Plan Institucional 2012 – 2021 Formulación del Proyecto P14

1. Plan Institucional 2012 – 2021Formulación del Proyecto P14 Cali, Febrero – Junio 2012

2. MISIÓN VISIÓN En el 2021, la Pontificia Universidad Javeriana de Cali será reconocida por: La excelencia humana y académica. Su dinámica internacional y su articulación a la red mundial de universidades jesuitas. La Cultura de innovación y emprendimiento Su responsabilidad social. Somos una universidad católica, pontificia, regentada por la Compañía de Jesús, heredera de su tradición educativa que, mediante la investigación, la docencia y el servicio, contribuye A la formación integral de personas con excelencia humana y académica, competencia profesional y responsabilidad social. Al desarrollo sostenible de la región y del país, con perspectiva global Para el logro de una sociedad justa, incluyente y respetuosa de la dignidad humana

3. Megas Institucionales • Excelencia humana y académica. • Investigación. • Dinámica internacional. • Innovación y emprendimiento. • Responsabilidad social.

4. Método para abordaje del Proyecto • Diagnóstico: • Qué tenemos en cada tema • Qué tiene las universidades que son referencia.?? • Redefinición de las Megas si es necesario • Definición de Metas parciales o hitos a lograr • Elaboración del Plan propiamente dicho. • Conjunto de acciones para ir logrando las metas parciales y llegar finalmente a las Megas • Elaboración del presupuesto • Aprobación por parte del Consejo Directivo

5. P14- Rediseño y mejoramiento de Eficiencia de procesos administrativos y (administrativos de lo) académicos ante nuevas realidades y necesidades 27. Articulación y desarrollo de la tecnología con las actividades académicas (docencia e investigación), administrativas y del Medio Universitario

6. Integrantes del Grupo Consultor Externo Felix Matiz

7. Reunión Febrero 21 • Avances actuales • Mapeo de todos los procesos • Problemas críticos de cara al estudiante y al profesor, • Priorización de procesos

8. Reunión Febrero 28 • Hernando presenta los antecedentes. Ver documento en Blog • En la planeación 2006 – 2011 el Proyecto P10 Certificación de los procesos relevantes. • Se puso meta para 2007: 17 procesos de la dirección administrativa de la época hasta 30 procesos en el 2011. • Se hizo BMK con Uninorte, Andes, Jav. Bogotá • Actualmente Jav Bogotá tiene algunas dependencias certificadas y algunos laboratorios con acreditaciones particulares y Habilitaciones para algunas dependencias de Salud • Tienen una oficina de O&M • En proceso de Inscripción y admisión tiene documentación e indicadores. • Hay propuesta de mapa de procesos hecho por el Comité de calidad: 2010 (archivo cadena de valor 5). Ver Blog

9. Reunión Febrero 28 • Desde 2006 se ha trabajado con: • La Vicerrectoría del Medio Universitario: Hay formatos de asistencias y de medición de satisfacción de las actividades a su cargo. Haya procesos definidos, documentados no actualizados • CECC. no siguieron por el fracaso de Bogotá. En 2010 se hizo otro trabajo de identificación de procesos y procedimientos 50% • Biblioteca. En 2010 se identificaron procesos con un trabajo de grado y no se ha avanzado 10% • CSI. Establecieron los procesos pero no hay documentación. Manejan un sistema de requerimientos en el que se pueden establecer los tiempos de atención y la satisfacción del usuario. • ID+i • En los procesos que la Universidad ha levantado ha participado Hernando García. • El manejo del P10 fue muy informal • Lo lidera la Dirección General administrativa • No tenía presupuesto, ni personal, ni directriz a pesar de haber estado en la Planeación 2006 - 2011 • El comité de Calidad dejó de funcionar • Los integrantes cambiaron mucho y se volvió muy difícil reunirlo, nadie se comprometía. • Como no se veía claro su función, no se volvió a citar reunión: 2010

10. Reunión Febrero 28 • Que relación hay entre los procesos de acreditación y Calidad ??? • Para qué la certificación de calidad??? • Cuando Javeriana Bogotá decide implementar People soft. • Entonces hay que diseñar procesos, se contrata a KPMG. • Pero lo que se solicitó “no se podía hacer” con People soft. • Entonces se monto el ERP y hubo de “aceptar” los proceso definidos allí. O llevar acabo desarrollos. • No se orientó la implemnetación del ERP con un enfoque de Gestión por Procesos • Hay módulos pagados pero no se usan. Y hay desarrollos solicitados por Bogotá que Cali no usa todavía. • Hay módulos que se implementaron de manera distinta en Bogotá y en Cali. • A Octubre 2010 no se veía posible obtener la información final.

11. Reunión Febrero 28 • Lecciones aprendidas • Un desgaste humano impresionante: el mismo equipo asumió la implemnetación del ERP y el manejo de la operación cotidiana de la Universidad. • Una gran parte del equipo humano de la Vicerrectoría con vacaciones acumuladas. • Todo el mundo aburrido con el sistema • Si no se trabaja la parte adaptativa de las personas, no se puede lograr una buena implementación del ERP • Bogotá si hizo un trabajo de gestión del cambio. Además tenía más recurso financiero • No hubo la suficiente capacitación sobre el ERP. En el año 2011 llevamos a cabo jornadas de capacitación que debieron haberse realizado en el 2010.

12. Reunión Marzo 6 • Presentación del proyecto de Gestión por procesos con acompañamiento de Gestión del Cambio de la Vicerrectoría Administrativa…. Documento en el Blog • Se definieron 6 Ciclos de negocio. • Se caracterizaron los ciclos de negocio • Se definieron 35 procesos en los 6 ciclos de negocio • Se caracterizaron los 35 procesos • A febrero 2013 estaría terminados los 10 proyectos del plan de trabajo de la fase de implementación, para los 6 ciclos. • Tareas • Resolver inquietudes sobre lo expuesto

13. Reunión Marzo 13 • Resolver inquietudes sobre lo expuesto • Alcance y titulo del proyecto: diseño y mejoramiento continuo de procesos administrativos y académicos • Esta diseñada con orientación al cliente? Procesos alineados con propósitos • Se va manejar Cambio de Estructura? OK • Gestión de procesos a la par de gestión del cambio OK • Relación de los procesos con los sistemas de información OK • Con que metodología se va a manejar el proyecto • Debemos referirnos a Ciclos de Negocio? • Aprender de la experiencia PRÓXIMA REUNIÓN • Se debe reactivar el comité de calidad? • Cual es la relación de este trabajo con Aseguramiento de la calidad de las IES (registro del programa académico hasta la acreditación) y con las certificaciones de Sistemas de gestión OK

14. Reunión Marzo 13 • ALCANCE DEL PROYECTO: Todos los procesos administrativos y académicos. Priorizando por fases • Cuando se abordan con el enfoque de la Gestión por procesosse debe de tener en cuenta las siguientes dimensiones: técnica (procesos), personas, recursos, tecnología, estructura y la gestión del cambio (Valores de la cultura organizacional, estilos de dirección, etc.) Reunión Marzo 20 • Reunión con Oracle: Mapa de soluciones para Educación Superior. Reunión Marzo 27 • Revisión de las lecturas recibidas. Ver presentación en ppt en el Blog. • Se planteó el tema de la transformación de la estructura que responde a un enfoque de Gestión por procesos.

15. La transformación GP1 Proceso clave 1 CLIENTES Proceso clave 2 GP2 Proceso clave 3 GP3 VERTICAL HORIZONTAL

16. Gestión por procesos Satisfacer los clientes Mejorar los resultados Gestión por procesos Creación de valor para el cliente mediante la identificación y adecuada gestión de los procesos operativos, de apoyo, de gestión y de dirección. No se trata sólo de pensar cómo hacemos mejor lo que venimos haciendo sino por qué y para quién lo hacemos. Los procesos han de estar permanentemente alineados con la estrategia de la organización, con los factores críticos para su éxito o con sus ventajas competitivas.

17. Gestión por procesos Problema: Consecuencias o resultados obtenidos desviados de los objetivos perseguidos. (extra - costos, plazo incumplido, personas desmotivadas, cliente insatisfecho, pérdida de posicionamiento…). Resultado no deseado. Con este enfoque se reconoce que la causa de la mayor parte de los problemas reside en: • Procesos ineficientes o con un funcionamiento que no es suficientemente controlado. • Estructura funcional • Estilos de dirección • Competencias directivas o personales claramente mejorables.

18. Gestión por procesos • En la gestión por procesos, la gestión de las interacciones es esencial. Los procesos interactúan porque comparten algo en común: el servicio que se presta al cliente. • Por ello, los procesos se gestionan y se mejoran.

19. Gestión por procesos: un enfoque de gestión Proceso: secuencia ordenada de actividades que van añadiendo valor mientras se produce un determinado servicio. • Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan , las cuales transforman elementos de entrada (input) en resultados (output) • El proceso es la forma natural de organizar el trabajo. • El término proceso lleva implícito la orientación del esfuerzo de todos a la satisfacción del cliente. Gestión: acción(es) que se lleva(n) a cabo para que los objetivos fijados se cumplan. • Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. (ISO 900:2005) • El término Gestión lleva implícito la búsqueda de los objetivos de mejora.

20. Reunión Abril 12 PROPUESTA DE TRABAJO A PARTIR DE TODA LA INFORMACIÓN RECOLECTADA • PREMISA: “Organización que no revisa sus procesos al menos cada dos años, está anquilosada” JUSE • ALCANCE: Establecer un sistema para gestionar (identificar, diseñar, implementar y medir) y mejorar los procesos académicos y administrativos para generar cada vez mayor valor a los clientes, a la comunidad educativa y a los grupos de interés, de tal manera que faciliten el logro de Misión y la Visión de la Universidad. • En el sistema se requiere considerar: proveedores, clientes, entradas y salidas de cada proceso, actividades que añaden valor, personas, recursos, tecnología, estructura para lograrlo y gestión del cambio. • VARIABLES CLAVE: En mejoramiento de proceso las variables a controlar son tiempo del proceso, costo y calidad del resultado.

21. Reunión Abril 12 PROPUESTA DE TRABAJO A PARTIR DE TODA LA INFORMACIÓN RECOLECTADA – ACTIVIDADES A DESARROLLAR • Revisar el actual mapa de procesos para completarlo al máximo y dejar la Versión 1 que será lógicamente modificada en la medida que el proyecto avance y se vayan presentando nuevos requerimientos. • Listar TODOS los procesos y establecer sus objetivos. • La lista inicia con los procesos que hoy se están mejorando en la Vicerrectoría administrativa. • Ir a las facultades y áreas de la Universidad y por medio de sus representantes en este equipo de proyecto, identificar los procesos que más inconvenientes presenten, en términos de tiempo y calidad, para el desarrollo de las actividades diarias de la U. • Hacer una primera priorización del orden en el que se mejorarán los procesos . • Determinar procesos clave para concretar la estrategia o que generan ventaja competitiva • La lista inicia con los procesos que hoy se están mejorando en la Vicerrectoría administrativa.

22. Reunión Abril 12 PROPUESTA DE TRABAJO A PARTIR DE TODA LA INFORMACIÓN RECOLECTADA – ACTIVIDADES A DESARROLLAR • Comparar Procesos vs. Sistema Información universitaria SIUpara verificar el soporte técnológico y las brechas. Se requiere ayuda del CSI • Elaborar un cronograma del orden y tiempo estimado en que se irán mejorando los procesos, tomando como base las experiencias vividas. Lo inicia los procesos que están en mejoramiento actualmente. • Con base en ese cronograma identificar las necesidades de todo tipo de recursos. Costear. • Con base en el cronograma identificar la estructura de personal requerida para llevar a cabo ese programa. • Con base en el cronograma, elaborar el programa de “preparación para el cambio”. Se requiere la ayuda de Gestión Humana. Costear. • Terminar el entregable al Consejo Directivo: Procesos a mejorar, cronograma, Estructura operativa, Costos de recursos informáticos y gestión del cambio.

23. Reunión Abril 17 • Se revisó la propuesta de trabajo presentada en la anterior reunión y se aclararon las dudas. • Se aclara que quedan 8 reuniones y debemos evacuar los 10 puntos de la propuesta • EN la próxima reunión se definirán los 2 primeros pasos