Abikõlblikkus, raamatupidamis-arvestus, dokumentatsioon, kontrollid toetuse saaja juures.

1. Abikõlblikkus, raamatupidamis-arvestus, dokumentatsioon, kontrollid toetuse saaja juures. Erlike Kumar, järelevalve üksuse juht 2012

2. Kulude abikõlblikkuse üldpõhimõtted (1) Abikõlblikud on kulud, mis on: vastavuses kõikide abikõlblikkuse reeglitega põhjendatud mõistlikud vajalikud tegelikult tehtud tõendatavad (kõik TS poolt läbi viidud tegevused peavad olema kirjalikult taasesitatavad)

3. Kulude abikõlblikkuse üldpõhimõtted (2) • abikõlblikuks kuluks saab lugeda sellist projektiga seotud kulutust, mis on dokumentaalselt tõendatud • kulud, mille kohta puuduvad kirjalikud tõendusdokumendid on mitteabikõlblikud • projekti personali töötasud peavad olema kooskõlas asutusesisese või piirkonna keskmise palgatasemega vastavasisulise töö eest (Perioodi 2007–2013 struktuuritoetuse kulude abikõlblikkuse või mitteabikõlblikkuse määramise tingimused ja kord, lisa 1) • tööajatabelite täitmisel tuleb järgida kõiki reegleid, mitte võtta kui formaalsust! (Perioodi 2007–2013 struktuuritoetuse kulude abikõlblikkuse või mitteabikõlblikkuse määramise tingimused ja kord, lisa 1) Soovitavalt pidada tööaja arvestust kalendris (nt Microsoft Outlook vm sarnane kalender, mis võimaldab taasesitust!)

4. Nõuded arvestusele (1) projekti raamatupidamisarvestust tuleb korraldada vastavalt raamatupidamise seadusele ning raamatupidamise toimkonna juhenditele (eriti RTJ 12) riigi raamatupidamiskohustuslastel ja avaliku sektori üksustel tuleb järgida riigi raamatupidamise üldeeskirja nõudeid (http://www.fin.ee/index.php?id=7544) vastavalt perioodi struktuuritoetuse seadusele on toetuse saaja kohustatud eristama toetuse kasutamisega seotud kulud oma raamatupidamises muudest kuludest ning kulusid kajastavad kulu- ja maksedokumendid muudest kulu- ja makse-dokumentidest. Samuti on vajalik toetuse kasutamisega seotud varade ja kohustuste eristamine oma muudest varadest ja kohustustest. sama nõue kehtib ka projektis osalevatele partneritele

5. Nõuded arvestusele (2) • raamatupidamise sise-eeskirjades tuleb kajastada projektipõhise arvestuse ja sihtfinantseerimise osas kasutatavaid arvestuspõhimõtteid ja informatsiooni esitusviisi • raamatupidamise aastaaruandes tuleb avalikustada ka aruandeperioodil saadud varade ja tegevuskulude sihtfinantseerimise summad toetuse andjate lõikes (RTJ 12)

6. Projektipõhine raamatupidamine (projekti kulukonto) (1) • Projekti kulude/tulude ja varade/kohustuste eristamist on sõltuvalt raamatupidamistarkvarast võimalik korraldada läbi projektile eraldi konto(de) avamise või unikaalse tunnuse lisamisega (objekt, projekt vms.) • Kui kasutatav kontoplaan ei anna lihtsate väljavõtetega vajalikku informatsiooni, siis tuleks täiendada kontoplaani • Raamatupidamise kannetes tuleb eristada abikõlblikud ja mitteabikõlblikud kulud. Raamatupidamiskanded peavad võimaldama eristada omafinantseeringut ning toetust.

7. Projektipõhine raamatupidamine (projekti kulukonto) (2) • Iga raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehinguttõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument (RpS § 6 lg 4) (enne akt ja siis arve) • Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid ( RpS § 6 lg 5) • majandustehingu kuupäev • raamatupidamiskirjendi järjekorranumber • debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad • majandustehingu lühikirjeldus • algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number

8. Kuludokumentidele esitatavad nõuded Algdokument kajastab õigesti majandustehingut ja on kooskõlas projekti eelarvega Arve/kuludokument sisaldab kohustuslikke rekvisiite Arve/kuludokument kajastab koguseid, hindu ja muid tingimusi, mis on lepingus eelnevalt kokku lepitud kuludokumendi väljaandmise päev ei või olla varasem kui projekti abikõlblikkuse alguskuupäev ega hilisem kui projekti abikõlblikkuse lõppkuupäev + 45 kalendripäeva, aga hiljemalt 31.12.2015 tööde teostaja esitatud arved, aktidja aruanded on toetuse saaja eelnevalt kinnitanud (ehk allkirjastatud vastutava isiku poolt), võimaluse korral võiks projekti SFOS (Struktuuritoetuste riiklik register) number olla kõikidel arvetel, aktidel (võib olla TS poolt käsitsi juurde lisatud)

9. Algdokumendi kohustuslikud andmed • dokumendi nimetus ja number • koostamise kuupäev • tehingu majanduslik sisu • tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa) • tehingu osapoolte nimed • tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid • majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri, mis kinnitab majandustehingu toimumist • vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber

10. Projekti dokumentatsioon • Projekti dokumentatsioon on olulisimaid kontrolliobjekte ja projekti hindamise allikas. Seetõttu on väga oluline, et kogu projektiga seonduv dokumentatsioon annaks ka projektiga otseselt mitte seotud inimesele lihtsalt ja kiiresti ettekujutuse sellest, mis projekti alusel tehtud ja mis teoks

11. Dokumentatsioon • Koondada kõik projektiga seotud dokumendid projekti kaustadesse. Tagada, et dokumendid on kergesti leitavad (sisukorrad). • Jälgida, et asutusesiseselt oleks paika pandud (asjaajamiskorras, dokumentide loetelus) projektiga seotud dokumentatsiooni säilitustähtaeg • Säilitada ka kirjavahetus rakendusüksusega ja muude projektis osalejatega

12. Projektiga seotud dokumentatsiooni säilitamine • Toetuse saaja peab säilitustähtaja lõpuni (31.12.2025) alles hoidma järgmised dokumendid: • raamatupidamise dokumendid (nt arved, saatelehed, maksekorraldused, panga väljavõtted, tööaja arvestuse tabelid, palgalehed, lähetusaruanded, lepingud, aktid, jms) • hankedokumentatsioon (sh suhtlemine pakkujatega) • projektiga seotud kirjavahetus • lepingud, toote päritolusertifikaadid, load ja kooskõlastused (ehitusluba, kasutusluba jms) • muu projektiga seotud dokumentatsioon (toetuse taotlus, taotluse rahuldamise otsus, väljamakse taotlused, haldusotsus, leping, aruanded, koosolekute protokollid, memod jm)

13. Võimalikud kontrollid TS juures • Paikvaatlused (viib läbi KIK) – eesmärk on kohapeal veenduda, et projekti viiakse ellu vastavalt taotlusele, et TS-l on olemas projekti dokumentatsioon ning see vastab reeglitele ning kehtestatud nõuetele • Audit (viib läbi KIK või Rahandusministeeriumi auditeeriv asutus (AA) või AA poolt sisse ostetud audiitorfirma) • EL kontrollid (viib läbi Euroopa Kontrollikoda)

14. Tänan!