Göteborgs väg mot e-samhället

1. Göteborgs väg mot e-samhället förkickoff med projektgruppen 2014-03-21 Ronald Caous, projektledare Robert Stjernström, koordinator och rådgivare

3. Agenda Uppdraget Projektgruppen Arbetssätt Tidpunkter Programmets struktur och inriktning Nästa steg Projektrummet

4. Beställare • Styrgrupp • Projektägare Uppdraget Ronald Caous Projektgrupp Koordinator Rådgivare Beslut från kommunfullmäktige Stadsledningskontoret får i uppdrag från kommunstyrelsen att ta fram program och plan för 2015-2020 ”Strategi för e-samhället” från Sveriges kommuner och landsting (SKL) är antagen

5. Uppdraget – ett övergripande program Program för e-samhälle Programområden

6. Projektgruppen • Förhoppningar • Dela med sig av erfarenheter • Dra nytta av ett gemensamt engagemang • Inspirera varandra • Inspirationsföreläsningar utifrån • Självorganiserande kompetenskluster • Möjlighet att lämna åsikter på underlag • Hjälpa till med handlingsplanen Är ni med?

7. Arbetssätt • Kompetenskluster • Nyhetsbrev • E-café • Open Space • Längre fram • Projektrum • Quickr, • tinyurl.com/gbg-esam • Distributionslistor • DL-PGSGESAM • DL-PGESAM E-café varannan fredag 9-11.30 Sumup Vad har hänt sen sist? Openup Samtal, presentationer, föredrag och tid för arbete Wrap up Avslutning och framåtblick

8. Tidpunkter • Programmet till politiken innan sommaren • Handlingsplanen till politiken innan årsskiftet

9. Programmets struktur – en första version

10. Övergripande inriktning – exempel från omvärlden Uppnå varaktiga ekonomiska och sociala vinster från en digital inre marknad baserad på snabbt och ultrasnabbt Internet och interoperabla tillämpningar En digital agenda för Europa, Europeiska kommissionen Digital by default Government Digital Strategy, UK Government Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter En digital agenda för Sverige, Regeringskansliet Enklare vardag för privatpersoner och företag. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet. Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Strategi för E-samhället, Sveriges kommuner och landsting Stockholms Stad – den moderna e-förvaltningen E-strategi för Stockholms Stad Järfälla visar vägen – öppna Järfälla, mälarnära Järfälla, innovativa Järfälla och samarbetande Järfälla E-strategi för Järfälla kommun Ökad tillgänglighet, ökad samordning, ökad yttre och inre effektivitet E-program för Jönköpings kommun e-demokrati, e-effektivitet och e-service E-strategi för Nacka kommun

11. Övergripande inriktning – en första version Göteborgs Stad – en digital stad för alla Den digitala servicen ska vara det naturliga förstahandsvalet vid kontakten med Göteborgs Stad och i utvecklingen av stadens verksamheter. . . . Vad betyder den övergripande inriktningen för mig och min verksamhet?

12. Programmets inriktning – en första version Göteborgs Stad – en digital stad för alla Den digitala servicen ska vara det naturliga förstahandsvalet vid kontakten med Göteborgs Stad och i utvecklingen av stadens verksamheter. . . . Underlätta kontakten med invånare och företag . . . Förbättra den interna administrationen och minska dess kostnader . . . Ökad kvalitet och mer tid till det personliga mötet . . . Mindre administrativ hantering och mer service . . .

13. Nästa steg Identifiera initiativ Vad pågår och vad är på gång? Värdet av det vi har gjort? Utmaningar i det vi har gjort och det som ligger framför oss? Potentialen i det vi har gjort? Skicka in underlag senast 28/3 Specificera initiativ Fördjupning av valda områden Besök i projektrummet

14. Lästips • En digital agenda för Europa, Europeiska kommissionen • Government Digital Strategy, UK Government • En digital agenda för Sverige, Regeringskansliet • En digital agenda i människans tjänst – en ljusnande framtid kan bli vår • Strategi för e-samhället, SKL • E-strategi för Stockholms stad • E-strategier från andra kommuner • How to make a city great, McKinsey

15. Göteborgs väg mot e-samhället Projektledare Ronald Caous Koordinator och rådgivare Robert Stjernström, Acando Quickr för e-samhälle

16. Övrigt Bilder som ni kan använda som stöd i arbetet eller för att kommunicera på hemmaplan

17. Göteborgs väg mot e-samhället <rubrik> <namn, roll>

18. Identifiera pågående och kommande initiativ för att få fram så många som möjligt

19. Specificera valda pågående och kommande initiativ

20. Beslut från kommunfullmäktige 1(2) Beslut Kommentar Förslaget innebär inget avtal, eller förpliktelse, gentemot SKL, utan anger inom vilket område arbetet ska koncentreras. Avgränsningar och prioriteringar föreslås i ett program, som KS fastställer. • Göteborgs Stad antar Sveriges Kommuner och Landstings ”Strategi för eSamhälle” som utgångspunkt för stadens fortsatta arbete inom området

21. Beslut från kommunfullmäktige 2(2) Beslut Kommentar KS prioriterar och fastställer vilka aktiviteter som ska ingå i stadens handlingsplan Kostnaderna för att genomföra handlingsplanen hanteras i den årliga budgetprocessen • Kommunstyrelsen ger stadsledningskontoret i uppdrag att utarbeta ett program för Göteborgs Stads väg mot e-samhället och handlingsplan för åren 2015-2020 i enlighet med vad som redovisas i detta tjänsteutlåtande

22. Uppdraget Verksamhetsmål – effekter Den primära effekten av program och plan är att kommunstyrelse och kommunfullmäktige får ett beslutsunderlag och därmed kan utöva en direkt styrning och ledning av arbetet med e-samhället. Programmål och förväntat resultat Förväntat resultat är att ett program för stadens väg mot e-samhället ska föreläggas kommunstyrelsen för beslut, senast vid vårens sista sammanträde, samt att en plan för genomförandet av program för stadens väg mot e-samhället finns tillgängligt för beslut, senast vid sista höstsammanträdet. Målgrupp och intressenter Primär målgrupp för program är kommunstyrelse och kommunfullmäktige. När det gäller innehållet i ett program och plan för e-samhälle, är det i första hand kommunens verksamheter det riktar sig till. Intressenter är invånare, företag och besökare. Prioritering för framtagning av program och plan Framtagningen styrs i första hand av tidsfaktorn, där målet är att program och plan ska vara färdigställt under 2014.

23. Organisering Beställare Stadsdirektör Projektägare Kommunikationsdirektör Styrgrupp Helena Mehner, kommunikationsdirektör (ordf) Michael Ernfors, IT direktör Rigmor von Zweigbergk FC NisseWaldenfeldtFC Projektledare Ronald Caous Projektstöd Projektgrupp Koordinator och rådgivare Robert Stjernström, Acando

24. Några begrepp E-samhället Internet och informationstekniken påverkar alla samhällsområden med väldig kraft. E-samhället omfattar utnyttjande av IT i ett socialt, samhällsekonomiskt och legalt perspektiv. Utvecklingen av e-samhället erbjuder stora möjligheter att bemöta ökade förväntningar på myndigheternas service och att hantera samhällsutmaningar såsom åldrande befolkning, välfärdens finansiering, globalisering och klimatpåverkan. E-service / Digital service Ett samlingsbegrepp för de beståndsdelar (verksamhet, processer, information, IT-system etc) som behövs för att en myndighet ska kunna erbjuda intern och extern service enkelt och säkert via nätet. E-förvaltning Verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser E-tjänst En e-tjänst är den elektroniska service som invånare och företag kan ta del av från en myndighet via dator, mobiltelefon eller annan teknisk utrustning. En e-tjänst består av de tekniska komponenter som behövs för att den ska kunna exponeras på nätet, t ex säkerhetsinloggning, användargränssnitt och inmatningsfält. Mer avancerade e-tjänster är en del av e-förvaltningen och kan innehålla processtöd och kopplingar till bakomliggande plattformar och verksamhetssystem.

25. Några styrdokument vid Göteborgs stad som berör området Förhållningssätt Färdriktningsdokument policy / riktlinjer / regler vision / program / plan Strategisk Riktlinje för informationssäkerhet Policy och riktlinjer för tillämpning av PUL Göteborgs stads budget för 2014 och flerårsplaner 2015-2016 inkl vision Regler för styrande dokument inkl beslut och mallar Informationspolicy och riktlinje för informations- och kommunikationsarbetet Program för e-samhället IT-program IT-Strategi för Göteborgs stad IKT-program för Utbildningsområdet IT-policy för Göteborgs Stad Modellen IT-plan Plan för e-samhället Taktisk Regler för användande av e-post Regler för IT-användare Operativ Regler för driftsdokumentation Regler gällande informations-säkerhetsansvar för chefer

26. Regler för styrande dokument i Göteborgs Stad Begrepp Stadsövergripande styrande dokument är dokument som berör flera nämnder eller styrelser. Vision, program och plan anger mål och har därför karaktär av färdriktningsdokument. Policy, riktlinjer och regler anger förhållningssätt. Vision Visionen är ett strategiskt dokument som talar om ett önskvärt framtida tillstånd för Göteborgs stad. Den övergripande visionen för Göteborgs Stad återfinns i kommunfullmäktiges budget. Program Ett program beskriver vad Göteborgs stad ska uppnå inom ett visst område men tar inte någon detaljerad ställning till utförande, prioriteringar eller metoder. Plan En plan innehåller konkreta mål eller åtgärder. Policy En policy anger principer som kan tjäna som vägledning inom aktuellt område med angivande av övergripande mål eller värden som ska eftersträvas. Riktlinjer Riktlinjer konkretiserar policyn och ger vägledning och råd för ställningstaganden inom ett visst område. Avsteg kan göras när det finns godtagbara skäl och ska alltid dokumenteras. Om riktlinjerna anger vem som prövar avsteg ska prövningen göras i angivet organ, i andra fall bestämmer nämnd eller styrelse själv hur det ska ske. Regler Regler anger mer i detalj vad som gäller inom ett visst område och ska följas. Avsteg kan efter framställan medges av kommunstyrelsen om det föreligger synnerliga skäl.

27. Regler för styrande dokument i Göteborgs Stad StrukturI rubriken för ett styrande dokument ska anges vilken sorts dokument det är, vilket område det avser och dess omfattning, t.ex. Policy mot mutor för Göteborgs Stad.I dokumentet ska också närmare anges om det gäller för nämnder och styrelser.För att säkerställa en enhetlig struktur ska en särskild mall för policy och riktlinjer tillämpas, se bilaga. Genom att använda mallen erhålls en enhetlig struktur vad gäller formatet på dokumentet. Ansvar Varje styrande dokument ska ha en dokumentansvarig tjänsteman, vars befattning ska framgå av dokumentet. Tjänstemannen ska årligen göra en dokumenterad översyn av dokumentet och ange om det behöver förändras eller inte, samt rapportera det till stadsdirektören, som upprättar en samlad redovisning till kommunstyrelsen i samband med behandling av budget.