Een kwaliteitszorgsysteem voor handhaving (klik op één van de blokken)

1. Continue verbetering Risico’s Naleefgedrag Input Output Een kwaliteitszorgsysteem voor handhaving (klik op één van de blokken) Toelichting Doelen Middelen Meten Uitvoeren van processen www.kmconsult.nl

2. Continue verbetering Doelen Risico’s Naleefgedrag Middelen Meten Uitvoeren van processen Input Output Een kwaliteitszorgsysteem voor handhaving Terug Dit schema is de eenvoudige basis structuur van ISO 9000. Elke organisatie kan zichzelf hierin herkennen. Je stelt doelen, maakt middelen beschikbaar, je voert processen uit en je meet in hoeverre je doelen zijn bereikt. Voor de handhavingsorganisatie zijn de risico’s, de nadelige effecten ván en de kans óp niet naleving, uitgangspunt. Op basis daarvan stel je doelen die tevens input zijn voor jouw primaire proces, toezicht, handhaving en communicatie. De output van dit proces is verbeterd naleefgedrag. Door dit effect, het naleefgedrag, jaarlijks te meten, kun je steeds weer nieuwe doelen stellen. En zo is de cirkel rond. Deze structuur is een goede basis om alle documenten te ordenen en middels hyperlinks aan één van de blokken te koppelen. Door dit schema op bijvoorbeeld intranet te plaatsen, maak je alle documenten makkelijk bereikbaar maak je gelijk de structuur op een eenvoudige en heldere manier zichtbaar. www.kmconsult.nl

3. Continue verbetering Risico’s Naleefgedrag Input Output Een kwaliteitszorgsysteem voor handhaving (klik op één van de blokken) Doelen Middelen Meten Uitvoeren van processen www.kmconsult.nl

4. Een kwaliteitszorgsysteem voor handhaving (klik op één van de blokken) Doelen Middelen Meten Uitvoeren van processen www.kmconsult.nl

5. Doelstellingen Home Omgevingsanalyse Prioriteitstelling Doelen • Meetbare doelen • Vergunningverlening • Handhaving • Bodem en geluid Middelen Meten Jaarprogramma Nalevingstrategie Uitvoeren van processen Toezichtstrategie Sanctiestrategie Gedoogstrategie www.kmconsult.nl

6. Omgevingsanalyse Home www.kmconsult.nl

7. Middelen Home Doelen Capaciteit Functieprofielen Opleidingsplan Middelen Meten MPM Technische voorzieningen Uitvoeren van processen Huisvestingsplan www.kmconsult.nl

8. Uitvoeren van processen Home Doelen Middelen Meten Vergunningverlening Wm Toezicht Uitvoeren van processen Bestuursrechtelijk optreden Themacontroles Communicatie Bodemadvies Geluidadvies www.kmconsult.nl

9. Toezicht Home www.kmconsult.nl

10. Meten Home Jaarverslag Monitoring Verantwoording Kwaliteitsborging Doelen Interne audits Klanttevredenheids-onderzoek Middelen Meten Documentbeheer Verbetermaatregelen Uitvoeren van processen www.kmconsult.nl

11. Kwaliteitsborging volgens de kwaliteitscriteria Home • De systematiek van kwaliteitsborging omvat ten minste: • een procesbeschrijving van de wijze waarop handhavers de werkzaamheden dienen uit te voeren; zie processen • toetsingswijzevoor borging van de uitvoering van de procesbeschrijvingen; • verbeteringsmechanismen waarmee bijstelling van procesbeschrijvingen mogelijk wordt gemaakt. Plan Do Act Check www.kmconsult.nl

12. Protocol beheer van documentatie Doel Zorgvuldig beheer van kwaliteitszorgdocumenten zorgt ervoor dat alle medewerkers van het subsidiebureau op de hoogte zijn van de meest recente afspraken met betrekking tot kwaliteit. Voorkomen wordt dat medewerkers met verouderde documenten werken. Werkwijze Het kwaliteitshandboek bevat alle documenten van het kwaliteitssysteem, te weten: Protocollen; Registraties; Ondersteunende documenten. Het kwaliteitshandboek wordt beheerd door de kwaliteitscoördinator. Het enige origineel van het kwaliteitshandboek wordt bewaard op het netwerk. Alle medewerkers kunnen mondeling of schriftelijk een verbeteringsvoorstel voor documenten bij de kwaliteitscoördinator. De kwaliteitscoördinator behandelt alle voorstellen tot verbetering van documenten conform de procedure Verbetermaatregelen. Indien een verbetervoorstel leidt tot het wijzigen of opstellen van een nieuw document wordt door de kwaliteitscoördinator een concept document opgesteld. Het concept document wordt door het MT beoordeeld. Indien het MT het document goedkeurt voegt de kwaliteitscoördinator het definitieve document toe aan het handboek. De kwaliteitscoördinator verwijdert daaruit eventueel vervallen of oude documenten. Belangrijke wijzigingen worden in het tweewekelijks werkoverleg besproken. Corrigerende maatregelen, verbetermaatregelen Doel De procedure moet zorgen voor de behandeling van verbetervoorstellen, externe klachten van klanten en andere (intern) geconstateerde afwijkingen en het nemen van corrigerende maatregelen om bestaande afwijkingen te verhelpen, oorzaken te onderzoeken en verbeteringen te implementeren om herhaling te voorkomen. Werkwijze De kwaliteitscoördinator registreert verbetermogelijkheden (verbeterformulier) en zet ze op de agenda van het MT. Dit kunnen zijn zowel interne als externe klachten, afwijkingen, maar ook verbeterideeën. Ook verbetermogelijkheden die worden geconstateerd bij interne audits en de directiebeoordeling worden conform deze procedure uitgevoerd. Verbetermogelijkheden worden door het MT besproken. Het MT stelt verbetermaatregelen vast en besluit dat de verbetermogelijkheid nader wordt uitgewerkt. Het MT wijst hiervoor een verantwoordelijk functionaris aan. Indien het MT besluit een verbetermogelijkheid niet verder te behandelen wordt hiervan een korte motivatie gegeven in de notulen. De verantwoordelijke functionaris rapporteert de resultaten van de verbetermaatregel aan het MT (d.m.v formulier verbetermogelijkheden). De resultaten van verbetermaatregelen worden besproken in het MT. Zonodig worden door de betrokken functionaris aanvullende maatregelen uitgevoerd. Indien het MT de werking van de verbetermaatregel voldoende heeft beoordeeld wordt dit vermeld in de notulen. Verbetermechanisme Home www.kmconsult.nl

13. Toetsingswijze controle uitvoering Home Interne audit Doel De procedure moet zorgen voor de gewenste uitvoering, rapportage en opvolging van interne audits. Hiermee wordt informatie verkregen of de werking en de effectiviteit van het kwaliteitszorgsysteem. Werkwijze Plannen van de audits In het kwaliteitsplan staat aangegeven in welke weeknummers welke audits uitgevoerd dienen te worden. Op basis van dit plan selecteert de kwaliteitscoördinator een auditor, die tenminste 2 weken voorafgaand aan de audit een afspraak maakt met de betreffende auditee(s). Auditnummer De kwaliteitscoördinator kent aan iedere audit een uniek nummer toe bestaande uit het jaartal, de maand en een volgnummer (JJ.MM.VN). Dit nummer dient te worden vermeld op de vragenlijst, de verbeterformulieren en in het register. Opstellen vragenlijst De auditor stelt samen met de kwaliteitscoördinator op basis van de van toepassing zijnde procedures voor het te auditten proces een vragenlijst op. Uitvoeren audit De auditor behandelt alle op de vragenlijst vermelde vragen. Vragen kunnen alleen positief worden aangemerkt als onderliggend bewijsmateriaal (registraties, dossiers etc.) kan worden getoond. Uitschrijven verbeterformulieren De auditor schrijft per geconstateerde tekortkomingen (-) een verbeterformulier uit en stuurt deze samen met de ingevulde vragenlijst binnen 1 week naar de kwaliteitscoördinator. De auditee ontvangt een kopie van de ingevulde vragenlijst. Registreren interne audit De kwaliteitscoördinator houdt een register bij van de uitgevoerde interne audits. Het belangrijkste is inzicht hebben in de ‘echte kwaliteit’ van handhaving en hierop sturen opdat de naleving van prioritaire voorschriften daadwerkelijk verbetert. Dit uitgangspunt komt terug bij de aanpak van audits en bij het opstellen van protocollen. Men is bij ISO 9000 internationaal tot inzicht gekomen dat de focus op procedures was doorgeslagen. Procedures bieden geen garantie voor een goede organisatie. Illustrerend is het vaak genoemde voorbeeld van het gecertificeerde bedrijf dat betonnen zwemvesten maakt. Het gaat niet om procedures, maar het gaat om doelen bereiken, om resultaat. www.kmconsult.nl

14. Voorbeeld vragenlijst audit Home • Is dit bedrijf opgenomen in het handhavingsprogramma? • Is het bedrijfsbezoek voorbereid? (Aantoonbaar via ingevulde checklist.) • Welke prioriteiten golden bij dit bedrijf? • Had je voldoende expertise om deze controle uit te voeren? • Met welke partners heb je afgestemd? • Is het bezoeksverslag ingevuld? Komen de keuzes overeen met de prioriteiten? • Welke documentatie is gebruikt bij de controle? • Welke onduidelijkheden waren er voor jou? • Heb je een terugkoppeling gegeven van de controle? • Zijn de gegevens in GMIS verwerkt conform het protocol? (GMIS inzien). • Voldoet de brief aan het format? (Brief beoordelen) • Is de brief tijdig verstuurd? • Is het papieren dossier op orde? • … www.kmconsult.nl

15. Verantwoording Home • Aantal uitgevoerde toezichtbezoeken (gespecificeerd naar 1e en hercontroles, inrichtingen en werken); • Aard en omvang getroffen maatregelen bij niet-naleving; • Inzicht in de afwijkingen tussen de planning en de realisatie en evaluatie; • Informatie in hoeverre de prioritaire inrichtingen de prioritaire voorschriften beter dan wel slechter naleven. • Analyse overtredingsoorten • Rapporteren over de uitvoering van in samenwerking uitgevoerde projecten • Resultaten van quickscans op dossiers en correctheid invoeren MPM, GMIS; • Resultaten supervisie teamhoofd met handhavingsbezoeken; • Hoofdlijnen ontwikkelingen werkoverleg; • Resultaten interne audits; • Overzicht verbetervoorstellen en doorgevoerde verbeteringen. • In hoeverre dient de systematiek van de handhavingsbeleidscyclus te worden aangepast (Omgevingsanalyse, prioriteitstelling, stellen van doelen, formulering strategie, HUP, monitoring enverantwoording); • Stand van zaken naleefgedrag algemeen; • Percentages koplopers, middenmoters, achterblijvers per categorie, inclusief risicovolle bedrijven • Aantallen inrichtingen (vergunning- en meldingsplichtig), toename en verwachtingen; • Gemiddelde doorlooptijd brieven ten opzichte van afspraak; • Gemiddelde doorlooptijd reactietijd klacht ten opzichte van afspraak; • Inzet instrument voorlichting • Werking sanctie en gedoogstrategie • Werking prioriteitstelling; zijn die controles uitgevoerd die hoogste nalevings- en milieurendement opleveren; • Werking protocollen, analyse verbetervoorstellen; • Wijziging in de regelgeving; belangrijke nieuwe ontwikkelingen op wetgevingsgebied; • Evaluatie kengetallen; • Ontwikkelingen personeel en opleidingen; • Overige bijzonderheden; bijvoorbeeld inzake bestuursrechtelijk optreden of projecten www.kmconsult.nl

16. Monitoring overtredingsoorten Home www.kmconsult.nl

17. Analyse overtredingen Home (Externe) veiligheid (48) • Keuring brandblusser lllllll • Registratie vuurwerk llll • Certificaat sprinklerinstallatie lll • Speciale eisen verlichting lll • Geen brandblusser ll • Geen cpr opslag ll • Opslag buiten cpr ruimte ll • Gevaarlijke stoffen op afstand van opslag vuurwerk ll • Instructie personeel ll • Zelfsluitende toegangsdeur ll • Brandslanghaspel nog niet geïnstalleerd en gecontroleerd • Cpr 15-1, afzuiging • Opslag gasflessen niet bij opslag dieselolie, niet meer gasflessen dan noodzakelijk • Opslag gasflessen • Onnodig veel gevaarlijke stoffen • Aarden stoffilterinstallatie • Gescheiden opslag gevaarlijke stoffen • Geen register gevaarlijke stoffen • Inspectie sprinklerinstallatie • Veiligheidsinformatiebladen • Kering stoomwezen tank www.kmconsult.nl