La Administración de P royectos en Informática

1. La Administración de Proyectos en Informática Mtro. Gustavo Cervantes, MC

2. Objetivo: Definir el Rol del AP Entender la separación de los procesos propios de la actividad y de los procesos de administración de proyectos Producto PAP

3. ¿Cuántos proyectos tienen éxito? Estudio: Chaos, Standish Group www. Standishgroup.com • Resolution Type 1, or project success: The project is completed on-time and on-budget, with all features and functions as initially specified. • Resolution Type 2, or project challenged: The project is completed and operational but over-budget, over the time estimate, and offers fewer features and functions than originally specified. • Resolution Type 3, or project impaired: The project is canceled at some point during the development cycle.

4. Proyectos de Informática • Según StandishGroup: • En los EU se aplican 250Billones de dólares anuales a proyectos de desarrollo de sistemas • El total de proyectos es superior a 175,000 • El costo promedio es de $434,000 dls de un proyecto en empresas pequeñas • En el 52% de los proyectos el costo será superior 189% al presupuesto

5. Diferencias de los Proyectos de TI y de otras disciplinas • Propósito: difusos • Alcance: fronteras • Trabajo en Paralelo • Interfases entre proyectos • Dependencia en la tecnología • Expectativas de los directivos y usuarios • Impacto acumulativo: Efecto Domino

6. Definiciones • PMI: Un proyecto es algo temporal y único • Industrial Society (Inglaterra): • “ Un conjunto de actividades ligadas, ejecutadas de una manera organizada, con puntos de inicio y terminación claramente definidos, para lograr resultados específicos, que satisfagan las estrategias de la organización en un tiempo delimitado”

7. Proyecto: Definición • Es un trabajo que se ejecuta por una sola vez, tiene un inicio y un final; un objetivo especificado con claridad; un presupuesto establecido y una organización (quizá temporal y que puede ser desmantelada al término del proyecto)

8. La administración de proyectos • “ Es un proceso dinámico que utiliza recursos adecuados de la organización de un modo estructurado y controlado, para lograr unos objetivos definidos claramente; y que fueron identificados como necesidades estratégicas. Siempre se ejecuta bajo un conjunto de restricciones.”

9. Inicio Planeación Control Ejecución Cierre Ciclo de Vida de Administración de Proyectos (PMI)

10. Niveles de Madurez del PAP • Nivel 0 : Inexistencia del concepto de AP • Nivel 1: Aplicación empírica por las personas en forma individual • Nivel 2: Se sigue una metodología (institucionalización) • Nivel 3: Se monitorea el cumplimiento del proceso • Nivel 4: Existe un proceso de mejora continua

11. ¿En que nivel está mi organización?

12. Iniciación Planeación Ejecución Control Cierre Core Core Processes Core Processes Scope Planning Project Plan Execution Activity Secuence Schedule Develop. Activity Definition Duration Estimating Performance Reporting Overall Change Control Contact Close-out Administrative Closure Scope Definition Cost Budgeting Initiation Resource Planning Quality Assurance Information Distributes Cost Estimating Project Plan Dev. Facilitating Team Development Facilitating Scope Verification Solicitation Source Selection Risk Identifica-tions Risk Quantifica-tion Quality Planning Comm. Planning Scope Change Control Schedule Control Cost Control Contract Administrative Response Development Quality Control Risk Response Control Organiza-tional Planning Staff Acquisition Procurement Planning Solicitation Planning Proceso de Project Management

13. La diferencia entre METODOLOGIA y metodología • METODOLOGIA: es una teoría de sistemas de como un tipo de trabajo debe ejecutarse; esta documentada en un libro (grueso) que especifíca un detalle de lo que se tiene que hacer • metodología: es un enfoque básico conceptual que reside en la mente de la gente y tiene dos partes: una plan y el conjunto de habilidades necesarias para ejecutar las tareas y se va mejorando con la práctica.

14. Problemas de la METODOLOGIA • Promueva que la gente prepare documentos en lugar se hacer el trabajo • Trata de estandarizar lo que en realidad es diferente • Responsabilidad: si las cosas fallan, es culpa de la METODOLOGIA • Motivación: el imponer una METODOLOGIA implica que las personas no saben hacer el trabajo • Menor productividad al aplicarla al pie de la letra

15. Desventajas de la metodología • No hay estandarización documentada • Es una limitación si se desea obtener una certificación ( ej. CMM, ISO..) • Se debe cuidar el proceso de diseminación • Se deben evitar las mal-intepretaciones de los conceptos • El riesgo de generación de versiones de la metodología

16. Procedimiento de Trabajo Etapa 0 (Inicio) Definición e Integración del Grupo de Definición Especif. de Tecnología Modelo de Datos y Prototipo Versión Final Documento de Definición Versión Beta Versión Pre-Release Roll-Out Masivo Definición y Análisis Roll-out Piloto Construcción Diseño Comp. Pruebas area de riesgo El Usuario participa como Actor, no como Crítico

17. Características de una metodología • Logros medibles: entregables • Participativa-colaborativa • Fácil de aprender y aplicar • Adaptable-evolutiva • Mejorable • Aplicar el paralelismo • Tiene inicio y término • Permite el uso de herramientas Case

19. ¿Qué disciplinas de gestión de proyectos aplico?

20. Información: Desempeño Dinero Tiempo Humano: Negociación Comunicación Motivación Liderazgo Trabajo en equipo Técnicas y Metodologías: Modelación Costeo Programación Planeación: Objetivos Metas Estrategias Organización: Autoridad Responsabilidad Cultura: Valores Actitudes Creencias Tradiciones Control: Estándares Sensores Comparativos Acciones Los elementos del sistema de administración de proyectos

21. Ciclo de Vida de Productos A D M D E C A M B I O S C O M U N I C A C I O N C O N T R O L Integración de equipo Línea de Proceso A Definición de alcance Línea de Proceso B Definición de WBS Elaboración de plan Línea de Proceso C Autorización Proyecto Ejecución Cierre Project Office P.Manager Marco de Referencia de APTIC

22. BRB RATq CQJ ¿Cuál modelo Aplica a mi organización? Los 3 modelos de APT

23. El éxito es: • Lograr el objetivo • Estar a tiempo • Apegarse a la “VISIÓN” • Un usuario satisfecho • Mantener el trabajo( el puesto, la posición) • Hacer el mejor esfuerzo

24. ¿Cuál es un proyecto exitoso?¿Cómo podemos reconocer un proyecto exitoso? ¿Y en mi organización.........

25. Inicio Planeación Control Ejecución Cierre Ciclo de Vida de Proyectos Ref.PmBok Cap. 1, Project Management Institute

26. Fase de Iniciación Kick off Initiation Documento de Iniciación INI-ddmmyy

27. Junta de Bautizo del Proyecto • Antecedentes del problema a solucionar • Intencionalidad y Concepto • Resultados Esperados: Objetivo • Metodología de Trabajo • Participación del usuario • Comunicación de Avances • Control y Comunicación de Cambios • Organización • Roles • Plan General de Implementación

28. La intencionalidad de un proyecto • Hay dos tipos de requerimientos: explícitos e implícitos • Explícitos: aquellos que son claramente definidos por el cliente • Implícitos: aquellos que son identificados como “obvios” por alguna de las partes (cliente o analistas) • El problema se da con los implícitos

29. ¿Qué es el concepto de un proyecto? • Es lo que define el propósito, el alcance y el marco de referencia para un proyecto • Es importante definirlo al inicio: porque muchos proyectos de tecnología inician con necesidades difusas, poco claras • Esta etapa corresponde al análisis de factibilidad de un proyecto y nos permite un análisis organizado de la idea del proyecto

30. Accounting Info Repository Accounting Translator Business Transaction Information Business Policies Operational Data Repository Concepto de la TI: Ejemplo ¨The Pipe Concept”

31. Definición de Objetivos de un Proyecto • Actualizar el software y hw de las pc´s de los empleados : GENERICO • Implementar sw de productividad en las pc´s de los empleados, asegurando su uso:¿BENEFICIO? • Implementar software de productividad en las pc´s, para proveer nuevas capacidades e incrementar la productividad de cada empleado

32. Definición de Objetivos de ... • Instalar y probar SW y HW de “ Document Management” • Implementar un sistema completo de “document management” como “Front-End” del sistema actual • Implementar un sistema de digitalización de fichas de firmas , integrado al sistema de cheques para mejorar el proceso de validación y control

33. Inicio Planeación Control Ejecución Cierre Ciclo de Vida de Proyectos Ref.PmBok Cap. 1, Project Management Institute

34. No hay tiempo para planear Porque estoy apagando fuegos Porque estoy ocupado Apagafuegos El Círculo Vicioso

35. Una ideas importantes • “Los planes son inútiles, pero planear lo es todo” Dwight Eisenhower • “Si no tenemos un plan, el control es imposible” James Lewis • “No sabemos a donde vamos, pero estamos yendo muy rápido”

36. Planeación : • Es la definición clara y precisa de objetivos ( y las actividades que se ejecutarán para lograrlos), de manera que se logre una meta final. La meta puede ser la solución de un problema o el logro de un estado o condición diferente al estado actual.

37. Core Schedule Develop. Activity Secuence Activity Definition Scope Planning Cost Budgeting Duration Estimating Scope Definition Resource Planning Project Plan Dev. Cost Estimating Facilitating Risk Quantification Risk Identifications Quality Planning Comm. Planning Response Development Staff Acquisition Procurement Planning Solicitation Planning Organizational Planning Fase de Planeación

38. Planear es: • Identificar las actividades del proyecto: WBS • Estimar el tiempo y costo • Definir la secuencia de las actividades del proyecto • Identificar las actividades críticas • Preparar la propuesta del proyecto (SDD-Plan)

39. Proyecto B O T T O M U P T O P D O W N Fases Unidades De Trabajo Tareas Estructura del WBS

40. WBS Proyecto Digitalización de firmas

41. Work Breakdown Structure

42. Project Launch Link toservers ConfigureExchange MailboxRules W2k Policies Test Policies InstallExchange ClientInstallationPackages DevelopInstallProcedures Install W2kServers Create TestUser Accounts Test Install Create CD CreateWorkbook Test CD Host PilotUsers Class Image toPilot Users Pilot UserForum Pilot User Analysis Finalize and Test Image 10 day lag User TrainingSessions FinalRoll-out ManagementReserve Diagrama de Red

43. Características • Estatus medible • Eventos de inicio y conclusión claramente definidos • Estimación de tiempo y costo fácilmente estimada o calculada • Tareas administrables, medibles, integrables e independientes

44. Calendario: tiempos y recursos

45. Fallas en la estimación : Efecto Bertha/Abelardo • Distribución del tiempo de los desarrolladores • Definición de tareas de un desarrollador • Enfoque “Optimista” • Enfoque SUPERMAN • Supuestos: las personas dedican el 100% de su tiempo en la oficina al trabajo

46. Ejemplo de estimación fallida Proyecto Típico: Capacidad de producción individual: 8 hrs/día Capac. Mensual: 8hrs/dia * 22 días hábiles= 176 hrs /mes Proyecto que requiere 704horas= 704 hrs/176 hrs/mes:4 meses Pero si la distribución de tiempo de la persona es: 65% proyecto, 25% tareas admintvas, 10% activ. “sociales” Entonces: Tiempo P704= 704 hrs/ 176hrs/mes * 0.65 = 6.2 Meses Paradoja: Se estima correctamente y al mismo esta equivocado

47. Estimación de tiempos • Generalmente será basado en la experiencia • Las variaciones en la estimación pueden ser debido a: • El nivel de habilidades y conocimientos de las personas • Disponibilidad de los recursos materiales • Eventos inesperados

48. Modelo “Chaos”: Adm. De Riesgos

49. Estrategia: Escenarios • Estimación Optimista : enfoque sobresaliente • Estimación Pesimista: enfoque al riesgo • Estimación Satisfactoria: considerando un nivel de riesgos moderado

50. Planeación Efectiva: Definir la estrategia Métodos orientados a la Planeación Métodos orientados a la velocidad: Entrega anticipada del producto Métodos orientados a la visibilidad: Puede verse el avance y disipar la impresión de lentitud Métodos orientados a los riesgos: Evitar retrasos en la planeación y ejecución del proyecto