SAP Präsentation für den DA am 30. Oktober 2003

1. SAP Präsentation für den DA am 30. Oktober 2003

2. Änderungen UOG 75 • Ministerium zentral (Anlagen, Berufungen) • Mitbestimmung • Rektor für Repräsentation

3. Änderungen UOG 93 • 1999 implementiert (fast 7 Jahre) • Änderung der Organisationsstruktur • viele Gremien • Senat für Strategische Entscheidungen • Rektor = monokratisches Organ

4. Änderungen UOG 2002 Implementierungszeit 2 Jahre neue Aufbau und Ablauforganisation • Uni Rat für Strategische Entscheidung • Rektorat für operative Umsetzung • Entscheidung und Verantwortung • Ende der Teilrechtsfähigkeit • Neues Dienstrecht • Neues Rechnungswesen (Doppik) • Autonomie -> Chancen und Risiken • Neue Rechtsform -> Konkursrisiko • Neues Software System SAP zur Umsetzung

5. Was ist SAP ? SAP ist ein betriebswirtschaftliches Programm, das folgende Funktionen umfasst • Bestellungen / Beschaffungen • Anlagen- und Lager- Verwaltung • Buchhaltung inkl. Erstellung des Jahresabschlusses für HGB Bilanz • Controlling = Budgetierung, Kostenrechnung, Berichtswesen • Finanzplanung = Liquiditätssteuerung • Personalverrechnung (inkl. Verwaltung und Kostenplanung)

6. Wie kam es dazu ? • „freiwillige“ Zustimmung der Vizerektoren für Budget (an Bedingungen geknüpft) Einhaltung überwacht der Österreichweite Lenkungsausschuss • Nachfolgeprojekt von SAP HV (= kamerale System des Bundes), weil Unis im Rahmen der Autonomie die Doppik einführen müssen • keine Alternative

7. Was kommt ? die 3 SAP Systeme • SAP Uni.Verse • SAP Uni.Pers • SAP PM

8. SAP Uni.Verse = Budget, Buchhaltung, Beschaffung, Berichtswesen • ab 1.1.2004 • 3 Mio € pro Jahr Betriebskosten für alle Unis in Österreich • 5 Jahre Bindung mit dem BRZ • das System gehört der Uni • Bei Beendigung sind die Transportkosten und evtl. Hardwarekosten an das BRZ zu zahlen

9. SAP Uni.Pers = Personal- Verwaltung, Verrechnung und Kostenplanung • ab 1.1.2005 • 3,22 € (vom BM:BWK für alle unbefristeten Nicht Beamten) + Index (wird nicht gedeckt) pro Monat pro Abrechnungsfall ab 2002 • für alle Nicht Beamten (= VB´s, ProjektmitarbeiterInnen …) • 5 Jahre Bindung mit dem BRZ • Bei Beendigung ???

10. SAP PM = Personal- Verwaltung und Verrechnung für das Amt der Beamten • Kosten zur Gänze vom BM:BWK getragen (?) • unbefristet

11. Vorteile von SAP • ein integriertes System für alle betriebswirtschaftlichen Funktionen der Uni • Abfrage und Auswertungsmöglichkeiten • gemeinsames Österreichweites Vorgehen (Master; Customizing…) • besseres Berichtswesen (für Arbeitsgruppen bis zur Belegsbuchung) • Instrument zur Abwicklung der Anforderungen der Autonomie • Barcode System für Anlagen • Download in Excel (Berichte…) • Dokumentation • Historie (wer hat wann was gemacht)

12. Nachteile von SAP • komplex • teuer • in Teilbereichen Zustimmung von bis zu 21 Unis notwendig • Kostenersparnisse mit BRZ nicht möglich • nützliche Teile fehlen (SAP BW SEM)

13. Umsetzung an der Uni Salzburg Strategische Organ = Lenkungsausschuss • Rektor • UD die operative Umsetzung SAP Projektteam

14. SAP Modul MM = Materialmanagement • Bestellungen, Beschaffungen, Lagerwirtschaft (Büromaterial) • Beispiele: Bestellungen der Fachbereiche, Beschaffung von Büromaterial aus dem Lager • Werner Badstuber • Georg Schlager

15. SAP Modul SD = Sales & Distribution • Erstellung von Ausgangsrechnungen • Beispiele: Raumvermietung • Georg Schlager • Werner Badstuber

16. SAP Modul FI = Financial • Finanz- Buchhaltung (= Doppik) • Beispiele: vollständige, rechtzeitige und richtige Erfassung aller Eingangsrechnungen; Wartung von finanziellen Kreditorenstammsätzen (= Lieferanten) • Johann Gassner • Karl Rarej • Ulrike Schumi

17. SAP Modul FI AA= Financial Asset Accounting • Anlagen- Buchhaltung • Beispiele: Barcode System • Karl Rarej • Ulrike Schumi

18. SAP Modul CO = Controlling • Budgetplanung und Überwachung • Kostenrechnung • Beispiele: Budgetplanung gemäß Leistungsvereinbarungen; Ermittlung der Kosten einer Studienrichtung, Abwicklung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung • Christine Wimmer Gaibinger • Doris Strasser • Stefan Bohuny

19. SAP Modul FM = Fonds Management • Budgetüberwachung der Ausgaben und Einnahmen • Christine Wimmer Gaibinger • Doris Strasser • Gerhard Schiller • Stefan Bohuny

20. SAP Modul BW = Business Warehouse • Abfragen quer über alle Module & NON SAP Systeme • Beispiele: Verbindung mit FoDok • Christine Wimmer Gaibinger • Doris Strasser • Stefan Bohuny

21. Technische Aspekte • Franz Maier Hardware, Schnittstellen • Karl Baier Applikationen, Berechtigungen • unterstützt durch • Bernhard Kubatta • und Michael Paul

22. Grundsatz Entscheidungen • Budgetierung von Uni Leitung auf Fachbereichsebene • Budgetverwaltung auf Projektebene und Arbeitsgruppenebene (Innenauftrag) • Zentraler Rechnungseingang (unter Wahrung der Informationen für die betreffenden Einrichtungen) -> gem. System d. Unis ? • Dezentrale Beschaffung in den Fachbereichen • Forcierung eines Strategischen Einkaufes • Literaturbeschaffungen über Aleph -> Schnittstelle in das SAP

23. generell: • Problem der Organisationsstruktur • –> wen schulen ? • –> Lizenzen • Nachfrist für SAP Implementierung: 2004 kann das SAP System noch auf Kosten des BM:BWK einer neuen Uni Struktur angepasst werden • Verlust an Genauigkeit • Change Management fraglich

24. bisher angemeldete User • 12 Professional User (HFA, Controlling) für Finanzmodule • 99 Limited User (große Arbeitsgruppen; Fachbereiche, Schwerpunkte) für Beschaffung • 101 Berichtsuser (Institute; § 26 und 27 Projekte) f. Projekt bzw. Budgetüberwachung • Vorlage an das Rektorat -> Zustimmung (nach Vorlage User Definition von SAP) • die Anzahl der Lizenzen geht sich aus mit dem vom BM:BWK zur Verfügung gestelltem Budget und ermöglicht theoretisch autonome DLE´s bzw. Fakultäten • Entscheidend ist Rollenberechtigung -> Berechtigungskonzept

25. Situation an anderen Unis • meisten Unis stark zentral • Linz möchte SAP zur Gänze selbst betreiben einen eigenen Workflow implementieren, in dem es ganz einfach ist, ohne Kenntnisse der jeweiligen Programme, die Zeitanmeldung, Beschaffungen, Urlaubsmeldungen etc. durchzuführen -> Anfrage an UD Schmied • Innsbruck ermöglicht im Rahmen des VIB dezentrale Bestellmöglichkeiten für die MitarbeiterInnen • eventuell gemeinsamer SAP Rechenverbund im Westverbund in 6 Jahren

26. konkrete Auswirkungen durch die Autonomie auf die Fachbereiche ->SAP Unterstützung • Berichtswesen • § 26 und 27 Projekte • Beschaffungswesen

27. Berichtswesen Internet Berichtsuser (Fachbereichs- Projekt Leiter, Sekretariate) • weltweit Berichte abrufen (Budgetstand…) • besondere Situation Literatur - Aleph • Drill Down Funktion (bis auf die Rechnungsebene = Buchung) • FM Modul (reine Finanzsicht) aus dem ersichtlich ist • Budgetzuweisung für den Sachaufwand • - bisher verbrauchte Mittel • = Verfügungsrest • Kostenbericht aus CO Modul (Summe aller Kosten der Kostenstelle) • eventuell Westverbundlösung möglich (würde Berichtsuser Lizenzen unnötig machen), aber keine Kostenersparnis

28. § 26 und 27 Projekte • Abwicklung - Motivation, einfach • Vorlage FWF Regelung als Referenz • Arbeitsgruppe unter VR Duschl -> Konzept wird vorgelegt (EU, Kostenersatz, autonom.) • Überführung der Konten, Sparbücher –> Uni Leitung = treuhändische Verwaltung • Entscheidung virtuelle – reale Konten • Haftung – Folgekosten – Dienstverhältnisse (Personalübernahme -> Angestellte der Uni)

29. Änderungen durch UG 2002 • der gesamte Personalaufwand (§ 26 und 27) wird zentral abgerechnet (MUSS) • der § 27 Sachaufwand wird zentral abgerechnet (MUSS) • der § 26 Sachaufwand ??? • verringerte Bank- Kontenanzahl (nur mehr eines ???) Entscheidung: SAP Konten vs. Banksubkonten mit Cash Pooling

30. Beschaffungswesen ( 99 Limited User - 2 pro Fachbereich; Schwerpunkte) • Ablauforganisation: Klärung: wer bestellt was ? -> Strategische Beschaffung ? • 2 Möglichkeiten: innerhalb bzw. außerhalb SAP • wir müssen alle Außenstände für den Jahresabschluss kennen (Verbindlichkeiten / Forderungen Literatur, Material, UL Gebühren…); Kalenderjahr • alle Bücher über die UB bzw. Aleph (Konditionen…) ? • (wiss. Literatur ist auf 5 Jahre abzuschreiben, she. Durchführungsbestimmung zur RL VO; Festwert) • vorgegebene Lieferantenstammdaten • Internetlösung wäre vorhanden (einfach aber eingeschränkt) • Büromateriallager fix • Chemikalien Lager ??? • normierte Rechnungserstellung über das SD Modul

31. Schulung für das Beschaffungswesen • Pilot Schulung für Romanistik und Psychologie • zusätzliche gestaffelte Schulungen und Anbindung der Fachbereiche • Erstellung von Schulungsunterlagen?

32. Schulungen e-learning • Einführung in SAP R3 (SAP GUI) • FM Berichte • CO Berichte • MM SD Light • FI AA

33. Transparenz • Rektor • Dokumentation • Change Management (mit DA, Prof. …) • Vorträge bei Fakultäten, DA…

34. weitere Vorgangsweise • Sammlung von Fragen (an Stefan Bohuny senden) • Erstellen des Schulungsplanes (wenn Organisationsstruktur und Zuständigkeit klar) • endgültige Festlegung der Lizenzen

35. Vielen Dank für die Aufmerksamkeit

36. ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? Fragen ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?