2011 LDV ORTAKLIK PROJELERİ BAŞLANGIÇ TOPLANTISI

1. 2011 LDV ORTAKLIK PROJELERİ BAŞLANGIÇ TOPLANTISI

2. GÜNDEM • İSTATİSTİKLER • GEÇMİŞ YILLARA İLİŞKİN DEĞERLENDİRMELER • ÖNEMLİ HUSUSLARA İLİŞKİN TAVSİYELER • BEKLENTİLER

3. İSTATİSTİKLER • 2008 yılı için; • Başvuru sayısı: 158 • Kabul: 58 • Bütçe: 1 milyon Avro • Talep edilen hareketlilik: 876 • 2009 yılı için; • Başvuru sayısı: 135 • Kabul: 45 • Bütçe: 886 bin Avro • Talep edilen hareketlilik: 700

4. İSTATİSTİKLER • 2010 yılı için; • Başvuru sayısı: 251 • Kabul: 85 • Bütçe: 1 milyon 599 bin Avro • Talep edilen hareketlilik: 1232 • 2011 yılı için; • Başvuru sayısı: 337 • Kabul: 86 • Bütçe: 1 milyon 688 bin 5 yüz Avro (yedek liste hariç) • Talep edilen hareketlilik: 1360 (yedek liste hariç)

5. GEÇMİŞ YILLARA İLİŞKİN DEĞERLENDİRMELER • Ortaklık projelerinde Avrupa ruhunu buluyorsunuz (katılımcıların görüşleri). • Ortaklık projeleri ürün odaklı olduğu için hem kişisel hem de kurumsal katkısı büyük oluyor (katılımcıların görüşleri). • Projenin yazım ve hazırlık aşamalarında problemler yaşanıyor. Kurum amirlerini ikna etmek gerekiyor. Ayrıca yurt dışına turistik gezi yapmak isteyen amirlerle uğraşmak motivasyonumuzu kırıyor. Ulusal Ajans bu konuda aktif rol almalı (katılımcıların görüşleri). • Her ortak ürün için hibeden pay ayırmalı. Ürünün ortaya çıkmasına ilişkin yapılan harcamalar sadece koordinatör ortağın üzerine kalmamalı. Bu husus ortaklarla yapılacak koordinasyon toplantısında tutanaklarla tespit edilebilir (katılımcıların görüşleri). • Ortakların canları istediğinde projeden çekilmelerini engelleyecek süreçler geliştirilmeli. Bu konuda mağdur olan kurumlarımız oldu.

6. GEÇMİŞ YILLARA İLİŞKİN DEĞERLENDİRMELER • Projeyi yürütenlere sertifika verilmiyor. Komisyon veya Ulusal Ajans bu konuda yardımcı olmalı (katılımcı görüşleri). • Dil yeterliliği nitelikli bir faaliyet için şart. • Projelerin irtibat kişileri ekseriyetle ingilizce öğretmenleri oluyor. Esas olan proje konusu ile ilgili kişilerin aktif rol alması. • İrtibat kişileri mutlaka kurum çalışanı olmalıdır. Bu durum aynı zamanda kurumun kurumsal kapasitesine ve projeyi yürütebileceğine ilişkin bilgi verir. Ulusal ajanslar kurumsal kapasite analizi yapmaya yetkilidir. Bu konuda bir eksikliğin söz konusu olduğu durumlarda projeyi iptal etme yetkileri vardır.

7. ÖNEMLİ HUSUSLARA İLİŞKİN TAVSİYELER • Sözleşme öncesi yapılacak güncellemelerde mutlaka ortaklarınızın olurlarını alınız. • Ortaklarınızla bilgi akışını bir düzene oturtunuz. Bu konuda bir prosedür geliştirmeniz ve her ortağın bu prosedür doğrultusunda hareket etmesini temin etmeniz yerinde olacaktır. Örneğin protokol imzalamak gibi. • Her toplantı için mutlaka tutanak tutunuz ve her ortağın imzasını alınız. • Her toplantı sonrası mutlaka katılım sertifikası düzenleyiniz ve alınız. • Uçuş biniş kartlarınızı, uçak biletlerinizi mutlaka muhafaza ediniz. • Katılımcılara elden para ödemeyiniz. Her harcamanızı banka transferi yoluyla gerçekleştiriniz. İlgili banka dekontlarını proje dosyasında saklayınız. • Hibenin yatması için sizden kurum adına açılmış ve iki kişinin müştereken para çekmeye yetkili kılındığı vadesiz bir Avro hesabı açılması istenecektir. Bu hesap kesinlikle bireysel hesap olmamalıdır. Bu duruma dikkat ediniz. • İrtibat kişisi ancak ulusal ajansın olur verdiği durumlarda ve yazılı taleple değişir. Sizden talep edilen raporlara ilişkin kullanıcı adı ve şifreler irtibat kişilerine e-posta olarak gönderilecektir. Sözleşme kuralları gereği bu e-postalar resmi bildirim olarak kabul edilir ve hukuki sonuç doğurur. • Ulusal Ajansın göndereceği her e-posta sözleşme kuralları gereği resmi bildirimlerdir. Gereği yapılmalıdır.

8. ÖNEMLİ HUSUSLARA İLİŞKİN TAVSİYELER • Talep edilen raporlar zamanında doldurulmalıdır. Veri tabanları son tarihten sonra kapatılmaktadır. • Hibenin nasıl harcanacağına, yurt dışına gönderilecek kişilere seyahat, konaklama, yeme içme masrafları için ne kadar ve nasıl ödeme yapılacağına ilişkin yönerge hazırlanması yerinde olacaktır. • Her faaliyet sonrası değerlendirme raporu hazırlanması önem arz etmektedir. • Katılımcıların proje çıktılarına katkı sağlaması esastır. Katılımcılar belirlenirken bu husus dikkate alınmalıdır. • Bir katılımcının hem kursiyer hem de kurum çalışanı sıfatıyla yurt dışına çıkması mümkün değildir. • Sözleşmeleriniz mutlaka okuyunuz.

9. BEKLENTİLER • Sözleşme kuralları gereği proje faaliyetlerine yerinde kontrol ve izleme ziyaretleri gerçekleştirilecektir. Bu bağlamda kurumunuza yapılacak ziyaretler kapsamında; • Projenizin içeriğini tanıtan bir sunum yapılması, • Katılımcıların ziyaret sırasında hazır bulunmaları • Proje dosyalarının anlaşılır ve düzenli bir şekilde tasnif edilmiş olması, • Harcamaya esas belgelerin hazır bulunması önemlidir.

10. BEKLENTİLER • Her bir katılımcı yurt dışında ülkemizi temsil etmektedir. Bu husus asla unutulmamalıdır. Yaşanılan olumsuz süreçler anında AB Komisyonuna intikal etmekte ve Ülkemiz için imaj kaybına sebebiyet vermektedir. • Ortaklarla siyasi polemiklere girilmemelidir. Özellikle G.K.R.Y ile. • Başarılı bir proje süreci temenni ederiz.

11. TEŞEKKÜRLER Celil YAMAN Leonardo da Vinci Programı Koordinatörü