Kuntaliitokset ja koulujen lakkautukset hallinto-ohjelmien näkökulmasta

1. Kuntaliitokset ja koulujen lakkautukset hallinto-ohjelmien näkökulmasta

2. Kuntaliitos Haukipudas, Kiiminki, Oulu, Oulunsalo ja Yli-Ii • Kuntaliitos 1.1.2013 Uusi Oulu • Opetuksen järjestämisvelvoite 1.8.2012 alkaen Oulun kaupungille • -> oppilashallintojärjestelmät yhdistettiin kesällä 2012

3. Oppilasmäärät ja koulut 20.9.2012

4. Oppilashallintojärjestelmät • Oppilashallintojärjestelmänä Primus • Työjärjestysohjelmina Kurre6, Kurre7 ja Untis • Kodin- ja koulun välisen viestinnän ja poissaolojen sekä tuntikäyttäytymisen merkitsemisen välineenä käytettiin vaihtelevasti koulu ja kuntakohtaisesti Wilmaa, Helmeä, sähköpostia tai perinteistä vihkoa ja päiväkirjaa

5. Oulussa ja Kiimingissä peruskoulut ja lukio olivat eri multiprimuskannoissa • Oulunsalossa ja Haukiputaalla peruskoulu ja lukio samoissa multiprimuskannoissa • Yli-Iin koulut siirrettiin Oulun kaupungin multiprimukseen jo syksyllä 2011

6. Oppilashallintojärjestelmän kilpailutus kuntaliitokseen liittyen • Vaikkakin liittyvien kuntien koulut käyttivät oppilashallintojärjestelmänä Primusta oli kunnilla ja oppilaitoksilla käytössä myös muiden ohjelmatoimittajien järjestelmiä eri tarpeisiin • Kesällä 2011 käynnistettiin työryhmä, jonka tehtävänä oli selvittää oppilashallinto-ohjelma kilpailutus ja samalla tehtiin oppilashallinto järjestelmästä kattava vaatimusmäärittely • Selvitystyön tuloksena järjestelmää ei kilpailutettu ja päätettiin, että käytössä olevalla oppilashallinto järjestelmällä jatketaan kuntaliitoksen jälkeen

7. Demoyhdistäminen • Valmistautuminen harmonisointiin aloitettiin jo syksyllä 2011 • Starsoft teki koeyhdistämisen Haukiputaan, Kiimingin, Oulunsalon ja Oulun kannoista lokakuussa 2011

8. Demoyhdistämisen tuloksena saatiin tarkemmat ongelmat selville esim. • Käyttäjäryhmiä päällekkäisillä oikeuksilla • Opiskelijoilta puuttui opiskelijalajit • Samannimisiä arvosanoja eri merkityksillä • Kurssilyhenteiden ja opetussuunnitelmien eroavaisuudet • Ongelmat selkeytyivät, mutta muutoin ajanpuutteen vuoksi yhdistettyä demokantaa ei ehditty tarkastella tarpeeksi • Tärkein merkitys demoyhdistämisellä olikin juuri löytää kaikki hankalimmat tulossa olevat ongelmat ja pohtia niihin ratkaisuvaihtoehdot

9. Varsinainen yhdistäminen • Varsinainen peruskoulujen primuskantojen yhdistäminen tehtiin kesäkuun 2012 lopulla • Lukiot jatkoivat toimintaa kunnissa omalla primusohjelmalla kunnes yhteishakuun liittyvä lukioon ilmoittautumisaika oli päättynyt • Lukioiden yhdistäminen tehtiin heinäkuussa 2012 • Yhdistämisen aikana järjestelmien käytössä oli noin kahden vuorokauden käyttökatko • Yhdistäminen tehtiin kesälomien aikaan, jolloin käyttäjiä järjestelmillä oli mahdollisimman vähän

10. Primus ohjelmien harmonisoinnissa yhtenäistettäviä tietoja • Kenttäasettelut • Arvosanamääritykset • Päätöskoodit • Kurssityypit • Kurssilyhenteet • Käyttäjäryhmät/oikeudet • Opiskelijalajit • Tuntimerkinnät ja poissaololuokitukset

11. Uuden Oulun perusopetuksen tuntijako • Lukuvuoden 2012-2013 alusta alkaen harmonisoitiin Uuden Oulun perusopetuksen tuntijako Oulun mukaiseksi • Primuksen osalta päädyttiin siihen ratkaisuun, että tehtiin Uuden Oulun yhteiset perusopetuksen kurssit, yhteisiin kursseihin määriteltiin uusi yhteinen tuntijako • Yhteisistä kursseista rakennettiin koko kunnan yhteiset alaluokkien sekä yläluokkien opetussuunnitelmat • Koska oppilailla tuli toteutua opetussuunnitelman mukainen koko perusopetuksen tuntimäärä otettiin uusi opetussuunnitelma oppilailla käyttöön ikäluokka kerrallaan alkaen lv 2012-2013 1. ja 7. lk oppilaista

12. Toinen syy miksi uudet yhteiset opetussuunnitelmat otettiin käyttöön ikäluokka kerrallaan oli sanallisen arvioinnin erilaisuus liittyvissä kunnissa • Muiden kuin 1. ja 7. luokka-asteiden oppilaat jatkoivat perusopetuksen koko alaluokkien tai yläluokkien loppuun oman oppilaitoksen (kunnan) kursseilla ja opetussuunnitelmilla • Näillä oppilailla oppilaitokset itse huolehtivat, että oppilaiden tuntimäärä on Uuden Oulun tuntijaon mukainen ja samalla perusopetuksen minimituntimäärä toteutuu oppilailla • Lukuvuonna 2014-2015 yläluokat ovat kokonaisuudessaan ja alaluokista 1-3 lkyhteisen opsin ja kurssien käyttäjiä

13. Kurssityypit, kurssilyhenteet • Starsoft harmonisoi kurssityypit yhdistämisen yhteydessä • Kurssilyhenteiden harmonisointi jätettiin tekemättä koska päädyimme uusien yhteisten kurssien tekemiseen ja niihin siirtymiseen vaiheittain

14. Kenttäasettelut • Otettiin kuvakaappaukset jokaisen kunnan primuksen eri rekisterien välilehdistä • Käytiin lävitse etukäteen kenttiä, jotka puuttuivat asettelut koulusta ja lisättiin ne jo ennen yhdistämistä kenttäasetteluihin • Silti jäi joitain kenttiä vielä piiloon, ja tämä johti joissain määrin tiedon väärinkäsityksiin jälkikäteen • Esimerkiksi eräässä kunnassa opettajien tietoja oli sellaisissa kentissä, joita ei oltu huomattu ottaa esille ja tiedot jäivät opettajatietolomakkeelta pois. Onneksi Starsoftilla oli vielä mahdollisuus tarkastella yhdistettyjen kantojen varmuuskopioita • Yhdistämisen jälkeen yksi kenttäasettelut koulu käytössä, muut arkistoitiin

15. Arvosanamääritykset • Arvosana H –kirjain oli toisilla kunnilla merkityksessä hylätty ja toisilla hyväksytty • Arvosana S oli joko suoritettu, hyväksytty, hyväksytysti suoritettu tai sanallinen arvio • Arvosana A oli merkityksissä aloittanut, arviointikeskustelu, sanallinen arvio • Arvosanojen muutos on haasteellista koska olemassa olevaa arviointia ei saa muuttaa eikä siten arvosanan merkitystä voi muuttaa • Harmonisoitiin siten, että kaikilla H – hyväksytty ja h –hylätty • Arvosanan nimeä voi kuitenkin muuttaa jos arvosanan merkitys ei muutu

16. Sanallisen arvioinnin asteikko • Sanallisen arvioinnin asteikko oli kaikista hankalin koska esimerkiksi numero 1 tarkoitti kaikilla neljällä kunnalla eri asiaa (hyvin, välttävästi, erittäin hyvin ja tarvitset lisäharjoitusta) • Päädyttiin siihen, että sanallisen arvioinnin arvosanoja ei harmonisoida, vaan jokainen jatkaa ikäluokan loppuun kunnan omalla olemassa olevalla arviointimallilla

17. Uuden tuntijaon, yhteisen opsin myötä tehtiin uusi sanallinen arviointiasteikko, joka otettiin käyttöön luokka-asteittain samassa tahdissa uuden yhteisen opsin kanssa • Tällä hetkellä Oulussa on käytössä Uusi yhteinen Uuden Oulun sanallinen arviointimalli 1-2 luokilla sekä kuntakohtaiset sanallisen arvioinnin asteikot ja mallit, jotka ovat nyt tänä lukuvuonna käytössä vielä 3-4 luokilla • 5. ja 6. luokkien oppilaille siirryttiin antamaan kaikille numeroarviointi myös käytöksessä • Tähän ratkaisuun päädyttiin koska olisi ollut liian työlästä ja ennen kaikkea riskialtista lähteä harmonisoimaan kaikki sanallisen arvioinnin aiheet ja arvosanat.

18. Esimerkiksi

19. Todistukset • Kuntakohtaisten arviointiasteikkojen mukana kuljettaminen aiheuttaa sen, että edelleen ylläpidetään kuntakohtaisia todistuspohjia • Toinen vaihtoehto olisi ollut että olisi kerralla siirrytty kaikki yhteisten kurssien ja opsien käyttäjiksi ja samalla vaihdettu yhteiseen arviointimalliin 1-4 luokilla • Tällöin oppilaiden aikaisempia arviointeja ei olisi siirretty kursseille vaan ne olisi jätetty roikkumaan ns. ”hännäksi” • Kentällä nyt käytössä oleva toimintamalli on toivotumpi

20. Päätöskoodit • Käytiin lävitse että virastonpäätöskoodeissa ja koulun päätöskoodeissa oli vain tarvittavat päätöskoodit loput arkistoitiin Opiskelijalajit • Opiskelijalajit yhtenäistettiin ja varmistettiin että jokaisella oppilaalla opiskelijalaji

21. Käyttäjäryhmät ja käyttäjäoikeudet • Peruskouluissa luokanopettajille ei tehdä enää Primustunnuksia, opettajat ohjattiin käyttämään Wilmaa • Yhdistämisen jälkeen lähes kaikki opettajien Primus tunnukset poistettiin • Opettajaryhmät, ketkä edelleen peruskoulussa käyttävät osin Primusta ovat erityisopettajat, opinto-ohjaajat ja Wilma yhdysopettajat (opettajia ketkä ovat huoltajien ensikäden tuki Wilma ongelmissa) • Lukiossa Primus tunnuksia on opettajilla edelleen tarpeen mukaisesti

22. Kun peruskoulun opettajilta (muilta kuin opinto-ohjaajilta ja erityisopettajilta) poistettiin Primus tunnukset tehtiin samalla linjaus perusopetuksen opettajien Wilman käytön laajentamiseksi • Yhdistämisen jälkeen peruskoulun opettajien laajat oikeudet Wilmassa poistettiin • Lukioiden opettajien Wilman laajat oikeudet on saatu poistettua nyt myöhemmin, mutta asia eteni myönteiseen suuntaan pikkuhiljaa • Käyttäjäoikeuksien karsiminen on joskus vaikea tehtävä koska tällöin rajoitetaan käyttäjän toimintaa järjestelmässä

23. Käyttäjäoikeuksien läpikäyminen • Eri kunnissa on ollut omia käytäntöjä käyttäjäoikeuksien antamisessa eri käyttäjäryhmille • Useassa tapauksessa oli totuttu siihen, että kaikki näkee kaikki • Oulussa lukioiden opiskelijoilla mahdollisuus valita kursseja kaikista kunnan lukioista, joten yksi opiskelija voi olla usean eri lukion opiskelija • Jos opettajalla on oikeus Wilmassa nähdä kaikkien opiskelijoiden tiedot näkee hän tällöin myös opiskelijan tiedot joka suorittaa kyseisessä lukiossa yhden kurssin mutta ei ole varsinaisesti lukion opiskelija • Opettaja saa nähdä vain niiden oppilaiden /opiskelijoiden tiedot ketä hän opettaa

24. Peruskoulun Primuksesta poistettiin kouluilta oikeus antaa Primuksen käyttäjätunnuksia • Hallinnon primusoikeuksista poistettiin oikeus nähdä kaikki kentät. Oikeudet opiskelija ja opettajarekistereihin annetaan kenttäkohtaisesti • Tämä on työlästä mutta tietoturvallisempaa kuin sallia kaikki oikeudet • Koulut itse antavat henkilökunnan Wilma tunnukset, siihen heillä on yhtenevät ohjeet mitä oikeuksia kenellekin ammattiryhmälle annetaan • Oikeuksien oikeellisuus tarkistetaan aika-ajoin pääkäyttäjien toimesta

25. Tuntimerkintöjen ja poissaolojen luokitukset • Yhdistämisen jälkeen etenkin tuntimerkintöjen luokitus -rekisteri paisui erittäin kirjavaksi • Rekisterit käytiin lävitse ja otettiin käyttöön luokitukset, jotka soveltuvat kunnan kaikille kouluille, koulukohtaisia luokituksia ei sallita • Erittäin paljon luokituksia arkistoitiin, jotta tuntimerkintöjen luokitus olisi selkeä

26. Koulujen yhdistämiset ja lakkautukset • Kunnissa yhdistetyt koulut olivat Primuksessa vielä omina erillisinä yksikköinä • Harmonisointia ennen tai sen yhteydessä ei lähdetty tekemään ylimääräistä työtä näiden koulujen osalta vaan koulut jatkoivat erillisinä Primuksessa • Oppilaitosten yhdistäminen primuksessa tehtiin pääosin vasta seuraavana kesänä

27. Muuta • Uudet Wilma osoitteet tiedotetaan hyvissä ajoin kuntiin vanhemmille, jotta kirjautuminen onnistuu kun koulu alkaa • Varmistetaan, että yhdistyneiden kuntien hallinto pääsee kirjautumaan yhdistettyyn primukseen • eri verkkoratkaisut tähän Oulussa oli alussa VDI jonka kautta yhdistetyt kunnat käyttivät kaikkia hallinto-ohjelmia, nyt ei enää käytössä • Pitkin lukuvuotta 2012-2013 löytyi useita tuplaoppilaskortteja, sama oppilas oli vähintään kahden eri oppilaitoksen oppilas

28. Projektisuunnitelma harmonisoinnista, suunnitelmalla johdon hyväksyntä ja seuranta • pääkäyttäjä tehtävien laajentaminen koskemaan koko uutta kuntaa • Yhteisessä järjestelmässä toimitaan yhteisillä toimintamalleilla, kaikilla samat ohjeet ja säännöt • Koulutus • Käyttäjien kuuleminen