SEMINARIO SOBRE AUDITORÍA INTEGRAL

1. Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social Instituto Venezolano de los Seguros Sociales SEMINARIO SOBRE AUDITORÍA INTEGRAL Dirección General de Auditoría Interna Caso Práctico Caracas, octubre 2007

2. CASO PRÁCTICOINTRODUCCIÓN • A continuación, a título ilustrativo, se presenta un caso hipotético, referido a la aplicación práctica de la metodología analizada en el presente Seminario, tomando como objeto de la auditoría, unidades organizacionales básicas (Presupuesto, Contabilidad, Recursos Humanos, Compras y Tesorería) de una dependencia de la Administración Pública, considerando aspectos contables y presupuestarios Caracas, octubre 2007

3. INTRODUCCIÓN (cont…) • Para efectos del Seminario, el caso es desarrollado considerando los componentes fundamentales del SCI, teniendo como premisa que la extensión y alcance de toda auditoría está en función del grado de confiabilidad de dicho sistema • Asimismo, se toma en consideración pautas expuestas en relación con la práctica de una auditoría integral, concebida ésta como un proceso sistemático estructurado en cinco fases secuenciales, interrelacionadas e interdependientes Caracas, octubre 2007

4. CASO PRÁCTICOOBJETIVOS GENERALES • Evaluar el Sistema de Control Interno (SCI) • Determinar el cumplimiento y resultados de planes y acciones administrativas (eficacia, eficiencia, economía y calidad) • Verificar el acatamiento de las normas legales y reglamentarias que regulan las operaciones realizadas y de la salvaguarda de los recursos y bienes que integran el patrimonio institucional. • Informar sobre resultados derivados de la auditoría Caracas, octubre 2007

5. CASO PRÁCTICOOBJETIVOS ESPECÍFICOS • Comprobar capacidad del SCI para promover eficiencia, eficacia, economía y calidad • Determinar grado de confiabilidad del SCI e identificar aspectos críticos que requieran examen (naturaleza, oportunidad, métodos, procedimientos y técnicas aplicables a la auditoría) • Determinar grado de operatividad y eficacia de sistemas de administración; y conformidad con decisiones, planes y proyectos preestablecidos Caracas, octubre 2007

6. CASO PRÁCTICOOBJETIVOS ESPECÍFICOS • Determinar si la asignación de recursos humanos, físicos, técnicos y financieros, es adecuada • Comprobar que las operaciones y transacciones se realizan conforme a la autorización general o específica que corresponda Caracas, octubre 2007

7. CASO PRÁCTICOOBJETIVOS ESPECÍFICOS • Verificar la pertinencia e integridad de la información gerencial, registros y estados financieros, y conciliarlos con los elementos de confrontación que correspondan • Verificar cumplimiento de NGCSP y PCGA Caracas, octubre 2007

8. CASO PRÁCTICOOBJETIVOS ESPECÍFICOS • Proponer ajustes en registros de contabilidad • Cerciorarse si los registros presupuestarios reflejan totalidad de ingresos y compromisos, causados y pagados Caracas, octubre 2007

9. CASO PRÁCTICOOBJETIVOS ESPECÍFICOS • Asegurarse de adecuada salvaguarda de fondos y bienes • Establecer grado de cumplimiento de deberes y atribuciones • Evaluar cumplimiento de ordenamiento legal y reglamentario Caracas, octubre 2007

10. CASO PRÁCTICOALCANCE • La auditoría estará referida a las actividades administrativas y financieras ejecutadas por la dependencia durante el ejercicio fiscal objeto del examen,[*] incluyendo el análisis de los procesos administrativos y los saldos reflejados en los estados financieros, estado demostrativo de la ejecución presupuestaria, y demás instrumentos de información gerencial [*]Indicar el período que corresponda Caracas, octubre 2007

11. CASO PRÁCTICOPRIMERA FASE: Estudio Preliminar • Obtenga y/o actualice información de actividades y operaciones de la organización • Elabore síntesis temática de actas de reuniones del Directorio, referida a decisiones que incidan sobre procesos objeto de auditoría • Elabore informe parcial Caracas, octubre 2007

12. CASO PRÁCTICOSEGUNDA FASE: Evaluación del SCI, Determinación de Áreas Críticas y Programación • Examine modelo de gestión • Satisfágase de debida concordancia de la organización para el cumplimiento de sus fines • Estudie proceso presupuestario • Verifique proceso contable • Constate que la administración de personal esté ajustada a la normativa que regula la materia Caracas, octubre 2007

13. CASO PRÁCTICOSEGUNDA FASE: Evaluación del SCI, Determinación de Áreas Críticas y Programación • Verifique si la gestión de compra y abastecimiento garantiza la adquisición oportuna de los bienes y servicios requeridos por la dependencia para el cumplimiento de su misión, en las condiciones más favorables a los intereses de la entidad, en cuanto a precio, calidad, condiciones de pago y oportunidad en su entrega o prestación(planificación y programación, apego a las disposiciones legales; registro de proveedores; transparencia en el proceso, entre otros aspectos) • Asegúrese de seguridad y buen manejo en administración de fondos y valores; racionalidad en la utilización de los fondos disponibles y optimización de los rendimientos Caracas, octubre 2007

14. CASO PRÁCTICOSEGUNDA FASE: Evaluación del SCI, Determinación de Áreas Críticas y Programación • Determine extensión y alcance de auditoría (identificación y jerarquización de áreas críticas) • Elabore programa de trabajo de la auditoría • Constituya equipo de trabajo, emita acreditación y órdenes de trabajo • Elabore informe parcial Caracas, octubre 2007

15. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE PRESUPUESTO • Establezca comparaciones entre resultados y metas previstas (causas y efectos de desviaciones) • En caso de variaciones en programación inicial de metas y volúmenes de trabajo, verifique cumplimiento de requisitos legales • Asegúrese, selectivamente, de correspondencia entre compromisos y planes • Cerciórese de elaboración de distribución administrativa de créditos presupuestarios conforme a normativa Caracas, octubre 2007

16. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE PRESUPUESTO • Compruebe el registro oportuno de operaciones; control de disponibilidad; conciliación entre información presupuestaria y financiera • Elabore cuadro de ingresos presupuestarios estimados y recibidos, y de precompromisos, compromisos y gastos. Compare disponibilidad presupuestaria y financiera, e indague causas de discrepancias. Elabore cuadro de comportamiento de gastos para los tres últimos años, e indague causas de variaciones significativas Caracas, octubre 2007

17. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE PRESUPUESTO • Seleccione muestra de gastos y verifique cumplimiento de requisitos legales • Indague si se elaboraron manuales de procedimientos prescritos, aprobados por ONAPRE, previa opinión del ente de adscripción Caracas, octubre 2007

18. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE CONTABILIDAD • En caso de variaciones en programación inicial de gastos causados, verifique cumplimiento de requisitos legales • Satisfágase de cumplimiento de NGCSP y PCGA • Satisfágase de sinceridad, legalidad y corrección de las operaciones realizadas, así como de la integridad de su registro Caracas, octubre 2007

19. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE CONTABILIDAD Realice pruebas de exactitud para satisfacerse de la congruencia y consistencia numérica que debe existir en los registros contables entre si y en los estadísticos, teniendo presente los siguientes aspectos: • Existencia de activos y pasivos • Ocurrencia de transacciones, durante período de registro • Integridad de revelaciones y registros de activos, pasivos, transacciones o eventos • Derechos y obligaciones (propiedad de activos y obligaciones reales) • Valuación (registro por el valor apropiado) Caracas, octubre 2007

20. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE CONTABILIDAD • Medición (registro por monto apropiado e ingresos y gastos asignados al período apropiado) • Exactitud (activos, pasivos y transacciones registradas y procesadas apropiadamente, y reflejadas correctamente) • Presentación y revelación de conformidad con políticas, normas, métodos, principios y prácticas de contabilidad de general aceptación • Legalidad (observación consistente de disposiciones legales, reglamentarias y normativas) Caracas, octubre 2007

21. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS • Verifique selectivamente con relación a la administración de personal cumplimiento de normativa que regula: planificación de recursos humanos; procesos de reclutamiento, selección, ingreso, inducción, capacitación y desarrollo; planificación de carreras; evaluación de méritos; ascensos; traslados; transferencia; valoración y clasificación de cargos; escalas de sueldos; permisos y licencias; régimen disciplinario; normas para retiro y régimen jurisdiccional Caracas, octubre 2007

22. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS • Analice selectivamente contrataciones de personal • Cerciórese de existencia, adecuación y cumplimiento del Plan de Capacitación y Adiestramiento • Entreviste selectivamente al personal, de considerarlo necesario • Determine nivel de rotación y ausentismo e indague causas Caracas, octubre 2007

23. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS • Verifique la corrección del apartado para el pago de prestaciones sociales, constitución de fideicomisos y depósito oportuno • Compare saldos de retenciones con estados de cuenta y analice las diferencias • Satisfágase de la oportuna inclusión o exclusión de la nómina de pago • Selectivamente analice cancelaciones al personal por diferentes beneficios contractuales Caracas, octubre 2007

24. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE COMPRAS • Solicite relación de adquisiciones y contrataciones y verifique: que estén contempladas en planificación; emisión de requisición, aprobada y conformada; vinculación con cometidos institucionales; cumplimiento de legalidad en proceso de selección; verificación previa de disponibilidad presupuestaria; emisión de orden de compra o servicio aprobada y conformada; recepción del bien o servicio confrontada con condiciones; cancelaciones soportadas con documentación pertinente Caracas, octubre 2007

25. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE COMPRAS • Solicite resultados de último inventario físico de existencias de materiales y suministros en almacén, compruebe métodos empleados para verificar existencia y condiciones de uso; de ser posible observe levantamiento de inventario para asegurarse de adecuada ejecución; e indague si dichos resultados fueron conciliados con registros contables • Compruebe adecuada valoración de existencias, y determine uniformidad y consistencia con PCGA, y metodología empleada en el ejercicio económico anterior Caracas, octubre 2007

26. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE TESORERÍA • Obtenga programación previa de disponibilidades de caja (flujo de efectivo); asegúrese de utilidad en cuanto a la cobertura de necesidades de recursos, seguimiento, control y ajustes • Evidencie si el flujo de información entre las diferentes unidades y la Unidad de Tesorería, permite pronosticar necesidades de efectivo con precisión • Determine mediante análisis retrospectivo superávit o déficit de caja, investigue causas y acciones adoptadas en consecuencia Caracas, octubre 2007

27. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE TESORERÍA • Constate si las colocaciones financieras responden a programación integral que guarde relación con necesidades de efectivo y si fueron aprobadas por la autoridad competente, con estricta sujeción a disposiciones legales y reglamentarias que regulan la materia • Verifique si las mismas son seguras y de fácil recuperación Caracas, octubre 2007

28. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE TESORERÍA (cont…) • Establezca lapsos de tramitación de pagos desde cuando se hacen exigibles. Indague causas de posibles demoras • Investigue si existen cheques en custodia por largo tiempo, e indague las razones por las que no han sido cobrados Caracas, octubre 2007

29. CASO PRÁCTICOTERCERA FASE: Evaluación de Resultados y Examen de Áreas Críticas UNIDAD DE TESORERÍA (cont…) • Practique arqueo de fondos en efectivo, y reconcílie con saldo en libros al cierre del ejercicio • Tome nota de valores existentes en caja y asegúrese de su autenticidad y adecuado registro • Obtenga listado de inversiones. Establezca comparaciones con documentos originales y registros contables • Establezca confirmación con información solicitada a instituciones financieras Caracas, octubre 2007

30. CASO PRÁCTICOCUARTA FASE: Emisión del Informe de Auditoría • Recopile y organice hallazgos, y emita informe preliminar • Comunique resultados del informe preliminar a responsables de áreas auditadas • Estudie comentarios y aclaratorias de directivos de unidad auditada, e incorpore al informe definitivo • Formule conclusiones y recomendaciones Caracas, octubre 2007

31. CASO PRÁCTICOCUARTA FASE: Emisión del Informe de Auditoría • Emita informe definitivo y dictamen correspondiente • Conforme expediente de papeles de trabajo • Conforme expediente con documentos debidamente certificados, para ejercer potestades de investigación o dar inicio al proceso de determinación de responsabilidades a que haya lugar [*] [*] La actividad descrita debe realizarse en cualquier momento que se detecten indicios que hagan presumir la incurrencia en actos, hechos u omisiones contrarios a una norma expresa Caracas, octubre 2007

32. CASO PRÁCTICOQUINTA FASE: Seguimiento • Solicite plan de acciones correctivas • Programe acción de seguimiento • Ejecute acción de seguimiento y presente informe (efecto de acciones correctivas adoptadas y de desatención de recomendaciones) Caracas, octubre 2007

33. CASO PRÁCTICOPLAN DE REFERENCIACIÓN Caracas, octubre 2007

34. MUCHAS GRACIAS Caracas, octubre 2007