Maksete haldus Haridusameti infopäev

1. Maksete haldusHaridusameti infopäev 24.04.2007 Linnakantselei Finantsteenistus, FIS rmp. osaprojekt,Siemens AS

2. Makseprotsessi toimingute põhiskeem Asutuse raamatupidaja Linnakassa ametnik Haldusala ressursijuht ARVETE SISESTUS ASUTUSE MAKSE- ETTEPANEKU KOOSTAMINE ASUTUSE MAKSE-ETTEPANEKU KINNITAMINE (teostamine) HALDUSALA MAKSE-ETTEPANEKU KOOSTAMINE HALDUSALA MAKSEETTEPANEKU KINNITAMINE (teostamine) MAKSEFAILIDE EDASTUS PANKA PANGA-VÄLJAVÕTTE SISESTUSSAPi PANGA-VÄLJAVÕTTE TÖÖTLEMINE ASUTUSES

3. Selgitused arveldusarvete kohta • Vale arveldusarve alt maksmised • Ei ole võimalik (tavamaksete puhul)! • Väljamaksed toimuvad automaatselt selleks määratud konto alt ning seda ei saa muuta • Kõik maksed toimuvad haridusameti haldusala kulukonto pealt • Mõnel asutusel ka sihtfinantseerimiskonto, sellisel juhul makset sisestades ning teostades märkida sihtfin konto tunnused • Valele kontole maksmised – ei ole välistatud, kuid saab alati kontrollida ja enne maksmist muuta • Laekumised valele arveldusarvele – viitenumbri alusel kantakse õigesse asutusse • Tulukontosid ametil on kokku 4 (amet + 3 sektorit)

4. Makse saaja arveldusarve muutmine • Makses kasutatavate a/a vaatamine • Toiming F110 • Menüü -> muuda -> ettepanek -> ettepanekute loetelu • Makse saaja arveldusarve muutmine (kui saajal mitu a/a-t) • Toiming F110 • Makseettepanek -> vajuta nuppu muuda -> teha hiirega topeltklõps makse real -> veelkord topeltklõps makse real -> vajutada nuppu “Jaota uuesti”-> • määra maksemeetod ja konto, millelt makstakse (tavamakse puhul L, IHC, IHC; sihtfin makse puhul X, 401/401A/…, XLK) • määra saaja panga konto (klõpsata soovitud real)

5. CC - tüübiga kanded • Millistel juhtudel CC- kandeid tehakse? • Pangale edastatud makse on ebakorrektne • Tagasilaekumine (maksel teise panka teave viitega) • Laekumised väljamakse arveldusarvele (kui puudub viitenr) • Palga kanded (hetkel veel, edaspidi FEBAsse) • Ebakorrektsete maksete / tagasilaekumiste põhjused • Saaja viitenumber puudub • Vale saaja konto • Ebakorrektne saaja nimi • Hankija on raha tagasi maksnud • Klient on teinud ekslikult makse • Palgamaksete massmaksekorraldusest tagasilükatud maksed • Muud võimalikud erijuhud, näiteks algne makse saaja oli vale asutus

6. Pangast tagasilükatud maksed ja tagasilaekumised • Kuidas toimub info edastus CC kande puhul? • Enamikul juhtudel piisav info CC kande päise tekstis • Vajadusel vaadata pangaväljavõtet • Kust tagasilaekumisi näeb? • Konto 70005009 pealt • CC-kandega saadab Linnakassa vigase makse asutusse tagasi (konto 70005009 kreeditis) • Kande päises väljal “dokumendi päise tekst” on selgitav tekst (näiteks “saaja konto vigane”) • 70005009 konto väljale “tekst” kirjutatakse hankija nimi • BS-kandega, kui on tagasilaekumine kirjendatud FEBA kaudu (st laekumisel on küljes viitenumber) • Erandite käsitlus • Juhul kui on FEBAs tekkiva BS kandele tekkinud dubleeriv CC kanne, siis tuleb linnakassat teavitada ja siduda BS kandega

7. Mida CC-kannetega peale hakata? • Vastavalt sisule teha parandavad toimingud! • Laekumised kirjendada tulukontodele • Ebakorrektsete maksete / tagasilaekumiste puhul storneerida F110 koostatud makse kirjend (tüübiga ZP) tagasilaekumise kuupäevaga ning kohustus lahti siduda (teha avatuks) • Kohustust ei pea tühistama (st parandada andmed ning teha uus makseettepanek), kui vea põhjuseks on näiteks: • Saaja viitenumber (paranda arve dokumendil) • Saaja nimi või a/a (parandada hankija kaardil nimi või a/a) • Muudel juhtudel tuleb storneerida ka kohustus (st storneerida, kirjendada kohustus uuesti ning teha uus makseettepanek), kui vea põhjuseks näiteks: • Vale hankija kood algdokumendil • Vale summa algdokumendil

8. Tagasilaekumise näide • Maksmine 31.03.2007, toiming F110, dok tüüp ZP • FEBA 31.03.2007, dok tüüp BS • Tagasilaekumine CC, 01.04.2007 • Storno maksmise kandele p.1, 01.04.2007, FB08, ZP • Toiming FB08, tagastuse põhjus 02, kuupäev sama mis CC kandel • Kuna automaatselt seoti storneering ja algne kanne, tuleb toiminguga FBRA nad lahti siduda. • Kokku siduda kontol toiminguga F-03 31.03 ja 01.04 kanded (p.1 ja 2, ning p.3 ja 4) ja toiminguga F-44 dokumnedi tüübid ZP (p.1 ja 4) • Uus maksmine F110, ZP

9. Maksed välisvaluutas • Kohustus võetakse üles arve kuupäeva Eesti Panga kursiga (kurss tuleb käsitsi sisestada) • Makse koostamisel kontrollitakse SAPis olevat kurssi kande kuupäevale; kui erineb arvel olevast, siis F110-s koostatakse automaatselt kirjend kontole 60800000 • SAPis on summadele kaks välja • Tehingu valuuta summa • Kohaliku valuuta summa (kroonid)

10. Pangaväljavõte tehingutele välisvaluutas • Pangaväljavõtted on alati EEKides • Kursivahe kirjendamine kursivahe kontole toimub sidumise toimingus (F-03, F-32) • Märgista seotavad kirjendid • Vajuta nuppu dokumendi ülevaade • Sisesta D/K ning kursivahe konto • Vajuta enter, sisesta nõutavad kontolaiendid • Vali menüüst dokument –> simuleeri, salvesta

11. LASTEAIAD: ettemaksud ja osalised laekumised • Lasteaedade puhul kliendi kontol siduda ära nõuded, mis on täielikult laekunud • Nõuded, mis pole täielikult laekunud • MITTE SIDUDA (otsekorralduse klientide puhul) • Sidumisel tekib jääkkirjend, mis ei ole lapsega enam seotud • otsekorraldust koostades tekib vigane viitenumber, kuna lapse koodi asemel on vanema kood ning see tuleb käsitsi parandada) • müügiarvet koostades lapse info ebamäärasem (vt järgmine slaid) • Kui laekub ettemaks ning eeldatavalt koostatakse uus arve järgmisel kuul, siis kajastada nõude kreeditis

12. Lasteaia arve • Eraldi viitenumbrid tavaarvele ja otsekorraldustele (vt slaid) • Ettemaksude kajastamine arve väljatrükil • Ettemaksud seotud lapsevanemaga ning kajastatakse esimesena väljatrükitava arve väljatrükil • Võlgnevuste kajastamine arve väljatrükil • Seotud arvete alusel • Kõik isikulised (lapsega seotud SD arved - laekumised) võlgnevused kajastatakse vastava lapse arve väljatrükil - umbisikulised võlgnevused (AB kirjendid, millel pole lapse tunnust) kajastatakse esimesena väljatrükitava arve väljatrükil. • Näide: kui ühes lasteaias on ühele lapsevanemal kaks või enam last, siis kuvatakse raamatupidamislik võlgnevus esimesele lapsele väljaprinditaval arvel (lisatud lapsega seotud võlg), teiste laste väljatrükkidel ainult lapsega seotud võlgnavus

13. Ülelaekumiste tagasimaksmine • Tagasimaksmine ainult nõude kreediti kaudu • Kui on selge, et laekumine tuleb tagastada • Teha jääkkirjend (toimingus F-32) • Koostada makseettepanek F110-s • Täpsemalt kajastatud “Müügireskontro” koolitusmaterjalis

14. Otsekorraldused • Toimub maksemeetodi määramisega arve saaja (lapse) põhiandmetes • Info edastus otsekorralduste kohta arve väljatrükil • Arve saaja (lapse) põhiandmetes maksemeetod N – arve väljatrükile lisatekst “Otsekorralduse lepingut saab sõlmida viitenumbriga 6cccckkkkkkkkkkx” • Arve saaja (lapse) põhiandmetes maksemeetod O – arve väljatrükil on viide “Arve kuulub tasumisele otsekorraldusega” ning arvel on otsekorralduse viitenumbrid • Otsekorralduse viitenumber ja tavalise müügiarve viitenumber on erinevad (otsekorralduse viitenumber sisaldab lapse koodi, tavaarvel lapsevanema koodi) • Otsekorralduse faili koostamine • Arve saajale peab olema maksemeetod O • Massmuudatused maksemeetodi N panemiseks kliendiandmetesse teostab süsteemi administraator

15. Küsimused … Täname!