Getting Things Done Bedrijfsvoering in publieke organisaties

1. Getting Things DoneBedrijfsvoering in publieke organisaties Albert Meijer en Martijn Ridderbos College 4: 6 oktober 2011 Bestuurlijke Informatievoorziening

2. Programma • Wat is bestuurlijke informatiekunde? • Wat hebben we geleerd uit de artikelen? • Wat zijn de wortels van het vakgebied? • Wat zijn de kernbegrippen van het vakgebied? • Wat zijn de niveaus van bestuurlijke informatievoorziening? • Hoe wordt een systeem ontwikkeld en beheerd? • Wat zijn nieuwe trends en ontwikkelingen? • Hoe levert een MIS informatie aan het management?

3. 1. Wat is bestuurlijke informatiekunde? Bestuurlijk informatiekunde is het vakgebied dat zich richt op het ontwikkelen van methoden en technieken voor het vaststellen van informatiebehoeften bij het besturen van organisaties en het ontwikkelen van systemen die de gevraagde informatie kunnen leveren. Laudon & Laudon (2000): Management Information Systems

4. Opkomst van het vakgebied • Technologische dynamiek • Moore’s Law • Sterkere internationale concurrentie • Globalisering • Basisdisciplines • Computer science • Management science • Operations science

5. VRAAG • Waarom moeten managers verstand hebben van bestuurlijke informatiekunde?

6. 2. Wat hebben we geleerd uit de artikelen?

7. 3. Wat zijn de wortels van het vakgebied? • Cognitief perspectief op organisaties • Carnegie-Mellon (Simon, March, …) • Focus: • Besluitvorming (op verschillende niveaus) • Verwerken van informatie • Bekendste begrip: • Bounded rationality • Centrale idee: • Mensen kunnen worden gestuurd door hen bepaalde informatie wel of niet te geven. • Centrale vraag: • Hoe kun je het functioneren van een organisatie verbeteren door de informatievoorziening en –verwerking te versterken?

8. Input Verwerken Output Feedback 4. Wat zijn de kernbegrippen van het vakgebied?

9. VB: Ledenadministratie • Invoer • Adresgegevens • Zoekvraag • Uitvoer • Stickers voor een mailing • Telefoonnummer • Verwerken • Adressen op juiste plek in database • Aantal mensen in bepaalde wijk • Feedback • Incorrecte gegevens • Ontbrekende gegevens

10. Goede brongegevens zijn van cruciaal belang

11. Enkele kernbegrippen • Informatiesysteem: Een samenhangend geheel aan componenten om informatie te verzamelen, verwerken, opslaan en verspreiden om besluitvorming, coördinatie, beheersing, analyse en visualisatie in een organisatie mogelijk te maken. • Data: Stromen van ruwe gegevens die gebeurtenissen in een organisatie of de fysieke omgeving representeren voordat deze gegevens zijn gearrangeerd op een manier waarop mensen ze kunnen begrijpen en gebruiken. • Informatie: Gegevens die zijn gevormd op een manier dat ze begrijpelijk en bruikbaar zijn voor mensen.

12. Onderscheiden • Formele versus informele informatie-systemen • Gestructureerde versus ongestructureerde informatie

13. Informatievoorzieningen • Informatie-architectuur • IT-infrastructuur

14. Computer • Input • Output • Algoritme • Opslag • Communicatie

15. Ontwikkelen van een eenvoudig systeem • Welke informatie wordt opgeslagen in het systeem? • Welke functionaliteiten moet het systeem bieden? • Wie binnen de organisatie moet wat met het systeem doen?

18. OPDRACHT • Maak een analyse voor het financiële informatiesysteem van jullie organisatie: • Data en functionaliteiten • Gebruikers en rechten

19. Strategisch niveau Topmanagers Executive Support System (ESS) Management niveau Middenmanagers Management Information System (MIS) Uitvoerende niveau Operationele managers Transaction Processing System Verkoop Productie Financien Accounting HRM 5. Wat zijn de niveaus van bestuurlijke informatievoorziening?

20. OPDRACHT • Breng voor jullie organisatie in kaart wat deze niveaus zijn en welke informatiebehoeften er op deze niveau’s bestaan.

21. 6. Hoe wordt een systeem ontwikkeld en beheerd? • Systemen en informatieverandering • Ontwikkeling van informatiesystemen • Beheren van informatiesystemen • Rollen binnen de organisatie

22. 6.1. Informatie-analyse • Vier manieren: (Bemelmans (1982) • Ober strategie • Referentie strategie • Ontwikkel-zelf strategie • Evolutionaire strategie

23. Gewenste omgang met informatie of communicatie Ondersteuning door nieuw systeem communicatie voorzieningen Huidige omgang met informatie en communicatie Ondersteuning door oud systeem communicatie voorzieningen

24. ICT en organisatieverandering • Automatiseren • Rationaliseren • Business Process Redesign • Paradigma Shift Bron: Laudon & Laudon (2000: 339)

25. 6.2. Ontwikkeling van informatiesystemen • Pakket selecteren • Systeem ontwikkelen • Traditionele ontwikkeling • Prototyping

26. Traditionele systeemontwikkeling • Project definiëren • Systeem bestuderen • Ontwerpen van het systeem • Programmeren • Installeren van het systeem • Post-implementatie audit: werkt het?

27. Risico: project loopt uit de hand!

28. Nieuwbouw volgens Prince2

29. Prototyping • Identificeren van basale voorzieningen • Ontwikkelen van een prototype • Gebruiken van het prototype • Gebruiker tevreden? • Ja: operationeel prototype • Nee: aanpassen van het prototype

30. 6.3. Beheren van informatiesystemen • Functioneel beheer • Technisch beheer • Applicatie beheer

31. Beheer bestaand volgens BiSL

32. BISL

33. IT Governance • IT regie • IT uitvoering • IT vraag

34. 6.4. Rollen binnen de organisatie • Programmeurs • Systeem analysten • Systeembeheerders • IT Managers • Eindgebruikers • CIO

35. 7. Wat zijn nieuwe trends en ontwikkelingen? • ERP • Een ERP is een bestuurlijk informatiesysteem dat alle facetten van een bedrijf integreert, zoals planning, productie, verkoop en financiën, zodat deze beter onderling worden gecoördineerd door informatie met elkaar te delen.

36. Nieuwe trends en ontwikkelingen (2) • Datamining • Datamining is het analyseren van grote hoeveelheden gegevens om patronen en regels te vinden die kunnen worden gebruikt bij besluitvorming en om toekomstig gedrag te voorspellen.

37. Interne gegevens - Allerlei processen - Historisch en actueel Extract and transform Data Warehouse Toegang tot data en data analyse Externe gegevens - Allerlei soorten - Historisch en actueel Nieuwe trends en ontwikkelingen (3) • Data warehouse • Een data warehouse is een database met mogelijkheden om te zoeken en rapporten te maken die zowel actuele als historische gegevens bevat die worden gehaald uit verschillende operationele systemen en die deze gegevens beschikbaar maken om rapporten en analyses voor het management te maken.

38. Nieuwe trends en ontwikkelingen (4) • Digitale toegankelijkheid (online access)

39. doelstellingen data uit de omgeving Planning Planning herplanning plannen en instucties methoden van waardering en dataverwerking normen en regelgrenzen bijsturings- report Waarneming Beoordeling Bijsturing Ver- schil met norm Ver- schil beheers- baar Beheersing Ja Ja Rapportage data- registratie data- verwerking Keuze bijsturingsmethode data bijsturingsactie nee nee verzoek om nieuwe data data data data productiesysteem Uitvoering inputs outputs Samenhang van Management- en Productiesystemen 8. Hoe levert een MIS informatie aan het management?

40. Wat moet een MIS leveren? • Informatie voor het jaarplan • Informatie voor het jaarverslag • Informatie voor management-rapportages

41. Dashboard

42. OPDRACHT • Analyseer welke informatie nodig is ten behoeve van het jaarplan en het jaarverslag van de gekozen casus (operationele, tactische en strategische informatie). Geef aan op welke wijze deze informatie het beste kan worden verzameld. Benoem de inhoud, vorm en frequentie van de managementrapportage.