メールワイズ説明資料

1. メールワイズ説明資料 サイボウズ株式会社

2. 一般的なメール対応の体制と問題点 一般のメーラーを使った場合の体制と、問題点についてご案内いたします。

3. メール対応の現状：一般メーラーの場合 従来のメール対応方式では、担当者一人ひとりが自分のメーラーで、会社の代表アドレス宛のメールを受けていた。このため、他の担当者の対応状況が分からない、過去の対応履歴が分からないなどの問題が発生。 さらに、対応現場の管理者は、全体の問合せ傾向が分からない、データの紛失の恐れなど、不安が続いている。 MailTo:support@cybozu.co.jp ？ ？ ？

4. メール対応の現状：立場別の問題点 現場担当者 現場管理者 ・問合せメールが多すぎて、一人じゃとても捌ききれないよ。他の担当者の状況も分からないし →大量メールに追いつかない！ ・メーリングリストに顧客からの問合せが来てたけど、誰か対応してるだろうから放っておこう →対応漏れ発生！ ・このお客様「以前、電話対応してもらった」って言ってるけど、内容が分からないよ！ →対応履歴が不明！ ・ベテランと新人の担当者で、メールの返信内容にばらつきがあるな →対応レベルが不統一！ ・大事な顧客データが担当者のパソコンに入っているから、情報漏れ・ウイルスが心配だな →対応履歴が不明！ ・担当者の対応状況をまとめないといけないけど、いちいち表計算でまとめるのは、大変だからやめておくか →集計できない・集計は面倒！

5. 問題点 ● 互いの対応状況が不明。 　　対応漏れ・二重対応などの問題が発生している。 　 大量のメールに追いついていない。 ● 対応履歴がバラバラ。過去の履歴を探すのに時間がかかる。 ● 問い合わせ傾向や対応傾向などの把握が大変である。 ●個人情報など大切な情報が含まれるメールデータが分散。 　 一元管理できず、セキュリティ面での不安もある。 ？

6. グループメールシステムでの体制 グループメールシステム「メールワイズ」を使った場合の体制についてご案内いたします。

7. グループメールシステムの場合 メールサーバー から Webサーバーへ MailTo:support@cybozu.co.jp 代表アドレス宛のメールは、メールサーバーから Webサーバー上の「メールワイズ」へ送られる。 担当者は、ブラウザで「メールワイズ」へアクセスし、対応。同じ画面でメール共有できるのでさまざまなメリットがある。

8. メリット①　大量メールは一網打尽。　　　　　　　　　　　　　　　　トラブルとはさよなら！メリット①　大量メールは一網打尽。　　　　　　　　　　　　　　　　トラブルとはさよなら！ • メールを共有するから、互いの対応状況が一目で分かる。 • コミュニケーション機能で、別途、確認や申送りは不要。 • 多い問い合わせを予め、テンプレートとして登録、対応のスピードアップと品質を均一化。 あれ？このメールまだ誰も対応してないぞ。急いで返信しなきゃ このメールはAさんが処理中だから、次のメールに対応しよう。 スピードUP！

9. 機能１：メール共有 メール一覧画面 メール一覧画面では、担当者・処理状況が一覧できます。 フォルダで分類したり、絞込みを活用できるので、メールが大量にあっても大丈夫。 さらに、画面上にコミュニケーションスペースを搭載。 伝達漏れもありません。 処理状況がひと目で分かる コミュニケーションスペースを搭載 フォルダで分類分けして、目的のメールに素早くアプローチできる

10. カテゴライズして、用途にあったテンプレートを素早く選択カテゴライズして、用途にあったテンプレートを素早く選択 予約語を使えば、自動的に対応メールに担当者名や日時を挿入できる。 機能２：テンプレート あらかじめ登録しておいたテンプレートを使えば、対応のばらつきがなくなります。そればかりか、一通のメールにかかる時間が大幅に短縮され、対応時間のスピードアップにもつながります。 テンプレートには、担当者の名前、現在の日時など、予約語を利用でき、いちいち変更する必要がありません。 テンプレート詳細画面

11. メリット②　履歴が確認できる！ 顧客が見える！ • 履歴は誰が対応していても、一覧で確認できる。 • 電話や訪問など、あらゆるチャネルの履歴も一元管理。 • 顧客データとも連動。 このメールは、先週往訪した A社のお客様からだな。 業種を顧客情報に 追加しておこう。

12. 顧客画面から履歴を見られる 同じ会社に所属する個人を、一覧で確認 項目は自由に追加できる 会社情報も同時に確認。個人だけでなく、会社履歴も確認できる。 機能３：顧客管理 顧客情報詳細画面 メール対応画面や電話履歴画面から顧客情報画面は１クリックで移動。この画面では、基本データの他に、項目をカスタマイズして追加することができます。また、個人だけでなく、所属する会社の情報も同時に確認。メールや電話の対応を行う際に、すばやく顧客の情報をつかむことができます。 顧客情報画面からは１クリックで、顧客ごと・会社ごとの履歴へリンク。（詳しくは次ページへ）

13. 機能４：履歴一覧 顧客ごとの履歴一覧画面 顧客ごとの履歴一覧は、メール・電話・訪問のすべての履歴を見ることができます。それぞれの対応状況・担当者・コメントなど、時系列を追って確認できるので、混乱することがありません。 履歴の種類を問わず、コメントも一覧で確認 メール・電話・訪問履歴が一画面で確認できる 時系列で、顧客に対し ・どのような対応があったのか ・担当者は誰なのか ・現在の状況 がひと目で分かる

14. メリット③　簡単に状況分析！一斉配信！ • １クリックでリアルタイムに集計レポートを表示。 　 対応状況や問い合わせ内容の傾向が素早く分かる。 • 簡単3ステップの一斉配信が可能。 　 条件での宛先絞込みやテンプレートが使えるから、手を煩わせない。 ！

15. 独自に項目を設定して、集計することが可能 棒グラフで分かりやすく分析 担当者別の処理件数や期間別を集計できる 機能５：集計機能 集計レポート画面 担当者ごとの処理件数から項目別、さらには顧客項目まで、広い範囲にわたって集計できます。 担当者の効率や問合せの傾向、さらには顧客の傾向をつかむのにぴったりな機能です。 棒グラフを表示することもでき、ビジュアル化も簡単。

16. 機能６：簡単一斉配信 配信先設定画面 一斉配信はわずか３ステップ。 １）配信内容の設定 ２）配信先の設定 ３）確認 で終わります。配信内容にはテンプレートを使えるので、悩む必要はなし。また配信先には既に「メールワイズ」に登録されている顧客はもちろん、外部からCSVファイルを用いてその場で読み込むことが可能です。 ※一回の配信件数は 1,000件までです。 かんたん３ステップ 条件を設定して、宛先を絞り込める。またCSVファイルから宛先を読み込むことも可能

17. メリット④　メールデータは一元管理で安心！メリット④　メールデータは一元管理で安心！ • Web サーバー上にメールを蓄積。大事なメールデータが分散しない。 • 操作ごとのアクセス権や、アクセスログ機能があるから、セキュリティも安心。管理者に負担がかからない。 サーバー側でバックアップだからラクラク。

18. 機能７：安全管理 アクセス権設定画面 メールアプリケーションごとの利用アクセス権から、メールの編集・送信アクセス権といった細かな設定が可能です。 アクセスログ設定画面 アクセスログは「メールワイズ」をインストールした Webサーバー上に作成されます。ログイン時、メール送信時など、ログを記録するタイミングは設定できます。

19. 機能８：一元管理 １メールアプリケーションに10アカウントまで設定可能 support@cybozu.co.jp info@cybozu.co.jp shop@cybozu.co.jp …など １システムに、５メールアプリケーションまで設定可能 　　　・・・さらに、システムごと追加することも可能（有償オプション） つまり… 標準で、50アカウントまで対応可能！

20. 機能８：一元管理（詳細） メールアプリケーション サポート部用 営業部用 購買部用 人事部用 システム部用 support@cybozu.co.jp info@cybozu.co.jp contactus@cybozu.co.jp system@cybozu.co.jp ML@cybozu.co.jp Shanai-help@cybozu.co.jp システム追加 （有償） 標準のシステム サポート部で利用するアドレス、システム部で利用するアドレスなど、使用用途に分けて、メールアプリケーションを追加できます。それぞれのメールアプリケーションには、10個までメールアドレスを設定できます。 システムの追加は有償（１システムあたり　\100,000）です。

21. 機能９：サイボウズ製品間連携 ユーザー情報連携 サイボウズ共通認証 「メールワイズ」と同じサーバーに、「サイボウズ Office」や「サイボウズ ガルーン」がインストールされていると、ユーザー情報が連携され、シングルサインオンが可能となります。またメールワイズからの通知を「Office」や「ガルーン」のトップページで確認できます。 サイボウズ Office6 のトップページに、メールワイズからのお知らせが出る メールワイズを見ていなくても、お知らせが出るからOK！

22. 導入企業一例 • 　株式会社星野リゾート（顧客とのやり取り） • 　ソフトバンクBB株式会社（コールセンター構築） • 　モンテール株式会社（顧客とのやり取り） • 　株式会社オールアバウト（ライターとのやり取り） • 　株式会社ホンコンマダム（ネットショップの運営）　 • 　弘前大学 就職支援課　（学生とのやり取り） 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　など　　 導入実績　1,200社1,300部門　（2007.11現在）

23. 価格・ライセンス体系 「メールワイズ」の基本ライセンスについてご案内いたします。

24. ライセンス体系 ※システム追加: 1システムあたり100,000円(税別) ※現行製品を利用のお客様は無償でバージョンアップが可能。 ※サービスライセンスは、1年目は無償。2年目から任意。

25. メールワイズは 最長 60 日間無償でお試しいただけます お手軽 Web グループメールシステム「メールワイズ」は、顧客と企業を結び、トータルなCRMソリューションを提供いたします。ぜひご検討ください。

26. 問い合わせ先 • 本資料について、ご不明な点がありましたら下記までお問い合わせください。 サイボウズ株式会社 インフォメーションセンター E-mail　：　contactus@cybozu.co.jp