A.A. 2006/2007 Risultati delle attività di controllo Clara Italiano

1. A.A. 2006/2007 Risultati delle attività di controllo Clara Italiano Agenzia Nazionale LLP Italia- Ufficio Finanziario

2. TIPOLOGIA DEI CONTROLLI • CONTROLLO FINANZIARIO • AUDIT IN SITU (CONTROLLO FINANZIARIO E MONITORAGGIO) • MONITORAGGIO

3. ControlloFinanziario ISTITUTI CONTROLLATI: n° 23, PER COMPLESSIVI € 2.247.631,75  N° 18 Istititi per la Mobilità Studenti e la Mobilità Docenti  N° 2 Istituti per la sola Mobilità Studenti N° 3 Istituti per la sola Mobilità Docenti

4. Controllo Finanziario – Istituti controllati • CONSERVATORIO DI MUSICA - ADRIA • CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA “DOMENICO CIMAROSA” - AVELLINO • UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DEL MOLISE • CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA "AGOSTINO STEFFANI"- TREVISO • CONSERVATORIO "G.F.GHEDINI" - CUNEO • CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA LUIGI CHERUBINI - FIRENZE • ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI FOGGIA • ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI FROSINONE • UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI GENOVA • CONSERVATORIO DI MUSICA "ALFREDO CASELLA“ – L’AQUILA • CONSERVATORIO DI MUSICA 'NINO ROTA‘ – MONOPOLI • SECONDA UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI NAPOLI 13. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI PERUGIA 14. FONDAZIONE ACCADEMIA DI BELLE ARTI “PIETRO VANNUCCI” - PERUGIA 15. SCUOLA NORMALE SUPERIORE DI PISA 16. ISTITUTO SUPERIORE DI STUDI MUSICALI "ACHILLE PERI“ – REGGIO EMILIA 17. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI ROMA TRE 18. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA – TRENTO 19. CONSERVATORIO DI MUSICA - TRIESTE 20. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI UDINE 21. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA – UDINE 22. CONSERVATORIO DI MUSICA DI VENEZIA 23. ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI VERONA

5. Controllo Finanziario • MOBILITA’ IN USCITA • Verifica dei documenti finanziari in copia conforme all’originale • STUDENTI - SM • Accordo Istituto/studente • Documenti inerenti eventuali prolungamenti • Emendamento bonus 135 € • Attestato di partecipazione • Mandati di pagamento/quietanza della banca/ documenti di rimborso • Rapporto Narrativo studente • Piano di studio (learning agreement) degli studenti • Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dagli studenti • Accordo Istituto/studente per l’erogazione del contributo EILC (se del caso)

6. Prova del versamento del contributo EILC (se del caso) • Attestato di partecipazione al corso EILC (se del caso) • DOCENTI - TS • Accordo Istituto/docente • Attestato di partecipazione • Mandati di pagamento/quietanza della banca/ documenti di rimborso • Rapporto Narrativo docente • Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti

7. Controllo Finanziario Rimborsi a seguito del Controllo (dati provvisori) Mobilità Studenti ► 7.980 € (54 mensilità) ► 945 € (Bonus Revocati) ► 6.500 € (13 borse Eilc Revocate) ► 7 Istituti Mobilità Docenti ► 2.710,60 € (costi non ammissibili) ► 9 Istituti Organizzazione della Mobilità 350,00 € ► 1 Istituto

8. RISULTATI DEI CONTROLLI FINANZIARI SM E TS A CONFRONTO AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05; 2005/06;2006/07

9. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • Istituti visitati: n. 5, per complessivi € 1.340.419,26 • L’AN ha effettuato un controllo - a campione - delle pratiche relative agli studenti ed ai docenti in mobilità ERASMUS nell’a.a. 2006/2007 • Conservatorio di Musica G. Verdi di Como • Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia • Università degli Studi di Padova • Scuola Superiore per Mediatori Linguistici - Roma • Libera Università degli Studi "S. Pio V“ - Roma

10. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • Fasi principali: • Gestione delle attività ERASMUS • Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale” • Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” • Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti

11. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • Gestione delle attività ERASMUS • Politica Internazionale dell’Istituto per la mobilità e prospettive per il futuro; • Organizzazione amministrativa dell’Istituto nell’ambito ERASMUS; • Accordo ed eventuali Emendamenti stipulati tra l’Agenzia Nazionale e l’Istituto per l’erogazione dei fondi relativi all’a.a. 2006/2007; • Modalità di accredito dei fondi comunitari sul c/c dell’Istituto (conto corrente separato o conto corrente unico); • Prova che i fondi ERASMUS confluiscano univocamente su tale conto; • Eventuali Capitoli di bilancio destinati alle attività ERASMUS;

12. Modalità di registrazione delle transazioni nei confronti degli studenti/docenti ERASMUS; • Tempi e procedure di pagamento agli studenti/docenti ERASMUS; • Modalità di verifica della procedura ai fini di evitare il doppio finanziamento per una stessa voce di spesa; • Co finanziamenti previsti per ERASMUS dall’Istituto e/o da altri Enti • Attività di valutazione e/o monitoraggio svolta dall’Istituto; • Informazione e accoglienza degli studenti e/o docenti che partecipano agli scambi ERASMUS in entrata.

13. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • 2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale” • Bando e procedure di selezione generale SM e/o TS • Procedure selezione disabili • Accordi Bilaterali • Procedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento ERASMUS • Preparazione linguistica • Materiale informativo eventualmente prodotto

14. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) • 3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” in originale • Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali documenti per il prolungamento delle attività SM (richieste, autorizzazioni e emendamento di prolungamento delle mensilità studenti). • Emendamento erogazione bonus pari a 135 Euro (ove previsto). • Pagamenti agli studenti/docenti (distinte e mandati di pagamento, quietanza della banca) ed eventuali rimborsi da parte degli studenti/docenti • Piano di studio (learning agreement) dello studente stipulato prima della partenza. • Attestato di partecipazione al termine del periodo di studi/docenza all'estero • Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dallo Studente • Rapporto Narrativo dello studente/docente • Documenti (accordo/attestato) e pagamenti inerenti i contributi EILC agli studenti • Documenti (Emendamento) e pagamenti inerenti i contributi DIS e SEV agli studenti/docenti • Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti e modalità di rimborso adottate (regime forfetario e il regime piè di lista )

15. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti

16. Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Rimborsi a seguito di Audit Mobilità Studenti ► 2.320 € (14 mensilità) ► 4 Istituti Mobilità Docenti ► 451,56 € (Costi non ammissibili) ► 2 Istituti

17. RISULTATI DEGLI AUDIT FINANZIARI A CONFRONTO AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/06

18. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 1 MOBILITA’ STUDENTI/DOCENTI • Errata interpretazione della durata minima ammissibile della mobilità studenti • Si ricorda che è necessario distinguere tra Durata dell’attività (minima di almeno tre mesi o un trimestre accademico completo e massima di dodici mesi) e Mensilità (Contributo mensile accordato) • Una Durata attività inferiore a 3 mesi (o trimestre accademico) non è ammissibile • SOLO per le Mobilità con Durata attività ammissibile si applica il calcolo convenzionale per l’attribuzione delle Mensilità ESEMPIO: dal 01/01/2006 all’ 11/03/2006 (2 mesi e 11 gg.): DURATA NON AMMISSIBILE

19. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 2 • Ritardo nell’erogazione dei contributi • alla data della Rendicontazione Finanziaria Finale all’Agenzia (ottobre) tutti i pagamenti devono essere conclusi • Eventuali posizioni ancora aperte dopo la Rendicontazione Finale, devono essere comunicate all’Agenzia Nazionale • i beneficiari devono essere pagati (almeno in parte) prima della partenza

20. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 3 Mancanza della documentazione inerente la richiesta di prolungamenti e relativa autorizzazione Documenti necessari:  Richiesta scritta dello studente  Autorizzazione dell’Istituto ospitante Emendamento all’Accordo Istituto/studente, prima della fine del 1° periodo di attività Eventuali mensilità realizzate ma non autorizzate o non coperte con i fondi Erasmus Da rendicontare come Mensilità senza contributo Accordi con gli studenti/docenti, stipulati prima del periodo di Validità. Corsi EILC effettuati durante il periodo di attività Erasmus

21. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 4 Mancanza di indicazione negli Accordi con gli studenti delle modalità di pagamento della borsa o mancanza di un criterio omogeneo di pagamento (es. acconto prima della partenza e saldo al rientro) Mancanza/Incompletezza degli Accordi:mancanza del contributo totale; mancanza delle date di inizio e fine della mobilità; mancanza della data di firma; Mancanza di documentazione scritta relativa all’erogazione del Bonus (stipulare emendamento per l’a.a. 2007/2008) SM:attestati senza l’indicazione del periodo della mobilità TS - costi non ammissibili:taxi, francobolli, materiale elettronico; costo dell’uso del mezzo proprio; costi non coperti da documenti giustificativi; errori di calcolo del contributo forfetario per il soggiorno TS – errore nel calcolo del Contributo: In alcuni casi il contributo è stato assoggettato a tassazione. L’Importo del contributo ERASMUS dovrà essere pagato al partecipante per intero, senza deduzione di alcun tipo

22. PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 5 Stipula degliAccordi SM/TS:firma dopo l’inizio dell’attività; firme non autentiche; firma prima dell’Istituto e successivamente dello studente/docente; Pagamenti:applicazione di deduzioni/commissioni bancarie

23. Grazie per l’attenzione!