COPERNIC Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux

1. COPERNICDirection & Contrôle dans les Services publics fédéraux IRG Belgium, Congrès 24 novembre 2000 Bruxelles, Radisson SAS Hotel Marc Van Hemelrijck Tom Auwers Cabinet du Ministre de la Fonction publique et de la Modernisation de l’Administration Luc Van den Bossche

2. Contenu • Gestion & Contrôle et Copernic • Propositions du groupe de travail Cycle de contrôle • Nouveau cycle budgétaire • Rôle d’évaluation de l’Inspection des Finances • Audit interne • Contrôle interne Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 2/31

3. Copernic: 5 programmes de modernisation radicale Nouvel organigramme Introduction d ’un système de mandats Redéfinition du cycle de contrôle budgétaire Introduction d ’une politique MRH Introduction d ’une politique de communication Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 3/31

4. Objectif de Copernic Responsabilisation des SPF • les SPF doivent pouvoir opérer un management intégral • le SPF opére comme unité distincte avec une large autonomie en matière de décisions opérationnelles • chaque SPF doit aussi répondre à un minimum de normes et à des devoirs en matière de justification et de reporting. • les SPF doivent mettre en place un système de contrôle interne • les SPF doivent développer les instruments et données nécessaires Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 4/31

5. Thèse 1 La responsabilisation avait peu de sens dans l’administration fédérale actuelle Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 5/31

6. Argumentation Les ministères fédéraux actuellement: • Déficit en termes de politique: • enchevêtrement entre politique et administratif • vision ‘Budget’: focus sur le contrôle ex ante • Déficit en termes de gestion: • capacité d’orientation limitée de la contractualisation • paquets de tâches pas homogènes • vision ‘Fonction publique’: camisole des formations du personnel • défaut d’information sur les prestations • systèmes d’information financière inadaptés • système d’évaluation inadapté Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 6/31

7. Thèse 2 La responsabilisation dans l’administration fédérale donnera lieu à une situation suboptimale Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 7/31

8. Causes de la suboptimalité Pas d’univocité quant aux mécanismes de gestion et de contrôle Vision lacunaire de la politique du personnel pour le management supérieur Pas de bonne délimitation des domaines de management Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 8/31

9. Réforme de l’administration fédérale • Une responsabilisation sensée est facilitée par la révision/l’instauration de: • une structure organisationnelle, y compris la relation entre politique et administration • un fondement légal du système des mandats • des mécanismes de contrôle et de direction adaptés Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 9/31

10. Système des mandats: principes dans le projet d’A.R.  Nombre de niveaux de management  Sélection  Durée  Rémunération  Engagement contractuel  Annexes au contrat  Engagements annuels  Evaluation  Appréciation finale Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 10/31

11. Responsabilisation: groupes de travail Copernic Groupe de travail Budget & Contrôle de la Gestion Groupe de travail Contrôle interne Groupe de travail Audit interne Consultants: Nouvelle organisation B&CG Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 11/31

12. Modernisation des instruments de contrôle et de direction Principe Le suivi et le contrôle des SPF doit s’opérer de manière adéquate, en ligne avec la responsabilisation • évolution du contrôle externe vers le contrôle interne • évolution des contrôles a priori vers les contrôles a posteriori (évaluation et audit) • garanties et stimuli pour une gestion financière minutieuse par une bonne combinaison de mesures de toutes natures Le SPF horizontal B&CG a un rôle clé dans: • la collecte de données • la fixation de directives et de normes (en concertation avec les SPF) • monitoring et étude • soutien des SPF Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 12/31

13. Modernisation des instruments de contrôle et de direction Actions Révision du cycle budgétaire Révision missions de contrôle Inspection des Finances Introduction d’une fonction d’audit interne Développement de systèmes de contrôle interne Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 13/31

14. Acteurs concernés  Ministre et conseil stratégique  Management de ligne  Inspection des Finances  SPF Budget et Contrôle de la Gestion  Direction Budget et Contrôle de la Gestion  Audit interne Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 14/31

15. Principe-cascade • Plan stratégique du ministre/conseil stratégique: • vision à 4 ans • Plan opérationnel annuel avec objectifs et prestations: • horizon à 3 ans • Budget de prestations: • budget 1 an Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 15/31

16. Nouveau cycle budgétaire (ex ante) Etablissement plan opérationnel Détermination marge budgétaire Appréciation plan opérationnel Détermination marge budgétaire législature Bilatérales techniques Approbation définitive Consolidation Bilatérales politiques Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 16/31

17. Nouveau cycle budgétaire (ex ante) Etape 0: début législature • Estimation de la marge budgétaire globale • Définition de la politique macro-budgétaire de la législature Etape 1: exercice budgétaire X-1 • Détermination de la marge budgétaire de l’année X • Composition des enveloppes par SPF Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 17/31

18. Nouveau cycle budgétaire (ex ante) Etape 2 • Etablissement du plan opérationnel dans le cadre de l’enveloppe • objectifs stratégiques et opérationnels (aussi bien la ‘routine’ que la ‘nouvelle politique’) • volumes de prestations escomptés • coûts des prestations à fournir. • Plan par mission • Déroulement sur 3 ans • Consolidation des plans opérationnels des différentes directions opérationnelles Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 18/31

19. Nouveau cycle budgétaire (ex ante) Etape 3 • Appréciation du plan opérationnel • répercussion budgétaire • caractère exécutable • caractère correct des inputs et outputs • confrontation à l’étude d’efficacité • Avis de l’IF au ministre Etape 4 • Bilatérales techniques • schéma des questions d’opportunité • solution pour les problèmes budgétaires • validation méthode de calcul entre objectifs et prestations Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 19/31

20. Nouveau cycle budgétaire (ex ante) Etape 5 • Consolidation de tous les plans opérationnels • Inventorisation des problèmes • Fixation de la méthode de calcul des problèmes transversaux Etape 6 • Bilatérales politiques • Elimination des problèmes budgétaires restants • Reconsidérations Etape 7 • Approbation résultat bilatérales au conseil des ministres • Soumission au parlement Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 20/31

21. Contrôle ex ante: introduction types de dossiers • Distinction entre dossiers de : • Type 1 • Type 2 • Type 3 • Degré de risque comme critère déterminant • Champ d’application plus limité de l’avis de suspension de l’IF Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 21/31

22. Type 3: restriction de l’avis suspensif de l’IF L’appréciation reste nécessaire en matière de Légalité Régularité Applicabilité budgétaire Opportunité Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 22/31

23. Contrôle ex nunc & ex post Ex-nunc • fonction horizontale de clignotant Ex-post • accent sur la fonction d’audit interne • examens ad hoc par l’IF • évaluation du rapport annuel du SPF par l’IF • IF dans le comité d’audit Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 23/31

24. Cellule stratégique DG DG DG Position de la fonction d’audit interne Conseil des Ministres Ministre Secretariat personnel Conseil stratégique Comité d’audit Président : Ministre Service Audit interne Président Comité de Direction Direction Personnel & Organisation Direction Budget & Contrôle Gestion Secrétariat général et Services logistiques Direction ICT Directions opérationnelles Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 24/31

25. Tâches de la fonction d’audit interne • Apprécier l’efficacité et l’efficience du système de contrôle interne au sein d’un SPF. • Examiner le fonctionnement et l’efficacité du système de qualité au sein d’un SPF. • Contribuer au développement du Control Self Assessment (CSA) au sein du SPF • Missions spécifiques Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 25/31

26. Reporting au départ de la fonction d’audit interne • Rapport détaillé confidentiel • chef de service concerné; • chef de la direction opérationnelle; • président du comité de direction; • comité d’audit. • Rapport de synthèse • ministre; • comité de direction; • comité d’audit. • Suivi de l’implémentation des recommandations • chef de la direction opérationnelle; • président du comité de direction; • comité d’audit. Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 26/31

27. Missions du comité d’audit • Contrôle interne • Processus d’audit • Information financière Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 27/31

28. Principes de base du contrôle interne: passé • fortement axé sur cycle budgétaire/comptabilité • objectif = légitimité • basé sur la supervision et la vérification • tolérance-zéro • certitude absolue Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 28/31

29. Principes de base du contrôle interne: avenir Risques de face Entreprenant Légitimité Efficience Sécurité juridique Effectivité Egalité juridique Economie Contrôle interne = l’atteinte des du SPF Objectifs Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 29/31

30. Principes de base du contrôle interne Le contrôle interne est un processus continu imbriqué dans l’organisation, et non un “système supplémentaire” Le contrôle interne est l’affaire de chacun dans l’organisation Le contrôle interne donne une certitude raisonnable mais non absolue Les mesures de contrôle interne existent pour couvrir des risques et ne sont pas des objectifs en soi Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 30/31

31. Parcours d’implémentation Etape 0. Améliorer l’environnement de contrôle Etape 4 Implémenter les mesures de contrôle Etape 1 Etablir les processus . Etape 2 Identifier les objectifs Etape 3 Evaluer les risques Etape 5. Développer un système de monitoring Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 31/31

32. Conditions connexes • Développer un système interne de garantie de la qualité quant à la régularité et la légalité des dossiers d’exécution • Introduction d’un nouvel instrumentaire comptable • Assouplissement des possibilités de transfert des crédits • Parallélisme entre l’achèvement et le développement du nouvel instrumentaire de contrôle Copernic - Direction & Contrôle dans les Services publics fédéraux tom.auwers@mazfp.fgov.be 32/31