管理資訊系統課程 政府歲計會計資訊系統之策略規劃

1. 管理資訊系統課程 政府歲計會計資訊系統之策略規劃 指導教授：李國光 學生D9216902EDBA管研所　汪青河 M9401903EMBA工管系　蔡啟泰 M9408916EMBA企管系　夏守信 M9409928EMBA資管系　尹慧珍

2. 報告大綱 • 背景說明 • 組織與制度變革 • 資訊系統策略規劃 • IS策略 • IT策略 • IM策略 • 績效評估

3. 歲計 會計 統計 背景說明--主計業務 • 我國政府財政制度包括行政、主計、公庫、審計四大系統，相互制衡合作。主計系統執行的是政府財務活動的規範與記載，超然獨立 • 主計業務包括歲計、會計、統計，相互為用，以統計資料作為編製施政計畫與預算的參據，依據預算執行辦理會計紀錄、製作決算，根據相關紀錄及調查資料產生統計報告，三者結合併稱為主計體系

4. 行政院主計處 公務機關 事業機構 會計單位 統計單位 會計單位 統計單位 背景說明--中央政府之主計組織 • 主計機構組織超然於機關之外，以行政院主計處為最高主計機關，全國一致形成主計系統，主計人員可超然獨立行使其職務不受任何影響 • 各公務機關與事業機構之會計單位及統計單位隸屬行政院主計處管轄，各級主辦會計、統計人員，分別對各該管上級機關主辦會計、統計計人員負責，並依法受所在機關長官之指揮 • 行政院主計處網站連結

5. 整體 公務 事業 EXCEL處理 預算：歲計會計系統 會計：會計月報彙編系統 決算：決算彙編系統 預算：預算彙編系統 會計：會計月報彙編系統 決算：決算彙編系統 行政院主計處 公務機關 事業機構 主管 主管 會計單位 會計單位 歲計會計 系統 自建 資訊系統 單位 附屬單位 分單位 附屬分單位 主計處統一規定資料交換格式 主計處統一開發套裝軟體 背景說明--歲計會計業務資訊系統簡介

6. 行 政 院 組 織 改 造 行政院 行政院 改造 2級機關(36個部會) 13部4委員會 3級機關構 (約336個) 50機關 + 機構 4級機關構 (約346個) 4級機關構 5級機關構 主 計 組 織 改 造 行政院主計處 • 裁撤：由行政院辦理歲計會計 業務；經濟貿易部下新成立國 家統計署辦理統計業務 公務機關 事業機構 • 會計單位與統計單位 • 裁撤 • 維持(含承接其他機關併入業務) • 新成立 會計單位 統計單位 會計單位 統計單位 組織與制度變革--行政院組織改造

7. 組織與制度變革--資訊系統的因應策略? 資訊系統 行政院組織改造 改造 最佳時機! 危機? 挑戰! 會計制度修訂

8. 因應行政院組織改造與會計制度修訂之需求，達成資訊系統無接縫轉換因應行政院組織改造與會計制度修訂之需求，達成資訊系統無接縫轉換 • 整合預算及會計資訊，強化資訊分析以提升決策品質 • 預算及會計作業流程再造，改變工作方式建立新典範 • 推動書表與憑證減量，以電子書表及電子憑證取代紙本書表與憑證 • 發展整合性資訊服務，建立高品質行政知識庫與決策支援體系 近程目標(1年内) 中程目標(3年内) 遠程目標(5年内) 資訊系統策略規劃--策略性目標 96.1.1新組織架構及新制度正式啟動 95年 96年 97年 98年 99年

9. QBA 歲計會計 查詢系統 IBA 歲計會計整體 資訊分析系統 變更設計 新增設計 GBA 歲計會計 系統 行政院主計處 公務機關 事業機構 QBA 歲計會計 查詢系統 主管 主管 會計單位 會計單位 單位 附屬單位 GBA 歲計會計 系統 分單位 附屬分單位 資訊系統策略規劃--IS策略 資訊系統整體架構 自建 資訊系統 主計處統一規定資料交換格式 主計處統一開發套裝軟體

10. 資訊系統策略規劃--IS策略 GBA系統功能架構 變更設計 GBA歲計會計 資訊系統 新增設計 系統管理 單位業務子系統 彙編業務子系統 主管業務子系統 業務管理 決算編製 出納會計 普通會計 預算執行 預算編製 決算編製 普通會計 預算執行 預算編製 業務管理 決算編製 普通會計 預算執行 預算編製 業務管理 單位預算機關 或分預算機關及學校使用 設有分預算之 單位預算機關使用 行政院主計處 及主管機關使用

11. 後端處理 前端處理 外部使用者 (機關內業務人員 民眾、立法院) 内部使用者 (會計人員) 資料庫篩選條件設定 系統登錄 GBA 資料庫 QBA 資料庫 資料庫轉製 資料查詢/列印 系統安全設定 資料交叉分析 資訊系統策略規劃--IS策略 QBA系統功能架構

12. 其他 資料庫 資訊系統策略規劃--IS策略 IBA系統功能架構 後端處理 前端處理 行政院 資訊人員 行政院 高階幕僚人員 資料 倉儲 GBA 資料庫 資料萃取(ETL) 系統登錄 CUBE製作 資料查詢/列印 多維 資料庫 系統安全設定 資料交叉分析

13. 高階主管支持，業務人員參與： • 由主計處副首長召集成立工作小組，資訊 人員與業務人員共同參與 • 自行規劃，掌握knowhow： • 由資訊人員規劃與分析，業務人員確認 系統規劃 需求分析 系統設計 • 系統建置委外，引用新技術： • 系統建置委託資訊廠商辦理 • 自行審驗，確保品質： • 由資訊人員與業務人員共同辦理系 統功能之審查與驗證 系統建置 • 系統轉換，提供輔導與服務： • 由資訊人員輔導各機關進行系統轉換 系統轉換 資訊系統策略規劃--IT策略 • 資訊系統開發方法

14. IBA系統 行政院 GBA系統 公務機關 使用者端 User Client GBA系統 使用者端 User Client QBA系統 使用者端 User Client 民眾 立法院 監察院 防火牆 資料交換 伺服器 FTP Server 網頁 伺服器 Web Server 資料庫 伺服器 DB Server 資料庫 伺服器 DB Server 網頁 伺服器 Web Server 防火牆 資訊系統策略規劃--IT策略 整體資訊系統架構

15. 評估群組互動 對e化造成的阻力 找出因應對策 建構組織學習環境 促成會計人員接受 改變、適應改變 3 2 組織 學習 群組 互動 變革管理 企業 改造 促使作業流程 更有效的設計 再造組織價值信念 與管理方法 以變革理論為基礎 進行資訊系統 改造之管理 1 4 資訊系統策略規劃-- IM策略 規劃方法採合適模式

16. 以變革理論為基礎進行資訊系統改造之管理 1 運用Lewin變革管理的三階段理論 解凍 Unfreezing 變革 Change 再凍 Refreezing • 進行資訊系統改造規劃 • 宣導資訊系統改造計畫製造需要變革的感覺，達成資訊系統改造之共識 • 進行資訊系統改造之 建置 • 進行資訊系統轉換 • 修正與改善資訊系統 適應新組織與新制度 資訊系統策略規劃--IM策略 組織 學習 變革管理 群組 互動 企業 改造

17. 資訊系統策略規劃--IM策略 Desired State Present State Transition State 生 產 力 解凍 變革 再凍 以變革理論為基礎進行資訊系統改造之管理 1 組織 學習 變革管理 群組 互動 運用Lewin變革管理的三階段理論 企業 改造 減輕變革期間生產力下降之對策 • 充份掌握組織與制度變革對現有資訊系統之影響，作好資訊系統改造之規劃 • 如期如質完成資訊系統改造之建置 • 事先作好資訊系統轉換之準備，並進行組織改造啟動日演練

18. + 組織架構調整 + + + + - + 部門溝通流程 + 資訊系統策略規劃--IM策略 以變革理論為基礎進行資訊系統改造之管理 1 組織 學習 變革管理 群組 互動 運用系統思考圖思考e化的成長上限 企業 改造 政府歲計會計e化的成長上限 民眾滿意度 歲計會計e化 激勵措施 施政效能 組織士氣

19. 資訊系統策略規劃--IM策略 以變革理論為基礎進行資訊系統改造之管理 1 組織 學習 變革管理 群組 互動 強化變革管理配套條件 企業 改造 變革 技能 激勵 資源 計畫 願景 緩慢的 變革 技能 資源 計畫 願景 強化激勵之方法 制定獎勵措施 • 對於按時達成目標之會計單位，頒發績效獎金，公開表揚 • 對於具有貢獻之個人，增強其升遷及發展機會

20. 組織 學習 知識管理 自我超越 改善 心智模式 個人 學習 系統思考 團隊學習 建立共同 願景 組織 學習 組內 學習 組間 學習 資訊系統策略規劃--IM策略 建構組織學習環境促成主計人員接受改變、適應改變 2 變革管理 群組 互動 運用六項修練 建立大三圓(個人 + 組內 + 組間)的組織學習機制 企業 改造

21. 組織 學習 個人 學習 組織 學習 組內 學習 組間 學習 資訊系統策略規劃--IM策略 建構組織學習環境促成主計人員接受改變、適應改變 2 變革管理 群組 互動 運用六項修練 建立大三圓(個人 + 組內 + 組間)的組織學習機制 企業 改造 個人專業 專業學習：專業 本位學習 : 心智 • 組織學習的設計 (draft) • e-Learning 的鼓勵及管考 — 個人學習 • 終身學習護照 — 個人學習 • 外包廠商的技術轉移課程 — 組內學習 • 心智模式的改善學習 — 個人/組內/組間學習 • 團隊建構學習 — 組間學習 • 知識社群學習 — 組織學習 團隊協作 心智學習 : 改善 團隊學習：技術合作 深廣視野 心智模式改善學習 團隊建構學習

22. 群組 互動 各機關 會計主官 行政院 會計主官 一般管理者 一般管理者 群組 群組 資訊管理者 外包廠商 群組 資訊系統策略規劃--IM策略 評估群組互動對e化造成的阻力，找出因應對策 3 組織 學習 變革管理 資訊系統再造五大關係群組的互動程序 企業 改造 • 組織與策略分析 • 高階規劃與控制 • 資訊管理策略形成 • 組織與策略分析 • 規劃與控制 • 以機關觀點 • 由下而上提需求 溝通‧參與‧互動 行政院 資訊管理者 互動與合作 資訊人員 群組 溝通‧參與‧互動 • 資訊系統建置 • 資訊系統規劃 • 資訊委外管理 • 資訊系統推動 各機關會計人員 (使用者) 一般管理者 群組 • 由下而上提需求

23. 群組 互動 支持 態 度 教育 與溝通 參與 決策制定 中立 各機關 會計人員 各機關 會計主官 反對 低 中 高 影響力 資訊系統策略規劃--IM策略 評估群組互動對e化造成的阻力，找出因應對策 3 組織 學習 變革管理 資訊系統再造五大關係群組的互動程序 企業 改造 • 對於不支持資訊系統再造之會計主官或會計人員，擬定因應對策

24. GBA資料庫 • 總預算書 • 總單位預算執行書表 • 總會計報告 • 總決算書 電子檔 公務機關流程 行政院 內部使用者 GBA系統 紙本 企業 改造 GBA資料庫 • 主管預算書 • 主管預算執行書表 • 主管決算書 主管機關 電子檔 內部使用者 GBA系統 紙本 GBA資料庫 • 單位預算書 • 單位預算執行書表 • 單位會計報告 • 單位決算書 單位預算機關 電子檔 內部使用者 GBA系統 紙本 GBA資料庫 • 分預算書 • 分預算執行書表 • 分會計報告 • 分決算書 分預算機關 電子檔 內部使用者 GBA系統 紙本 資訊系統策略規劃--IM策略 促使作業流程更有效的設計 再造組織價值信念與管理方法 4 組織 學習 變革管理 群組 互動 流程再造－推動書表減量，以電子書表取代紙本書表

25. GBA資料庫 • 總預算書 • 總單位預算執行書表 • 總會計報告 • 總決算書 電子檔 事業機構流程 行政院 內部使用者 GBA系統 紙本 企業 改造 GBA資料庫 • 主管預算書 • 主管預算執行書表 • 主管決算書 主管機關 電子檔 內部使用者 紙本 GBA系統 • 附屬單位預算書 • 附屬單位預算執行書表 • 附屬單位會計報告 • 附屬單位決算書 附屬 單位預算機關 電子檔 機 關 自建系統 紙本 • 附屬分預算書 • 附屬分預算執行書表 • 附屬分會計報告 • 附屬分決算書 附屬 分預算機關 電子檔 機 關 自建系統 紙本 資訊系統策略規劃--IM策略 促使作業流程更有效的設計 再造組織價值信念與管理方法 4 組織 學習 變革管理 群組 互動 流程再造－推動書表減量，以電子書表取代紙本書表

26. 企業 改造 資訊系統策略規劃--IM策略 促使作業流程更有效的設計 再造組織價值信念與管理方法 4 組織 學習 變革管理 群組 互動 歲計會計再造的三大構面 實體再造 實體 結構 會計新組織 電子書表化/憑證化 系統無接縫轉換 管理 方法 管理再造 整合性資訊服務 需求Roll-up, 輔導Top-down GBA‧QBA‧IBA 系統資料庫及平台 思想再造 價值 信念 持續e化 效能化 歲計會計業務 服務型組織 無紙化 經營典範 管理典範 科技典範

27. 企業 改造 專責的組 織單位 優越的設計 者能力 尋求新工 作技能 指派資深主管 負責計劃執行 工作觀改變 的管理 IM策略 最高主管的 承諾與支持 處理員工的抗拒 資訊部門 的支援 足夠的預 算及專一 的執行 對計劃有完 整規劃、積極 的目標 持續進行 再造之溝通 資訊系統策略規劃--IM策略 組織 學習 變革管理 群組 互動 IM策略執行之關鍵成功因素

28. 資訊系統策略規劃--績效評估 運用平衡計分卡建立績效評核指標