บทที่ 6 พัฒนาการ ต่อขยาย ระบบ การ วางแผนทรัพยากรองค์กร

1. บทที่ 6พัฒนาการต่อขยายระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร

2. มาตรฐานการวางแผนทรัพยากรมาตรฐานการวางแผนทรัพยากร • ผู้พัฒนาการวางแผนทรัพยากรองค์กรต่างพยายามที่จะทำระบบอื่นๆ ทุกประเภทมาตอบสนองผู้ใช้ โดยมีเหตุผลดังนี้ • โดยไม่ต้องจัดหาระบบอื่นๆ ของผู้พัฒนารายอื่น • เหตุผลทางการค้าที่จะรักษาลูกค้าไว้ให้มากที่สุด • ข้อจำกัดทางด้านเทคนิค เนื่องจากขาดมาตรฐานในการเชื่อมต่อจึงไม่มีเทคโนโลยีการเชื่อมต่อที่ได้รับความยอมรับในวงกว้าง • ผู้พัฒนาการวางแผนทรัพยากรองค์กรต้องสร้างมาตรฐานของตนเอง อย่างกรณีของเอสเอพีอาบัป (SAP ABAP) เพราะต้องการใช้การเชื่อมต่อโดยไฟล์ ซึ่งต้องทำงานแบบแบทช์เท่านั้น ซึ่งต้องใช้ต้นทุนสูงทั้งการพัฒนาและการบำรุงรักษา

3. การเชื่อมต่อโปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กรการเชื่อมต่อโปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กร • โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กรต่างๆ จึงไม่ต้องการที่จะเชื่อมต่อ แต่เอางบประมาณสำหรับพัฒนาการเชื่อมต่อไปใช้ในการพัฒนาระบบอื่นๆ ที่ลูกค้าต้องการ เพราะใช้งบลงทุนพอๆ กัน • แต่ระบบเหล่านั้นมักจะเป็นระบบที่เน้นการไหลของงาน (flow centric) ให้การทำงานระหว่างหน่วยงานเป็นไปได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น • การวางแผนทรัพยากรองค์กรออกแบบมาเน้นการเป็นแกนกลางของระบบฐานข้อมูลองค์กร และมีการจัดการไหลแบบ data centricการวางแผนทรัพยากรองค์กร จึงสามารถทำงานได้ในระดับหนึ่งเท่านั้น • เมื่อเทคโนโลยีที่ใช้ในการเชื่อมต่อผ่านมาตรฐานต่างๆ โดยเฉพาะ เว็บ 2.0 ได้รับการยอมรับอย่างแพร่หลาย ทำให้ผู้พัฒนาการวางแผนทรัพยากรองค์กรต่างยอมรับการเชื่อมต่อมากขึ้น

4. การเชื่อมต่อโปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กรการเชื่อมต่อโปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กร • เมื่อการวางแผนทรัพยากรองค์กรยอมรับในการเชื่อมต่อมากขึ้น การต่อขยายระบบก็เป็นไปได้โดยรวดเร็ว ระบบต่างๆ สามารถทำงานประสานกับการวางแผนทรัพยากรองค์กรได้มากขึ้น • ความพร้อมของเทคโนโลยี จึงช่วยให้การเชื่อมต่อเป็นไปได้ทั้งแบบแบทช์ และแบบออนไลน์ ทั้งที่เป็นการพัฒนาโปรแกรมเชื่อมต่อเป็นพหุภาคี และโปรแกรมเชื่อมต่ออย่างหลากหลาย เช่น การบูรณาการ แอพพลิเคชั่นขององค์การ (Enterprise Application Integration – EAI)

5. 1. การต่อขยายด้วยระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ • ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์หรือซีอาร์เอ็ม (Customer Relationship Management – CRM) นี้ เป็นระบบงานที่เน้นการไหลของงานเช่นกัน (flow centric) ข้อมูลของระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์จะถูกผลักให้ไหลผ่านไปยังฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริการลูกค้าและการขายสินค้าและบริการต่างๆ เช่น เมื่อลูกค้าซื้อสินค้าจากฝ่ายขาย ระบบจะแจ้งไปยังฝ่ายบริการให้ดำเนินการเข้าบริการหลังการขาย หลังจากนั้นข้อมูลจะไหลไปยังฝ่ายติดตามและประเมินผล ทำการติดตามสอบถามลูกค้าถึงความพึงพอใจในสินค้าและบริการ เป็นต้น ซึ่ง กระบวนการต่างๆ เหล่านี้จะไหลไปอย่างต่อเนื่อง • มีเพียงบางขั้นตอนที่ต้องเชื่อมโยงกับการวางแผนทรัพยากรองค์กร เช่น เมื่อมีการขายสินค้าจะส่งข้อมูลการขายไปยังระบบงานขายเพื่อออกใบกำกับภาษี

6. การต่อขยายด้วยระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์การต่อขยายด้วยระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์

7. 2. การต่อขยายด้วยระบบการจัดการโซ่อุปทาน • ระบบการจัดการโซ่อุปทานหรือเอสซีเอ็ม (Supply Chain Management - SCM) เป็น โปรแกรมที่ออกแบบมาที่เน้นการจัดการการปฏิบัติการ (operation management) มากกว่างานด้านบัญชี (accounting) ซึ่งได้รับการนำมาใช้ในการจัดการโซ่อุปทานของธุรกิจค้าปลีกอย่างแพร่หลาย และสามารถรองรับการจัดการตั้งแต่อุตสาหกรรมต้นน้ำจนถึงปลายน้ำ โดยเน้นการวางแผนการจัดหาและการจัดส่งที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ส่วนที่สัมพันธ์กับงานบัญชีจะเกิดเมื่อดึงกระบวนการจัดหา และต่อเนื่องไปถึงงานบัญชีเจ้าหนี้งบต้นทุนการผลิตและงบการเงินต่างๆ

8. 2. การต่อขยายด้วยระบบการจัดการโซ่อุปทาน

9. 2. การต่อขยายด้วยระบบการจัดการโซ่อุปทาน • การจัดการโซ่อุปทานจะทำงานเชื่อมกับการวางแผนทรัพยากรองค์กร และระบบบริหารคลังสินค้า (Warehouse Management System - WMS) เพื่อให้การขนส่งมีประสิทธิภาพ เมื่อทำการ สั่งซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์ แล้วซัพพลายเออร์จะทำการจัดส่งไปที่คลังสินค้าเลย แทนที่จะส่งมาที่สำนักงานก่อน กรณีเช่นนี้ ระบบจัดซื้อจะสามารถระบุรายละเอียดการจัดส่งพร้อมทั้งสถานที่รับของจาก ซัพพลายเออร์ให้เป็นสถานที่ตั้งคลังสินค้าได้ และจะทำการส่งใบรับสินค้า (goods receive note) ไปยังคลังสินค้า เพื่อรอรับสินค้าที่จะมาส่งโดยซัพพลายเออร์ได้ ช่วยให้สะดวกรวดเร็วและประหยัดค่าขนส่ง และยังคงสามารถควบคุมและตรวจสอบได้อย่างรวดเร็ว

10. 2. การต่อขยายด้วยระบบการจัดการโซ่อุปทาน

11. 3. การต่อขยายด้วยระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์/การประมูลอิเล็กทรอนิกส์ • ระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ (e-Procurement) ถือเป็นระบบที่ต่อขยายจากระบบจัดซื้อมาตรฐานของการวางแผนทรัพยากรองค์กร ระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์มักจะวางไว้บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเพื่อให้ผู้จำหน่ายที่เป็นสมาชิกสามารถเข้ามารับข้อมูลความต้องการสินค้าหรือใบสั่งซื้อ โดยอาจจะเป็นการส่งไฟล์อีดีไอหรือไฟล์สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI file) ไปทางอีเมลของซัพพลายเออร์ จากนั้นซัพพลายเออร์ก็ดำเนินการเตรียมการส่งสินค้าและส่งใบแจ้ง รายละเอียดการจัดส่งล่วงหน้า (Advance Shipping Note - ASN) มาให้ผู้ซื้อเพื่อการยืนยันและ ตรวจสอบและดำเนินการภายใน และดำเนินกระบวนการการจัดซื้อและรับสินค้าตามปกติ • ระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ มักจะวางบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ส่วนการวางแผนทรัพยากร องค์กรมักจะติดตั้งที่ในสำนักงานที่ดำเนินการ (local) ดังนั้น จึงต้องมีขั้นตอนการเชื่อมข้อมูลของทั้ง 2 ระบบเข้าด้วยกัน

12. 3. การต่อขยายด้วยระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์/การประมูลอิเล็กทรอนิกส์ • กรณีที่มีขั้นตอนการประมูล อาจจะเพิ่มระบบการประมูลอิเล็กทรอนิกส์ (e-Auction) ในขั้นตอนการสื่อสารไปยังซัพพลายเออร์ให้เข้ามาประมูลก่อน ในขั้นตอนที่ 2 เมื่อซัพพลายเออร์ใดชนะประมูล จึงจะ ดำเนินการในขั้นตอนที่ 3 ภายหลัง

13. 3. การต่อขยายด้วยระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์/การประมูลอิเล็กทรอนิกส์

14. 3. การต่อขยายด้วยระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์/การประมูลอิเล็กทรอนิกส์ • ระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในธุรกิจค้าปลีกยุคใหม่ จะประกอบด้วยรูปแบบของตัวแทนขายจัดการคลังสินค้า (Vendor Managed Inventory - VMI) โดยจะให้ซัพพลายเออร์ที่มี การทำข้อตกลง สามารถล็อกออนเข้ามายังเซิร์ฟเวอร์เพื่อตรวจสอบปริมาณสินค้าคงคลัง และเมื่อระดับปริมาณสินค้าคงคลังถึงจุดที่ยังซัพพลายเออร์คิดว่าควรจะดำเนินการส่งสินค้า เพื่อเติมเต็มตามข้อตกลง

15. 3. การต่อขยายด้วยระบบการจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์/การประมูลอิเล็กทรอนิกส์

16. 4. การต่อขยายด้วยระบบบริหารคลังสินค้า • ระบบบริหารคลังสินค้า (Warehouse Management System - WMS) จะช่วยให้ผู้บริหารทราบถึงปริมาณสินค้าคงคลังรวม และลงลึกไปถึงแต่ละคลังย่อย การวางแผนทรัพยากรองค์กรจะเก็บ ข้อมูลการซื้อขายและปริมาณสินค้าคงคลังย้อนหลังเพื่อการวางแผนการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพได้ในอนาคต ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนการถือครองสินค้าและลดความเสี่ยงของธุรกิจได้อย่างมาก โดยเฉพาะในยุคที่ค่าใช้จ่ายด้านพลังงาน การขนส่ง และค่าครองชีพอื่นๆ สูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง ผู้บริหารจะสามารถกำหนดยุทธศาสตร์การจัดซื้อและการผลิตได้อย่างดี จากข้อมูลในการวางแผนทรัพยากรองค์กร

17. 4. การต่อขยายด้วยระบบบริหารคลังสินค้า • ระบบบริหารคลังสินค้าที่ทำขึ้นมาเฉพาะสามารถรองรับระบบงานของศูนย์กระจายสินค้า (Distribution Center) เนื่องจากคลังสินค้าขนาดใหญ่มักจะมีที่ตั้งนอกเมือง ขณะที่ฝ่ายสำนักงานมักจะอยู่ในสถานที่สะดวกในการติดต่อธุรกรรมกับคู่ค้ามากกว่า

18. 4. การต่อขยายด้วยระบบบริหารคลังสินค้า • ระบบบริหารคลังสินค้าจะรองรับทำงานแบบออนไลน์และสามารถเชื่อมต่อกับการวางแผนทรัพยากรองค์กรแบบออนไลน์ด้วย กระบวนการทำงานในทุกขั้นตอน จะสามารถประสานกับระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรได้ตลอดเวลา ช่วยให้การจัดการคลังสินค้าใน ต่างพื้นที่ทำได้โดยง่าย เช่น เมื่อยังซัพพลายเออร์จัดส่งสินค้าไปยังคลังสินค้าแล้วระบบบริหารคลังสินค้า ก็จะส่งข้อมูลการรับสินค้า (goods receive note) มายังสำนักงานใหญ่ เพื่อเปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อก่อนหน้านี้ และสามารถรับใบแจ้งหนี้จากยังซัพพลายเออร์อย่างรัดกุมป้องกันความผิดพลาด

19. 4. การต่อขยายด้วยระบบบริหารคลังสินค้า

20. 5. การทำระบบประสานการทำงานออนไลน์ระหว่างอุปสงค์และอุปทาน • การวางแผนทรัพยากรองค์กรสามารถต่อขยายระบบเชื่อมต่อกับระบบงานส่วนหน้า เช่น ระบบพีโอเอส (POS) ระบบงานขายหน้าร้าน เป็นต้น ซึ่งให้ข้อมูลฝั่งอุปทานส่งต่อไปยังระบบวางแผนการปฏิบัติงานเพื่อการจัดจำหน่าย (S&OP) เพื่อการวางแผนการผลิตหรือจัดซื้อแบบอัตโนมัติไปยังซัพพลายเออร์ได้ การต่อเชื่อมระบบงานส่วนหน้าแบบออนไลน์จะช่วยให้การทำงานของระบบวางแผนการปฏิบัติงานเพื่อการจัดจำหน่าย (S&OP) เกิดประโยชน์สูงสุด ในทางกลับกัน ระบบวางแผนการปฏิบัติงานเพื่อการจัดจำหน่าย (S&OP) ก็ทำให้ข้อมูลการขายเป็นประโยชน์ในการวางแผนมากยิ่งขึ้น ช่วยให้บริษัทสามารถลดระดับสินค้าคงคลังได้โดยไม่เสียโอกาสทางการขายและให้บริการลูกค้าได้อย่าง ต่อเนื่องด้วยต้นทุนที่ต่ำกว่า เรียกว่าการทำระบบประสานการทำงานออนไลน์ระหว่างอุปสงค์และ อุปทาน (Online Demand-Supply Reconciliation) ซึ่งผู้ใช้งานระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร จะสะดวกสบายและสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ เนื่องจากการไหลของข้อมูลเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ซึ่งระบบงานนี้ถูกนำมาใช้ในกิจการแฟรนไชส์ (franchise) ขนาดใหญ่หลายแห่ง

21. 5. การทำระบบประสานการทำงานออนไลน์ระหว่างอุปสงค์และอุปทาน

22. 6. ยกระดับไปสู่ชุดธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์กับการวางแผนทรัพยากรองค์กร • โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กรอาจจะทำงานแบบเว็บแอพพลิเคชั่นทั้งระบบ หรือนำบางระบบขึ้นสู่เครือข่ายอินเทอร์เน็ต เช่น ระบบรับคำสั่งซื้อ ระบบซื้อสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ (e- Shopping) เป็นต้น กรณีที่นำบางระบบขึ้นสู่เครือข่ายอินเทอร์เน็ตนั้น ผู้ใช้จะไม่ต้องเรียนรู้การวางแผน ทรัพยากรองค์กรใหม่ เนื่องจากมีเพียงบางระบบที่ใหม่ แต่ระบบอื่นๆ จะใช้แบบเดิม

23. 6. ยกระดับไปสู่ชุดธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์กับการวางแผนทรัพยากรองค์กร • ตัวอย่างการนำระบบรับคำสั่งซื้อขึ้นสู่เครือข่ายอินเทอร์เน็ต และทำการเชื่อมต่อกับโปรแกรม การวางแผนทรัพยากรองค์กร เมื่อลูกค้าเข้าสู่เครือข่ายอินเทอร์เน็ตและทำรายการซื้อ ระบบจะเก็บ ข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ที่อยู่บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต และเมื่อระบบทำการเชื่อมต่อกับการวางแผน ทรัพยากรองค์กรจะทำการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบรับคำสั่งซื้อพื้นฐานของการวางแผนทรัพยากรองค์กรที่ ผู้ใช้เคยใช้มาอยู่ก่อนแล้ว แนวทางการติดตั้งระบบเช่นนี้ช่วยให้องค์กรที่ลงทุนการวางแผนทรัพยากร องค์กรมาแล้ว สามารถดำเนินธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที โดยไม่ต้องปรับเปลี่ยนระบบทั้งระบบ และ ผู้ใช้จะได้รับผลกระทบน้อย เนื่องจากไม่ต้องเรียนรู้ระบบใหม่ แต่การเชื่อมต่อระบบจะต้องได้รับการ ทดสอบการทำงานแบบประสานเวลา (synchronize) เป็นอย่างดีก่อนเริ่มใช้ระบบ

24. 6. ยกระดับไปสู่ชุดธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์กับการวางแผนทรัพยากรองค์กร

25. 6. ยกระดับไปสู่ชุดธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์กับการวางแผนทรัพยากรองค์กร • บริษัทอาจจะนำระบบบริหารงานทั้งหมดขึ้นไปไว้บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้ โดยประกอบด้วย สำนักงานไซเบอร์ (cyber office) ซึ่งจะเก็บระบบข้อมูล การจัดเก็บเอกสาร หนังสือสั่งการทั้งหมดของ พนักงานทุกคนตามโครงสร้างการบริหาร มีร้านค้าไซเบอร์ (cyber shop) เป็นหน้าร้านบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต สามารถทำเป็นเว็บท่าขนาดใหญ่ เพื่อเป็นศูนย์กลางของหน้าร้านทุกสาขา มีระบบจัดการ ความรู้ (Knowledge Management – KM) ชุมชนนักปฏิบัติหรือซีโอพี (Community of Practice – CoP) บล็อก (blog) กระดานสนทนาหรือเว็บบอร์ด (webboard) เป็นศูนย์รวมฐานความรู้ขององค์กร ทั้งหมด รวบรวมระบบงบประมาณ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหรือเอ็มไอเอส (Management Information System – MIS) ทั้งหมด และระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กรเพื่อสื่อสารกันผ่าน เครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้อย่างรอบด้าน สามารถเชื่อมโยงระบบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้ง 4 ด้านคือ ลูกค้า (customer) ซัพพลายเออร์ (supplier) คู่ค้า (partner) พนักงาน (employee)

26. 6. ยกระดับไปสู่ชุดธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์กับการวางแผนทรัพยากรองค์กร • ชุดธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ (e-Business Suit) มีศูนย์การควบคุม (control center) ส่วนกลาง สามารถเฝ้าระวังติดตาม (monitor) และสั่งการ (command) ได้ตลอดเวลา ไม่จำกัดสถานที่ ผ่าน ระบบเครือข่ายทั่วโลกได้ มีระบบประชุมทางไกลผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตราคาประหยัดได้ทั่วโลก พร้อมกัน กล่าวโดยสรุปคือ นำทุกสิ่งทุกอย่างขึ้นไปไว้บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตทั้งหมด (ภาพที่ 7.45) กรณีที่นำระบบงานทั้งหมดขึ้นสู่เครือข่ายอินเทอร์เน็ตมีข้อควรคำนึงซึ่งจะได้กล่าวในตอนต่อไป

27. 6. ยกระดับไปสู่ชุดธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์กับการวางแผนทรัพยากรองค์กร