MUHASEBE YETKİLİLERİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1. MUHASEBE YETKİLİLERİNİN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI Şeyma GEZMİŞ Sayıştay Denetçisi

2. SUNUM PLANI • Muhasebe yetkilileri, görev, yetki vesorumluklarına ilişkin yasal düzenlemelerin incelenmesi • Örnek Sayıştay kararları • Uygulamada karşılaşılan sorunlar

3. YASAL DAYANAKLAR • 5018 sayılı KMYKK (8,60 ve 61. maddeler) • 6085 sayılı Sayıştay Kanunu (7, 8 ve 9. maddeler) • Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği (14-24. maddeler) • Muhasebe Yetkilisi Adaylarının Eğitimi, Sertifika Verilmesi ile Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik • 5189/1 sayılı Sayıştay Genel Kurul Kararı

4. MUHASEBE HİZMETİ Muhasebe hizmeti; • Gelirlerin ve alacakların tahsili, • Giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, • Para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve • Diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemleridir. (5018/61)

5. MUHASEBE YETKİLİSİ KİMDİR? • Muhasebe hizmetlerinin yürütülmesinden ve muhasebe biriminin yönetiminden sorumlu, usulüne göre atanmış yöneticidir. (Çalışma Yön./4 DSBMY/3)

6. MUHASEBE YETKLİSİNİN GÖREV VE YETKİLERİ

7. DSİBMY/Madde 14 – Çalışma Yön./Madde 23

11. MUHASEBE YETKİLİSİNİN SORUMLULUKLARI

12. 5018/8 maddesi hükmüne göre;

13. 5018/61 ikinci fıkrası hükmüne göre; Muhasebe yetkilisi, muhasebe hizmetlerin yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur.

14. DSİBMY/Madde 15 – Çalışma Yön./Madde 24

17. Muhasebe yetkililerinin Kanuna göre yapacakları kontrollere ilişkin sorumlulukları, görevleri gereği incelemeleri gereken belgelerle sınırlıdır. • Muhasebe yetkililerinin ret ve iadeler ile ayrılıp gönderilmesi gereken paylara ilişkin fazla ve yersiz ödemelerde sorumluluğu, mevzuat hükümleri uyarınca yapması gereken kontrollerle sınırlıdır.

18. Muhasebe Yetkililerince Ödeme Emri Belgesi ve Ekleri Üzerinde Yapılacak Kontroller Muhasebe yetkilileri ödeme emri belgesi ve ekleri üzerinde; • Yetkililerin imzasını, • Ödemenin çeşidine göre ilgili mevzuatında belirlenen belgelerin tamam olmasını, • Maddi hata bulunup bulunmadığını, • Hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgileri, kontrol etmekle yükümlüdürler.

19. Muhasebe Yetkilileri

20. Muhasebe Yetkililerinin Maddi Hataya İlişkin Sorumlulukları

21. Teknik nitelikteki belgelerde, bu niteliğe ilişkin olarak yapılmış maddi hatalardan bu belgeleri düzenleyen ve onaylayan gerçekleştirme görevlileri sorumlu olup, muhasebe yetkililerinin bu belgelere ilişkin sorumlulukları aritmetik işlemlerdeki yanlışlıklarla sınırlıdır.

22. Ödeme Öncesi Kontrol Süresi(DSİBMY/21) • Ödeme emri belgeleri, muhasebe birimine geliş tarihinden itibaren, en geç 7 iş günü içinde incelenir, uygun bulunanlar muhasebeleştirilerek işletmenin nakit mevcudu dikkate alınmak suretiyle tutarları hak sahiplerine nakden veya çek düzenlenmek ya da banka hesabına aktarılmak suretiyle ödenir

24. Ödemelerin Yapılmasında Öncelik(5018/34-2, Çalışma Yön./31)

25. Ödemelerin Yapılmasında Öncelik(DSİBMY/22)

26. Kamu Hastaneleri Kurumu 14.08.2013 tarihli yazısı gereğince; • Elektrik, su ve doğalgaz giderleri ile işletmelerin birbirlerinden yapacakları mal ve hizmet alımlarına ilişkin ödemelerin, Yönetmeliğin (b) bendi kapsamında değerlendirilerek ödenmesi, • Yönetmeliğin (c) bendi uyarınca, çeşidine bakılmaksızın 3.000 TL'nin altındaki giderlere ilişkin ödemelerin, Yönetmeliğin (c) bendi kapsamında değerlendirilerek ödenmesi,

27. Hastane döner sermayelerinde tedavi hizmetleri, diğerlerinde ana hizmet faaliyetlerinden kesintisiz ve ertelenemez nitelikte olduğuna idarelerce karar verilen mal ve hizmet alımları ile hizmete yönelik kira giderleri, tüp gaz, oksijen gazı alımları ile tıbbi görüntüleme ve laboratuvar hizmetleri ödemelerinin Yönetmeliğin (ç) bendi kapsamında değerlendirilerek ödenmesi, gerekmektedir.

28. Kamu idarelerinin nakit mevcudunun yeterli olması durumunda ödemeler, ödeme emri belgelerinin muhasebe biriminin kayıtlarına giriş sırasına göre yapılır.

29. Alacakların Takip ve Tahsil Sorumluluğu(DSİBMY/23) Muhasebe yetkilisi, • Alacakların takibi için gerekli bilgileri ve belgeleri düzenli olarak işletmeye vermekle yükümlüdür. • İdarelerce ilgili mevzuatına göre tahakkuk ettirilerek tahsil edilebilir hâle gelmiş gelir ve alacakları ilgili hesaplara kaydederek, nakden veya mahsuben tahsil edilmesinden sorumludurlar.

30. Para ve Para ile İfade Edilen Değerlerin Muhafazasında Sorumluluk • Yangın, sel, deprem, yer kayması, çığ düşmesi gibi afet hâlleri ile savaş veya askerî ve idarî sebeplerle tahliye ya da hırsızlık gibi nedenlerle veznede kayıp veya noksanlık meydana gelmesi hâlinde, muhasebe yetkililerince durum derhal en yakın amire yazılı olarak bildirilir.

31. Sorumluluğun ibrası için, muhasebe yetkilileri olayı öğrendikleri günden itibaren en geç 15 gün içinde, bağlı oldukları idareye başvurur. • Bu durumda muhasebe yetkilisinin sorumluluğu, bağlı olunan idarenin üst yöneticisinin görüşleri alınarak Sayıştay tarafından hükme bağlanır

32. Mali İşlemlerin Muhasebeleştirilmesi

33. Muhasebeleştirme işlemi, mali işlemin tamamlanmasını takiben geciktirilmeden en geç izleyen iş gününde yapılır. • Ancak, mali yılın bitimine kadar mal alınmış, hizmet veya iş yapılmış olmasına rağmen mahsup belgeleri mali yılın bitimine kadar muhasebe birimine verilememiş ön ödemelere ilişkin mali işlemler ile bütçe gelir ve giderini ilgilendirmeyen diğer mali işlemler, ilgili mevzuat hükümleri dikkate alınarak mahsup dönemi sonuna kadar muhasebeleştirilebilir

34. Yetkisiz Tahsil ve Ödeme Yapılamayacağı ve Birleşemeyecek Görevler(Çalışma Yön.25-DSİBMY 17) • Kanunların öngördüğü şekilde yetkili kılınmamış hiçbir gerçek veya tüzel kişi kamu adına tahsilat ve ödeme yapamayacağı gibi muhasebe hizmeti de veremez.

35. Usulüne göre atanmadığı halde muhasebe hizmetlerinden bir kısmını veya tamamını kendiliğinden yapanlar ile yapılması konusunda emir veren yöneticiler hakkında, Sayıştay tarafından belirlenecek mali sorumlulukları saklı kalmak üzere, adli ve idari yönden de ayrıca işlem yapılır. • Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez.

36. 5189/1 Sayılı Sayıştay Genel Kurul Kararı

37. HESAP VERME • Yönetim Dönemi Hesabının Verilmesi • 5018 sayılı Kanun’un 8 ve 61. maddeleri ile Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi, Sertifika Verilmesi ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 36’ncı maddesinin ikinci fıkrası gereği muhasebe yetkilileri Sayıştaya hesap verme konusunda birinci derece sorumlu kabul edilmektedir.

38. MUHASEBE YETKİLİSİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI

39. 1. Muhasebe Yetkilisinin İmza Kontrol Görev ve Sorumluluğu • Ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi üzerinde HY ve GG’nin imzaları olmakla birlikte, ödeme emri belgesi eki belgeler üzerinde herhangi bir imza eksiği varsa MY’nin, ödeme emri belgesi üzerinde imzası bulunan harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisiyle birlikte sorumlu tutulması gerektiği,

40. Ödeme emri belgesi üzerinde HY veya GG’den sadece birinin imzası varsa, muhasebe yetkilisinin, imzası bulunan görevliyle birlikte sorumlu tutulması gerektiği, • Ödeme emri belgesi üzerinde HY veya GG’nin imzaları yoksa muhasebe yetkilisinin, tek başına sorumlu tutulması gerektiği,

41. 2.Ödemeye    Esas    Belgelerin    Eksikliği    ve    Maddi    Hata Bulunması Durumunda Sorumluluk

42. 3. Muhasebe Yetkilisinin Gideri Hak Sahibine Ödeme Görevi • Hak sahibi olmayan kişilere ödeme yapılması nedeniyle ortaya çıkan kamu zararından, doğrudan ve tek başına muhasebe yetkilisinin sorumlu tutulması gerektiği,

43. 4. Muhasebe Yetkilisinin Gelir ve Alacakları Tahsil Görevi • İdarelerce ilgili kanunlarına göre tarh ve tahakkuk ettirilerek tahsil edilebilir hale gelmiş kamu gelir ve alacaklarının takip ve tahsil edilmesinden muhasebe yetkilisinin tek başına sorumlu olduğu.

44. SAYIŞTAY TEMYİZ KURULU KARARLARI

45. Yılı : 2008Dairesi / İlam No : 3. Daire / 1287Tutanak No : 37676Tutanak Tarihi : 24.09.2013 • MY’nin yapılan ödemenin içeriğinin mevzuata uygun olup olmadığını inceleme yetkileri olmadığından, asfalt alımı karşılığında yapılan ödemelerden damga vergisi kesintisi yapılmaması hususunda HY ve GG’nin sorumluluğu bulunmakla birlikte, MY’nin herhangi bir sorumluluğu bulunmadığı, • Ödeme emrine ekli serbest meslek makbuzunda Gelir Vergisi Tevkifatı gösterildiği halde ödeme emrinde bu durumun dikkate alınmadığından, bu maddi hatadan dolayı MY’nin, HY ve GG ile birlikte sorumlu tutulmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı,

46. Yılı : 2008Dairesi / İlam No : 3. Daire / 1188Tutanak No : 38502Tutanak Tarihi : 25.02.2014 • MY, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde yetkililerin imzasını kontrol etmekle sorumludur. Bu kontrol yükümlülüğünü yerine getirmeyen muhasebe yetkilisinin kamu zararından sorumlu olması doğaldır. İmza eksikliği bulunan belgeden dolayı muhasebe yetkilisinin sorumlu olduğu,

47. Yılı : 2008Dairesi / İlam No : 7. Daire / 811Tutanak No : 37890Tutanak Tarihi : 12.11.2013 • Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin "Kurs ve toplantılara katılma giderleri" başlıklı 28. maddesinde, bu giderlerin ödenmesi için ödeme emri belgelerine bağlanacak belgeler arasında, Bakanlıktan alınacak izin yazısı sayılmadığından MY’nin Bakanlıktan alınan izin belgesi ile ilgili sorumlu olmadığı,

48. Yılı : 2009Dairesi / İlam No : 7. Daire / 427Dosya No : 36130Tutanak No : 37453Tutanak Tarihi : 02.07.2013 • MY’nin sorumluluğu için, ön şart olarak gelirin tarh ve tahakkuk aşaması sorunsuz bir şekilde yerine getirilmelisidir.Tahakkuk işlemi ancak verilen talimat ile (ilgili gelir veya gider belgesi) üzerinde yapılacak işlemle gerçekleşeceğinden ancak tahakkuk ettirilen gelirin muhasebe kayıtlarına alınması ve ilgililerine kanuni süresinde gönderilmesi hususunda MY’nin sorumluluğundan bahsedilebilir. Tahakkuk ettirilmeyen bir gelirle ilgili sorumluluktan söz etmek mümkün değildir.

49. Yılı : 2008Dairesi / İlam No : 7. Daire / 1295Tutanak No : 37400Tutanak Tarihi : 25.06.2013 • Çalıştırılan araç sayıları ve bu araçların koltuk kapasitelerinin ihale dokümanındaki şartlara uyup uymadığı hususu, “açık ve kolayca görülebilen ve yorum gerektirmeyen maddi hata” olarak değerlendirilebilecek bir husus olmadığından MY’nin sorumlu tutulması mümkün değildir.

50. Yılı : 2008Dairesi / İlam No : 4. Daire / 1417Dosya No : 36492Tutanak No : 37315Tutanak Tarihi : 04.06.2013 • Giderlerin hak sahiplerine ödenmesi işlemlerini yürütenler MY olduğundan ve memuriyet kadro ve unvanlarının MY niteliğine etkisi olmadığından dilekçinin Mali Hizmetler Müdürü olarak görev yapması nedeniyle attığı imzadan sorumlu olmaması yönündeki iddiası yerinde görülmemiştir.