ROC-UP Kern Registratie Deelnemers (KRD) Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR)

1. ROC-UP Kern Registratie Deelnemers (KRD) Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR) Voorbereiding Implementatie EduArte bij ROCvA Januari / Februari 2014 SJL

2. Aanleiding & Uitgangspunten SJL

3. Aanleiding en overview • Standaard omdat: • We blijvend moeten voldoen aan de steeds strenger en strakker wordende regelgeving vanuit de overheid • Efficiency redenen • Afzonderlijke keuzes per MBO-college strategisch gezien geen onderscheidend vermogen aan het ROC biedt • Geïntegreerd en dus alle administratieve taken in één pakket: • Kernregistratie & diplomeren (KRD &) • Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR) • OnderwijsCatalogus & Examineren (OC&E) • Volg & zorg • Na eindpresentatie en beoordeling is gekozen voor Eduarte

4. Uniformering en Standaardisering …. • Voor ICT • Versimpeling ICT-landschap, goedkopere licenties • Eén basisregistratie voor alle studentgegevens • Nieuw DataWarehouse voor management rapportages • Eén systeem => 1 pakket op basis van SAAS (software as a service) • Dus bestaande systemen (Noise, TP, Peoplesoft, CRM,Choices) uitfaseren …. • Invoer van studentgegevens bij de bron, dus afschaffen “losse” Excels • Eén procesinrichting • Standaardiseren processen • Geen afzonderlijke inrichtingen voor MBO-colleges • Geen maatwerk • Digitaal portaal voor studenten en ouders (moeten de info wel kloppen..)

5. Kernregistratie SJL

6. Onderwerpen • Wat verandert er voor het MBO C t.o.v. nu? • Proces • Mens • Sturing • Voorbereiding • Wat doet het project? • Wat moet het MBO C doen? SJL

7. Proces: Wat verandert er voor het MBO C? • Intake • Intake werklijsten (vanaf nu: de digitale aanmelding) worden niet meer door BSZ uitgeprint! • De intakeverantwoordelijke raadpleegt de aanmeldgegevens op het scherm in EduArte (vanuit een werkbak), en bepaalt van daaruit of een student wel/niet wordt uitgenodigd voor Intake: • Backoffice plaatst de aanmelding in de werkbak • Intakeverantwoordelijke beoordeelt de aanmelding (afwijzen, uitnodigen) • BSZ informeert student • Agenda voor de intake is digitaal (in EduArte), p.p. • Resultaat van de intake registreert de Intaker in EduArte en zet dit door naar BSZ • Intakeformulier wordt vooralsnog ingescand voor opslag in EduArte (‘in ontwikkeling’.) SJL

8. Proces: Wat verandert er voor het MBO C? • Groepen en Groepscoderingen • Groepscodering is veranderd! (Van 5 naar 8 posities). • Is het MBO C al over geïnformeerd. • Roostergroepen worden Basisgroepen • Iedere student zit maar in 1 basisgroep • Advies: Alle studenten die in 1 basisgroep zitten hebben een gelijke ‘crebo, cohort’ combinatie • Vereenvoudigt de invoer van resultaten (in de OC&E module) • Basisgroepen worden (op instructie van het onderwijs) gevuld door BSZ • Nieuw zijn: Clustergroepen • Clustergroepen worden gebruikt voor roostering van zgn ‘keuzevakken’. • Clustergroepen worden door het Onderwijs zelf gevuld (immers, het onderwijs weet welke studenten welk keuzevakken volgen) • Advies: Alle studenten die in 1 clustergroep zitten hebben een gelijke ‘crebo, cohort’ combinatie • Vereenvoudigt de invoer van resultaten (in de OC&E module) • Historie van de ‘groepswisselingen’ van een student wordt bijgehouden SJL

9. Proces: Wat verandert ervoor het MBO C? • Overeenkomsten • Onderwijsovereenkomst: nieuw format! (gelijk getrokken tussen ROCVF en ROvA) • BPV: nieuw format! (gelijk getrokken tussen ROCVF en ROcvA) • Wordt Stageovereenkomst (omdat Stageovereenkomst de lading van alle beroepspraktijkvorming dekt). Juridisch juist. • Tijdelijke wijziging • Administratieve invoer BPV gegevens in EduArte door BSZ is op basis van registratie/controle Stagemarkt/print Trajectplanner door BPV coördinator (BPV Module in ontwikkeling bij UP Learning, als onderdeel van Zorg & Volg) • Registratie van resultaten • VERVALT in PeopleSoft !!! • Resultatenregistratie in Trajectplanner • Resultatenregistratie in EduArte bij implementatie van procesgebied OC & E SJL

10. Proces: Wat verandert ervoor het MBO C? • Diplomering • Diploma’s worden vanuit EduArte door BSZ aangemaakt en afgedrukt: • Gebruik van ‘diplomaregel’ • TEC geeft middels één resultaat (‘geslaagd’ /’niet geslaagd’) in EduArte door, dat het diploma kan worden aangemaakt • Let op: Een diploma kan alleen worden aangemaakt voor een crebo waar de student voor staat ingeschreven! • STZ maakt het diploma aan. TEC is verantwoordelijk voor de resultaten.Resultatenoverzichten worden conform huidige situatie uit Trajectplanner uitgedraaid door BSZ (Wijziging van procedure na inrichting OC & E) • Verder … • Nieuwe Document Management Systeem (van Teleform naar Verseon/EduArte) • Verandering digitale aanmeldingen, gaan via EduArte SJL

11. Gewijzigde terminologie: Verbintenis • Het begrip ‘Verbintenis’ is nieuw! binnen Eduarte • De verbintenis is de ‘relatie’ tussen de student en de onderwijsinstelling • We kennis 2 soorten verbintenissen binnen Eduarte: • Verbintenis op de OnderwijsovereenkomstResultaat: Inschrijving OF Uitschrijving • Verbintenis op de BPV OvereenkomstResultaat: Afgesloten BPV Overeenkomst OF Beëindigde BPV Overeenkomst SJL

12. Mens: Wat verandert ervoor het MBO C? • Alle medewerkers (primair proces) zijn geautoriseerd voor EduArte • Wat je mag zien en muteren is op basis van de organisatie-eenheid waar je werkt en de toegekende rol • Een medewerker kan meerdere rollen hebben en bij meerdere organisatie-eenheden werken. • RAET is het bron systeem voor medewerkers (intern en extern) • Een medewerker die niet in RAET voorkomt, is in EduArte ook NIET bekend, en kan dus niet inloggen! • Een medewerker ziet alle opleidingshistorie van een student van ROCvF en ROCvA (1 systeem, 2 brinnrs) • Een Student ziet in zijn selfservice module ook alle opleidingshistorie van ROcvF en ROCvA SJL

13. Sturing: Wat verandert er voor het MBO C? • Bekostigingsprincipe • De default-waarde van een student in een opleiding = ONBEKOSTIGD! • Een student wordt pas op ‘bekostigd’ gezet als het dossier volledig is EN DUS de onderwijsovereenkomst ONDERTEKEND retour is • Rapportages Uitgebreid zoeken (EduArte) BOL 1 Uitgebreid zoeken (EduArte) BOL 1 Zelf BOL2 BOL2 • Standaard Rapportages(EduArte) • Sturing • Management Voor-gedefinieerd BOL3 BOL3 Sturings-rapportages (KOSMOS) (EduArte, RAET, Exact) Voor-gedefinieerd SJL

14. Voorbereiding • Wat doet het project? • Systeem • Conversie van PeopleSoft -> EduArte: testen, accepteren • Alle historie • Realiseren van de koppeling tussen EduArte en Trajectplanner • Wijziging van digitaal document management systeem (Teleform -> Verseon/EduArte) • Realiseren van digitale aanmeldmodule EduArte (ism M&C) • Mens • Voorlichting aan alle MBO Colleges (halen en brengen) & ROC-up.nl • Opleiding BSZ & materiaal • Opleiding intakeverantwoordelijken & materiaal (via principe Train the Trainer?) • Proces • Beschikbaar stellen Blauwdruk & werkinstructies (Portaal voor Talent) • Sturing • Standaardrapportages uit EduArte • Aansluiting / integratie KOSMOS SJL

15. Voorbereiding • Wat doet het MBO C? • Geen werkachterstanden op de Intake • RAET up to date • Voorbereiden van namen, functies en rollen richting EduArte • INFORMEREN, INFORMEREN, INFORMEREN!!! • …… SJL

16. SJL

17. Aan- en afwezigheidsregistratie AAR • Inlezen roostergegevens • Registreren aan- en afwezigheid • Analyseren aan- en afwezigheidsregistratie • Vervolgacties a.d.h.v. analyse (9 uur, 16 uur, brieven, verzuimloket) • Publicatie rooster en presentie gegevens *

18. AAR EduArte vergeleken met huidige situatie Colleges met Gronos, Webuntis • Presentie en daaruit voortvloeiende acties in 1 systeem • Volg & Zorg zonder relatie verzuim blijft voorlopig in TP • Systeem gebruiksvriendelijker en minder kwetsbaar voor fouten • Toevoeging van nieuwe functionaliteiten: brieven, signaleringen ed. Colleges presentie in TP • Tijdelijk werken in 2 systemen (i.v.m. splitsen begeleiding) • Meerdere schermafhandelingen voor de verzuimmedewerker dan TP • Vermindering foutieve meldingen i.v.m. tellers • Huidige functionaliteiten blijven in gebruik, m.u.v. SMS functie Voor alle Colleges • Nieuw verzuimprotocol (procedures) in relatie tot EduArte • Koppeling met het verzuimloket • Vastlegging startkwalificatie automatisch (doorstroom) of door DOI (instroom) • ‘Standaardisatie’ brieven en rapportages • Energie gericht op werking en inrichting van 1 systeem *

19. Uitgangspunten inlezen roostergegevens • Roosterbestand GP-Untis • Eén tijdsraster per onderwijsteam (nieuw) • Geen roostering van 0-uren (nieuw) • De presentie is voor de docent registreerbaar op basis van de ingelezen roosters • Roosteren op basis van basisgroep en clustergroep • Per lesblok registratie aanwezigheid • Coderingen 2013/2014: Vak-, docent- en basisgroep • Huidige coderingen • Controle op dubbelingen (code kan 1x voorkomen) • Coderingen 2014/2015 of eerder (nieuw) • Vereiste: coderingen ingevoerd in EduArte • Vakcoderingen: Afstemming College en aanvragen bij DOI MVERZ1 • Docentcoderingen: 4 letters achternaam, 1e letter voornaam KOELJ • Basisgroepscodering: 8 posities MWZPWO2F *

20. Uitgangspunten registeren aan- en afwezigheid • Centraal verzuimprotocol en handleiding • College verantwoordelijk vertaling centraal verzuimprotocol m.b.v kader • Onderwijsteams geven invulling aan het protocol • Centraal onderhouden verzuimprotocol en handleiding • Kaders verzuimprotocol (nieuw) • Vaste onderwerpen & coderingen • Wettelijke procedures en procedures BSZ • Vrijheid in vormgeving verzuimaanpak • Docent registreert aan- en afwezigheid in EduArte • Registratie aanvang les of uiterlijk einde van de dag • Registratie invoer met terugwerkende kracht maakt onbetrouwbaar • Verzuimmedewerker geautoriseerd voor alle coderingen • Docenten/ SLB autorisatie voor code: present, ongeoorloofd afwezig, te laat, uit de les gestuurd en NVT (nieuw) *

21. Uitgangspunten analyseren AAR Uniforme werkprocessen & verzuimrapportages • Verzuimmedewerker: regie m.b.t. meldingen/ signaleringen • Docent: regie m.b.t. de verzuimaanpak • Wettelijke rapportages Leerplichtwet & RMC • Signaleringsrapporten • 9 klokuren ongeoorloofd verzuim • 16 klokuren ongeoorloofd verzuim 18+ • Veelvuldig te laten komen (nieuw) • Te ontwikkelen: signalering ziekteverzuim (nieuw) • Managementrapportage: controle invoer • Presentie overzicht op student- en groepsniveau Gestandaardiseerde brieven (nieuw) • Duo melding (ouders/student), 9 uurs signalering, veelvuldig te laat komen, verzuimspreekuur • Alle verzoeken voor brieven worden getoetst op bruikbaarheid voor alle Colleges *

22. Uitgangspunten verzuimloket & publ. AAR Verzuimmeldingen via koppeling verzuimloket (nieuw) • Raadplegen DUO via token verzuimloket (huidige situatie) • Opleidingen keuze: direct melden of na 2 werkdagen (huidige situatie) • Via het verzuimtraject vraagtverzuimmedewerker aan SLB achtergrondinfo (nieuw) • Verzuimmedewerker neemt informatie over in het verzuimloket (huidige situatie) • Signalering wanneer SLB geen info heeft aangeleverd (nieuw) • Terugkoppeling leerplicht wordt toegevoegd aan het verzuimtraject (nieuw) Rooster en verzuimgegevens inzichtelijk voor student • EduArte Selfservice webportaal / telefoon app (nieuw) • Ouders (nog) geen toegang tot selfservice (huidige situatie) Toegang Leerplichtambtenaar • Op dit moment geen toegang tot EduArte (nieuw) • Voorbereiding beleidsvoorstel met juridische basis *

23. Scholing & voortgang Scholing • Doelen: Gebruikersinterface, Verzuimprotocol en Wettelijk kader • Doelgroepen: Directie, management, staf, verzuimmedewerkers (profiel 1 & 2), frontoffice medewerkers, docenten/ SLB, roosteraars, trainers (key users college) • Startfebruari: roosteraars, trainers, verzuimmedewerkers • Direct voor live gang: overige doelgroepen • Scholing door: project in combinatie met Key users Voortgang • College: Directeur bedrijfsvoering is opdrachtgever • College: Draaiboek per College • College: 1 a 2 contactpersonen trekker implementatie i.s.m. OM’er. • Project/ College: Testomgeving opgeleverd, 1e sessie inlezen roosterbestanden • Project/ College: Vervolg uitvoeren ketentest: alle stappen verzuimproces • Project: Ontwikkeling van de scholingen • Project: 1e sessie met roosteraars gepland 1e week februari