Zeitmanagement

1. Zeitmanagement • Die Zeit ist wie der Wind: • Richtig genutzt, bringt sie uns an jedes Ziel. Lothar J. Seiwert

2. Die Zeit nutzen! • Zeit ist wertvolles Kapital: • Zeit ist knappes Gut • Zeit ist nicht käuflich • Zeit kann nicht gespart/ gelagert werden • Zeit kann nicht vermehrt werden • Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich • Zeit ist Leben

3. Durch erfolgreiches Zeitmanagement: • Mehr Übersicht über Aktivitäten und Prioritäten • Mehr Freiraum für Kreativität • Mehr Freizeit gewinnen • Stress bewältigen/ abbauen/ vermeiden • Ziele konsequent und systematisch erreichen -> Zeitdiebe identifizieren! - Ursachen und Lösungsideen -> Netz persönlicher Zeit- Anforderungen erstellen -> Beruf, Familie, Hobbies, Aufgaben

4. Motivierende Ziele setzen! • der Endzustand jeder Handlung bleibt unklar, wenn er nicht festgelegt wurde • Wer Ziele verfolgt, richtet auch unbewusste Kräfte auf sein Tun aus • Ziele dienen der Konzentration auf den Schwerpunkt • Wichtig: nicht was man tut, sondern wozu • Zielsetzung in 4 Schritten: • 1. Ziele definieren • 2. Maßnahmen planen • 3. Aktivitäten realisieren • 4. Zielerreichung kontrollieren

5. Persönliche Ziele definieren • Berufliche und private Ziele aufschreiben • Langfristig (Karriere- und Lebensziele) • Mittelfristig (5 Jahre) • Kurzfristig (nächste 12 Monate) • Maßnahmen zur Zielerreichung • Ziel- Mittel- Analyse • Stärken, die meine Zielerreichung unterstützen • (persönliche, kommunikative Fähigkeiten, Fachkenntnisse, Arbeitstechniken,...) • Engpässe, die mich an der Zielerreichung hindern

6. Rationelles Arbeiten nach Descartes • Descartes formulierte 1637 folgende Arbeitsmethode zur Ziel- und Zeitplanung: • 1. Formuliere das Problem (Ziel/ Projekt) schriftlich • 2. Zerlege die Gesamtaufgabe in einzelne, kleine Teile • 3. Ordne die Teilaufgaben nach Prioritäten und (realistischen!) Terminen • 4. Erledige alle Aktivitäten und kontrolliere das Ergebnis

7. Pareto- Prinzip • Oft bringen 20% der strategisch richtig eingesetzten Zeit/ Energie 80% des Ergebnisses • 80:20-Regel (Pareto- Prinzip) • Bsp.: • 20% der Zeitung enthalten 80% der Nachrichten • 20% der Besprechungszeit bewirkt 80% der Beschlüsse • 20% der Schreibtischarbeit ermöglicht 80% Arbeitserfolg • 20% der Kunden bringen 80% des Umsatzes • ..... • Die 20:80% Erfolgsverursacher herausfinden und mit höchster Priorität versehen!

8. Schriftliche Planung • Zeitpläne, die man nur im Kopf hat werden leichter verworfen.. • Durch Mehraufwand an Planungszeit: Zeitgewinn! • Schriftliche Zeitpläne zur Entlastung des Gedächtnisses • Effekt der Selbstmotivation • Aktivitäten werden zielorientierter • Weniger Ablenkung-> Konzentration • Kontrolle des Tagesergebnisses • Bessere Einschätzung von Störzeiten u. Einplanung von Pufferzeiten • -> Steigern des Erfolgs • Dokumentation über geleistete Arbeit

9. Tagespläne verwenden! • Erster wichtiger Schritt: realistische Planung jedes einzelnen Tages • Tagesplan = Tagesziele • Je mehr man die gesetzten Ziele für erreichbar hält, desto mehr konzentriert man sich darauf, sie zu erreichen • Entscheiden, wie viel Zeit man verplanen will und kann • Festlegen von Zeitpunkt und Ort, um Tagesplan zu erstellen • Vorteile der Zeitplanung: • Bessere/ schnellere Erreichung von beruflichen/ persönlichen Zielen • Zeit sparen für das Wesentliche • Überblick über Projekte, Aufgaben, Tätigkeiten • Weniger Hektik u. Stress, mehr Vorhersehbares

10. A-L-P-E-N- Methode • Aufgaben, Aktivitäten , Termine aufschreiben • Länge (Dauer) der Aktivitäten schätzen, Zeitlimit setzen • Pufferzeit reservieren • ca. 60% f. geplante Aktivitäten • ca. 20% f. unerwartete Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe) • ca. 20% f. spontane, soziale Aktivitäten (kreative Zeiten) • Entscheidungen treffen, Prioritäten setzen, Kürzungen vornehmen, delegieren • Nachkontrolle- Unerledigtes übertragen

11. Prioritäten setzen • Problem: zuviel auf einmal tun -> sich verzetteln • Vorteile der Prioritätensetzung: • Zunächst nur an wichtigen, notwendigen Aufgaben arbeiten • Aufgaben nach Dringlichkeit bearbeiten • Sich jeweils nur auf eine Aufgabe konzentrieren • Aufgaben in der festgelegten Zeit effizienter erledigen • Gesetzte Ziele besser erreichen • Andere Aufgaben ausschalten u./o. delegieren • -> Termine werden eingehalten • -> Arbeit wird befriedigender • -> Vermeiden von unnötigem Stress

12. ABC-Analyse • A-Aufgaben sind diewichtigsten Aufgaben • B-Aufgabensinddurchschnittlich wichtigeAufgaben • C-Aufgaben geringer Wert zur Erfüllung einer Funktion, nehmen oft zuviel Zeit in Anspruch (Routinearbeiten, Papierkram,..) Dinge richtig tun (Tätigkeitsorientierung) =Effizienz die richtigen Dinge tun (Zielorientierung) =Effektivität -> nur 1-2 A- Aufg. Pro Tag (ca. 3 Std. einplanen) -> ca. 2-3 B- Aufg. (ca. 1 Std.) -> Rest C- Aufg. (ca. ¾ Std.)

13. Positives Denken und Handeln • Schlechter Start = schlechter Tag • Unausgeschlafen -> ... • Ohne Frühstück -> ... • Eile -> ... • Guter Start = guter Tag • 3 Positiv- Regeln: • Jeden Tag etwas tun, was mir Freude macht • Jeden Tag etwas tun, was mich meinen persönlichen Zielen näher bringt • Jeden Tag etwas tun, was mir Ausgleich zur Arbeit schafft (Sport, Hobby, Familie..)

14. Die Leistungskurve beachten • Leistungshoch am Vormittag für A- Aufgaben nutzen • Leistungstief am Nachmittag für C- Aufgaben, Routinetätigkeiten und soziale Kontakte nutzen • Später Nachmittag (ab ca. 16 Uhr) ideal für B- Aufgaben • Persönlichen Tagesrhythmus herausfinden! • Regelmäßige, kurze Pausen einplanen! • Nach etwa 1 Std. Arbeit -> 10 min. Pause (Entspannung, Bewegung, Sauerstoffzufuhr) • Weitere Hilfen: • Störzeiten-Kurve erstellen • „Stille Stunde“ reservieren, um „Sägeblatt“- Effekt zu verhindern • ( bei Ablenkung zusätzliche Anlauf- u. Einarbeitungszeit)

15. Konsequenz und Selbstdisziplin • ... denn Stress kommt nicht von den Dingen, die wir erledigt haben, sondern von dem, was wir nicht bewältigt haben -> schlechtes Gewissen • Was wir nicht schaffen, schafft uns! • 10 Zeitgewinn- Regeln: 1. Zielen 6. Andere tun lassen 2. Vorbereiten 7. Abschirmen 3. Prioritäten 8. Rücksicht nehmen 4. Zusammenfassen 9. Telefonieren 5. Vereinfachen 10. Erfolge genießen

16. Zeitmanagement der vierten Generation (von Stephen R. Covey) 1. Uhr und Kompass 2. 3 Generationen des Zeitmanagements 3. Die 4. Generation. 3.1. Dringlichkeit 3.2. Wichtigkeit 3.3. Die 4 menschliche Bedürfnisse (das innere Feuer) 3.4. Die 4 menschliche Gaben 4. Quadrant-II-Organisation: der Weg zum Wesentlichen 4.1. Das Wochen-Arbeitsblatt (6 Schritte) 4.2. Die Passion der Vision 4.3. Das Gleichgewicht der Rollen 4.4. Kraft der Ziele

17. Uhr und Kompass 2 Instrumente, die für unser Leben wichtig sind: Uhr und Kompass Uhr steht für unsere Zusagen, Verabredungen, Zeitpläne, Ziele und Tätigkeiten Kompass repräsentiert Vision, Werte, Prinzipien, Lebensphilosophie, Gewissen und Orientierung

18. Generationen des Zeitmanagements • 1.Generation beruht auf „Gedächtnishilfen“: Notizen, Cheklisten. • 2.Generation- Planung und Vorbereitung; Terminkalender, Schwerpunkte: Effizienz, persönliche Verantwortung, Zielsetzung und Terminplanung. • 3.Generation – Planung, Prioritätensetzen und Kontrolle -> Prioritäten setzen, -> Ziele , -> nach Prioritäten planen -> Planungs- und Organisationshilfen

19. Whatyou see is what you get Wenn wir weiterhin tun, was wir tun, bekommen wir auch in der Zukunft, was wir jetzt haben. 4.Generation – geht über das Zeitmanagement hinaus, umfasst die Stärken der ersten 3 und bekämpft die Schwächen

20. 2 Fragen, die Ihr Leben ändern können • 1. Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden, bedeutende positive Folgen für Ihr Privatleben? • 2. Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden, bedeutende positive Folgen für Ihr Berufsleben? • 3. Wenn Sie wissen, dass diese Dinge so viel bewirken würden, weshalb tun Sie sie nicht schon jetzt?

21. Dringlichkeit vs. Wichtigkeit Wie stark wird Ihr Leben von Dringlichkeit beherrscht? 0-25 geringe Dringlichkeitsorientierung 26-45 starke Dringlichkeitsorientierung Über 46 Dringlichkeitssucht Viele Dinge in Unserem Leben sind wichtig, aber nicht unbedingt dringend. Die Probleme entstehen, wenn wir überwiegend von einem Paradigma der Dringlichkeit ausgehen und das Paradigma der Wichtigkeit vernachlässigen.

22. Quadrantder Qualität

23. Die 4 menschlichen Bedürfnisse „Leben, Lieben, Lernen und ein Vermächtnis hinterlassen“ Leben – physisches Bedürfnis nach Essen, Kleidung, Gesundheit Lieben – soziale Bedürfnis nach Beziehungen, Liebe, Geborgenheit Lernen – mentale Bedürfnis nach Entwicklung und Wachstum Vermächtnis hinterlassen – spirituelles Bedürfnis nach Sinn, Orientierung, persönlichem Einklang, und Beitrag zum Allgemeinwohl Der Schlüssel zum inneren Feuer bildet unser spirituelles Bedürfnis.

24. Die 4 menschlichen Gaben Das Selbst-Bewusstsein – Fähigkeit, aus uns herauszutreten und unser Denken, Motive, Geschichte, Prägungen, Handlungen und Gewohnheiten und Prägungen zu überprüfen. Das Gewissen = unser inneres Orientierungssystem Der freie Wille = unsere Fähigkeit zum Handeln Die Vorstellungskraft ermöglicht uns etwas im Geiste zu erschaffen, uns eine zukünftige Situation auszumalen und Probleme synergetisch zu lösen.

25. Die Quadrant-II-Organisation Schritt 1. Die Verbindung zur eigenen Lebensphilosophie herstellen. • Was ist in meinem Leben am Wichtigsten? • Was gibt meinem Leben Sinn? • Was will ich in meinem Leben sein und tun? Schritt 2. Die eigenen Ziele identifizieren (nach Rollen) • in der Familie – Eltern, Kinder, Eheleute.. • Im Beruf – Abteilungsleiter… Schritt 3. Quadrant-II-Ziele für jede Rolle auswählen • Was ist das Wichtigste, was ich diese Woche tun könnte, um die größte positive Wirkung zu erzielen?

26. Die Quadrant-II-Organisation Schritt 4. Einen Entscheidungsrahmen für die Woche schaffen Schritt 5. Integrität im Augenblick der Wahl ausüben. • Vorausschau auf den Tag. • Prioritäten setzen. • Zweispaltenplanung für den Tag (zeitunabhängige und zeitgebundene Aktivitäten). Schritt 6. Bewerten • Welche Ziele habe ich erreicht? • Welche Entscheidungen habe ich getroffen? • Hatte bei diesen Entscheidungen das Wesentliche Vorrang?

27. Die Passion der Vision Vision ist die deutliche Offenbarung der Vorstellungskraft und die hauptsächliche Triebfeder des menschlichen Handelns. „Passion der Vision“ ist eine tiefe, anhaltende Energie, die aus einem umfassenden, auf Prinzipien, Bedürfnissen und Gaben beruhenden Sehen hervorgeht. Übung: Stellen Sie sich vor, Sie feiern Ihr 80. Geburtstag.

28. Das Gleichgewicht der Rollen „Gleichgewicht ist nicht Entweder – Oder; es ist Und.“ • Konflikt zwischen Arbeit und Familie • Wir sind so programmiert, dass wir diese Bereiche als absolut getrennte Abteilungen sehen. • In Wirklichkeit sind diese Rollen die Teile eines stark verwobenen Ganzen.

29. Die Kraft der Ziele Ziele können zu 2 Problemen führen: - Schlag für unsere Integrität und unseren Mut, wenn wir unsere Ziele nicht erreichen - verheerende Folgen, wenn wir sie erreichen. WAS? WARUM? WIE?

30. Prinzipienorientierte Ziele Ein Prinzipienorientiertes Ziel umfasst 3 Elemente: das Richtige, aus dem richtigen Grund, auf die richtige Weise. 3 Arten von Zielen: • Kontextziele • Vielleicht-Liste • Wochenziele