DELEGIRANJE Zagreb, 20. travnja 2010. Pripremio: Željko Modrić, prof.

1. DELEGIRANJE Zagreb, 20. travnja 2010.Pripremio: Željko Modrić, prof.

2. CILJEVI: Upoznati se s osnovnim obilježjima delegiranja Prepoznati situacije kada je delegiranje potrebno Spoznati koji načini i stupnjevi delegiranja postoje Prepoznati koje aktivnosti treba, a koje ne treba delegirati Razvijati osobne vještine za umijeće delegiranja

3. OSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJA “Delegiranje znači povjeriti osobne moći ili funkcije drugoj osobi i pridobiti tu osobu da obavi zadatke koje bi inače vi sami morali obaviti” Jenks J.M & Kelly J.M Nije samo puko prebacivanje zadatka, već od člana tima traži: Preuzimanje izvođenja zadatka ovlašćujući ga da djeluje u naše ime zadržavajući i dalje našu odgovornost. Sve se može potpuno delegirati-osim odgovornosti.

4. OSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJA Ključna riječ za suvremeno poimanje pojma delegiranje je POVJERENJE!

5. OSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJA ŠTO MOŽE OLAKŠATI DELEGIRANJE? MISIJA VIZIJA STRATEGIJA

6. OSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJA Prednosti učinkovitog delegiranja: • Ušteda vašeg vremena, • Davanje zadataka osobi ili timu koji je najbolji za to, • Učinkovito korištenje eksperata koji imaju više znanja, • Veća motivacija tima, • Jačanje vaše uloge kao vođe tima, • Poboljšanje vještina vođenja.

7. OSNOVNA OBILJEŽJA DELEGIRANJA Opasnosti neučinkovitog delegiranja: • Gubljenje vremena na nadgledanje drugih, • Nedodjeljivanje poslova osobama ili timu koji su najbolji za to, • Neučinkovito korištenje vještina tima ili znanja, • Tim i pojedinci ne razvijaju nove vještine, • Tim i pojedinci su demotivirani jer ne dobivaju željenu i prihvatljivu odgovornost.

8. POSLOVI/ODGOVORNOSTI MENADŽERA Poslovi koje mora osobno učiniti Poslovi koje bi morao osobno učiniti, ali u kojima mu drugi mogu pomoći Poslovi koje može osobno učiniti, ali mogu i drugi ako im se pruži prilika Poslovi koje bi trebali učiniti drugi, a menadžer pomaže u hitnim slučajevima Poslovi koje drugi moraju učiniti

9. KADA JE DELEGIRANJE POTREBNO? Nosite li posao kući?

10. KADA JE DELEGIRANJE POTREBNO? Ostajete li u uredu i nakon završetka radnog vremena?

11. KADA JE DELEGIRANJE POTREBNO? Radite li vikendom kako biste nadoknadili propušteno?

12. KADA JE DELEGIRANJE POTREBNO? Ciljevi nadilaze individualne sposobnosti i mogućnosti. Osobne i ciljeve organizacije postići: Planiranim Koordiniranim Učinkovitim radom podređenih. Delegiranjem!!!

13. NAČINI I STUPNJEVI DELEGIRANJA • Precizno opisati delegirani posao. • Osigurati odgovarajuće kompetencije osobi kojoj je posao delegiran. • Provjeriti razumije li osoba što treba činiti. • Obvezna kontrola delegiranog posla. • Definiran način povratne informacije prema osobi koja delegira. • Ocijeniti obavljeni delegirani posao. • Odgovarajuća nagrada za izvršitelja (kada je moguće i potrebno).

14. NAČINI I STUPNJEVI DELEGIRANJA 4 STUPNJA DUBINE DELEGIRANJA: • Zaposlenik izvještava o činjenicama, nadređeni donosi odluke. • Zaposlenik predlaže mjeru, nadređeni donosi odluku. • Zaposlenik provodi mjeru i izvještava nadređenog. • Zaposlenik provodi mjeru bez obveze izvještavanja nadređenog.

15. ŠTO TREBA DELEGIRATI?

16. ŠTO TREBA DELEGIRATI? • Zadaće koje se svakodnevno ponavljaju-rutinske zadaće. • Nevažne odluke koje se često ponavljaju. • Zadatke koji nadređenom oduzimaju puno vremena. • Zadatke za koje su zaposlenici kvalificiraniji od nadređenoga. • Zadatke koji su specijalizirani, a za koje imamo dobro osposobljenu osobu. • Zadatke za koje je netko jako zainteresiran ili voli taj posao.

17. ŠTO TREBA DELEGIRATI? Pri donošenju odluke komu delegirati: • Jednostavne zadatke može preuzeti svatko. • Neki zadaci zahtijevaju posebne sposobnosti. • Razvijaju li se zadacima nove sposobnosti. • Hoćete li time uštedjeti vrijeme. • Kolika je financijska vrijednost posla.

18. ŠTO NE TREBA DELEGIRATI?

19. ŠTO NE TREBA DELEGIRATI? • Planiranje i donošenje važnih odluka. • Pravila rada i postupanja. • Određene protokolarne i stresne situacije (svečanost, vjenčanje, pogreb…).

20. PROBLEMI KOD DELEGIRANJA • DELEGIRANJE JE IZOSTALO- bojite se neuspjeha podređenih, vjerujete da vi možete zadatak obaviti brže i bolje, bojite se da će to drugi shvatiti kao prebacivanje tereta na druge osobe i zamjerit će vam. • DELEGIRALI STE POGREŠAN ZADATAK- pretežak za vas, želite se osloboditi odgovornosti, niste u potpunosti sagledali sposobnost koja je potrebna i sposobnost pojedinca. • UPLEĆETE SE/PODREĐENI PREKORAČUJE OVLASTI- dvosmjerni problem s čestim uzrokom-niste uspostavili čvrstu strukturu s jasnim ograničenjem delegiranja.

21. ŠTO MENADŽERI NE ŽELE PRIZNATI

22. VJEŽBA: Trebate li više delegirati? • Individualno ispuniti upitnik. • U paru prokomentirati rezultate. • Više od 13 DA-trebate poboljšati umijeće delegiranja. • Zajednički pogledati tvrdnje “Što menadžeri ne žele priznati”. • Predložiti i izdvojiti 3 savjeta za poboljšanje vještine delegiranja.

23. TEMELJNI OSOBNI STAVOVI O DELEGIRANJU Presudni za uspješno delegiranje i upravljanje: • Spremnost za prihvaćanje tuđih ideja. • Spremnost na povjeravanje zadataka drugima. • Spremnost za preuzimanje rizika i mogućih pogrešaka. • Spremnost za stvaranje povjerenja u podređene.

24. POTICAJNA PITANJA: • Oslobađa li vam delegiranje vrijeme za važnije aktivnosti? • Koliko često obavljate poslove niže kompetencije? • Što ćete konkretno učiniti na pojačavanju delegiranja? • Što je lakše: Jednom na pravi način objasniti kako se neko posao obavlja ili ga stalno obavljati jer drugi to ne znaju tako dobro kao vi?

25. Ako su veliki ljudi preopterećeni sitnim i beznačajnim stvarima, to je isključivo njihova vlastita greška.Ian HamiltonH V A L A!