Download
1 / 27
E N D
مقررات و دستورالعمل ها POLICY AND PROCEDURE
فرآيند تنظيم مقررات و دستورالعمل و بازنگري آن شامل يك چرخه است كه از تشخيص يك خلا در مقررات سازمان شروع و با تنظيم و اجراي مقررات و دستورالعمل تصويب شده و بازنگري آن براي اطمينان از عملكرد و صحت آن ادامه مي يابد براي اطمينان از اجراي صحيح و هماهنگ مقررات و دستورالعمل و باز نگري آن پيشبرد مرحله اي آن به شرح ذيل پيشنهاد مي شود:
مرحله اول :تحليل نياز يك خلا سياست گزاري را با تغيير فاكتورهاي داخلي يا خارجي در نتيجه بازنگري در مقررات و دستورالعمل موجود تشخيص داده مي شود.
مرحله دوم: مشاوره و پيش نويس • براي دستيابي به بهترين روندها تحقيق كنيد و با ذيربطان مختلف مشورت نماييد تا نظر مساعد آن نيز براي اين روند جلب گردد. • براي تهيه پيش نويس مقررات و دستورالعمل از انشاء و الگوي مناسب بهره گيري نماييد • پيش نويس را با ذيربطان بازنگري نماييد • تاييد مقررات و دستورالعمل جديد را به ذيربطان ، سازمان و كاركنان مد نظر قرار داده و طرحي براي جلب مشاركت افراد در اجراي آن تهيه نماييد.
مرحله سوم: تصويب مقررات و دستورالعمل را به تصويب مراجع ذيربط برسانيد.
مرحله چهارم: ابلاغ و اجراي مقررات و دستورالعمل گامهاي اجراي مقررات و دستورالعمل را عملي نماييد. مقررات و دستورالعمل جديد را به كتابچه دستورالعمل موجود اضافه نماييد
مرحله پنجم: تداوم تغييرات لازم و منتج از مقررات و دستورالعمل جديد را در سازمان رصد نماييد.
مرحله ششم: بازنگري هر دو سال يكبار يا اگر لازم است زودتر مقرراتها و دستورالعملها را بازنگري نماييد.
الگو (فرمت) نوشتن مقررات و دستورالعمل
بخش اول مقدمه • عنوان ( اختياري) در يك يا دو جمله كاربرد مقررات يا دستورالعمل مورد نظر را در ارتباط با استرات‍يها ، اهداف كلان و يا اهداف اختصاصي سازمان بيان نماييد • منظور و مقصود مقررات يا دستورالعمل چرا ما اين مقررات يا دستورالعمل را برگزيده ايم
مخاطبان اين مقررات يا دستورالعمل: چه چيزي يا چه كسي هدف اين مقررات يا دستورالعمل است .آيا همه افراد و همه چيز را در بر مي گيرد ، موارد استثناء اين مقررات يا دستورالعمل چيست ، بنابراين افراد و يا چيزهاي مشمول اين مقررات را فهرست نماييد . مثلاً فقط پرستاران مشمول اين مقررات يا دستورالعمل هستند اين مقررات يا دستورالعمل تمامي كارمندان بيمارستان بجز پزشكان را شامل مي شود
اصول: اين مقررات يا دستورالعمل بر پايه اين اصول استوار است: اصول ممكن است به ريز توضيح داده شود و يا مي توان با عباراتي مبتني بر عملكرد اصولي را كه در اين مقررات يا دستورالعمل مي خواهيم به آن دست يابيم بيان نمود
كليد واژه هاي عبارات بيان كننده اصول شامل دسترسي ، عدالت، زمان مند( بموقع) و اخلاقي مي باشد مثلاً مقررات بازنگري ما بر پايه اين اصول استوار است : كارا، بموقع و با لحاظ كليه مواردي تحت پوشش اين مقررات
مقررات: نگارش مقرراتها بايستي با رعايت شماره گذاري بر اساس 5 سطح صورت بگيرد:
اين شماره گذاري و آدرس دهي مقررات با ذكر شماره آنها نشان مي دهد كه كليه ذيربطان سازمان بخوبي با مقررات سازمان ارتباط برقرار كرده و آشنا هستند.
بخش سوم : دستورالعمل • رمز نوشتن دستورالعمل دقيق و شفاف تفكر گام به گام است: • 1- گامهاي كليدي در فرآيند چيست • 2- چه كسي يا كساني مسئول تكميل هر گام است • 3- فرآيند چگونه شروع مي شود
ابزارهايي كه براي نوشتن شفاف و دقيق دستورالعملها ممكن است مفيد باشد نگارش جملات معلوم بجاي جملات مجهول گامها را منطقي تر نشان مي دهد.مثلاً فرم رضايت نامه بايستي تكميل شود و بهتر است بنويسيم بيماران فرم رضايت نامه را تكميل مي كنندحتي الامكان جملات بصورت امري يا با فاعل شروع شوداستفاده از فلوچارت مي تواند فرآيند را بصورت بصري توصيف نمايدمثلاً براي تجديد نظر در تصميمهاي قابل بازنگري ابتدا فرم درخواست تكميل نمايدمسئول دبيرخانه درخواستها را ثبت و مستندات مربوط به آن را جمع آوري مي نماييم
بخش 4 مرجع و اطلاعات تعاريف: تعاريف بايستي شامل اصطلاحات كليدي ويژه اين مقررات يا دستورالعمل باشد.هيچ تعريفي را از قلم نيندازيد و در پايان از يك يا چند نفر خارج از سازمان بخواهيد كه اين تعاريف و مقرراتها را بخواند و سوالاتي كه در ذهنش ايجاد مي شود را مطرح نمايد.توجه نماييد كه تدوين يك لغت نامه در پايان دفترچه مقرراتها و دستورالعملها كه ليستي از اصطلاحات كليدي مقرراتها و دستورالعملها را شامل شود بسيار سودمند
ايجاد سايت اينترنتي پشتيبان در سايت اينترنتي سازمان لينكهايي براي دستيابي كاركنان و ذيربطان به فرمهاي مختلف درخواست داشته باشيد
شاخصهاي اجراي مقرراتارزيابي ميزان تاثير هر مقررات و دستورالعمل را مي توان با تعريف شاخصي براي آن سنجيد
بخش 5 مراجع تهيه و ابلاغ مقررات و يا دستورالعمل
مراجع مرتبط خارج سازماندر اين قسمت نام حقوقدانان و ساير كارشناسان و سازمانهايي كه در تهيه اين مقررات يا دستورالعمل دخيل بوده اند را به ترتيب حروف الفبا ليست كنيد
مسئوليتها: • مدير يا مديران مسئول: افرادي كه وظيفه كنترل صحت مقررات و نظارت بر اجراي كامل آن را بر عهده دارند در اين قسمت آورده مي شود • تهيه كننده مقررات: فردي كه مسئول تهيه يا تاليف اين مقررات يا دستورالعمل بوده است. • تصويب كننده: اشخاص حقيقي يا حقوقي كه اين مقررات يا دستورالعمل را تصويب و ابلاغ نموده اند
تاريخچه تغييرات در اين قسمت جدول به شرح ذيل تهيه و تكميل مي شود
