seminaarissa. Selvitä tällöin • Mitä opin? • Oletko samaa mieltä työn tuottavuudessa ryhmän ammatissa? Perustele kantasi. • Oletko samaa mieltä eri välineiden antaman tuen suhteen ryhmän ammatissa? Perustele kantasi. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

21. Muiden ryhmien töiden kommentointi WEB CT ryhmissä(opponointi) (1/3) • On pakollinen osa kurssityötä • Voit tutustua muiden ryhmien aiheisiin WEB CT-työtiloissa omalla ajalla noin 1.10 alkaen • Etsi WEB CT-työtiloista kolme mielenkiintoista aihetta tutustuttavaksi • Kun löydät mielenkiintoisen aiheen kommentoitavaksi, voit varata sen mikäli sille on vähemmän kuin kolme varausta • Jos varauksia on kolme, jatka eri ryhmien WEB CT-työtiloihin tutustumista sopivan aiheen/aiheitten löytämiseksi Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

22. Muiden ryhmien töiden kommentointi WEB CT ryhmissä(opponointi) (2/3) • Aiheen varaus tehdään jättämällä ilmoitus ryhmän työtilaan otsikolla ”kommentointivaraus” • Valittujen aiheiden pitää edustaa kolmea erilaista tietotyöammattia • Kerro seuraavaa noin yhden A 4 sivunmittaisessa palautteessa kustakin kolmesta tietotyöammatista: • Mitä opin? • Oletko samaa mieltä työn tuottavuudessa ryhmän ammatissa? Perustele kantasi. • Oletko samaa mieltä eri välineiden antaman tuen suhteen ryhmän ammatissa? Perustele kantasi. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

23. Muiden ryhmien töiden kommentointi WEB CT ryhmissä(opponointi) (3/3) • Toimita kukin kommentointi sen ryhmän työtilaan jota olet kommentoinut • Lähetä lisäksi Pekalle sähköpostiviesti siitä, että kommentointi (kaikki kolme aihetta) on tehty ja kerro samalla niiden ryhmien numerot joita kurssityöryhmäsi on kommentoinut. • Tee tämä tenttiin mennessä (to 25.10 klo 16) • Noin 26.10 voit käydä oman ryhmäsi työtilassa katsomassa muiden palautteen työstäsi Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

24. Kurssimateriaali tenttiä , demoja ja harjoitustyötä varten • Hanki moniste ”Aikataulu, luentorunko ja demot 1-2” • Hanki moniste ”Demot 3-5 ja 7” (saatavissa viikolla 39 alk. keskiviikko) • (edelllä mainitut voi ostaa MaA:n Kampus-kopista) • Hanki atk-keskuksen Word97-opas • Hanki atk-keskuksen Powerpoint97-opas • (edellä mainitut voi ostaa MaD 128:sta-yksi opas riittää/kurssityöryhmä- vaihtoeht. voit käyttää muita aiheesta tehtyjä oppaita kuten kirjaston kautta saatavia oppaita) • Demon 6 tehtävät ja materiaalin saat demoista, If you need the part of the course material in English, see HTTP://JARING.NMHU.EDU/notes/Mis423/note-423.htm Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

25. Muuta yleistä • Kurssin edeltävänä opintona on Tietojenkäsittelyn propedeuttinen kurssi tai YLE 14 Johdatus tietojenkäsittelyyn (2 ov) tai muuten hankitut vastaavat tiedot ja taidot Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

26. Kurssin motivointi: Miksi? • 30 % tietotekniikan käyttöön kohdistuvasta työajasta menee ”sähläilyyn” • Ihmisen kykyjä voidaan lisätä tietotekniikan käytöllä. Siksi ottamalla tietotekniikan työkalujen edut käyttöön, ihminen voi suorittaa tehtäviään tehokkaammin. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

27. Jokaisen ja ei pelkästään niiden jotka työskentelevät teknisillä aloilla, pitää olla kykeneviä käyttämään teknologiaan tuottavampaan työhön. • Useimmat yliopistossa valmistuneet tulevat toimimaan tietotyötehtävissä koko elämänsä.Kurssi antaa avaimet tietotekniikan tuottavaan käyttöön. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

28. Tavoitteena on opetella ajattelemaan tietotekniikan käyttöä uudella tavalla. Tällä tarkoitetaan sitä, että tietotekniikan tulee olla kokonaisvaltaisesti tuottavuutta lisäävä työkalu. Kurssin jälkeen opiskelija on kykenevä arvioimaan tietotyön organisointia sekä henkilökohtaisen työn ja ryhmätyöskentelyn apuvälineitä tuottavuusnäkökulmasta. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

29. Tietotyö • Yleinen tässä yhteydessä tarkoitettua tietotyötä vastaava englanninkielinen termi on ``knowledge work''. Tällöin henkisen työn tekijä on ``knowledge worker''. Yleisesti käytetty termi on myös henkinen työ. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

30. Tietotyölle tyypilliset piirteet (1/2) • Kyseessä on tietotyö, jos • työn oletetaan tuottavan tuloksenaan mielekästä informaatiota (jossain soveltuvassa muodossa olevaa), • työn katsotaan olevan riippuvaista työn tekijän ulkopuolisista tietolähteistä (tämän aste voi vaihdella hyvinkin merkittävästi), Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

31. Tietotyölle tyypilliset piirteet (2/2) • työn tekijän oletetaan työtä tehdessään soveltavan hänen itsensä omaamia työn tulosta, työn edellytyksiä ja työtapaa koskevia henkisiä malleja, ja • työn voidaan poikkeuksetta katsoa vaativan keskittymistä nimenomaisesti kyseisen tehtävän hoitamiseen. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

32. Tietotyön elementit (Davis & Naumann, 1997, s. 8-9) Sisäiset mallit Keskittyminen ja huomiointi Tietämys (knowledge) Hyödyllinen tieto Raakatieto (data) Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

33. Tietämys (knowledge) • Tietämystyyppinen tieto, jota tietotyön tekijä hyödyntää, voidaan jakaa • deklaratiivisen tietoon • proseduraalisen tietoon • metatietoon • impressionistiseen tietoon Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

34. Tietotyön tehokkuus • Vertailu • fyysisen työn tehokkuus vastaan tietotyö • Fyysisessä työssä työ on usein tehokkaampaa, jos samassa aikayksikössä pystytään tuottamaan enemmän tavaraa • Myös tietotyön tehokkuutta voidaan mitata näin (esim. tuotettujen raporttien määrällä), mutta koska tietotyön arvon ratkaisee pitkälti tuotetun tiedon sisältö ja hyödynnettävyys (esim. johtajalle 10 sivun raportti voi olla arvokkaampi kuin 20 sivun raportti) Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

35. Tietotyön tuottavuuden osatekijät • Työn resurssien laatu • Suoritteiden laatu • Työn tehokkuus Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

36. Tietotyön tuottavuuden osatekijät/1. Tietotyön ja sen resurssien laatua parantavat tekijät • Motivaatio • Motivaatiota parantavia tekijöitä: • Palaute tehtävistä • Tehtävien loppuunsaattaminen • Aikataulut • Aikataulut ja kommunikaatio • Keskittymisen ylläpito • Ihmisen tiedonkäsittelyn rajoitteiden kompensointi Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

37. Tietotyön tuottavuuden osatekijät/2. Suoritteiden laatu • Asiantuntemus ja luovuus • Laajuus ja intensiivisyys • Koordinointi ja ajankäyttö • Tietotekniikan käyttö sellaisiin asioihin, jotka eivät muuten mahdollisia Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

38. Tietotyön tuottavuuden osatekijät/3. Työn tehokkuuden parantaminen • Ajan ja ponnistusten pienentäminen • Uudelleenkäytettävät prosessit ja menettelytavat • Prosessien turhakäyttöisyyden ja viiveiden minimointi • Virheiden ja vinoutuminen minimointi Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

39. Esimerkkejä • Armeijan (US Army) henkilökunta ja tietotyö: • Katso http://www.cecer.army.mil/kws/kap_supp.htm Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001

40. Ensimmäinen luento ja harjoitustyö • Keskustelkaa ryhmässä, että ymmärrätte tietotyön tuottavuuden kolme elementtiä ryhmänne tietotyöammatissanne • tekijät, jotka ylläpitävät tietotyöresursseja, • tekijät, jotka lisäävät tietotyön arvoa, • tekijät, jotka alentavat tietotyön kuluja. • Kyseinen malli voi olla lähtökohtana eri välineiden arvokkuuden arvioinnissa ryhmänne tietotyöammatin suhteen. Luento 1-TJT-A26-Tietotyö ja sen välineet-SYKSY 2001