L’archivio di deposito

1. L’archivio di deposito Padova 6 giugno 2007 a cura di Anna Guastalla

2. Concetti generali* • Concezione unitaria dell’archivio • Compresenza del valore amministrativo e del valore culturale • Archivi degli enti pubblici: obblighi per scarto e istituzione delle sezioni separate di archivi storici

3. DPR 445/2000 • Disposizione sugli archivi (artt. 67-69) • archivi di deposito presso ciascuna amministrazione • periodicità del trasferimento • organizzazione dei documenti • piano di conservazione integrato con il sistema di classificazione • movimentazione • modalità di accesso (riferimento alla 675/1996 ora Dlgs196/2003)

4. Definizione* • E’ l’insieme dei documenti semiattivi di un soggetto produttore • E’ il deposito dove i documenti semiattivi sono conservati • Nella normativa nazionale la permanenza è di 40 anni dall’esaurimento della pratica. In ogni caso si tratta di termini variabili. • La fase semi-attiva è una fase critica e cruciale (Limbo negli US, Purgatorio nell’UK: stato provvisorio di transizione) per la salvaguardia del patrimonio archivistico, sia dal punto divisa fisico che dal punto di vista intellettuale: • è in questa lunga fase che il documento mantiene o perde la sua qualità informativa (che dipende dal mantenimento del vincolo archivistico) sia a fini amministrativi che di ricerca storico- scientifica. • indica comunque uno stato provvisorio di conservazione dei documenti fino alla eliminazione o all’invio nell’archivio storico

5. Finalità* • La documentazione è usata meno frequentemente, ma conserva ancora un sostanziale e prevalente valore amministrativo anche nel caso in cui i documenti siano destinati alla conservazione permanente. • Reperimento dei documenti e accesso • inversamente proporzionale al ciclo di vita del documento • aumenta l’ambito di visibilità • applicazione della 241/90 • cultura del precedente • valore amministrativo e legale dei documenti

6. Principi* • Responsabilità dell’ufficio che ha prodotto i documenti (ente che versa/proprietario dei documenti) • accesso garantito e rapido (procedure, distanza, trasmissione) • ordine originario dei documenti non modificabile (art. 68 del dpr 445/2000 e dlgs 490/1999): l’ordine deve essere garantito mediante il controllo intellettuale delle serie archivistiche che devono essere perciò identificate nel momento stesso in cui entrano nell’archivio (mantenimento del vincolo archivistico) • Mantenimento dell’ordine originario: controllo della movimentazione • tempi di conservazione definiti (piano di conservazione)

7. Requisiti* • Corretta gestione della fase corrente • piano di classificazione • definizione delle responsabilità • risorse economiche ed umane

8. Attività* • Trasferimento • Gestione dei depositi • Movimentazione • Selezione

9. Strumenti* • Elenchi di trasferimento • Topografico • Programma per la movimentazione • Piano di conservazione integrato con il sistema di classificazione

10. Condizioni ambientali* • Per gli archivi cartacei • posizione geografica e infrastrutture di trasporti • locali adeguati per spazio e attrezzatura (es. locali blindati, locali depositi temporanei per interventi di ricognizione, riordinamento e scarto, sala di consultazione) • previsione circa il ritmo di accumulazione • efficienza nell’organizzazione dei locali • temperatura (15-18) e umidità (30%-60%) • misure di sicurezza, antincendio e antifurto, misure contro i rischi biologici e le calamità naturali • considerare che i fattori possono variare in considerazione della tipologia del supporto • Sono necessarie le disinfestazioni periodiche

11. Modelli* • Si riconoscono modelli diversi per la gestione dei documenti semiattivi, in base al ruolo dell’amministrazione archivistica e alla prevalenza della funzione: • economica (controllo fisico e risparmio di risorse: conservare i documenti meno utili in luoghi dedicati che rispondono a criteri pratici: spazio a costi minori in zone periferiche) • funzionale-archivistica (corretta conservazione del materiale e controllo intellettuale oltre che fisico della documentazione) • Archivio di deposito (modello italiano) • Record center (modello anglosassone) • Archivio intermedio o prearchivio (modello francese e spagnolo)

12. Il modello italiano* • I soggetti produttori conservano i documenti semiattivi nella loro responsabilità (per tutto il periodo in cui i documenti non sono più attivi: 40 anni dall’esaurimento della pratica secondo la normativa nazionale) • Il modello italiano si basa su valutazioni non solo economiche, ma piuttosto di natura giuridica e archivistica • E’ un modello integrato basato sulla responsabilità del soggetto produttore e sul potere di controllo dell’amministrazione archivistica nel settore pubblico e per gli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico

13. Obiettivi dell’archivio di deposito* • Sgombrare i locali dei soggetti produttori dai documenti semiattivi • Garantire condizioni fisiche adeguate alle operazioni di valutazione • Permettere la consultazione dei documenti da parte dei soggetti produttori • Consentire un intervento di conservazione più efficace e meno costoso (concentrazione) • Il sistema non prevedeva funzioni di gestione documentaria da parte dei missionaires, ma solo controllo dei versamenti • Il sistema è entrato in crisi per l’assenza di strategie e strumenti, per la conservazione di una produzione documentaria abnorme che richiedeva una doppia movimentazione, per l’esaurimento degli spazi fisici; è stata recentemente introdotta una modifica significativa: i soggetti produttori attivano archivi di deposito per i documenti destinati allo scarto e inviano a Fontainebleau solo le serie destinate alla conservazione permanente.

14. Outsourcing* • Si tratta di una nozione maturata nella cultura aziendalistica; individua il fenomeno di esternalizzazione di attività di impresa, di enti pubblici, di società che normalmente sono svolte all’interno dell’istituzione di riferimento. • sviluppato soprattutto nel settore privato e degli enti pubblici • in Italia è un fenomeno recente

15. Outsourcing* • La normativa 626/94 sulla sicurezza sui posti di lavoro ha contribuito allo sviluppo dell’affidamento dei servizi di gestione della documentazione all’esterno soprattutto per masse documentarie la cui conservazione e tenuta diretta comporta costi eccessivi per il soggetto produttore

16. Outsourcing* • Sono numerose le problematiche di natura giuridica suscitate dall’affidamento a privati dei servizi archivistici di istituzioni pubbliche • i confini della delegabilità • il regime di compatibilità con le funzioni attribuite ai soggetti pubblici • i documenti come fonte per la certezza del diritto per i cittadini • 241/90 • 675/96, poi 196/2003

17. I confini della delegabilità • From: "Luca Milani" <luca.milani@avepa.it> • Date: Tue, 22 May 2007 15:25:57 +0200 Buongiorno a tutti! Sono il responsabile del protocollo dell'Agenzia veneta per i pagamenti in agricoltura (<http://www.avepa.it>www.avepa.it) e vorrei sottoporvi un quesito relativo alla detenzione di documenti originali (=registrati) dell'amministrazione da parte di terzi. Una parte dell'attività amministrativa dell'Agenzia è infatti delegata a soggetti privati, i Centri Autorizzati di Assistenza Agricola (CAA), con i quali abbiamo stipulato apposite convenzioni e che agiscono pertanto in qualità di incaricati di pubblico servizio. I CAA gestiscono la fase di ricevibilità delle domande di contributo e gestiscono il fascicolo del produttore nel quale devono essere inseriti tutti i documenti originali relativi a stati, fatti e qualità dell'azienda. I produttori agricoli consegnano i documenti originali ai CAA, i quali provvedono a registrarli (anche se non operando direttamente sul registro di protocollo informatico di AVEPA) e a conservarli nel fascicolo aziendale del produttore. Avrete capito che, di fatto, i CAA detengono una parte dell'archivio di AVEPA... Per quanto io richiami l'attenzione dei miei colleghi sulla necessità di preservare l'integrità del nostro archivio, il sistema creato fin dal momento della nascita dell'agenzia (2002) funziona così e onestamente è pressoché impensabile rivoluzionarlo. E' plausibile sostenere che i documenti "risiedono" presso il terzo incaricato di pubblico servizio ancorché siano di proprietà dell'Agenzia? Vi ringrazio per l'attenzione, buona giornata! Luca Milani

18. La risposta… • From: "Rosa Lucia Romano" <rosalucia.romano@unina2.it> • Date: Wed, 23 May 2007 10:45:33 +0200 Caro Collega, sono d'accordo con te. Nel momento in cui un ente delega a qualcun altro la gestione di "uno o più procedimenti amministrativi" è necessario che la convenzione preveda anche la restituzione all'ente degli archivi originali prodotti (dopo la chiusura della pratica, a fine anno, ogni cinque anni,e tc.). Ovvero dovrebbero valere le medesime regole fissate già per gli Uffici dell'ente per il trasferimento degli archivi correnti all'archivio di deposito. Se esiste un regolamento sulla gestione degli archivi e tu sei anche il responsabile dell'archivio di deposito, puoi richiederne ufficialmente la restituzione. Rosa Lucia Romano _____________________ dott.ssa Rosa Lucia Romano Seconda Università di Napoli Ufficio per la Gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Piazza Miraglia - 80138 Napoli Tel. 081- 5666482; Fax 081 5666433 rosalucia.romano@unina2.it

19. Outsourcing* • Per valutare l’utilità del ricorso all’outsourcing nel campo della gestione documentaria bisogna aver ben chiaro quale è il ruolo svolto dall’archivio all’interno di un’organizzazione e quali sono i rischi: • L’archivio è un servizio ad alta centralità organizzativa con utenti esterni ed interni • Non si deve sottovalutare la funzione di memoria storica (testo unico tutela beni culturali dlgs 490/1999) • E’ rischioso affidare la gestione di tutto l’archivio • E’ ragionevole affidare alcune fasi dell’archiviazione, quale quella di deposito e storico

20. Outsourcing* • I parametri che devono guidare la scelta per individuare un contraente privato in grado di assicurare l’adempimento di obblighi relativi alla conservazione, tenuta, accesso, sicurezza sono: • requisiti di qualità in merito soprattutto alle funzioni archivistiche • specializzazione del personale • tecnologie applicate