Практический курс для специалиста по закупкам

1. Практический курс для специалиста по закупкам Разгуляев Валерий специально для КОМКО (Coal Mining Corporation)

2. Что создаёт служба закупокв компании? • Прибыль • Затраты

3. Вопросы • Что покупатьна склад? • У кого покупать? • Когда покупать? • Сколько покупать? • На каких условиях покупать? • Кому платить? • Как снижать затраты?

4. Как повысить эффективность?Принципы Парето и Со • Вне зависимости от стиля правления, страны и века: • 20% самых богатых людей страны обладают 80% всех богатств этой страны, • Соответственно, оставшиеся 80% населения обладает оставшимися 20%. • Принцип Зипфа: • 20% усилий дают 80% результата. • Универсальный принцип неравномерности Юрана: • Меньшая часть (20%) всегда имеет решающее значение (80%).

6. Иллюстрация ABC-анализа

9. У кого покупать:категории поставщиков • Основные поставщики: • Самые лучшие условия поставок, • Основные закупки ведутся через них; • Поставщики на замену основных: • Самые лучшие условия поставок после условий основных поставщиков, • Возможность их быстрой и полноценной замены; • Поставщики для перехвата: • Самые короткие плечи доставки, • Самая низкий уровень задержек поставок, пересортов, недопоставок и брака, • Самые высокие цены.

10. У кого покупать: сбор информации о поставщиках • Статистика: • Сроки поставок, с данными об опоздании, • Поставки с расхождениями по качеству или количеству, • Отработка поставщиком ситуаций не качественной поставки, • Закупочные цены со скидками и спец-условиями; • Официальная информация от поставщика: • Периоды, когда нельзя будет что-либо отгрузить, • Изменения цен и условий работы, • ЛЮБЫЕ реорганизационные мероприятия; • Неформальное общение с представителями поставщика; • Смотреть своими глазами!

11. У кого покупать: критерии для выбора поставщиков Основные критерии оценки поставщиков: • Качество; • Цены; • Сроки поставки; • Стабильность поставок; • Отсрочки оплаты; • Условия поставки: • Упаковка, • Условия на минимальный размер и кратность партии отгрузки, • Периодичность, если жёстко задана; • Надёжность поставщика; • Возможность быстрого реагирования на изменения спроса; • Наличие; • Маркетинговая поддержка; • Сервисное обслуживание.

12. 7С – модель оценки поставщиков по Картеру • Competence – компетентность поставщика; • Capacity – мощности поставщика; • Commitment – обязательства по качеству; • Consistency – стабильность поставок; • Control system – корпоративная информационная система; • Cash stability – финансовая стабильность; • Cost – цена, НО в соответствии к первыми шестью «С».

13. У кого покупать: составление рейтинга • Система приоритетов; • QRS-анализ Бодрякова; • «Гамбургский счёт»: • Постановка цели, • Компоновка приоритетов, • Расстановка весов, • Расчёт мест в рейтинге для каждого поставщика.

14. QRS-анализ Бодрякова • Деление: • Q – всё распродали до момента, когда надо возвращать деньги поставщику; • R – продали на сумму долга, когда нужно возвращать деньги поставщику; • S – нужно возвращать деньги поставщику, а их часть ещё в товаре. • Что делать: • Снижение сроков возвращения денег; • Увеличение отсрочки платежа; • Замещение позиций от поставщиков из группы S позициями от поставщиков из группы Qи R.

15. «Гамбургский счёт» Чем больше – тем лучше: Чем меньше – тем лучше:

16. Когда покупать? • Когда что-то начинает заканчиваться; • Когда всё закончилось; • Когда затраты на доставку перестают превышать определённый процент от себестоимости поставляемой продукции; • Когда набирается на бесплатную поставку за счёт поставщика; • Когда набирается на целую Газель / фуру / вагон; • Когда приходит предыдущая поставка; • Когда предложит поставщик; • Когда приходит время поставки по расписанию; • Когда появились деньги; • Освободилось место на складе; • Самая низкая цена.

17. Когда покупать: выбор модели закупок

18. Револьверные поставки

19. Модель с фиксированной периодичностью поставок Точка заказа наступает через период междупоставками после даты прошлого заказа Заказ делаем, чтобы удовлетворить спрос на нужном уровне в течение периодамеждупоставками: этой и следующей Модель без периодичности поставок Точкой заказа является момент, когда текущих остатков уже перестаёт хватать для обеспечения спроса на нужном уровне за время поставки Заказ делаем равным оптимальной партии поставки, которую рассчитаем позднее Определение точки заказа и потребности в позициях

20. Сколько покупать? • Сколько помещается в полезном объёме транспортного средства, доставляющего продукцию от поставщика (например, вагоне); • На сколько хватит денег; • От какой суммы даётся дополнительная скидка; • Сколько потребили с прошлой поставки; • Сколько поместится на складе; • Из расчёта оборачиваемости; • Сколько будет наиболее выгодно купить.

21. Показатели, зависящие от величины партии поставки

22. Расчёт оптимальнойвеличины партии поставки , где: • P – оптимизированный объём одной партии [тенге]; • D – средняя стоимость доставки одной партии продукции от поставщика [тенге]; • C – ожидаемый спрос на продукцию поставщика в ценах себестоимости [тенге за период]; • H – потери от замораживания денежных средств в запасы [процентов за тот же период]; • S – затраты только на хранение всей продукции на складе [тенге за тот же период]; • O – среднедневной остаток всей продукции на складе в ценах себестоимости за тот же период [тенге].

23. Иллюстрация затрат при заказе оптимальной партии

24. Итеративный расчёт заказа под ограниченный ресурс

25. На каких условиях покупать? , где: • M – критический срок по позиции, дольше которого хранить на складе убыточно [Месяцев]; • R – средняя маржинальная рентабельность продаж по этой позиции [%]; • Н – альтернативная доходность вложенных в запасы денег или средняя прибыльность, когда работаем с фиксированным объёмом денег [% / Месяц]; • Z – переменные затраты за хранение на складе в течение месяца в процентах от себестоимости продукции [% / Месяц]; • Y – средняя отсрочка платежа клиентам компании [Месяцев]; • W – отсрочка платежа у поставщика, поставляющего эту позицию [Месяцев].

26. Какой вариант поставки выбрать?

27. Кому платить? • Кто чаще звонит; • Кто уже грозит судом; • Где штрафные санкции – больше; • Кому повезёт; • FIFO – First In First Out, то есть обычная Русская очередь; • LIFO – Last In First Out, то есть «мне только спросить»; • Кому больше времени просрочено; • Кому больше денег должны; • У кого нужно закупать; • Стратегическим поставщикам; • По расписанию; • Чтобы создать красивую историю в начале отношений; • Всем понемногу; • В зависимости от соответствия имеющихся денег и объёма долга.

28. Как снижать затраты в закупках? • Замена на полные аналоги более дешёвые в закупке; • Более тесное взаимодействие с другими подразделениями компании; • Более тесное взаимодействие с поставщиками; • Оптимизация процесса закупки; • Мотивация сотрудников подразделения; • Автоматизация; • Консолидация заказа одному поставщику + кооперация с другими клиентами поставщика.

29. Взаимоотношения закупок с другими подразделениями • Маркетингом; • Финансовой службой; • Транспортом; • Складом; • Производством; • Отделом продаж; • Юридическим отделом; • IT-службой.

30. ЗАКУПКИ Ассортиментная политика Тара, удобная поставщикам Маркетинговые акции от поставщиков Маркетинговый бюджет от поставщиков Определение неликвидов МАРКЕТИНГ Ассортиментная политика Тара, удобная покупателям Определение сопутствующих товаров Определениеэластичности спроса по цене Распродажа неликвидов Взаимоотношения закупок и маркетинга

31. Бостонская матрица:жизненный цикл товаров

32. MEL-анализ:матрица Разгуляева

33. ЗАКУПКИ Координация оплат Счета на оплату Участие в сверках Отслеживание крайних сроков оплаты Переговоры с поставщиками об отсрочке платежа ФИНАНСОВАЯ СЛУЖБА Координация оплат Проведение оплат Проведение сверок Учёт бонусов и ретроскидок Взаимоотношения закупок и финансовой службы

34. Инструмент для финансового контроля в закупках

35. Варианты использования этого инструмента

36. ЗАКУПКИ Заявки на транспортировку Координация перевозок Снижение затрат за счёт более редких или сборных поставок от поставщиков ТРАНСПОРТ Осуществление доставок от и возвратов к поставщикам Транзитные доставки напрямую клиентам Координация перевозок Взаимоотношения закупок и транспорта

37. ЗАКУПКИ Координация поставок Снижение затрат за счёт округления заказов до коробов и паллет Учёт наличия свободного места Идентификация товара СКЛАД Координация поставок Приёмка по качеству и количеству Информация о текущих запасах и их качестве Информация о свободном месте Взаимоотношения закупок и склада

38. Инструмент для контроля и координации поставок

39. Закупки на производстве – учёт производительности

40. ЗАКУПКИ Снабжение производства Координация выполнения заказов Снижение затрат за счёт увеличения партий производства ПРОИЗВОДСТВО Заявки на поставку Координация выполнения заказов Информация о текущей производительности и загруженности Взаимоотношения закупок и производства

41. Определение величины производственной партии • Z – объём производственной партии по позиции [м] • V – время работы оборудования за период [часов]; • С – общий спрос за период [м]; • Р – производительность оборудования [м / час]; • N – время переналадки оборудования [часов]; • К – количество позиций, производимое на оборудовании [штук]; • S – спрос по позиции за период [м].

42. ЗАКУПКИ («ИНЬ») Удовлетворение спроса остатками Осуществление спецзаказов поставщикам под заказ клиента Помощь в подборе продукции и поддержка продаж Информация о поставках ПРОДАЖИ («ЯН») Заявки на поставку под заказ клиенту Заблаговременная информация о потребностях Инсайдерская информация, полученная от клиентов Взаимоотношения закупок и отдела продаж

43. Инструмент для координации поставок под заказ клиентов

44. ЗАКУПКИ Формирование стандартного договора Создание фиксированной формы стандартного договора для заполнения данными поставщика и отслеживание корректного заполнения этой формы поставщиком ЮРИСТЫ Формирование стандартного договора Юридическая поддержка при заключении не стандартных договоров Юридическая поддержка при не выполнении поставщиком своих обязательств Взаимоотношения закупок и юридического отдела

45. ЗАКУПКИ Заявки на обслуживание Технические задания на внесение изменений в корпоративную информационную систему Ведение баз знаний компании IT-служба Информационная поддержка Выполнение технических заданий Заявки на закупку оборудования Взаимоотношения закупок и IT-службы

49. Более тесное взаимодействие с поставщиками • Договорная деятельность; • Механизмы контроля поставок; • Стратегии построения долгосрочных взаимоотношений с поставщиками: • «Партнёр», • «Конкурент», • «Общий поставщик», • «Разовый поставщик».

50. Функциональные обязанности менеджера по закупкам • Определение потребностей в закупаемых позициях / прогнозирование; • Консультация внутренних и внешних клиентов компании об особенностях поставляемой продукции; • Ассортиментная политика,отслеживание качества закупаемой продукции; • Контроль и оптимизация складских остатков; • Подбор продукции под нужды клиента; • Поиск новых поставщиков; • Улучшение условий работы по уже имеющимся поставщикам; • Анализ цен и мониторинг рынка; • Оформление необходимых операционных документов; • Контроль прохождения текущими заказами всех этаповпоставки; • Работа с договорами и рекламациями, участие в проведении бухгалтерских сверок; • Проведение переговоров с поставщиками; • Планирование и отслеживание выполнения оплат; • Оптимизация затрат на поставки и хранение продукции; • Взаимодействие с поставщиками для получения своевременной информации об ожидаемых изменениях в условиях поставки; • Сотрудничество с поставщиками в рамках участия в дилерской программы или рекламной компании их продукции; • Поддержка внутренних баз данных; • Выравнивание нагрузки на транспорт и склад.