Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

1. Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral SGMAI /DIR/DSMQ Maio 2007

2. Secretaria-Geral Uma visão diferente… Um caminho a percorrer… Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

3. Uma visão diferente… Lei Orgânica do MAI – artigo 12º (Decreto-Lei n.º 203/2006de 27 de Outubro) Lei Orgânica da SGMAI – artigo 2º (Decreto-Lei n.º 76/2007de 29 de Março) “…apoio técnico e a ,desde que não cometidos por lei a outros serviços, designadamente, nos domínios técnico-jurídico e de contencioso, da organização e gestão de recursos, da gestão financeira, acompanhamento e controlo da execução orçamental, da documentação e arquivo e da comunicação e relações públicas, aos órgãos e serviços do MAI.” prestação de serviços comuns Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

4. prestação de serviços comuns O que é? Junção, num só organismo, de um conjunto de serviços de apoio administrativo (BackOffice), comuns a vários organismos. Conjunto de processos de trabalho normalizados e organizados, com objectivo de rentabilizar o desempenho do serviço prestador, direccionadospara as necessidades dos organismos a quem presta serviços (Clientes). Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

5. Visão Tradicional serviços centralizados // Org A Org B Org C FP AP RH FP AP FP AP RH RH Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

6. Nova visão // serviços comuns Org A FP AP RH Org B Org C Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

7. prestação de serviços comuns Quaissão os principais benefícios? Aumento da produtividade baseado na normalização de processos e na especialização e a obtenção de custosinferiores, através da concentração de funções e da eliminação de duplicações. Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

8. prestação de serviços comuns Quais as principais exigências? Clareza dos processos de trabalho Maior Eficiência Maior grau de especialização Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

9. prestação de serviços comuns Quais as principais exigências? Avaliação / Antecipação das respectivas necessidades Melhoria dos processos de trabalho de acordo com a “Voz do Cliente” Enfoque no Cliente Retorno da informação (Feedback) Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

10. prestação de serviços comuns Quais as principais exigências? Compromisso de todos os envolvidos (colaboradores e clientes) na prestação do serviço e no cumprimento da forma e prazos para a execução das tarefas Níveis de Serviço (SLA’S) Acompanhamento sistemático dos processos de trabalho Medição dos resultados e introdução de melhorias Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

11. prestação de serviços comuns Nova Filosofia SG MAI todas asáreas Clientes Gestor (es) de Cliente Processos Processos Interlocutor na relação com os Clientes Dinamizador de Processos Feedback Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

12. prestação de serviços comuns Nova Atitude Compromisso Proactividade Focus no Cliente Responsabilidade Diálogo Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

13. prestação de serviços comuns Como garantir o sucesso na implementação? Do ponto de vista das pessoas: Escolher o líder e os interlocutores adequados para a organização dos serviços partilhados; Envolver todos os colaboradores na criação dos novos papéis e na nova filosofia e definir as suas responsabilidades no sucesso da iniciativa; Envolver todos os interessados “stakeholders” na organização (fornecedores, etc.) para participar na iniciativa; Definir estratégias para gestão da mudança. Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

14. prestação de serviços comuns Como garantir o sucesso na implementação? Do ponto de vista da organização: Definir e implementar processos de trabalho; Implementar e adequar os sistemas de informação para apoiar a prestação de serviços e a comunicação fácil com os clientes; Garantir espaço para soluções inovadoras e de excelência; Não aceitar quaisquer supostas "boas práticas"  sem as sujeitar a uma avaliação interna das suas capacidades, comparando com as soluções existentes (benchmarking efectivo); Medir constantemente as melhorias obtidas. Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

15. prestação de serviços comuns Como implementar na SG? 1º Passo – Avaliar a experiência já existente; 2º Passo – Documentar a organização interna – elaborar procedimentos prioritários nas várias áreas da SG; 3º Passo – Consensualizar com os organismos Clientes uma plataforma de relacionamento – dar conhecimento da nossa organização, conhecer as respectivas necessidades e nomear interlocutores para o processo; 4º Passo – Elaborar acordo escrito que implique a aceitação da forma encontrada de relacionamento e defina as responsabilidades da SG e dos organismos Clientes. Projecto “Serviços Comuns SGMAI” Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

16. prestação de serviços comuns Nova Estrutura Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

17. prestação de serviços comuns Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

18. prestação de serviços comuns Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica “Propor medidas de simplificação e racionalização dos processos e procedimentos e circuitos administrativos e formas inovadoras de organização, gestão e funcionamento; Colaborar na definição da imagem institucional do MAI; Gerir o sistema de tratamento de reclamações do MAI; Propor a política de formação na PCS - planos anuais e plurianuais de formação; Coordenar as estruturas de apoio administrativo que funcionam junto dos gabinetes dos membros do Governo; Apoiar tecnicamente os utilizadores nas áreas das tecnologias de informação; Coordenar a gestão do serviço de reprografia; Assegurar a classificação, registo, distribuição e expedição da correspondência e demais documentos da Secretaria-Geral; Garantir a publicação dos actos legislativos e administrativos; Instruir os processos de concessão de passaporte especial, Conselho da Medalha, Cartões de Identidade e angariação de receita para fins de beneficência e assistência…” Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

19. prestação de serviços comuns Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica “Elaborar o balanço social da SG e dos serviços integrados na prestação de serviços comuns e consolidar o balanço social do MAI; Executar os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego; Assegurar o registo de assiduidade do pessoal, e organizar as listas de antiguidade do pessoal e o processamento de remunerações; Assegurar a execução e o conhecimento sistemático da informação relativa à política de recursos humanos do MAI; Definir e avaliar indicadores de gestão, elaborando estudos periódicos sobre a situação dos recursos humanos do MAI, propondo medidas conducentes à racionalização da gestão de pessoal e ao aumento da produtividade e da qualidade do trabalho…” Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

20. prestação de serviços comuns Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica “Coordenar a elaboração dos projectos de orçamento de funcionamento e de planeamento quando a execução compete aos serviços da SG; Elaborar relatório financeiro e prestação anual de contas; Gerir e executar os orçamentos; Executar os procedimentos contabilísticos dos orçamentos geridos pela SG; Processar e liquidar as despesas autorizadas, bem como organizar e manter a contabilidade dos orçamentos cuja execução é gerida pela SG; Recolher e tratar a informação sobre a actividade desenvolvida e os meios financeiros afectos à prossecução das actividades das entidades, serviços e organismos do MAI; Assegurar o conhecimento permanente da situação financeira das entidades, serviços e organismos do MAI…” Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

21. prestação de serviços comuns Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica “Executar os procedimentos tendentes à aquisição ou locação de bens e serviços, bem como desenvolver os processos de negociação, que conduzam à racionalização e diminuição dos encargos; Preparar, realizar e gerir os contratos de fornecimentos de serviços; Executar os processamentos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro; Organizar e manter actualizado o cadastro e inventário de bens; Assegurar a gestão do edifício sede do MAI e de outras instalações afectas à SG e aos serviços da prestação de serviços comuns; Assegurar a gestão do parque automóvel; Assegurar a gestão dos bens correntes; Proceder junto aos serviços do MAI ao levantamento e à agregação de necessidades de bens e serviços, tendo em vista a progressiva centralização dos processos de planeamento e de negociação do aprovisionamento, no quadro do Programa Nacional de Compras Electrónicas; Assegurar o funcionamento da unidade de compras do MAI…” Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

22. prestação de serviços comuns Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

23. prestação de serviços comuns Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica “Prestar assessoria jurídica aos membros do Governo e serviços do MAI no âmbito da prestação de serviços comuns; Elaborar pareceres e informações e proceder a estudos de natureza jurídica; Colaborar na elaboração de projectos de diplomas legais; Emitir pareceres sobre recursos interpostos para os membros do Governo e demais serviços do MAI aos quais presta apoio no âmbito da prestação de serviços comuns; Intervir nos processos contenciosos do MAI; Intervir em processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos ou averiguações; Acompanhar as acções judiciais em que o MAI seja parte e prestar a colaboração que lhe for solicitada pelo Ministério Público; Propor a difusão pelos serviços do MAI das decisõesproferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que se revelem de interesse directo para o Ministério…” Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

24. prestação de serviços comuns Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica Recolher, tratar e difundir a documentação e informação para as actividades do MAI; Organizar e manter actualizado o Centro de Documentação da SG; Identificar e gerir os recursos documentais dos organismos aos quais presta apoio no âmbito da prestação de serviços comuns; Promover a organização e gestão de um catálogo colectivo do acervo documental existente nos centros de documentação e bibliotecas dos organismos da prestação de serviços comuns; Organizar e manter o Arquivo Geral do MAI; Acautelar a gestão dos arquivos correntes da SG e dos gabinetes dos membros do Governo; Propor normas uniformes para a elaboração de sistemas de classificação de documentos de arquivo e apoiar os organismos da prestação de serviços comuns no desenvolvimento de planos de classificação; Editar, divulgar e distribuir as publicações elaboradas na SG ou noutros organismos do MAI; Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

25. prestação de serviços comuns Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica “Assegurar o serviço de relações públicas do MAI e superintender em todos os assuntos de protocolo no âmbito do MAI, articulando com os demais serviços e organismos do Ministério a sua acção; Realizar e apoiar a organização de congressos, seminários, conferências e outras actividades afins no MAI; Recolher, tratar e difundir a informação dos órgãos de comunicação social com interesse para as actividades do MAI; Assegurar os contactos com os órgãos da comunicação social, acompanhando a preparação e difusão dos materiais destinados a publicação, nomeadamente providenciando quanto à distribuição dos textos das intervenções oficiais; Participar na divulgação das actividades dos serviços do MAI; Assegurar a recepção e atendimento ao público nos edifícios sede do MAI; Apoiar a estada e visita de missões e delegações estrangeiras em vista ao país desde que solicitado pelos gabinetes governamentais…” Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

26. prestação de serviços comuns Nova Secretaria-Geral – Estrutura Orgânica Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral

27. prestação de serviços comuns Uma visão diferente… Um caminho a percorrer… Um objectivo comum… Só possível com o envolvimento de TODOS. Maio 2007 Ministério da Administração Interna Secretaria-Geral