Jyväskylän sähköiset lupapalvelut

1. Jyväskylän sähköiset lupapalvelut Kuntien paikkatietoseminaari 7 - 8.2.2012 Ismo Tulisalo PaikkatietoasiantuntijaJyväskylän kaupunki

2. Sisältö • Mitä sähköisiä lupapalveluita on käytössä • Palveluiden esittely • Miten palveluita on käytetty • Kokemuksia palveluista • Kehittämistarpeita • KRYSP-rajapintojen hyödyntäminen sovelluksissa • Ympäristötoimen luvat

3. Jyväskylässä käytössä olevia sähköisiä lupapalveluita • eService(Tekla oyj) • Rakennusvalvonnan luvat • Yhdyskuntatekniikan luvat • Ympäristötoimen luvat • Tonttituotannon luvat • eLomakepalvelu (EventizerOy) • Sähköisiä pdf-lomakkeita jotka voidaan toimittaa vahvalla tunnistautumisella lupien käsittelijöille • Tällä hetkellä kaupunkirakennepalveluiden lomakkeita.

4. eService • Palvelualusta luvan hakijan, hakijan valtuuttaman henkilön ja viranomaisen välillä • Hakija voi antaa oikeudet valtuuttamalleen henkilölle hakemuksen täyttämiseen, esim. pääsuunnittelijalle • ”Keskustelut” jäävät palveluun muistin • käsittelijän vaihtuessa tiedetään, mitä aiemmin on sovittu • Edellyttää käyttäjältä kirjautumista järjestelmään • Internet Karttapalvelu, eService ja ePalautejärjestelmä käyttävät kaikki samoja tunnuksia • Palvelu hyödyntää Tekla GIS sovelluksen tietoja • Hakemusta täytettäessä avustetaan hakijaa esitäyttämällä hakemuksessa kysyttäviä tietoja. (esim. kiinteistö-, rakennus-, omistaja-, kaavatietoja) • Käyttää Tekla GIS Web Service rajapintoja • Palvelu hyödyntää Internet Karttapalvelun karttoja.

5. eService • Hakija lähettää hakemuksen Vetuma-palvelun avulla käsittelyyn • Pankkitunnuksen lisäksi ammattirakentajille voidaan luoda henkilökohtainen Vetuma -tunnus ja salasana. • Hyödynnetty Yhdyskuntatekniikan luvissa. • Luvan vastaanottaja käyttää samaa sovellusta • Hakija voi seurata palvelussa luvan käsittelyvaiheita sekä täydentää hakemusta prosessin aikana. • Esim. Toimittaa liitetiedostoja viranomaiselle luvan myöntämisen jälkeen. • Luvan kopiointi toiselle luvalle pohjatiedoksi • Esim. katutyöluvat jossa hakemuksen tiedoista vaihtuu vain osa. • Esim. hakija, yhteyshenkilö, vastaava mestari, laskutustiedot yms. tiedot eivät muutu. • Hakijan organisaatio näkee haetut luvat. • Esim. johtolaitokset ja laskutuksen seuranta

6. eService • Luvan tiedot suoraan Tekla GIS järjestelmään. • Kohteet kartalle • Yhteyshenkilöiden hallittu käsittely • Vähentää viranomaisten työtä • Hakemukset ja luvat hallitusti koko organisaation käytössä • Hakemukset eivät jää jonkun pöydälle makaamaan.

7. ”Vanha” asiakaskäyttöliittymä

8. asiakaskäyttöliittymä

9. eLomakepalvelu • Lähtökohta kehittämiselle: kaupungin verkkosivuilla on paljon erinäköisiä PDF-lomakkeita, joilla asiakkaat ovat toimittaneet erilaisia hakemuksia, valtakirjoja sekä palvelupyyntöjä • uusimistarve sisällöllisesti että ulkonäöllisesti • tehtiin myös uusia lomakkeita • Täytetyt PDF-lomakkeet voidaan lähettää Vetuma-tunnistautumisen kautta viranomaisille käsittelyyn. • Mahdollistaa myös täytetyn lomakkeen tulostamisen tai tulostetun lomakkeen voi täyttää myös käsin. • mahdollistaa vanhan ”manuaalisen” asioinnin

10. Valmiit sähköiset PDF-lomakkeet • Rakennusvalvonta • Ilmoitus rakennusluvan raukeamisesta (lisätty 18.1.2012) • Aloittamisoikeushakemus (lisätty 16.1.2012) • Työnjohtajan hakemus / ilmoitus (lisätty 16.1.2012) • Rakennusluvan jatkoaikahakemus (lisätty 16.1.2012) • Yhdyskuntatekniikka • Vahingonkorvaushakemus • Hylätyn ajoneuvon siirtotilaus yksityisalueelta (lisätty 31.1.2012) • Pysäköinninvalvonta • Oikaisuvaatimus pysäköinninvalvojalle pysäköintivirhemaksusta(päivitetty 17.1.2012) • Appeal to the trafficwardenagainst a parkingfine (lisätty 17.1.2012)

11. Valmiit sähköiset PDF-lomakkeet • Ympäristöterveydenhuolto • Ilmoitus elintarvikehuoneiston toimijanvaihdoksesta (päivitetty vedos 19.12.2011) • Ilmoitus elintarvikehuoneistosta tai siinä tapahtuvasta olennaisesta muuttamisesta (päivitetty vedos 19.12.2011) • Ympäristöterveyteen työn alla useita lomakkeita • Asuntotoimi • Asumisoikeusasunnon järjestysnumerohakemus (päivitetty vedos 22.12.2011)

12. Kokemuksia palveluista, eService • Rakennusvalvonta • 2011 Rakennusvalvonnan luvista tuli sähköisessä muodossa 6 % • Markkinointi vähäistä • Kuntaliitos maalaiskunnan ja Korpilahden kanssa 2009 hidastanut käyttöönottoa rakennusvalvonnassa • Uusi lupasovellus ja toimintatavat vaatii opettelua. • Luvat lähetetään keskeneräisinä • Esim. ilman liitteitä • Vaikka ohjelma huomauttaa hakijalle puutteista lähetetään hakemus silti eteenpäin • Pääsuunnittelijat lupatietojen täyttäjäksi, hakija suorittaa hakemuksen lähetyksen • Kommentit kaikkien rakennustarkastajien käytössä • Muuttaa rakennusvalvonnan nykyisiä työprosesseja • Lupaan lisättyjen liitteiden lisääminen Tekla GIS järjestelmään helppoa

13. Kokemuksia palveluista, eService • Yhdyskuntatekniikka • 2011 Yhdyskuntatekniikan luvista tuli sähköisen palvelun kautta • Katutyöluvat 73% • Tapahtumaluvat 35 % • Sijoituspaikkaluvat 97 % • Hakijat lähes aina ammattilaisia • Kokevat hyvänä palveluna • Näkevät helposti hakemansa luvat ja niiden vaiheet • ”Nopeiden lupien” hallinta • Esim. nostopalvelut. Ottavat tulosteen palvelusta lähetetystä luvasta ja laittavat autonosturin ikkunaan (on ainakin haettu ). • Tiedot hallitusti palvelusta lupasovellukseen • Asiakkaiden palautteista: • Pitkien kaivualueiden käsittely hankalaa • Pitäisi pystyä lisäämään kaivualue viivalla ja antamalla leveys. • Tämän hetken alueiden piirto aiheuttaa lupien käsittelijöille korjailtavaa • Vaatii koulutusta • Tarkastusdokumentit mukaan palveluun

14. Kokemuksia, eLomakepalvelu • Käytössä vasta muutaman kuukauden • Tammikuun tilastot: • Yhtenäistänyt lomakkeiden ulkoasua ja ne on saatu ajantasalle. • Lomakkeet myös suomi.fi- palvelussa • Käyttäjiltä positiivista palautetta, kysely palvelussa • ”Ensinnäkin olin yllättynyt lomakkeen käytettävyydestä ja asiakasystävällisyydestä. Lomakkeen vastaanotosta voisi olla hienoa saada sähköposti, jolla asiakas voi todentaa lomakkeen täytön.”

15. Kokemuksia eLomakepalvelu • Lomakkeet helpottavat asiakkaan asiointia • Viranomainen joutuu viemään käsin lomakkeen tiedot taustajärjestelmään • Toimittajalla rajapinnat joilla tietoja voitaisiin viedä eteenpäin • WebService tuki olemassa, joten rajapintoja voidaan hyödyntää • Pysäköinnin oikaisuvaatimus on ensimmäinen lomake josta tiedot viedään sähköisesti Helka- järjestelmään. • Ympäristöterveyden lomakkeiden tiedot aiotaan viedä myös sähköisesti Tervekuu-ohjelmaan • Mitä tehdään ilman tunnistusta lähetetyille lomakkeille? • Lomakkeita on tullut useampaan kertaan. Aiheuttaa ylimääräistä työtä! • Viranomaisella ei ole mahdollisuutta olla sähköisesti yhteydessä lomakkeen lähettäjään. • Asiakas ei saa palautetta onko lupa tullut perille, otettu käsittelyyn yms.

16. Kehittämistarpeita • eService: • Rakennusvalvonnan kehitysprojekti vuonna 2012 • Paljon kehityskohteita, mm. pakollisuustarkistuksia hakemukseen ennen kuin sen voi lähettää eteenpäin • Laajennetaan palvelua ennakkokuulemisesta rakentamisen aikaiseen valvontaan.

17. Kehittämistarpeita • eService: • Oma kehitysprojekti nykyiseen versioon • Rakennusvalvonta lupatyypit avataan toimenpidekohtaisiksi • Helpottaa asiakasta paremmin hahmottamaan haettavaa lupatyyppiä • Ohjeistusta lisää • Palautepalvelun liittäminen ohjeistukseen • Kun saatu käyttöön, markkinointia • Henkilöstön motivointia • Uusia lupatyyppejä palveluun • Pohjakartat suunnittelijoiden käyttöön sähköisestä asiointipalvelusta • Tällä hetkellä osalla suunnittelijoilla huonot pohjakartat • KRYSP-rajapintojen hyödyntäminen

18. Uusi asiakaskäyttöliittymä

19. Kehittämistarpeita • eLomakepalvelu: • Tietojen vienti lomakkeelta taustajärjestelmiin • KRYSP-rajapintojen hyödyntäminen selvittämisen alla • KATSO-tunnistautumispalvelun liittäminen Vetuman rinnalle palveluun. • Omien pankkitunnusten käyttöön suuri kynnys • Molemmat palvelut • Yhtenäinen kirjautuminen sähköisiin palveluihin • Esim. Lahti, Oulu • Kaikki kaupungin sähköiset palvelut samalla tunnuksella • Sähköisten palveluiden parempi huomioiminen kaupungin nettisivuilla • Sähköinen dokumenttien hallinta • Nyt asiakkaat joutuvat joka tapauksessa toimittamaan piirustukset paperimuodossa viranomaiselle • Lupapäätökset, tarkastuspöytäkirjat, liitetiedostot kaikkien osapuolien käyttöön asiointipalvelussa

20. KRYSP-rajapintojen hyödyntäminen • Ympäristöluvat • Hyödynnetään KRYSP:ssä määritettyä rajapintaa tietojen siirrossa eService lupasovelluksesta tuotantojärjestelmään. • Lupakäsittelijä kirjoittaa eService-lupapalvelusta xml-tiedoston ulos, jonka sitten luetaan sisään Tekla GIS sovellukseen toiminnolla ”lue tiedosto => kuntaGML”. • Tämä käynnistää velhon sähköisen luvan käsittelyyn. • Normaalisti sähköisen luvan vienti Tekla GIS sovellukseen käynnistyy suoraan lupasovelluksesta. • Skeema ei ole täydellinen, vaatisi jatkokehittelyä • Halpa ratkaisu, koska rajapinta toteutettu KRYSP-projektissa.