Download
1 / 61
750 likes | 978 Vues
دانشگاه علامه طباطبائي دانشكده مديريت و حسابداري عنوان گزارش: محاسبه عملکرد استراتژیک و کنترل مدیریت استاد محترم: جناب آقاي دكتر حجاريان تهيه كننده: هادي رضائي شماره دانشجويي: 88124140205 دانشجوي كارشناسي ارشد مديريت صنعتي-دانشگاه علامه طباطبائي نيمسال دوم 90-89.
E N D
دانشگاه علامه طباطبائيدانشكده مديريت و حسابداريعنوان گزارش: محاسبه عملکرد استراتژیک و کنترل مدیریتاستاد محترم: جناب آقاي دكتر حجاريانتهيه كننده: هادي رضائي شماره دانشجويي: 88124140205 دانشجوي كارشناسي ارشد مديريت صنعتي-دانشگاه علامه طباطبائينيمسال دوم 90-89
یکی از تحولات چشمگیر در دهه ی گذشته: • شرکت نفت موبیل در نخستین سال های دهه 1990 سودی را تجربه می کرد که از متوسط صنعت بسیار پایین تر بود، ولی اندکی پس از کاربرد سیستم جدید (بررسی متوازن) برای محاسبه عملکرد ، این شرکت سودآور شد.
گفته کاپلان ونورتون: ”بررسی متوازن وضع متفاوتی به وجود می آورد. هر سازمان با استفاده از همان منابع فیزیکی و انسانی که در گذشته موجب ضعف عملکرد شده بود توانست این استراتژی را به اجرا درآورد. استراتژی مزبور در مورد همان محصولات، همان تشکیلات، همان کارکنان و همان مشتریان به اجرا در آمد. تفاوت در این بود که تیم جدید مورد توجه قرار داشت.بررسی متوازن به این سازمان های موفق اجازه داد که نوع جدیدی از سیستم مدیریت به وجود آورند، یعنی سیستمی که برای مدیریت بر این استراتژی طرح ریزی شده بود”
بررسبی متوازن یک راه دو طرفه است با استفاده از این روش: مدیریت ارشدمدیران و مجریان مدیریت ارشد مدیران و مجریان استراتژی را به شیوه اثربخش نتایج حاصل از فعالیت(بازخورد)
روش هایی که به وسیله آن عملکرد مدیریت را مورد ارزیابی قرار می دهند: • بررسی متوازن • تهیه صورت سود و زیان مبتنی بر حاشیه سود • تخصیص هزینه ها • بودجه انعطاف پذیر • برون سپاری(دادن سفارش به شرکت های دیگر جهت تولید قطعه یا محصول)
کنترل و ارزیابی عملکرد • ارزیابی عملکرد فرایندی است که بدان وسیله همه مدیران درباره عملکرد کارهای تخصصی انجام شده در درون شرکت اطلاعاتی بدست آورند و این عملکرد را با شاخص های تعیین شده در بودجه ، برنامه ها و هدف ها مقایسه کنند.
از دیدگاه عملیات: از دیدگاه فروش
مقایسه کنترل عملیات و کنترل مدیریت • کنترل مدیریت: ارزیابی که به وسیله مدیران رده بالاتر(در مورد عملکرد مدیران رده میانی) انجام می شود. • تاکبد بر: _بر مدیران رده های بالاتر _برای دوره های بلند مدت _برای مسائل استراتژیک • کنترل عملیات :ارزیابی از عملیات کارکنان شرکت در سطح عملیاتی که به وسیله ی مدیران میانی انجام می شود. • تاکید بر: _بر معیارهای تفصیلی عملکرد در دوره های کوتاه مدت
در کنترل عملیات نوعی مدیریت مبتنی بر استثنا به اجرا در می آید • در کنترل مدیریت ، مدیریت مبتنی بر هدف به اجرا در می آید • کنترل مدیریت دارای یک هدف استراتزیک و گسترده تر است • در کنترل عملیات تنها از یک معیار عملیاتی مالی منحصر به فرد استفاده می شود
هدف های کنترل مدیریت • در اجرای مدیریت مبتنی بر هدف ، مدیریت ارشد مجموعه ای از مسئولیت های هر یک از مدیران رده میانی را تعیین می کند. • ماهیت این مسولیت ها و از این رو ، ماهیت دقیق هدف های مدیریت ارشد به عوامل زیر بستگی دارد: _حوزه کارکرد مورد نظر(عملیاتی/بازاریابی) _گستره اختیارات میانی(میزان منابع تحت اختیار مدیر) • اغلب این حوزه های مسئولیت را واحد تجاری استراتژیک می نامند. • واحد تجاری استراتژی:یک مجوعه ای از فعالیت های خوب تعریف شده و قابل کنترل است که مدیر واحد مزبور مسئول آن می باشد. • شرکت جنرال الکترریک در زمره شرکت هایی قرار می گیرد که در کاربرد عبارت واحد تجاری استراتژیک نسبت به سایر شرکت ها پیشرو بوده است.
هدف های کنترل مدیریت • ایجاد انگیزه در مدیران برای تلاش زیادجهت دستیابی به هدف های تعیین شده به وسیله مدیریت ارشد • در نظر گرفتن انگیزه اقتصادی مناسب برای مدیران در راستای تصمیم گیری ، یعنی هماهنگ نمودن تلاش های مدیران با هدف استراتژی مورد نظر • تعیین پاداش معقول و منصفانه برای مدیران در ازای میزان تلاش ، کار و مهارتی که از آن برخوردارند و نیز با توجه به اثربخشی تصمیماتی که اتخاذ می نمایند
قراردادهای استخدامی • یکی از ساز و کارهایی است که بین مدیر و مدیر ارشد بسته می شود و در برگیرنده همه اهداف کنترل مدیریت است • در قرارداد استخدامی نوع رفتار مورد نظر و میزان حقوق و پاداشی که در سایه این نوع رفتارها به دست خواهد آمد، مشخص می شود. کتبی • انواع قرارداد استخدامی شفاهی اعلام شده یا تلویحی(ضمنی) • بعضی از قراردادها استخدامی جنبه حقوقی دارند که اجرای آن ها به وسیله دادگااه تضمین می شود.
در قراردادهای استخدامی دو جنبه بسیار مهم از عملکرد مدیریت گنجانده می شود: عدم اطمینان و قابل مشاهده نبودن فعالیت های مدیر
عدم اطمینان: • هر مدیری در محیطی فعالیت می کند که تحت تاثیر عواملی ورای کنترل فرار می گیرد،برای مثال می توان به عوامل زیر اشاره کرد: _عوامل عملیلتی مانند :خرابی غیرمنتظره و غیر قابل اجتناب دستگاه _عوامل خارجی مانند: نوسان در تقاضای مشتریان و قیمت بازار در این حالت می توان گفت در مورد اثربخشی عمل مدیر ، سوای تلاش ها و توانی را که وی در راه انجام دادن شغل می نماید ، مقداری عدم اطمینان وجود خواهد داشت.
قابل مشاهده نبودن فعالیت های مدیر: • تلاش هایی را که مدیر به عمل می آورد و تصمیماتی را که وی اتخاذ می کند در معرض دید مدیریت ارشد قرار نمی گیرد.به دلیل استقلال مدیر و قابل مشاهده نبودن عملیات وی ، مدیریت ارشد می تواند فقط نتیجه های ملموس حاصل از این عملیات را مشاهده نماید.. • ما فرض می کنیم مدیر علاوه بر ریسک گریز بودن تلاش گریز هم هست
عدم اطمینان در محیط کار ، قابل مشاهده نبودن فعالیت های مدیر ، وجود اطلاعات خاص و در دسترس مدیر باعث می شود که رابطه موجود در قرارداد استخدام پیچیده تر شود. • 3 اصل عمومی موجود در قرارداد استخدام که باید در زمان بستن قرارداد آن ها را رعایت نمود: • با توجه به عامل عدم اطمینان در محیط کار ، در قرارداد باید عملکرد مدیر را از عملکرد واحد تجاری استراتژیک تفکیک نمود. • در اجرای این اصل عوامل غیر قابل کنترل و شناخته شده مستثنا می شوند. • در محتوای قرارداد بین مدیر ارشد و مدیر واحد تجاری باید به ریسک گریز بودن مدیر و نفش پدیده عدم اطمینان توجه نمود.(تضاد منافع بین مدیر ریسک گریز و مدیز ازشد)
عدم اطمینان و ریسک گریزی: • از دیدگاه میریت و کنترل ، نوع سلیقه یا اولویت مدیر مربوط به ریسک اهمیت زیادی دارد ، زیرا میزان ریسک پذیری یا ریسک گریزی مدیر می تواند اثرات غیر منتظره و نامطلوب بر رفتار وی بگذارد ، یعنی بر نوع تصمیمات درستی که باید اتخاذ کند ، اثر بگذارد.برای مثال : نصب دستگاه جدید و گران قیمت که به احتمال زیاد ولی نه قطعاً باعث کاهش هزینه های عملیاتی خواهد شد. • سیستم کنترل مدیریت باید به گونه ای طرح ریزی شود که هنگام ایجاد انگیزه ی مناسب در مدیر و تصمیم گیری ها باعث کاهش یافتن اثرات منفی ناشی از ریسک گریزی یا ریسک پذیری مدیر شودو
آشنایی با انواع سیستم های کنترل مدیریت • طرح ریزی سیستم کنترل مدیریت از نظر ایجاد انگیزه و ارزیابی عملکرد مدیر: هنگام ارائه یک سیستم کنترل مدیربت باید برای ارزیابی عملکرد ، نکات زیر را مشخص نمود: _جه کسی؟ _چه چیزی؟ _چه زمانی؟
چه کسی؟ چه کسی ارزیابی عملکرد را دریافت می کند؟ _مالکان/مدیران/سهامداران شرکت _بستانکاران شرکت _نهادهای دولتی/جامعه _کارکنان شرکت
چه چیزی؟ _ارزیابی در مورد فرد مدیر یعنی اثر بخشی و کارایی عملکرد مدیر _واحد تجاری استراتژیک تحت کنترل مدیر _ارزیابی یک تیم از مدیران • چه زمانی؟ در این زمینه دو دیدکاه وجود دارد: _می توان عملکرد را بر مبنای سایر منابع ورودی به واحد تجاری تحت مدیریت فرد (بودجه کلان) _یا اقلام خروجی ناشی از میزان تلاش و مدیر انجام داد(بودجه انعطاف پذیر).
نمودار کنترل مدیریت در چرخه زندگی شرکت،از نظر فروش
انواع سیستم کنترل مدیریت: • رسمی: سیستم رسمی در سایه ی رهنمود بسیار روشن و مشخص مدیریت به وجود می آید • غیر رسمی: ناشی از رفتارهای نا آگاهانه ،سهوی و آزادانه مدیران و کارکنان است.
سیستم کنترل غیر رسمی: • در سطح فرد و تیم مورد استفاده قرار می گیرد. • در سطح فردی،عملکرد کارکنان تحت تاثیر آرزوها و توانایی ها قرار می گیرد که نیروی کار با خود به محیط سازمان می آورد ، این ها جدا از انگیزه ها و رهنمودهایی است که مدیریت ارائه می نماید.یک چنین انگیزه هایی می تواند بیانگر علت تفاوت عملکرد کارکنان باشد. • در سطح تیمی ، هنجارهای مشترک اعضای تیم مانند نگرش مثبت باعث می شود که شرکت بتواند به هدف های خود از نظر کیفی دست یابد و فروش را افزایش دهد
سیستم کنترل رسمی: • در سطح فردی و از دیدگاه هر یک از کارکنان 3 روش مهم رسمی برای کنترل مدیریت عبارتند از: _سیاست های استخدامی شرکت _سیاست ارتقای مقام _سیستم محاسبه عملکرد استراتژیک نمودار سیستم کنترل مدیریت سیستم رسمی سیستم غیر رسمی فردی تیم
محاسبه عملکرد استراتژیک: • روش محاسبه ی عملکرد استراتژیک نوعی سیستم است که مدیریت ارشد برای ارزیابی مدیران واحد تجاری استراتژیک مورد استفاده قرار می دهد تمرکز زدایی: • اگر شرکت تصمیم بگیرد که مقدار زیادی از مسئولیت ها را به مدیران واحدهای استراتژیک واگذار نماید ، شرکت به صورت غیرمتمرکز اداره خواهد شد • اگر بیشتر اختیارات مربوط به تصمیم گیری در راس هرم (مدیریت ارشد) قرار بگیرد ، شرکت به صورت متمرکز اداره خواهد شد.
مزیت استراتژیک روش متمرکز: _کنترل واحدهای تجاری اصلی در دست مدیریت ارشد قرار می گیرد _شرکت می تواند نسبت به سطح مطلوبی از عملکرد اطمینان یابد _شرکت می تواند از تخصص مدیریت ارشد به شیوه ای اثربخش استفاده نماید _فعالیت هر یک از واحدهای مختلف درون شرکت را به شیوه ای اثر بخش هماهنگ نماید • پس چرا روش مطلوب در مورد بسیاری از شرکت ها این است که به صورت غیر متمرکز اداره شوند؟ _دلیل اصلی این است که مدیریت ارشد نمی تواند به شیوه اثربخش و در همه سطوح سازمانی عملیات را مدیریت نماید.
انواع واحدهای تجاری استراتژیک: • واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر هزینه ها • واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر درآمد • واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر سود • واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر سرمایه گذاری
واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر هزینه ها: • نوعی واد تجاری تولیدی یا پشتیبانی است که می تواند با کمترین هزینه کالاها یا خدماتی را به بهترین کیفیت ارائه نماید.مثل واحد مونتاژ کارخانه ، واحد پردازش داده هاو... • هنگامی که وظیفه فروش مورد توجه باشد این واحد تجاری به وجود می آید و آن را بر حسب خط محصول یا منطقه جغرافیایی تعریف می کنند 2. واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر درآمد:
3. واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر سود: • اگر واحد تجاری استراتزیک دارای درآمد باشد و بیشترین بخش هزینه های مربوط به تولید این درآمدها را به مصرف برساند ، آن را واحد تجاری استراتزیک متمرکز بر سود می نامند. • زمانی که شرکتی دارای چندین واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر سود است (دارای چندین خط محصول متفاوت است) نمی توان عملکردها را به راحتی با هم مقایسه کرد ، در چنین حالتی یک واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر سرمایه گذاری تعریف می کنند. 4. واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر سرمایه گذاری:
بررسی متوازن: • در بررسی متوازن به جای تمرکز محض بر عملکرد مالی در مورد ارزیابی عملکرد واحد تجاری استراتزیک از چندین معیار یا شاخص سنجش استفاده می کنند. • روش بررسی متوازن یک ارزیابی عملکرد جامع تر را انجام می دهد.
انتخاب یک واحد تجاری استراتژیک مناسب برای یک نوع فعالیت ایجاب می کند که به 3 اصل اساسی توجه نمود: _انگیزه لازم یا مورد نظر _انگیزه های مالی مناسب _رعایت انصاف در سطحی معقول یا مطلوب
شرحی از هدف ها و کاربرد معیار سنجش عملکرد استراتژیک در سه واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر هزینه ها ، بر درآمدها ، بر سود • واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر هزینه: می تواند به صورت زیر باشد: • واحد تولیدی یا واحدی که به صورت مستقیم با تولید ارتباط دارد مانند واحد مونتاژ یا رنگ و پرداخت • واحد پشتیبان تولید مانند واحد حمل و جا به جایی مواد ، نگهداری یا مهندسی • مساله های استراتژیک در رابطه با مدیریت واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر هزینه ها: • جا به حا شدن هزینه ها • تمرکز بیش از حد برای اهداف کوتاه مدت • تمایل مدیر واحد و مدیر ارشد در ندادن اطلاعات لازم (نقش کسر بودجه)
1.جا به جا شدن هزینه ها: • جایگزینی هزینه های غیر قابل کنترل با هزینه های قابل کنترل • توجه مدیریت ارشد به مساله جا به جا شدن هزینه ها از این نظر اهمیت دارد که بنیاد سیستم محاسبه عملکرد استراتژیک بر این پایه قرار دارد که مدیر واحد تجاری استراتژیک فقط مسئول هزینه های قابل کنترل است.
جا به جا شدن هزینه ها در سازمان های غیر انتفاعی: • بسیاری از واحدهای سازمان های دولتی در گزارش عملکرد خود هزینه های مستقیم را از هزینه های غیر مستقیم تفکیک نمی کنند. این اقدام می تواند منجر به اتخاذ یک تصمیم ضعیف شود. که در این مورد می توان به سازمان جنگلبانی ایالات متحده امریکا اشاره کرد. • انگیزه دیگر برای جا به جایی هزینه ها در سازمان های غیر انتفاعی به این سبب انجام می شود که برخی از خدمات بر مبنای بهای تمام شده به علاوه درصدی مشخص قیمت گذاری می شوند در حالی که برخی از آن ها را بر مبنای یک حق الزحمه ثابت منظور می کنند
2. تمرکز بیش از حد برای اهداف کوتاه مدت: • در بسیاری از سیستم های سنجش عملکرد به میزان زیادی بر هزینه های سالانه تاکید می کنند.چنین حالتی باعث می شود در مدیران انگیزه ایجاد شودتا تنها به هزینه های کوتاه مدت توجه نمایند و به مساله های استراتژیک بلند مدت توجه نکنند.
3. تمایل مدیر واحد و مدیر ارشد در ندادن اطلاعات لازم (نقش کسر بودجه): • کسر بودجه یعنی : تفاوت بین عملکرد مورد انتظار و بودجه بندی شده • باید به هر دو نقش مثبت و منفی کسر بودجه توجه شود • دیدگاه منفی: در این حالت مدیر ممکن است در صدد براید برای عملکرد خود ، هدف های راحتر و قابل دسترس تر را در نظر بگیرد . در نتیجه ما شاهد سطح پایین تری از عملکرد کمی شرکت خواهیم بود ، در مقایسه با آنچه که باید به دست می امد. • دیدگاه مثبت: مدیر می تواند به شیوه اثربخش در مورد هدف های ارزیابی عملکرد ، تصمیمات معقول اتخاذ نماید و این هدف ها هم منصفانه باشد. با محدود شدن گستره ای که مدیر در معرض روی دادهای احتمالی قرار می گیرد ، میزان ریسک گریزی وی کاهش خواهد یافت و باعث می گردد مدیر تصمیماتی را اتخاذ نماید که تقریباً با اهداف مدیریت ارشد سازگار است
اجرای فعالیت های واحد تجاری استراتژیک در سازمان: • واحد تولید و واحد پشتیبان:
واحد عمومی و اداری: • کارربرد روش هزینه های اختیاری و روش هزینه های مهندسی شده به نوع رفتار هزینه ها در این واحدها و هدف ها و فلسفه مدیریت بستگی دارد.
هزینه های برون سپاری واحد تجاری استراتژیک: • برون سپاری عبارتی است که به آن وسیله تصمیم شرکتی را بیان می کنند که از یک شرکت خارجی می خواهد نوع کالا یا خدمتی را که در زمان کنونی به وسیله واحد پشتیبانی ارائه می شود را ارائه نماید. • مزایای برون سپاری: _می توان بدون پذیرش ریسک مربوط به ناباب یا منسوخ شدن محصول به خدمات و کالای قابل اعتماد دست یافت _شرکت را قادر می سازد به فناوری های جدید دست رسی پیدا کند • معایب برون سپاری: _شرکت نمی تواند بر منابع استراتژیک و بالقوه خود هیچ نوع کنترلی را اعمال نماید _در مورد عملکرد خود ناچار است به شرکت های خارجی تکیه نماید
تخصیص هزینه ها: • واحد تجاری استراتزیک متمرکز بر هزینه ها باید هزینه های مشترک را بروی واحدهای سازمانی استفاده کننده از این منابع تخصیص دهند. • شاخص انتخاب روش تخصیص هزینه ها: _ایجاد انگیزه در مدیران برای افزودن بر میزان کار و تلاش خود _ایجاد انگیزه در مدیران برای اتخاذ تصمیماتی سازگار با اهداف مدیریت ارشد _ارائه مبنایی معقول یا منصفانه برای ارزیابی عملکرد مدیران
علاوه بر 3 روش فوق یکی از راه های سودمند برای انتخاب روش تخصیص هزینه ها ، استفاده از تخصیص مضاعف است. • تخصیص مضاعف روشی است برای تخصیص هزینه هایی که بدان وسیله هزینه های ثابت را از هزینه های متغیر تفکیک می نماید. هزینه های متغیر را می توان به صورت مستقیم در واحدی که آن ها را به مصرف رسانیده است ردیابی کرد و هزینه های ثابت را بر یک مبنای معقول تخصیص می دهند • برای بهبود روش تخصیص مضاعف می توان هزینه های غیر مستقیم را با استفاده از هزینه یابی بر مبنای فعالیت ردیابی کرد
واحد استراتژیک متمرکز بر درآمد: • مدیریت برای ارزیابی عملکرد واحد تجاری متمرکز بر درآمد از عوامل ایجاد کننده درآمد استفاده می کنند • عوامل ایجاد کننده درآمد در واحدهای تولیدی (عواملی که بر حجم فروش اثر می گذارند): تغیر در قیمت_ترویج و تبلیغ _تخفیف در قیمت _ارائه خدمت به مشتری_تغیر در ویژگی های محصول • عوامل ایجاد کننده درآمد در سازمان های خدماتی : علاوه بر موارد بالا _ ولی کیفیت خدمات ارائه شده (مودب بودن ، به مشتری کمک کردن و به هنگام بودن) بیشتر مورد توجه و تاکید قرار می گیرد
واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر سود: • هدف کسب سود • در مدیر انگیزه هایی سازگار با انگیزه های مدیریت ارشد ایجاد می کند(افزایش سودآوری شرکت) • این واحد با اهداف کنترل مدیریت مبنی بر ایجاد انگیزه در مدیر مربوطه و تصمیم گیری سازگار است.
نقش استراتژیک ،واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر سود: • دلایل انتخاب واحد تجاری متمرکز بر سود: • در واحد تجاری استراتژیک متمرکز بر سود برای ایجاد هماهنگی مطلوب بین واحدهای بازاریابی ، تولید و واحد پشتیبان تولید ، انگیزه لازم به وجود می آید.مثال :رسیدگی به سفارشات سریع • ایجاد انگیزه در مدیران که کالاها یا خدمات تولید خود را به مشتریان خارجی عرضه نمایند • ایجاد انگیزه در مدیران که برای کالاها و خدمات خود راه هایی جهت کسب سود بیابند.مثال: در صنعت نرم افزار درآمد حاصل از ارائه خدمات و به روز کردن نرم افزار می تواند به اندازه فروش آن اهمیت داشته باشد
