Kursi “ ESF projektu vadīšana ”

1. Kursi “ESF projektu vadīšana” 3. diena 2006. gada 25. oktobris SEF, projekts Nr. VPD1/ESF/NVA/05/GS/5.3.1/0001/0132/60, realiz. laiks 01.09.2006. - 31.01.2007.

2. Struktūrfondu vadības institucionālā struktūra Latvijā 2004. – 2006. Vadošā iestāde Finanšu ministrija Maksājumu iestāde Valsts kase • Uzraudzības • komiteja Vadības komitejas • II. līmeņa starpniekinstitūcijas • Nodarbinātības valsts aģentūra (ESF) • Profesionālās izglītības attīstības • aģentūra (ESF) • Centrālā finanšu un līgumu aģentūra (ERAF) • Lauku atbalsta dienests (ELVGF un ZVFI) I. līmeņa starpniekinstitūcijas Ekonomikas, Satiksmes, Veselības, Izglītības un zinātnes, Labklājības , Vides, Kultūras, Zemkopības, Reģionālās attīstības un pašvaldību lietu ministrijas; ĪUMEPLS Palīdzības saņēmēji (valsts institūcijas, pašvaldības, valsts un pašvaldību uzņēmumi un aģentūras, uzņēmumi un uzņēmumu apvienības, individuālie uzņēmēji, fiziskas personas, arodbiedrības, nevalstiskās organizācijas u.c.) Grantu shēmu apsaimniekotāji (Latvijas Investīciju un attīstības aģentūra, Valsts reģionālās attīstības aģentūra, Sabiedrības integrācijas fonds, Sociālo pakalpojumu pārvalde)

3. Projektu īstenošanas veidi 2004. – 2006. • Atklāts projektu konkurss (juridisku personu individuāli projekti) – 49 aktivitātes (apakšaktivitātes); • Nacionālā programma (gk. valsts un pašvaldību projekti) – 32 aktivitātes (apakšaktivitātes); • Grantu shēma (juridisku personu individuāli projekti) – 19 aktivitātes (apakšaktivitātes).

4. ERAF un ESF atklāto projektu konkursu shēma 2004 - 2006 Darbu izpildītājs Palīdzības saņēmējs 2.līm. Starpniek institūcija 1.līm. Starpniek institūcija Vadošā iestāde Vadības komiteja Uzraudzī-bas komiteja Maksājumu iest;ade Eiropas Komisija Sludina projektu konkursu Sagatavo projekta pieteikumu Pieņem projektu,adminis-tratīvi vērtē iesniedz izvērtēšanai nozares ministrijai Izvērtē projekta pieteikumu Pozitīvs lēmums par projektu pieteikumiem Apstiprina projektu

5. Struktūrfondu projektu vērtēšana 2004 - 2006 • Administratīvā vērtēšana (jā / nē): • Projekta iesniedzēja atbilstība; • Projekta pieteikuma atbilstība; • Projekta izmaksu atbilstība. • Kvalitātes un finanšu vērtēšana (jā / nē vai punkti); • Vērtēšana pēc specifiskajiem atlases kritērijiem (punkti); ne visās aktivitātēs ir definēti. Lai projekts kvalificētos apstiprināšanai, tam jāsavāc vadlīnijās noteiktais % no maksimāli iespējamajiem punktiem gan kvalitātes un finanšu vērtēšanā, gan specifiskajā.

6. Vispārīgie projektu atlases kritēriji • Administratīvās vērtēšanas kritēriji • Par projekta pieteikumu • Projekta pieteikums ir iesniegts noteiktajā termiņā; • Projekta pieteikums ir sagatavots atbilstoši projekta pieteikuma standarta veidlapai; • Projekta pieteikums aizpildīts latviešu valodā; • Projekta pieteikumam ir pievienota projekta pieteikuma elektroniskā versija; • Iesniegtais projekta pieteikuma oriģināls ir cauršūts (caurauklots); • Iesniegts pieprasītais projekta pieteikuma eksemplāru (kopiju) skaits; • Iesniegti visi nepieciešamie papildu dokumenti.

7. Vispārīgie projektu atlases kritēriji - 2 • Administratīvās vērtēšanas kritēriji • Par projekta pieteikumu • Projekta pieteikumam ir pievienoti visi nepieciešamie pielikumi; • Projekta budžets ir aprēķināts LVL un visas izmaksas norādītas LVL; • Projekta finansēšanas plāns ir izstrādāts atbilstoši vadlīnijās norādītajam paraugam; • Projekta izmaksu aprēķins ir precīzi izstrādāts; • Projekta budžets atbilst vadlīnijās noteiktajām attiecināmajām izmaksām; • Pieprasītais Eiropas Savienības līdzfinansējuma apjoms nepārsniedz maksimālo iespējamo līdzfinansējuma apjomu; • Projekta īstenošanu plānots pabeigt līdz 2008. gada 31. decembrim.

8. Vispārīgie projektu atlases kritēriji - 3 • Administratīvās vērtēšanas kritēriji • Par projekta pieteicēju: • Projekta pieteicējs ir juridiska persona; • Projekta pieteicējs ir reģistrēts Latvijā; • Projekta pieteicējam ir pietiekami finanšu resursi; • Projekta pieteicēja partneri atbilst vadlīnijās pretendenta partnerim izvirzītajām prasībām (ja attiecināms); • Projekta pieteikumu (apliecinājumu) ir parakstījusi atbildīgā persona, kurai ir paraksta tiesības.

9. Vispārīgie projektu atlases kritēriji - 4 • Kvalitātes un finanšu vērtēšanas (atlases) kritēriji • Projekta atbilstība • VPD prioritātei, pasākumam, aktivitātei; • ES strukturālās politikas horizontālajiem mērķiem; • nacionālajiem un vietējiem plānošanas dokumentiem. • Projekta apraksts • skaidri definēta problēma; • loģika starp mērķi, rezultātiem un aktivitātēm; • reāla plānošana (laiks, rezultāti u.c.); • definēti mērāmi indikatori, • projekts ilgtspējīgs un/vai ekonomiski izdevīgs.

10. Vispārīgie projektu atlases kritēriji - 5 • Kvalitātes un finanšu vērtēšanas (atlases) kritēriji • Projekta ieviešanas kapacitāte: • skaidri aprakstītas projekta īstenošanas procedūras un vadības kapacitāte (personāls, aprīkojums un spēja rīkoties ar projekta budžetu); • projektu administrējošā personāla kompetence, pieredze un profesionālā kvalifikācija; • uzraudzība plānota pietiekama; • informācijas un publicitātes pasākumi pietiekami. • Budžets un izmaksu efektivitāte: (projekta budžeta aprēķini ir reāli, un aprēķinātās izmaksas ir nepieciešamas projekta īstenošanai)

11. Specifiskie projektu atlases kritēriji • Ietverti vadlīnijās projektu pieteicējiem • Apstiprina uzraudzības komiteja

12. Projekta cikla vadības elementi

13. Projekta idejas identificēšana • Raksturo esošo situāciju projekta nozarē un nozares vispārīgos mērķus; • Identificē svarīgākos politikas dokumentus (stratēģijas/programmas u.c.); • Definē projekta specifisko mērķi un rezultātus; • Nosaka projektam nepieciešamos ieguldījumu un izsaka pieņēmumus; • Izstrādā sākotnējo idejas aprakstu; • Veic projekta izmaksu un finansējuma sākotnējās aplēses; • Apspriež/pamato projektu iekšēji un ar galvenajām ieinteresētajām pusēm.

14. Kas ir ieinteresētā puse? Tas, ... • kurš veido / ietekmē projekta jomas / teritorijas politiku un lēmumus; • Kurš aizstāv projekta ideju; • Kurš var nodrošināt finansiālu vai tehnisku atbalstu; • Kuru projekts ietekmēs (pozitīvi vai negatīvi); • Kurš tiešāvai netiešā veidā saņems labumu no projekta; • Kurš projektu varētu atbalstīt vai noliegt; • Kura rīcība esošā informācija vai zināšanas (eksperti) mums projektā var noderēt; • Kurš ir ieviesis līdzīgus projektus.

15. Projekta pārskatīšana iekšēji un ar ieinteresētajām pusēm Šajā projekta izstrādes posmā jums jau būs labs priekšstats par iespējamo projekta ideju, lai diskutētu par: • iespējamo ārējo finansējumu; • uzzinātu citu svarīgu iesaistīto institūciju viedokli, • atbilstību likumdošanai un vadlīnijām. Pamatojoties uz šiem apsvērumiem, tiek pieņemts lēmums iekšēji projekta pieteicēja organizācijā un kopā ar ieinteresētajām pusēm par to, vai turpināt projekta sagatavošanas procesu.

16. Projekta izstrāde • Izstrādā pilnu projekta pieteikumu/aprakstu; • Izstrādā sākotnējo budžetu; • Izstrādā laika grafiku un aktivitāšu plānu; • Plāno projekta organizāciju un tās nodrošinājumu ar speciālistiem.

17. Laba projekta pazīmes • Iekļaujas termiņos – ir skaidrs un detalizēts aktivitāšu plāns; • Reāls – ekonomiski pamatoti dati un aprēķini; • Izmērāms – ir identificēti konkrēti rādītāji (indikatori), kas ļaus izmērīt projekta ieviešanas rezultātā radušās pārmaiņas; • Konkrēts – mērķtiecīgi risina noteiktu problēmu, kura kā nozīmīga ir minēta nozares politikas plānošanas dokumentos, tiesību aktos un to apstiprina esošās situācijas analīze un ieinteresētās puses; • Sasniedzams – balstās uz skaidriem un loģiskiem pieņēmumiem, kas ļaus sasniegt mērķi atvēlētajā laikā.

18. Projekta izstrāde - pamatprincipi • Atcerieties visu projekta sagatavošanas laiku, ka formālais projekta pieteikums ir vienīgais, uz kā pamata cilvēkiem ministrijā (vai kādā citā iestādē) veidosies viedoklis par jums! ► skaidri un precīzi noformulēts; ► kodolīgs; ► ņemt vērā norādījumus projektu pieteikumu sagatavošanai (speciālie semināri, konsultācijas utt.) un komentārus.

19. Projekta izstrāde – pamatprincipi 2 • Ko izmanto projekta sagatavošanas laikā: ► Programmu (piemēram, Vienoto programmdokumentu, Valsts stratēģisko ietvardokumentu utt.); ► Vadlīnijas projektu pieteikumu sagatavošanai; ► klasiskās projektu vadības pamatvērtības (logframe).

20. Projekta izstrāde – pamatprincipi 3 • Necensties uzrakstīt pārāk gari un neizplūst liekvārdībā (īpaši situācijas aprakstā un projekta pamatojumā); • Koncentrēties uz PROJEKTU, kuru grib ieviest; • Izmantot iespēju pievienot projekta dokumentam pielikumus, kas var palīdzētu Jums; • Iesaistīt visus, kuri vēlāk piedalīsies projekta ieviešanā (varbūt veido darba grupu); • Ļoti rūpīgi savākt informāciju par to, cik maksā projektā paredzētie pakalpojumi, preces un būvdarbi.

21. Loģiskā ietvara metodes izcelsme • Loģiskā ietvara (“logframe”) metode tika izveidota 1960-tajos gados ASV palīdzības organizācijā USAID, lai ar tās palīdzību nodrošinātu šīs organizācijas plānošanas, uzraudzības un izvērtēšanas aktivitātes. • “Logframe” metode ir noderīga gan problēmu identificēšanai un analīzei, gan mērķu, uzdevumu un aktivitāšu definēšanai.

22. Novērtēšanas indikatori (objektīvi, kvantificēti un pārbaudāmi) Informācijas avoti (apstiprinošie faktori) Riski Projekta vispārīgais mērķis: Projekta tiešais mērķis: Rezultāti: Aktivitātes: Līdzekļi: Izmaksas: Priekšnosacījumi: Loģiskās struktūras tabula (matrica)

23. Loģiskās struktūras matrica ir jāveido un jālasa šādi: Vispārējais mērķisnovērtēts ar ved uz Projekta tiešais mērķisnovērtēts arpieņemot, ka ved uz Rezultātinovērtēti arpieņemot, ka ved uz AktivitātesLīdzekļipieņemot, ka Priekšnoteikumi Ja priekšnoteikumi ir īstenoti, tad projekts var sākties

25. Loģiskās struktūras elementi • Vispārējais mērķis (Overall objective); • Projekta tiešais mērķis (Project purpose); • Rezultāti (Results); • Aktivitātes (Activities); • Līdzekļi (ieguldījumi) (Means – Inputs); • Izmaksas; • Objektīvi pārbaudāmi indikatori (Objectively verifiable indicators); • Informācijas avoti (Sources of verification – SOV of Achievement); • Riski un pieņēmumi (Assumptions); • Priekšnoteikumi (Preconditions).

26. Vispārējais mērķis Vispārējais mērķis norāda to, kāpēc projekts ir nozīmīgs visai sabiedrībai. Norāda vispārējo nozares / teritorijas attīstības virzienu. Vispārējais mērķis ir daudz plašāks par konkrētā projekta ietvariem. Tas nav sasniedzams tikai ar konkrēto projektu. Tā sasniegšanai nepieciešami arī citu projektu rezultāti.

27. Vispārējais mērķis – Latvijas piemēri • Uzlabot Cēsu rajona pievilcību un veicināt tūristu piesaisti; • Trakumsērgas kontrole un ierobežošana Latvijā; • Nodarbinātības situācijas uzlabošana un bezdarba līmeņa samazināšana X reģionā; • Savstarpējās sapratnes un sadarbības veicināšana starp Latvijas iedzīvotājiem ar atšķirīgu etnisko izcelsmi; • Vides infrastruktūras sakārtošana atbilstoši ES direktīvu prasībām; • Sasniegt labu ūdens kvalitāti Burtnieku ezerā līdz 2015. gadam.

28. Projekta tiešais (specifiskais) mērķis Projekta specifiskais mērķis ir projekta galvenais, konkrētais uzdevums. Sasniedzams šī projekta laikā. Norāda, kā tiks risināta problēma. Jādod noteikts ieguldījums vispārējā mērķa sasniegšanā. Sniedz vispārēju priekšstatu par to, ko vēlaties paveikt projekta laikā. Problēma pārvērsta pozitīvā formulējumā!

29. Problēma Nav zināšanu Mērķis Celt kapacitāti Projekta tiešais mērķis - 2 Slikta ceļu kvalitāte Uzlabot ceļu kvalitāti

30. Projekta tiešais mērķis – Latvijas piemēri • Degvielas rezervju krājumu informācijas sistēmas uzlabošana; • Kurzemes piejūras zonas resursu ilgtspējīgāizmantošana; • Pamesto rūpnīcu rekonstrukcija un vides sakopšana Daugavpilī; • Ekotūrisma attīstība Ainažu pašvaldībā; • Apglabājamo atkritumu daudzuma samazināšana, izveidojot dalītās atkritumu savākšanas sistēmu Jēkabpils rajonā; • Uzlabot ūdensapgādes un notekūdeņu sistēmu pakalpojumu kvalitāti Asares pagastā; • Uzlabot ūdens kvalitāti un palielināt zivju resursus Burtnieku ezerā

31. Rezultāti Rezultātiiznākumi + projekta ietekmeun ilgtspējīgums Projekta rezultāti ir rādītāji, par kuru sasniegšanu projekta organizācija ir atbildīga uz projekta beigu datuma brīdi.

32. Rezultāti – Latvijas piemēri • Izveidota integrēta jūras robežas uzraudzības sistēma Latvijā saskaņā ar Šengenas normatīvo aktu prasībām; • 10 robežkontroles punkti apgādāti ar aprīkojumu kontrabandas dzīvnieku un radioaktīvo materiālu atklāšanai automašīnās; • Atjaunots Bīriņu muižas komplekss atbilstoši 18. gs. muižas plānojumam; • Jēkabpils rajona iedzīvotāji šķiro atkritumus; • Darbojas 10 jauni dalītās atkritumu šķirošanas punkti Zemgalē; • Rekonstruētas ūdens apgādes sistēmas 2 ciematos; • Rekonstruēta kanalizācijas sistēma Asarē; • Apmācīti 12 vides gidi.

33. Aktivitātes • Specifiskas darbības, kuras veic projekta īstenošanas laikā, lai sasniegtu projekta rezultātus. Aktivitātēm ir jānorāda: • kas jādara personai vai organizācijai, kura atbild par projektu; • kā projekta īstenošanai jānotiek.

34. Līdzekļi Līdzekļi ir projekta īstenošanai un rezultātu sasniegšanai nepieciešamie ieguldījumi (personāls, aprīkojums, materiāli).

35. Objektīvi pārbaudāmi indikatori Indikatori = panākumi – rāda to, kas reāli ir noticis Izmērāmi indikatori – tādi, kas rāda to, vai projekta mērķi un rezultāti ir sasniegti un vai tie ir sasniegti noteiktajā laikā. Indikatoriir pamats labas projekta uzraudzības sistēmas izveidošanai, kā arī projekta novērtēšanai. Iespēju robežās izvēlēties tos indikatorus, kas doti Programmā.

36. Labu indikatoru raksturojums • Precīzi – apraksta vispārējo mērķi, specifisko mērķi vai rezultātus; • Objektīvi – tos vienādi saprot visi cilvēki (ir nepārprotami), ir salīdzināmi ar citām valstīm, reģioniem vai mērķgrupām; • Sasniedzami – reāli sasniedzami un izmērāmi, sasniedzot iecerētos rezultātus; • Ticami – tie ir radušies, pateicoties tieši projektam; • Pārbaudāmi – balstīts uz viegli pieejamiem datiem.

37. Indikatori – Latvijas piemēri • Samazinājušās sūdzības no iedzīvotāju puses par X iestādes personāla sniegtajiem pakalpojumiem par 10 % 1 gada laikā; • Ēnu ekonomikas sektora samazināšanās tautsaimniecībā par X % 1 gada laikā; • Rekonstruētās notekūdeņu attīrīšanas iekārtas pieņemtas ekspluatācijā; • Pašvaldības ienākumu palielināšanās tūrisma nozarē par 15% - radītas 22 jaunas darba vietas pašvaldības teritorijā2 gadu laikā; • Pagasta centrā 100% notekūdeņi tiek attīrīti; • 90% Burtniekā novadīto notekūdeņu atbilst normatīvo aktu prasībām;

38. Informācijas avoti Kā un kur pārbaudīt projekta panākumus? Informācijas avoti ir informācijas līdzekļi, kuros ir fiksēti indikatori vai “ceļazīmes” par projekta gaitu un rezultātiem. Tie dod iespēju projekta vadībai vai projekta vērtētājiem objektīvi spriest par projekta attiecīgās fāzes sasniegumiem.

39. Riskiunpieņēmumi Riski ir ārējie faktori, kas var iespaidot projekta rezultātu un mērķa sasniegšanu, bet pār kuriem projekta vadītājam nav tiešas kontroles. Katrs risks attiecas uz kādu konkrētu(-ām) aktivitātēm. “Riski un pieņēmumi” parasti tiek formulēti kā “pieņēmumi”

40. Kā saprast, kas ir riski? • Atrodas ārpus projekta robežām un nevar tikt kontrolēti; • Ir izšķiroši projekta veiksmīgai īstenošanai (rezultātu, mērķu sasniegšanai); • Var negatīvi ietekmēt projekta īstenošanu; • To iestāšanās / neiestāšanās projekta personālam regulāri projekta laikā ir jākontrolē.

41. Pieņēmumi – Latvijas piemēri • Ir nodrošināta iesaistīto institūciju sekmīga sadarbība; • Nepieciešamā informācija un datu bāzes ir pieejamas; • Projekta aktivitātes tiek nodrošinātas ar adekvātu personālu nepieciešamajā laikā; • Atkritumu ražotāju nepietiekama ieinteresētība atkritumu šķirošanā; • Normatīvo aktu bāze - notekūdeņu attīrīšanas, dzeramā ūdens kvalitātes, kā arī apsaimniekošanas prasības - projekta realizācijas gaitā netiek mainīta; • Tūristi neapmeklē rekonstruēto muižu; • Kvalificēta darbaspēka aizplūšana no Madonas rajona.

42. Priekšnosacījumi Prasības, kurām jābūt izpildītām pirms projekta sākuma. Piebilde: līdzfinansējuma esamība nav uzskatāma par priekšnoteikumu (riskanti).

43. Priekšnosacījumi –Latvijas piemēri Phare 2002. gada projekts “Nodarbinātības stratēgija (institucionālā attīstība)” pabeigts. Projekta vadības grupa nodibināta, kurā pārstāvētas visas iesaistītās puses. Pabeigta pirmsprojekta izpēte.

44. Projekta pieteikuma forma struktūrfondiem • Atšķiras katram fondam (atklātajiem projektu konkursiem) un gandrīz katrai grantu shēmai; • Principi diezgan līdzīgi; • ELVGF un ZVFI – tiek prasīts ļoti daudz informācijas par pašu pieteicēju (īpašumiem utt.); • ELVGF, ZVFI un LIAA grantu shēmām nav prasīta loģiskās struktūras matrica kā obligāts pielikums.

45. Projekta pieteikuma forma struktūrfondiem - 2 • Projekta nosaukums; • Atbilstība Vienotajam programmdokumentam (vai citai programmai); • Projekta īstenošanas ilgums; • Projekta izmaksas, Ls; • Projekta īstenošanas vieta; • Projekta kopsavilkums; • Projekta pieteicēja pamatdati (ELVGF atklātajiem projektu konkursiem – detalizēta informācija); • Sadarbības partneru (ja tādi ir) pamatdati; • Projekta vispārējais un tiešais mērķis (no logframe); • Vai projekts veicinās dzimumu līdztiesību, reģionālo attīstību un informācijas sabiedrības veidošanu?

46. Projekta pieteikuma forma struktūrfondiem - 3 • Projekta apraksts; • Projekta mērķa grupas (ja attiecināms); • Plānotie projekta rezultāti (no logframe, mazliet izvēršot aprakstu un ietekmi) un to sasnieguma indikatori; • Aktivitāšu ieviešanas plāns; • Projekta pārmantojamības iespējas un ilgtspēja; • Projekta īstenošanas riski (no logframe, pārformulēti riska formā); • Saistība ar citiem projektiem; • Projekta ieviešanas organizācija; • Ietekme uz apkārtējo vidi; • Īss projekta finansiāli ekonomiskās efektivitātes apraksts (ERAF projektiem);

47. Projekta pieteikuma forma struktūrfondiem - 4 • Projekta finansējuma avoti; • Apliecinājums; • Pielikumi: ► Projekta budžets; ► Loģiskās plānošanas matrica; ► Būvatļauja; ► Biznesa plāns (ne visiem projektiem, atkarīgs no fonda un projekta summas); ► Izziņa no VID par nodokļu nomaksu; ► Izziņa no kredītiestādes par kredīta piešķiršanu; ► Citi.

48. Projekta pieteikuma forma struktūrfondiem - 5 • Specifiskās lietas ELVGF atklātajiem projektu konkursiem: • tehnikas, iekārtu, dzīvnieku vai zemes iegādes gadījumā – kopā ar projekta pieteikumu jāiesniedz attiecīgie iepirkuma procedūras dokumenti; • Jaunbūves, rekonstrukcijas vai renovācijas gadījumā – iepirkuma procedūras dokumenti jāiesniedz ne vēlāk kā 6 mēnešus pēc projekta apstiprināšanas un līguma par projekta ieviešanu parakstīšanas (neiesniedzot – iespējama projekta pārtraukšana).

49. Projekta pieteicējs – atbilstības kritēriji • Atbalsta saņēmēji noteikti Programmas papildinājumā; • Projekta pieteicēju atbilstības kritēriji noteikti vadlīnijās. • VISIEM STRUKTŪRFONDIEM uz finansējumu nevar pretendēt, pieteicējs, kurš: • Pasludināts par maksātnespējīgu, atrodas likvidācijas procesā, saimnieciskā darbība ir apturēta vai pārtraukta; • Ir uzsākta tiesvedība par darbības izbeigšanu, maksātnespēju vai bankrotu;

50. Projekta pieteicējs – atbilstības kritēriji - 2 • VISIEM STRUKTŪRFONDIEM uz finansējumu nevar pretendēt, pieteicējs, kurš: • Atzīts par vainīgu krāpšanā, kukuļdošanā u.c. noziedzīgos darījumos; • Vainojams profesionālās darbības pārkāpumos; • Ir nodokļu parādi (t.sk., sociālā nodokļa parādi); • Nav izpildījis saistības citos ES finansētos projektos; • Sniedzis projekta pieteikumā nepatiesu informāciju; • Centies ietekmēt projekta vērtētājus.