99 年度行政品質評鑑會計室業務簡報

99年度行政品質評鑑會計室業務簡報 會計主任：劉中鍵報告人：連文發 99年12月8日

自評情形 重點工作業務簡介顧客滿意度組織架構

主任 專委校總區審核組校總區歲計組校總區基金組校總區會計組醫學院會計組社科院會計組工作同仁計92位會計室組織架構圖

會計室業務簡介-法令 「中央政府附屬單位預算執行要點」總則 第2點，本校屬業權基金中之作業基金。 第3點：業權基金管理機構應本企業化經營原則，設法提高產銷營運（業務）量，增加收入，抑減成本費用，並積極研究發展及推行責任中心制度，改進產銷及管理技術，提高產品及服務品質，以提升經營績效，除較預算增加之政策性因素外，應達成年度法定預算盈餘（賸餘）目標。

會計室業務簡介-法令 會計法第3條政府及其所屬機關，對於左列事項，應依機關別與基金別為詳確之會計：一、預算之成立、分配、執行。二、歲入之徵課或收入。三、債權、債務之發生、處理、清償。四、現金、票據、證券之出納、保管、移轉。五、不動產物品及其他財產之增減、保管、移轉。六、政事費用、事業成本及歲計餘絀之計算。七、營業成本與損益之計算及歲計盈虧之處理。八、其他應為會計之事項。

會計室業務簡介-法令 會計法第95條各機關實施內部審核，應由會計人員執行之。內部審核分左列二種：一、事前審核：謂事項入帳前之審核，著重收支之控制。二、事後複核：謂事項入帳後之審核，著重憑證、帳表之複核與工作績效之查核。

會計室業務簡介-法令 會計法第96條內部審核之範圍如左：一、財務審核：謂計畫、預算之執行與控制之審核。二、財物審核：謂現金及其他財物之處理程序之審核。三、工作審核：謂計算工作負荷或工作成果每單位所費成本之審核。

會計室業務簡介-法令 會計法第98條會計人員為行使內部審核職權，向各單位查閱簿籍、憑證暨其他文件，或檢查現金、財物時，各該負責人不得隱匿或拒絕。遇有疑問，並應為詳細之答復。會計法第99條各機關主辦會計人員，對於不合法之會計程序或會計文書，應使之更正；不更正者，應拒絕之，並報告該機關主管長官。

會計室業務簡介-會計循環 預算籌編財務規劃收支控制、會計處理、內控執行預算執行年終決算調整、結帳、保留審計稽察解除財務責任

預(概)算籌編 法定預算預算分配年度執行決算及統計會計室業務簡介-會計循環#1

會計室業務簡介-各組職掌 ※審核組-代組長劉專員開蕾 • 人員配置：共有18位工作同仁，正式人員4名，約聘人員11名，工友1名(同屬歲計組)，工讀生2名 • 業務職掌： • 收入稽核及收據印製、控管 • 經費核銷支出憑證審核業務 • 採購案採購程序審核 • 請購程序審核、招標程序審核、開標程序監辦、決標記錄及合約之審核、履約管理(監驗、款項核付、保證金退還、…)

會計室業務簡介-各組職掌 ※會計組-代組長王專門委員雅玲 人員配置：共有29位工作同仁，正式人員2名，約聘人員17名，工友1名，工讀生9名 業務職掌： 計畫經費管控、帳務處理、憑證管理及調閱 • 國科會、農委會、經濟部、衛生署、內政部、外交部．．．等各部會委辦及補助計畫 • 邁向頂尖計劃 • 保管款 計畫簽約、請款、經費變更流用、超支申請、結案等會辦 研究計畫會計查帳事宜

會計室業務簡介-各組職掌 ※基金組-林組長秀玲 • 人員配置共有11位工作同仁，正式人員2名，約聘人員6名，工友1名，工讀生2名 業務職掌 經費管控、帳務處理、憑證管理及調閱 • 招生考試等收支併列經費、校統籌管理費、計畫結餘款再運用 • 募款、推廣教育、技轉權利金、場地設備、代收代付 支票複核及用印 公文收發

會計室業務簡介-各組職掌 ※歲計組-連組長文發 人員配置共有12位工作同仁，正式人員4名，約聘人員5名，工友1名(同屬審核組)，工讀生2名 業務職掌 • 預（概）算、決算、半年結算、每月會計報告編製 • 統計年報　教育部統計資料彙報 • 年度預算分配 • 經費管控、帳務處理、憑證管理及調閱 • 校經費(含教學訓輔、管總、學生公費獎勵金、資本支出） • 民間機構計畫案、全校財產帳核對及折舊攤提

會計室業務簡介-各組職掌 ※醫學院會計組-組長林秀蘭 人員配置共有15位工作同仁，正式人員4名，約聘人員10名，工友1名 業務職掌 會計相關表報編製 醫學院預算之分配 各項經費之審核及控管 各項採購案件之監辦 會計事項之帳務處理 會計憑證之存管

會計室業務簡介-各組職掌 ※社科院會計組-組長史靜玉 人員配置共有4位工作同仁，正式人員2名，約聘人員1名，工讀生1名(工讀生名額為社科院支援，至99年底結束) 業務職掌 綜理校總區分配款及各項委託計畫款 各項經費之預算分配控管及審核 各項採購案件之監辦 會計事項之管理、表報編製 會計憑證之存管

每年5%-7% 成長 (億元) 96年 97年 98年 (年度) 會計室業務簡介-校務基金財務狀況近三年整體收入規模

共同評鑑項目自評-公務環境 辦公動線流暢、環境整潔明亮 座位圖及人員姓名職掌清楚標示 電腦設備、事務機器、人員座位妥適安排，以利業務討論及代理 本室存管全校單據憑證，數量龐大，在原有倉庫空間已顯不足情況，又未結案計畫及近期單據則配合計畫控管及查帳整理需要，建請校方考量給予存放空間。

共同評鑑項目自評-專業能力與服務態度 配合法令修改人員不斷參與研習以增進會計、採購等專業知能，增進本職學能與配合業務單位 取得會計及稽核等證照，提升專業能力 面晤及電話答覆時，秉服務熱誠詳細解說 電話鈴響迅速接聽，涉相關業務則錄案回覆查詢人員

共同評鑑項目自評-行政流程管理 透過網頁製作作業流程並加強宣導，以提升行政效率 建立E化報帳系統，並橋接出納系統，以利查詢單據流向及處理進度 建制經費往來申請單，簡化報帳核銷流程 業務分工明確並落實代理制度，以避免發生無人接辦業務，造成案件積壓 面晤及電話立即答覆，書面查詢隨到隨辦 運用電話、通告及Mail等方式通知計劃結案及提供相關會計報表

共同評鑑項目自評-業務電腦化 網頁公告相關業務及流程，內容完整並及時更新 推動E化報帳系統 -報帳人員隨時查詢報帳之審理進度 -帳務E化第三期作業完成請購系統、收據系統及會計系統之橋接作業正式上線，各單位及計畫主持人可及時掌握收支明細等效益 建制經費往來申請單，簡化報帳核銷流程 設置網管人員確保資料安全 設置網頁留言板、主任電子信箱及校務建言系統回覆業務相關問題或建議 報帳及帳務查詢線上申報，經審核後Mail通知開放

共同評鑑項目自評-公文時效與業務創新 專人登錄收發，公文隨到隨辦 簽會公文依時限處理並列管稽催 99年配合國科會計劃管理費規定，改變提撥方式(由計畫結束前之1次，改為2次提撥) 內控機制之協助建立(本室簽請本校秘書室主導成立內部稽核小組等) 法規疑義之協助釐清，窒礙難行法規之主動反應（例如：五年500億經費使用）

單位自評項目-概、預算編製及經費分配 本校概、預算編製均依行政院及教育部訂頒之非營業基金預算籌編原則及共同項目編列標準等規定辦理，編列內容詳實，數據合理，並積極向教育部爭取年度基本需求及營建工程款依規定核算補助。 完成本校與附設農業試驗場、實驗林管理處、山地農場、動物醫院等4作業組織會計報表彙編電腦化作業，以提供即時之彙總表報 本校預算分配係綜合參考立法院核定預算額度、教育部各項概算費用編列標準、本校系所數、學生人數、上年度執行情形等因素，分析及預計本校各項財務收支，彙編本校預算分配表，經行政會議討論通過後實施，各項經費核銷均順利完成

單位自評項目-工程、財物等採購案審核 新建工程案：本校社會科學院新建工程案預算金額高達16.1億，不僅屬採購法之巨額金額以上之工程，亦為本校首例依政府採購協定(GPA)辦理之採購，招標文件(資格標、規格標、價格標、契約書及相關附件)需注意事項繁雜，為符合法令規定，除主動積極與營繕組協調外，花費相當人力協助修訂招標文件，目前正專案簽報中，預計年底前能順利完成招標，達成預算目標。 貴重儀器財物採購案：採用最有利標決標、異質性最低標等規定之案件漸增，本室針對該案件招標文件、評選辦法、契約草案擬定研提改善建議，其中正子造影圖儀設備、動物用核磁共震儀器系統、特高磁場超導核磁共振儀(金額為9,990萬元)，業已順利結案。

單位自評項目-收支內控流程及適法性查核 定期進行現金出納、業務收入查核，改善收據管控作業 遇規定不明確之核銷事項時主動請示主管機關 (例如：公關費支給範圍及對像之相關規定) 報支需補充說明、與規定不符時，積極協助辦理報帳事宜 透過網頁、公告及座談會宣導報帳應注意事項 -因應法律學院自99.8.1日移遷回校總區，本室協同總務處出納組等至法律學院舉辦校總區報帳系統操作及流程說明會

單位自評項目-學校經費之執行與管控 年度分配各單位經費確定後，本室發函全校各單位依據相關法令執行 定期清理各單位借支及本校代墊款項，並對逾期過久案件進行定期催辦，98年經本室稽催，原借支或代墊款項已歸墊或沖銷達1,496萬元 有關經常費與設備費之流用，本室於各單位申辦時，審慎檢視當年度各單位設備費支用情形後核定 年度結束前本室發函全校各單位，依規定及期限內辦理保留，並彙總資本支出保留資料送教育部辦理，俟教育部核可後繼續執行保留案件

單位自評項目-補助及委辦計畫案件之執行與管控單位自評項目-補助及委辦計畫案件之執行與管控 計畫案件依公款支付時限等規定立即執行，經費如有調整需要，則配合主持人之申請核定經費變更或流用 研究計畫如因撥款單位尚未撥付次期款致經費不敷使用時，校總區由主持人填具「超支經費申請書」經行政程序核可後，即可繼續報帳 計畫依各合約規定辦理結案，本室同仁均不定期協助查填經費收支報告表及結報清冊等，順利完成計畫結案 99年對於農委會等相關單位退回98年度結案原始憑證之初審缺失事項，及管理費攤提等問題，本室同仁積極與補助單位及計畫執行人聯繫、溝通，爭取減少被追回計畫款項，深獲各主持人信賴與肯定

單位自評項目-邁向頂尖大學計畫之執行 財務面： -年預算經費30億，以專帳管控 -經費管控（含經、資門經費控制）並依執行進度申撥各期款項 -每月及不定期提供報表予長官及業務主政單位 -申辦經費保留轉入下年度繼續執行 內部流程： -網頁設置「邁向頂尖大學」專區及帳務E化查詢，使業務執行端查詢運用與掌握核銷進度及收支情形 服務面： -案件公文及核銷單據及時處理 -不定期提醒各單位應注意之經費核銷、預算保留等事項

單位自評項目-自籌收入之執行與管控 配合教育部97年4月10日修正公布「國立大學校院校務基金管理及監督辦法」，修訂「國立臺灣大學校務基金自籌收入收支管理規則」作為統籌原則，並配合本校各處室研訂5項自籌收入收支管理要點及相關子規定，迄97/12/03業已全數同意備查在案 結餘款除依規定或專案簽准保留繼續使用者外，餘款及管理費均納入校務基金，應日後建設計畫之需要 協助本校相關單位研謀各項可行性的節流措施，以減少對國庫之仰賴，提昇經營管理績效

單位自評項目-會計憑證、帳冊、各式表報及決算編造、憑證存管單位自評項目-會計憑證、帳冊、各式表報及決算編造、憑證存管 各項收支均依會計科目定義及相關規定及時、正確編製傳票入帳，傳票經出納組付款完成後退回本室進行銷號作業 每月依規定編造會計報告及相關明細表，於期限內遞送教育部、主計處等機關；年終依決算法等規定辦理決算，並依規定公告各資料於網站上 每月彙整會計帳列財產與圖書總數與保管組與圖書館核對；每年並會同保管組抽盤本校各單位財產 欲影印或調閱原收支憑證時，填具「會計憑証調案申請單」，經主管簽章後，送會計室依行政程序核可辦理調閱 配合經費稽核委員會稽核各單位經費收支運用之需要，適時提供相關管理會計資訊，以利發揮事後稽核功能

年度重點工作 健全內部控制，強化內部稽核 -成立內部稽核小組 簡化作業流程，提高行政效率 -繼續建置完整E化薪資作業平台 -於適當節控點採以「自然人憑証」簽核 核銷加強審核，落實履約管理 人事E化平台，協助整合推動 持續在職進修，充實專業知能 推動邁頂計畫，建設一流大學 -預計100年執行第二期(100年-104年)，基礎建設以新建工程案為今年重點執行項目 國科相關計畫，管理費之控管

關鍵績效指標(KPI) 財務面:善盡審核的責任，表報編製績效高衡量指標： 1.案件完成度：平均每日批核公文及單據佔每日收件數比例達33％ 2.退件率：平均每日退件數佔每日收件數比例低於15％ 3.帳務表報編製符合效率性、正確性及允當性 內部流程面：續推動帳務E化，會計管理功能佳衡量指標： 1.行政簡化完成度：E化工作完成期數佔預計完成項目比例100％ 2.改善作業流程完成度：完成改善流程項目佔預計完成項目比例80％ 3.及時提供主管機關概預算各項表報 4.教育部各項通報要求，平均每年通報數量高達120多件，本室皆隨到隨辦於期限內辦理 5.提供本校財務困難分析數據及說明，無償撥用土地

關鍵績效指標(KPI)#1 服務對象面：貢獻會計專業意見，提升服務滿意度衡量指標： 1.教育宣導頻率：每年實際舉辦報帳注意事項座談會次數佔預計每年舉辦次數之達成度100％。 自我成長面：研習培訓考證照，提升專業與知能衡量指標： 1.學習時數達成率：平均每人實際學習時數佔預計學習時數比例100％ 2.專業證照取得率：擁有合格證照人數占本室全體同仁人數比例73％

顧客滿意度調查 問卷調查時間：99年10月13日至31日 問卷調查方式：採紙本及網路雙軌進行 問卷份數：回收552份(紙本66份、網路486份)，有效問卷527份 問卷題目：空間環境、專業素質、服務態度、業務效率及業務電腦化五部分

顧客滿意度調查#1 問卷結果分析：整體-各項目滿意度平均分數為4.28分，以業務電腦化4.16分較低，專業素質4.58分最高，業務效率4.25分次之

顧客滿意度調查#2 以人員類別區分-教師、助理及學生（66.03%）滿意度平均分數為4.14 分，低於職員(33.97%)之4.56分，差距達0.42分

顧客滿意度調查#3 以接觸頻率區分-10次以下(84.82%)平均分數為4.18分，11次以上(15.18%)為4.87分，差距達0.69分

知識、經驗、技巧 彼得杜拉克(P. Drucker) ：有效運用知識創造經濟價值及增進社會福祉的人，謂知識工作者。人力資本有價值的關係、網路組織資本社會資本組織、內控、流程、文化智慧資本圖小結資料來源：Stiles and Kulvisaechana, 2003, Human capital and performance：A literature review：6

報告完畢，敬請委員指導

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