SEMINAIRE DE FORMATION DES PRESIDENTS ELUS 2008 – 2009 le Président et son CLUB

1. SEMINAIRE DE FORMATION DES PRESIDENTS ELUS 2008 – 2009 le Président et son CLUB

2. Le Rotary International DANS LE MONDE Le fondateur du Rotary Paul Harris crée le premier Club à Chicago le 23 Janvier 2005, aujourd’hui en 2008 : • 1 220 000 membres • 33 000 clubs • 532 districts • 170 pays EN FRANCE • Zone 11 France, Monaco, Andorre 34 000 rotariennes et rotariens • 1010 clubs • 18 districts • 1er club créé : Paris en 1921 District 1680 ∙ 1er Club en 1928 Strasbourg, puis Mulhouse 1930 et Besançon 1932

3. LE PRESIDENT • le président doit: • Fixer les objectifs annuels de son club. • Travailler avec le club • Collaborer avec l’équipe du district • Assurer la continuité en collaborant avec son successeur et ses prédécesseurs

4. Pour bien fonctionner, un club doit : Maintenir/augmenter son effectif Initier des actions répondant à des besoins Soutenir la Fondation Former des dirigeants capables d’assumer des responsabilités au-delà du club Plan de leadership de club Les quatre domaines d’action

5. LE CLUB EFFICACEMise en place du PLC Pour mettre en place un PLC les dirigeants (anciens et nouveaux) doivent: • Développer des objectifs à long terme (3-5 ans) • Utiliser le Document de planification pour fixer les objectifs • Organiser des assemblées de club afin de permettre aux membres de s’impliquer

6. LE CLUB EFFICACEMise en place du PLC (suite) 4. Maintenir une bonne communication entre les membres du clubs, ses dirigeants et les dirigeants du District. • Amender le règlement intérieur afin de refléter la structure du club, le rôle et les responsabilités de chacun. • Favoriser la participation active de chacun à la vie du club. Le PLC sera revu une fois par an et les dirigeants de club travailleront en étroite collaboration avec les dirigeants du District et en particulier avec l’ADG qui leur est désigné

7. LE CLUB EFFICACELes nouvelles commissions permanentes* selon le PLC Comité du club Administration du club Relations publiques Effectif Actions Fondation Rotary Dans un souci de continuité, il est recommandé de nommer les membres des commissions pour des mandats de trois ans. Le Président Elu nomme les membres des commissions en fonction des postes à pourvoir, désigne les responsables de commissions, et dirige les réunions de planification avant la prise de fonction. Les clubs sont libres de créer d’autres commissions permanentes en fonctions de leurs besoins, de créer et nommer des sous-commissions

8. Comparaison Organisation classique et PLC Commissions selon le PLC Comité du club Actions Fondation Rotary Administration du club Relations publiques Effectif Commissions classiques Comité du club Action Intérieure Action Professionnelle Action d’Intérêt Public Action Internationale Fondation Rotary

9. Administration du club Relations publiques Effectif Actions Fondation Rotary LE CLUB EFFICACE Le soutien du district: correlation PLC et PLD Comité du club Adjoints du gouverneur Commission Relations publiques Commission Développement de l’effectif Commissions Programmes Commission Fondation Rotary Soutien au niveau du district

10. L’ADMINISTRATION DU CLUB Quelques reflexions sur • Les textes statutaires. • Responsabilités administratives envers le district et le Rotary. • Le soutien apporté par le gouverneur et son adjoint. • Des idées pour les réunions de club.

11. Le Club et la Loi de 1901 Le Rotary est caractérisé par son obédience aux règles du Rotary International. En France, le club est soumis au fonctionnement des associations Loi 1901 . Si le club est AUTONOME… Il n’est pas INDÉPENDANT !...

12. Premières obligations lors de votre entrée en fonction • Préfecture ou Tribunal d’Instance : déposer les noms des membres du nouveau Comité du Club • Banque : déposer les signatures • Assurances : vérifier que le contrat est OK et comment sont garanties les manifestations publiques du club

13. rotary.org manuel de procédure 2004 = Ouvrage de référence • Documents statutaires • • Statuts du Rotary International • • Règlement intérieur du Rotary International • • Statuts types du Rotary club • Autres documents juridiques • • Règlement intérieur recommandé au Rotary club • • Règlement intérieur de la Fondation Rotary • • Acte de constitution en association de la Fondation – Extraits

14. Manuel de procédure suite • Table des matières • Première partie – Administration • 1 Le Rotary club ........................................................................................................... 3 • 2 Le district ................................................................................................................. 17 • 3 Le Rotary International ......................................................................................... 41 • Deuxième partie – Domaines d’action du Rotary • 4 Généralités ............................................................................................................... 55 • 5 Action professionnelle ........................................................................................... 61 • 6 Action d’intérêt public ........................................................................................... 65 • 7 Action internationale ............................................................................................. 69 • 8 Les jeunes générations ........................................................................................... 75 • Troisième partie – Réunions internationales • 9 La convention .......................................................................................................... 83 • 10 Le Conseil de législation ....................................................................................... 87 • 11 L’Assemblée internationale ................................................................................... 93 • 12 Les colloques de zone ............................................................................................ 95 • 13 Autres réunions internationales ........................................................................... 97 • Quatrième partie – La Fondation Rotary • 14 Organisation et but .............................................................................................. 101 • 15 Programmes de la Fondation Rotary ................................................................ 103 • 16 Questions financières ........................................................................................... 113 • Cinquième partie – Les marques du Rotary • 17 Utilisation et protection des marques du Rotary ............................................ 119 • Sixième partie – Règlement intérieur • 18 Règlement intérieur : Conseil de législation et convention ........................... 131 • Septième partie – Documents statutaires • Statuts du Rotary International ................................................................................ 143 • Règlement intérieur du Rotary International ......................................................... 151 • Statuts types du Rotary club ..................................................................................... 207 • Huitième partie – Autres documents juridiques • Règlement intérieur recommandé au Rotary club ................................................. 219 • Règlement intérieur de la Fondation Rotary .......................................................... 229 • Actes de constitution en association de la Fondation – Extraits ......................... 239 • Lexique .........................................................................................................................

15. L’ADMINISTRATION DU CLUBRapports à établir • Qui s’en occupe? - Le Secrétaire du club en collaboration avec le président pour s’assurer que toutes les informations sont bien transmises. • Au district- Rapport mensuel d’assiduité et les effectifs AU PLUS TARD LE 5 DU MOIS M+1 (mieux: après dernière réunion du club) • Au Rotary- Rapports semestriels/paiement des cotisations- Changements d’effectif, de dirigeants, date de réunion- Renseignements requis pour l’Official Directory

16. Obligations comptables • Définir le Budget • Faire voter en AG (cotisations) • Assurer l’appel des cotisations • Suivre le Paiement des Taxes per Capita

17. L’ADMINISTRATION DU CLUBLA VISITE DU GOUVERNEUR • LA VISITE EST OBLIGATOIRE (RIRI article 15.090):- Une des principales responsabilités du Gouverneur - Une visite officielle par an- Multiclubs ou non • BUT DE LA VISITE (RIRI article 15.090):- Motiver les rotariens à participer à des actions- Mettre l’accent sur certains points importants touchant le Rotary- Porter une attention particulière aux clubs en difficulté- Reconnaître les contributions remarquables des rotariens aux actions

18. L’ADMINISTRATION DU CLUBLA VISITE DU GOUVERNEUR visite du club par l’ADG // Visite officielle du Gouverneur • Lors de sa visite du club , l’ADG:- Evalue les progrès du club.- Evalue l’efficacité des stratégies retenues.- Suggère des solutions aux problèmes rencontrés,- puis communique au Gouverneur la situation de chaque club (Effectifs, Assiduité, Actions, participation à la Fondation). • Lors de sa visite officielle, le Gouverneur: • - Motive les membres à participer aux actions. • - Met l’accent sur les points importants. • - Porte une attention particulière aux nouveaux clubs et aux clubs en difficulté.

19. " LES PRÉSIDENTS DE CLUBS SONT DEPUIS TOUJOURS L ’ATOUT DU ROTARY " Paul HARRIS " L’ AVENIR de notre Organisation est entre les mains de ceux qui dirigent nos Clubs… "

20. LE PRÉSIDENT EST UN LEADER • IL FIXE UN CAP • IL MOTIVE • IL IMPULSE

21. CONCRÈTEMENT • LE PRÉSIDENT DÉFINIT SES OBJECTIFS ET FAIT PARTAGER : • LES OBJECTIFS PRÉSIDENTIELS du RI • LES OBJECTIFS DU DISTRICT • LES CHOIX DU CLUB

22. OBJECTIFS ET ACTIONS SERONT EFFICACES S’ ILS SONT : • DÉFINIS • PARTAGÉS • AMBITIEUX mais RÉALISTES • MESURABLES • PLANIFIÉS et déterminés dans le temps

23. UN CLUB EFFICACE EST : Accueillant Actif Amical Attractif Altruiste

24. Quelques clés pour réussir • CULTIVER L’AMITIÉ • RESPONSABILISER • ORGANISER AVEC SOIN • PRÉPARER SES RÉUNIONS • BÂTIR DES ACTIONS GRATIFIANTES • RECONNAÎTRE, REMERCIER "DES RÉUNIONS ATTRAYANTES"

25. Le Président doit être un organisateur • Il prépare son année en fixant, à l’avance, avec son Comité, les objectifs, le calendrier des actions et les budgets. • Il constitue une équipe compétente et soudée : Bureau et Commissions. • Il prépare et anime les réunions en répartissant les rôles de chacun.

26. Le Président doit être unANIMATEUR une femme, un homme de dialogue, ouvert aux autres, de consensus, enthousiaste: un exemple !... Pour cela : Il, elle fait participer tous les membres en cherchant à les mettre en valeur et en créant un bon esprit de camaraderie, Il, elle est à l’écoute des autres et sollicite les avis et les suggestions.

27. Le Président doit être un • GESTIONNAIRE Il fait établir par son Trésorier un Budget prévisionnel. Il s’assure de sa réalisation. Il est personnellement comptable des fonds du club en provenance : . des cotisations des membres, . des actions caritatives engagées, Il s’assure de leur bonne destination

28. Le Président doit être unINFORMATEUR Il communique régulièrement aux Membres les informations dont il dispose, en particulier celles provenant du District (ex: lecture de la Lettre au sein du Club). Il veille à ce que les informations concernant son club soient transmises régulièrement aux responsables du District. « L’erreur, en communication, étant de croire que tout se sait !... »

29. Le Président doit être unFORMATEUR • Il veille à la formation des membres de son club et en particulier à celle des nouveaux membres. • Il associe son Vice-Président . • Il fait en sorte que le Rotary ne soit pas absent des réunions hebdomadaires. • Il organise des débats sur des sujets d’actualité.

30. Le Président doit être unAMBASSADEUR • du Rotary International, et de son Club, • auprès des élus de la cité • des collectivités locales • des autres clubs • des autres associations

31. Le Président est l’Ami des Médias NEWS HEBDO N° 393 Apéritif 4 Mars 08 au Sofitel Vous ferez connaître les grandes réalisations de votre Club dans * votre propre Bulletin du Club * la Lettre du District * Le Rotarien * votre quotidien régional * la presse nationale Ainsi en informant vos, nos amis rotariens, leurs familles, leurs connaissances, vous grandirez le Rotary Les responsables Relations Publiques du District vous aideront LETTRE DU DISTRICT JUILLET 2008

32. Efficacité… • Avoir des Objectifs précis • Cultiver la Camaraderie et pratiquer l’Humour • Développer le sentiment d’appartenance • Etre fier d’être Rotarien • Savoir remercier et récompenser • Communiquer • Accueillir

33. Dès le SÉMINAIRE DE FORMATION des PRÉSIDENTS ÉLUS, (SFPE)le Président du Club : • Constitue son équipe, • Organise une réunion, • Définit son programme et ses objectifs, • Etablit le budget . DÈS JUILLET : • Il définit l’agenda du Club, en tenant compte des manifestations du District, ex Conférence de District le 18 Octobre 2008 à Mutzig et de la date de la "Visite du Gouverneur«  (cf le Qui Fait Quoi).

34. dans les documents que vous a remis l’ Adjoints du Gouverneur les documents remis ce jour rotary.org et Année 2008-2009Où trouver des ressources ?

35. Publications Audiovisuel Fournitures Comment se servir du catalogue 2 Pour placer votre commande 3 Thème du Rotary 5 Audiovisuel 6 Histoire du Rotary 7 Photos 8 RVM : le magazine en images 9 Ressources pour la production de vidéos 10 Fondation Rotary Audiovisuel 11 Publications 13 Développement des dons et reconnaissance 14 Polio Plus 17 Programmes éducatifs 18 Programmes humanitaires 22 Formation des dirigeants 24 Gestion des clubs et effectif 27 Publications 27 Ressources Effectif 27 Ressources Gestion des clubs 30 Livres et périodiques 34 Programmes du Rotary 36 Publications Etc. Outils-ressources : rotary.org catalogue2007-2008

36. Conclusion: Mission des dirigeants Rendre le Rotary • Compréhensible par laFORMATION • Visible par laCOMMUNICATION • Attractif par lesACTIONS