Osnovno o bazama podataka i Microsoft Accessu

1. Osnovno o bazama podataka i Microsoft Accessu Metodika nastave informatike 2 (2010/11, FMB)

2. Što su baze podataka? • Baza podataka je skup međusobno povezanih podataka, pohranjenih u vanjskoj memoriji računala. • Podaci su istovremeno dostupni raznim korisnicima i aplikacijskim programima. • Ubacivanje, promjena, brisanje i čitanje podataka obavlja se posredstvom posebnog softvera, takozvanog sustava za upravljanje bazom podataka (DBMS-a). • Korisnici i aplikacije pritom ne moraju poznavati detalje fizičkog prikaza podataka, već se referenciraju na neku idealiziranu logičku strukturu baze. Izvor: R. Manger, skripta iz kolegija Baze podataka

3. Logička struktura baze podataka • Podaci u bazi moraju biti logički organizirani u skladu s modelom kojeg podržava odabrani DBMS • Danas dominantan model: relacijski • Relacijski model je zasnovan na matematičkom pojmu relacije: i podaci i veze među podacima prikazuju se tablicama koje se sastoje od redaka i stupaca. • MS Access radi s relacijskim modelom baze podataka. Izvor: R. Manger, skripta iz kolegija Baze podataka

4. Redundancija • Tablice trebaju biti tako konstruirane da se podaci što manje ili – bolje – uopće ne dupliciraju, tj. da se neka informacija ne pojavljuje na više mjesta • Primjer: Tablica FIRMA

5. Normalizacija i relacije • Razbijamo na manje logičke tablice, između kojih uspostavljamo relacijsku vezu Tablica ODJELI Tablica ZAPOSLENICI • Relacija je logička veza između dviju ili više tablica, preko polja koje im je zajedničko

6. Preciznije… • Relacijski model zahtijeva da se baza podataka sastoji od skupa pravokutnih tablica – takozvanih relacija. • Svaka relacija ima svoje ime po kojem je razlikujemo od ostalih u istoj bazi. • Jedan stupac relacije obično sadrži vrijednost jednog atributa (za entitet ili vezu) – zato stupac (polje) poistovjećujemo s atributom i obratno. • Atribut ima svoje ime po kojem ga razlikujemo od ostalih u istoj relaciji. Dopušta se da dvije relacije imaju atribute s istim imenom, no tada se podrazumijeva da su to ustvari atributi s istim značenjem. • Vrijednosti jednog atributa su podaci iste vrste. Vrijednost atributa mora biti jednostruka i jednostavna (ne ponavlja se, ne da se rastaviti na dijelove). Pod nekim uvjetima toleriramo situaciju da vrijednost atributa nedostaje (nije upisana). • Jedan redak (zapis, slog) relacije obično predstavlja jedan primjerak entiteta, ili bilježi vezu između dva ili više primjeraka. U jednoj relaciji ne smiju postojati dva jednaka retka.

7. Tipovi podataka – domene atributa (MS Access) • Text (ASCII), max. 255 znakova u polju • Memo – tekst duljine do 65536 znakova • Number – numerički podaci s kojima se računa • Date/Time • Currency • AutoNumber • Yes/No • OLE object – multimedijalno polje, do 1GB • Hyperlink – do 2048 znakova

8. Primarni ključ • Svaki zapis mora imati svoje ključno polje koje jednoznačno definira vrijednosti u ostalim poljima tog zapisa • Ne smije se ponoviti i mora imati upisanu vrijednost u svakom zapisu • Da bismo mogli povezivati tablice, svake dvije moraju imati po jedno zajedničko polje • Preciznije: vidi str. 44, R. Manger, skripta iz Baza podataka

9. Zadatak 1 • Osmislite svako po jednu bazu podataka koju ćete napraviti • Definirajte prikladne atribute (polja) kojima će biti opisani zapisi te odaberite primarni ključ (bar 5 atributa!)

10. Osnove rada s MS Accessom • *.mdb – Office 2003 i starije, *.accdb – Office 2007 • Objekti: tablice (tables), upiti (queries), obrasci (forms), izvještaji (reports), stranice (pages), makronaredbe (macros), moduli (modules) • Podaci se pohranjuju u tablicama, pomoću upita vadimo iz njih samo one zapise koji nas zanimaju, preko obrazaca možemo prilagoditi unos i pregledavanje, izvještaje koristimo pri ispisu podataka, stranice omogućuju unos podataka preko web-stranica, makronaredbe olakšavaju obavljanje često izvođenih operacija, a moduli omogućuju kreiranje vlastitih programa (u Microsoft Visual Basicu)

11. Kreiranje tablice • Designview olakšava definiranje polja, njihovih imena i tipova, a omogućuje i opis pojedinih polja • Datasheetview prikazuje tablicu u standardnom obliku • Kreirajte tablicu za temeljne zapise vaše baze podataka (ne koristite “čarobnjake”!) koristeći designview • Pazite na smislenost i jednoznačnost naziva polja i na primarni ključ! • Unesite prva dva zapisa vaše baze, u datasheetview-u • MS Access automatski sprema podatke i ne pita želite li spremiti promjene, pri brisanju nema mogućnosti povratka

12. Formati podataka • Za tekst • < : mala slova • >: velika slova • @: znak (npr. \K@@@-@@-@ će nizove od 6 znakova, npr. abcdef, prikazivati kao Kabc-de-f) • Za brojeve • General Number (3456,89) • Currency – koristi separator za tisućicei ostale lokalne postavke za novčane iznose (3.456,89 kn) • Percent – pomnoži sa 100 i stavi znak % iza broja • Scientific – koristi znanstvenu notaciju (3,46E+03)

13. Osnovne vještine u radu s tablicama • Navigacija po zapisima • Unos novog zapisa • Ispravak postojećeg podatka • Brisanje zapisa • Dodavanje novog polja postojećoj tablici • Prilagođavanje širine stupaca • Pronalaženje i zamjena podataka • Sortiranje podataka • Promjena redoslijeda stupaca • Ispis (rijetko)

14. Korištenje obrazaca (forms) • Olakšavaju unos podataka • Tehnike izrade: AutoForm (najbrže, tipizirano), Form Wizard, Design View (u MS Access 2007 drugačije) • Sprema se kao i tablica, pod vlastitim imenom • Unos novog zapisa: NewRecord • Brisanje zapisa, sortiranje, filtriranje • Važno: nakon svakog filtriranja mora se za prikaz svih (nefiltriranih) podataka aktivirati Remove Filter/Sort (2003) odnosno Toggle Filter (2007)

15. Nastavak zadatka • Kreirajte obrazac za unos podataka za svoju tablicu i koristeći njega unesite još 5 zapisa, promijenite 1 postojeći i obrišite 1

16. Filteri • Filter by/excluding selection  ako smo trenutno u nekom polju zapisa, možemo naći zapise koji se s tim zapisom podudaraju (ili razlikuju) u tom polju • Filter by form  unos uvjeta u obrazac, sve što je u jednom obrascu tretira se kao povezano logičkim “i”, a imamo i mogućnost kombiniranja putem “Or”

17. Izvještaji (reports) • Izrada – slično kao obrasci • Cilj: pregledan i lijep ispis • Otkrijte kako podesiti izgled tako da za svoju malu bazu kreirate izvještaj

18. Designview (tablice) • lak odabir tipova podataka za pojedina polja, veličine polja, primarnog ključa, formata, default vrijednosti …

19. Ulazna maska • Vizualna provjera, niz znakova koji su “čuvari mjesta” • Npr. želite unositi telefonske brojeve od 10 znakova – input mask (999) 00-00-000 će značiti da se prve tri znamenke ne moraju unijeti (može se unijeti praznina), a ostalih 7 moraju • C dozvoljava unos slova ili praznine, L zahtijeva unos slova, npr. >L<????????? Očekuje max. 10 slova, prvo će prikazati veliko, a ostala mala

20. Logička provjera podataka • Validation rule: ako ga podatak ne zadovolji, prikazat će se Validation text • Npr. Validation rule: <=1000 Validation text: Previše!  ako se unese broj veći od 1000, ispisat će se Previše! (i mora se ispraviti podatak)

21. Upiti (queries) • Upit izdvajanja (selectquery) – svaki upit je inicijalno takav • Akcijski upit (actionquery) • Relacijski operatori: =Zagreb, <5, >7, <=1, >=0, <>Julija, Between 1 And 2, IsNull, Like “S*” • Logički operatori: AND, OR, NOT

22. Izrada upita (designview) Pokretanje upita TABLICA (iz koje će se dohvaćati podaci) Nazivi polja koja će se prikazati upitom ULAZNO PODRUČJE Prikazati ili ne kad se izvuku podaci Kriteriji za odabir IZLAZNO PODRUČJE Kriteriji navedeni u istom redu povezuju se operatorom AND! Pri svakom pokretanju upit iznova učitava podatke iz tablice(a). Rezultati će biti vidljivi u Datasheet View.

23. Izračunata polja u upitu • Osim što se upitom mogu izdvojiti zapisi koji zadovoljavaju određene kriterije, mogu se i iz tablica izračunavati određeni dodatni podaci • Izračunata polja su virtualna (postoje dok ne zatvorimo upit), ali se temeljem njih može raditi i sortiranje, izdvajanje i ostale operacije • Svojstva (properties) se postavljati i za izračunata polja, kao i za sva ostala • Kao ime (u retku Field) unosimo naziv:izraz, a ne unosimo ime tablice (u retku Table) • Naziv je ime koje damo polju, a izraz je formula temeljem koje će se računati

24. Izračunata polja, primjeri • Poskupljenje:[Cijena]*1,10 • množi iznose iz polja Cijena s 1,10 • Profit:[Prihod]-[Trosak] • Izračunava razlike polja Prihod i Trosak

25. Sumarni upiti • Primjerice, želimo zbroj svih vrijednosti nekog stupca tablice • Treba upotrijebiti alat Totals (Σ) – dobijemo dodatni red u izlaznom području upita • Npr. odaberemo samo jedno polje iz jedne tablice i za to polje pod Totals odaberemo Sum  dobit ćemo zbroj tog stupca • Opcija Group By u Totals omogućuje da se podaci grupiraju, npr. za polje Godina navedemo Group By, a za polje Uplata stavimo Sum  dobit ćemo zbrojeve uplata po godinama

26. Upiti s više tablica • Relacijsku vezu između dvije tablice koje su u ulaznom području postavljamo tako da mišem zahvatimo ime nekog polja u jednoj i ne ispuštajući tipku miša povučemo do odgovarajućeg (istoznačnog) polja u drugoj tablici

27. Zadaća • Izradite bazu podataka na odabranu temu. Baza se mora sastojati od najmanje tri (smislene) tablice, odabrane u skladu sa zahtjevom što manje redundancije podataka. Svaka tablica mora sadržavati najmanje po 20 zapisa, a za ukoliko za njena polja postoje smislena ograničenja, upotrijebite ih. Unosi novih podataka u tablice trebaju biti omogućeni pomoću (lijepo oblikovanih) obrazaca. Osmislite i u bazu uključite najmanje dva upita izdvajanja i najmanje jedan upit s izračunatim poljima. Za sve upite priredite i prikladne izvještaje za ispis.