Controladoria e Controles Internos Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria

1. Controladoria e Controles Internos Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria X Prolatino – Congresso Internacional de Contabilidade do Mundo Latino - Uberlândia – MG - 19/11/2009 -

2. Agenda • Momentos do controle interno • Implantação de sistemas ERP • Fechamentos mensais • Cartas de controle interno • Considerações finais • Objetivos da palestra • A Controladoria e as necessidades de controle

3. Objetivos da palestra 2 – debater temas relevantes sobre organização, controladoria e controle interno 1 – contribuir para o sucesso do X Prolatino 3 – apresentar meu pensar sobre a contribuição da Controladoria para os controles internos 4 – interagir e aprender com os colegas da mesa de trabalhos

4. A Controladoria e as necessidades de controle

5. Definições operacionais adotadas • Controladoria: • área e / ou função que apóia o processo de gestão, atende os agentes de mercado e realiza a implantação, manutenção e operação dos sistemas de informações operacionais e gerenciais (PELEIAS, 2002; BORINELLI, 2008) • Controle interno: • Conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e ações adotados sistematicamente pelas empresas (PELEIAS, 2003) • Sistema de controle interno: • Combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos, estabelecido e mantido pela administração (PELEIAS, 2003)

6. Identificação das demandas de controle • Há duas necessidades de controle no cenário de negócios: • controle de gestão; • garantir a eficácia empresarial, obtendo resultados planejados, que permitam a sobrevivência, a continuidade e o crescimento; • controle interno: • garantir que as atividades resultantes das decisões tomadas ocorram em níveis de eficiência pelo melhor uso dos recursos à disposição dos gestores, para obter produtos e serviços.

7. Controle da gestão • Deve fornecer informações para avaliar: • o desempenho dos gestores e áreas de responsabilidade: • identificar o resultado das decisões tomadas, em relação a planos pré-estabelecidos, por áreas e para toda a empresa; • o resultado de produtos e serviços: • identifica o efeito de decisões sobre eventos e transações, nos níveis planejado e realizado; • evidencia margens de contribuição obtidas, e a eficiência no consumo de recursos, em relação a padrões pré-estabelecidos.

8. Controle interno • Objetivo: • garantir que as atividades ocorram com eficiência e segurança - melhor uso dos recursos e salvaguarda dos ativos da empresa. • Refere-se a decisões operacionais e repetitivas, tomadas pelos empregados. • Uma forma de garantir o adequado controle interno é: • ter processos de trabalhos definidos e pessoas treinadas para realizá-los; • usar a T.I. para realizar transações com rapidez, agilidade e eficiência.

9. operação gestão Integrando as necessidades de controle • É preciso integrar e compatibilizar as necessidades de controle. Integração e compatibilização

10. Porque integrar e compatibilizar as necessidades • Não há controle de gestão quando as operações ocorrem em níveis inadequados de eficiência operacional. • Não há um adequado ambiente de controle se a organização não possui um sistema de controle interno confiável. • Alcançar os objetivos da empresa requer a integração entre os requisitos de controle de gestão e os de controle interno.

11. Componentes do sistema de controle interno • Os componentes de um sistema de controle interno são: • estrutura organizacional; • delegação de autoridade; • instruções escritas; • ambiente operacional; • ambiente de informática; • sistema contábil. Controles administrativos Controles contábeis

12. Momentos do controle interno

13. Porque adotar momentos para a discussão • Obter um cenário referencial para expor e debater o tema. • O cenário referencial adotado considera: • A implantação de sistemas integrados ERP; • Os fechamentos contábeis mensais; • A correção de problemas apontados pelos auditores independentes na carta de controle interno.

14. 1º momento Implantação de sistemas integrados ERP

15. O que é um sistema integrado • Solução em processamento de dados que atende as necessidades operacionais das empresas. • Sua concepção e uso são uma evolução em relação a outras soluções já usadas: • MRP: Materials Requirements Planning; • MRPII: Manufacturing Resources Planning. • A evolução neste campo permitiu conceber e desenvolver os sistemas ERP - Enterprise Resources Planning.

16. Compras Controle de Estoques Tesouraria Vendas • linguagem única de programação • ambiente cliente-servidor • base única de dados • integração entre os vários módulos, e destes com a contabilidade Folha de Pagamento Produção Contabilidade Controle do Imobilizado Contas a Pagar Controle de Projetos Contas a Receber Manutenção Industrial Custeio Representação gráfica de um sistema integrado

17. Fases de um projeto de implantação • Implantar sistemas é tarefa complexa. Requer uma equipe multifuncional e um parceiro implantador. • As grandes fases são: • avaliação da situação atual; • desenho detalhado da situação atual; • desenho da situação futura; • prototipação ou modelagem; • início da operação; • estabilização.

18. Avaliação da situação atual • Realizar um amplo diagnóstico sobre a empresa. • Do ponto de vista de controle interno, é necessário: • identificar problemas operacionais e de controle interno por ciclos de transações; • analisar as cartas de controle interno, emitidas pelos auditores independentes; • uma análise preliminar do sistema de controle interno da empresa; • avaliar os aspectos de controle interno inseridos no sistema a ser adquirido e os que devem ser atendidos durante a implementação.

19. Desenho detalhado da situação atual • Concluir o diagnóstico da situação atual dos ciclos de transações da empresa. • Do ponto de vista de controle interno, é necessário: • identificar e detalhar os riscos internos e externos aos sistemas de informática; • analisar o sistema de controle interno e identificar os pontos de melhoria para o adequado funcionamento do sistema ERP; • estrutura organizacional; • delegação de autoridade; • instruções escritas; • ambiente operacional e de informática; • sistema contábil.

20. Desenho da situação futura - 1 de 2 • Aqui se define a “nova maneira de fazer as coisas”. • Avaliar os requisitos de controle inseridos no ERP e os necessários à nova situação – novo ambiente de controle. • Do ponto de vista de controle interno, é necessário: • identificar e detalhar os riscos internos e externos ao sistema ERP; • identificar e propor alterações na estrutura organizacional; • fazer a “limpeza” dos arquivos que “migrarão” para o novo ambiente;

21. Desenho da situação futura - 2 de 2 • É necessário - continuação ... • rever os níveis de delegação de autoridade; • revisar ou redigir novas instruções escritas; • redefinir o funcionamento do ambiente operacional com os recursos oferecidos pelo ERP; • definir o novo ambiente de informática (hardware, software e pessoal); • desenhar e implantar o novo sistema contábil.

22. Prototipação ou modelagem - 1 de 2 • Concluir as configurações e testar o sistema individualmente e em conjunto. • Do ponto de vista de controle interno, é preciso: • verificar se os requisitos de controle interno foram implantados conforme o esperado; • estrutura organizacional; • delegação de autoridade; • instruções escritas; • ambiente operacional e de informática; • sistema contábil;

23. Prototipação ou modelagem - 2 de 2 • É preciso - continuação ... • definir os perfis de acesso e operação para os usuários do sistema; • escrever e testar as instruções operacionais do novo sistema; • ter certeza de que os principais usuários foram treinados; • verificar se os cadastros e dados “migrados” para o novo ambiente foram “limpos”; • avaliar a condição de segurança da estrutura de informática; • testar os procedimentos de guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados.

24. Início da operação • É o momento de colocar o sistema “no ar”. • Do ponto de vista de controle interno, é necessário: • verificar se as instruções de operação do sistema estão disponíveis para os principais usuários; • desenvolver procedimentos manuais alternativos para as situações em que o sistema “não funcionar”; • acompanhar o desempenho do sistema - hardware, software e eficiência de operação; • verificar se o sistema de controle interno está adequado ao novo ambiente da empresa.

25. Estabilização • É a fase de “adquirir competência” na sistema. Busca-se eficiência operacional e resposta dos recursos oferecidos. • Do ponto de vista de controle interno, é necessário: • acompanhar o comportamento do sistema de controle interno; • atualizar ou redigir novas instruções de operação; • acompanhar os procedimentos de segurança - guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados; • tratar adequadamente o controle interno, sempre que novos negócios / transações forem parametrizados no novo sistema.

26. 2º momento Fechamentos mensais

27. Definição • É a etapa que permite obter as demonstrações contábeis. • A freqüência de ocorrência pode ser: • mensal; • semestral; • anual. • É de responsabilidade de todos na empresa. • Deve ser planejado, coordenado e validado pela Controladoria.

28. Objetivos • obter as demonstrações contábeis; • integrar os sistemas auxiliares à contabilidade; • cumprir obrigações tributárias; • atender determinações dos órgãos regulamentadores; • obter informações - planejado x realizado; • avaliar a eficácia do sistema controle interno; • preparar o trabalho dos auditores independentes; • atender todos os usuários da Contabilidade.

29. Vantagens • Define a data de apuração dos resultados da empresa; • atribui a responsabilidade pelas informações a quem de direito; • compromete a empresa no fechamento; • ordena o trabalho das áreas e da Controladoria; • “Fecha” a etapa de execução, no processo de gestão; • avalia se as práticas e processos de negócio são eficientes e adequados; • otimiza os recursos de T. I.; • permite identificar problemas operacionais; • garante consistência entre os sistemas auxiliares e a contabilidade.

30. Como funciona • As operações são realizadas pelas várias áreas: • dentro de ciclos de transações; • com base em políticas, normas e procedimentos e instruções operacionais; • usando os módulos do ERP, integrados ao módulo contábil; • de acordo com as determinações legais e reguladoras; • como parte do processo de gestão.

31. Como ocorre na prática • Os módulos do sistema ERP são integrados entre si e com o módulo contábil. • São definidos procedimentos e datas para o encerramento das operações (mês, semestre, ano). • É feito o encerramento dos módulos operacionais e sua integração à contabilidade. • Os relatórios contábeis são gerados, analisados, eventualmente ajustados, encerrados em definitivo e apresentados.

32. 3º momento Cartas de controle interno

33. definição • “Carta de controle interno” ou “carta de recomendação para melhoria dos controles internos”: • documento que o auditor independente entrega ao cliente após emitir seu parecer. • Relata os problemas operacionais identificados pelo auditor durante seus trabalhos, para os quais a administração deve buscar a solução. • Em uma empresa gerida de forma competente, este documento possui poucos itens a serem observados.

34. Conteúdo da carta • Pode ser elaborada e desdobrada por áreas funcionais e / ou ciclos de transações da empresa. • Para cada área e / ou ciclo, os auditores apontam os problemas de controle interno identificados durante seus trabalhos. • Ao entregar a carta, os auditores estão pedindo formalmente que a administração posicione em relação à solução dos problemas reportados.

35. O que fazer com a carta – 1 de 2 • Após receber e tomar ciência do quanto apontado, é preciso: • Elaborar planos de trabalho para solucionar os problemas apontados; • Resolver os problemas e acompanhar se a solução é definitiva; • Reportar à administração o andamento dos trabalhos. • As melhorias podem ser em: • áreas; • processos; • pessoal; • sistemas.

36. O que fazer com a carta – 2 de 2 • É preciso acompanhar se há reincidência de problemas apontados em cartas de anos anteriores. • O melhor dos mundos é que: • Não haja reincidência de problemas de controle interno; • Que os pontos apontados diminuam. • O ambiente de negócios é dinâmico. • A Controladoria e de seus profissionais devem estar alertas para potencializar a eficácia do sistema de controle interno.

37. Considerações finais

38. Considerações finais • A Controladoria tem papel relevante na definição, implantação e manutenção do ambiente de controle e do sistema de controle interno. • O pensar apresentado é uma seqüência a aplicável a empresas sob determinadas condições. • Em outras circunstâncias é preciso: • Avaliar a situação atual; • Determinar as intervenções necessárias; • Avaliar a relação custo-benefício; • Selecionar as atividades a serem realizadas; • Acompanhar os resultados ao longo do tempo.

39. Análise da agenda proposta • Momentos do controle interno • Implantação de sistemas ERP • Fechamentos mensais • Cartas de controle interno • Considerações finais • Objetivos da palestra • A Controladoria e as necessidades de controle

40. E agora ... Ouviremos e aprenderemos com meus colegas e depois conversaremos sobre o quanto apresentado Muito obrigado pela atenção ivamrp@fecap.br / ivamrp@irpe.com.br