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1. REGIONE DEL VENETO ANAI – Sezione Veneto Comune di Verona – Biblioteca civica Corso L’affidamento di servizi archivistici Verona, 8 maggio 2014 Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Cristina Tommasi WEB: http://save.archivi.beniculturali.it PEC: mbac-sa-ven@mailcert.beniculturali.it

2. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati La Soprintendenza archivistica per il Veneto è una delle 19 soprintendenze attive in ogni regione quali organi periferici del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo.

3. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Compito primario delle soprintendenze archivistiche è la tutela e la vigilanza, nell'ambito della circoscrizione regionale, su una grande varietà di complessi documentari di interesse storico e precisamente tutti quelli, compresi nell'accezione di "non statali“, appartenenti a: • enti pubblici territoriali (regioni, province comuni) • enti pubblici non territoriali (es. camere di commercio, università, istituti scolastici, aziende sanitarie locali e aziende ospedaliere,agenzie delle entrate, agenzie ex fiscali, INPS, INAIL, Banca d'Italia ecc.) • privati, sia persone fisiche e famiglie, sia persone giuridiche (imprese, fondazioni, partiti politici, sindacati ecc.) dichiarati di interesse culturale di cui all'art. 13

4. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati La Soprintendenza archivistica per il Veneto vigila non solo sugli archivi storici ma anche sugli archivi di deposito e sugli archivi in formazione di enti, aziende, istituti pubblici e privati

5. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Le Soprintendenze archivistiche operano nei confronti degli enti vigilati sulla base soprattutto del d. lgs 22 gennaio 2004, n. 42 recante il Codice dei beni culturali e del paesaggio

6. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Il Codice elenca quali sono gli interventi sui beni culturali – quindi anche sugli archivi sopra elencati – che sono soggetti ad autorizzazione del Ministero

7. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati L’ art. 21 del d. lgs 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio

8. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Art. 21, comma 1 1.Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero: a) la rimozione o la demolizione, anche con successiva ricostituzione, dei beni culturali; b) lo spostamento anche temporaneo, dei beni culturali mobili, salvo quanto previsto ai commi 2 e 3; c) lo smembramento di collezioni serie e raccolte; d) lo scarto dei documenti degli archivi pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di cui all'art. 13 (...); e) il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione dell'art. 13[→ outsourcing archivistico]

9. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Art. 21, comma 2 2. Lo spostamento di beni culturali, dipendente dal mutamento di dimora o di sede del detentore, è preventivamente denunciato al soprintendente, che, entro trenta giorni dal ricevimento della denuncia, può prescrivere le misure necessarie perchè i beni non subiscano danno dal trasporto.

10. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Art. 21, comma 3 3. Lo spostamento degli archivi correnti dello Stato e degli enti ed istituti pubblici non è soggetto ad autorizzazione, ma comporta l'obbligo di comunicazione al Ministero per le finalità di cui all'art. 18.

11. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Art. 21, comma 4 4. Fuori dai casi di cui ai commi precedenti, l'esecuzione di opere e lavori di qualunque genere su beni culturali è subordinata ad autorizzazione del soprintendente [es. interventi di censimento, ordinamento, restauro, ecc.].

12. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Art. 21, comma 5 5. L'autorizzazione è resa su progetto o, qualora sufficiente, su descrizione tecnica dell'intervento, presentati dal richiedente, e può contenere prescrizioni. Se i lavori non iniziano entro cinque anni dal rilascio dell'autorizzazione, il soprintendente può dettare prescrizioni ovvero integrare o variare quelle già date in relazione al mutare delle tecniche di conservazione.

13. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati L’AFFIDAMENTO DI SERVIZI • L'OUTSOURCING ARCHIVISTICO

14. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Gli enti pubblici e privati possono affidare l’organizzazione e la gestione dei propri servizi d’archivio a società esterne specializzate nel settore (outsourcer). L’affidamento avviene sulla base di un contratto che vincola le parti e le tutela reciprocamente e nei confronti dei terzi. I singoli progetti, regolamentati tramite le clausole contrattuali, prevedono che un fornitore esterno, dotato di specifiche qualità professionali, si assuma l'incarico e la responsabilità di svolgere per un committente le attività richieste.

15. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Le procedure individuate con i termini outsourcing esternalizzazione gestione in service costituiscono operazioni attraverso cui un soggetto, pubblico o privato, chiede la collaborazione di un soggetto terzo esterno per affidargli la gestione di beni e servizi, allo scopo di migliorare e sviluppare le proprie attività ↓

16. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati ↓ La corretta gestione e conservazione del patrimonio documentario, anche su supporti diversi da quello tradizionale cartaceo, sono indispensabili per soddisfare diversi obblighi di legge: si pensi alle norme in materia di trasparenza amministrativa, di tutela della riservatezza dei dati personali, di adempimenti fiscali, di disciplina del lavoro, ecc.

17. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Il ricorso all'outsourcing nella gestione degli archivi correnti, di deposito e storici è un fenomeno che risale agli inizi degli anni Novanta del secolo scorso e in questo periodo ha assunto un grande rilievo, svolgendo compiti sempre più complessi e con modalità sempre più raffinate. Dai primi casi di semplice custodia, per un periodo limitato nel tempo e presso i propri magazzini, della documentazione prodotta da una istituzione, le aziende di outsourcing archivistico si sono progressivamente strutturate per offrire una sempre maggiore quantità di servizi specializzati

18. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Nel 1999 per studiare il fenomeno dell'outsourcing archivistico fu promosso un convegno a Roma con la partecipazione della Soprintendenza archivistica per il Lazio, della Direzione generale per gli Archivi, dell'ANAI e di alcune delle più importanti società del settore.

19. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Da tale convegno nacque un gruppo di lavoro con il compito di affrontare la questione in tutte le sue implicazioni, e di fornire linee guida che potessero essere, sia per gli outsourcersche per gli enti produttori, strumento per gestire una attività di così grande impatto che, se non gestita con correttezza, responsabilità e consapevolezza, potrebbe mettere a grave rischio la tutela del bene “archivio”, bene che deve essere conservato e gestito con particolari cautele in considerazione della valenza amministrativa - dato l'intrinseco, originario valore giuridico probatorio - e la valenza culturale che in esso risiedono.

20. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Quel gruppo di lavoro nel 2001 produsse un documento che, pubblicato sul sito web del'Amministrazione archivistica, ha avuto grande diffusione ed è servito da guida per molte amministrazioni e molte società di servizi

21. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati A distanza di qualche anno, nel 2006, esso è stato aggiornato, integrato (anche con un facsimile di modello di capitolato tecnico) e pubblicato nel sito della DGA, disponibile all’indirizzo <http://www.archivi.beniculturali.it/index.php/cosa-facciamo/progetti-di-tutela/gruppi-di-studio/item/565-gruppi-di-studio-%7C-loutsourcing-nei-servizi-archivistici> e offerto in edizione a stampa grazie all'AIDOC - Associazione italiana imprese gestione documenti, che riunisce le maggiori aziende del settore e che si impegna ad affermarsi come soggetto di mediazione e confronto tra tutti i soggetti coinvolti (enti, imprese, associazioni, istituzioni)

22. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Le linee guida hanno rappresentato, e ancora rappresentano, un valido aiuto non solo per gli enti, ma anche per le soprintendenze, cui il Codice dei beni culturali affida il compito di VALUTARE, AUTORIZZARE IL TRASFERIMENTO, AUTORIZZARE L'ESECUZIONE DI OPERE E LAVORI che vanno ad incidere sui beni archivistici.

23. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Nell'ambito della sua ordinaria attività di vigilanza la Soprintendenza archivistica per il Veneto ha potuto verificare sul campo quanto sia ormai diffuso l'uso che enti e istituzioni fanno dell'outsourcing archivistico, cioè dell'affidamento all'esterno di compiti specialistici ai quali non possono dedicare risorse interne.

24. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Dati statistici di soprintendenza rivelano che ancora oggi la maggior parte degli enti e delle istituzioni procede a conferimento in outsourcing non solo privo della prescritta autorizzazione ministeriale, ma senza nemmeno informare mai la soprintendenza archivistica di una risoluzione così ricca di rilevanti implicazioni che la dismissione della gestione diretta di alcuni segmenti della gestione del servizio archivistico può comportare ↓

25. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati ↓ Implicazioni che vanno attentamente analizzate, soprattutto in fase preliminare, tenendo in considerazione in particolare alcuni aspetti ↓

26. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati a) Fasi preliminari all’esternalizzazione

27. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Le pubbliche amministrazioni sono enti di governo di un territorio, soggetti pubblici e privati cui è affidata la funzione amministrativa e, in quanto tali, sono erogatori di servizi pubblici. Come enti di governo se viene esternalizzata una funzione o un servizio pubblico è necessaria una specifica disposizione legislativa di autorizzazione dell'amministrazione

28. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati →è sempre necessario valutare in primis la possibilità di mantenere la struttura interna

29. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Se si esternalizza una funzione o un servizio pubblico il fornitore si sostituisce all'ente pubblico, assumendo la gestione del servizio erogato → si separano i ruoli di gestore e controllore del servizio → si devono sviluppare competenze nella gestione del rapporto con il fornitore → si deve rafforzare la capacità di controllo da parte dell'amministrazione

30. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Gli aspetti sopra elencati possono però costituire al contempo le criticità del rapporto: l'incapacità di configurare, gestire, monitorare e valutare il rapporto contrattuale in fase preliminare può essere successivamente causa di contenzioso. Riuscire a prevedere ogni singolo aspetto e implicazione delle attività del servizio archivistico da conferire al gestore è valutazione che richiede da parte dell'affidatario un pieno controllo → sull'organizzazione preposta alla gestione degli archivi all'interno dell'ente → sugli strumenti e le procedure in uso per l'archiviazione della documentazione → su eventuali regole interne vigenti per la conservazione della documentazione → sulla quantità, le condizioni e la dislocazione degli archivi correnti, di deposito e storici → sull'esistenza di eventuali mezzi di corredo (elenchi, schede, guide, censimenti, inventari ecc.) → su programmi informatici utilizzati per le diverse attività pertinenti le diverse fasi della vita dell'archivio

31. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati ↓ L'elaborazione dei risultati ottenuti dall'analisi delle informazioni disponibili consente di progettare gli interventi da effettuare: per ciascuna delle fasi sopra elencate la Soprintendenza, se coinvolta, è in grado di offrire un supporto tecnico e legislativo alle amministrazioni.

32. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Le statistiche ci rivelano che, anche nei casi in cui la soprintendenza archivistica venga coinvolta e le siano trasmessi i contratti di conferimento, nella maggior parte dei casi il contratto è già stato sottoscritto dalle parti ed è già in fase esecutiva: troppo tardi per intervenire con osservazioni e pareri che competono alla soprintendenza, avanzati nell'esclusivo interesse dell’amministrazione, e che possono riguardare → le tipologie di servizi da affidare → le garanzie da prevedere → la sicurezza che le prestazioni devono offrire

33. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Oggi molte società del settore non si limitano all'immagazzinamento dei materiali, ma provvedono anche a → conservare e gestire nel tempo la documentazione loro affidata dalle istituzioni → curarne l'informatizzazione → curarne la riproduzione digitale → curare la preparazione dei piani di conservazione e di scarto → fornire gli elenchi per lo scarto da allegare alla richiesta di autorizzazione da presentare alla soprintendenza archivistica che deve essere presentata dall'ente committente → in alcuni casi si occupano anche del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali, curando con autonomia l'intero settore relativo al servizio archivistico di competenza dell'ente produttore, che si limita a commissionarlo, pur conservandone per legge la responsabilità che viene così condivisa con l'outsourcerstesso.

34. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati L'affidamento di servizi a soggetti terzi ed esterni all'ente non solleva infatti il soggetto produttore dalle responsabilità che l'ordinamento gli attribuisce.

35. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati L'obbligo di "garantire la sicurezza e la conservazione degli archivi di appartenenza", stabiliti dall'art. 30 dal Codice dei beni culturali e del paesaggio si traduce infatti, nella pratica ordinaria e quotidiana, nella programmazione e nella realizzazione di un insieme di attività, necessarie per la fruizione della documentazione sia a scopi amministrativi sia per la ricerca storica e scientifica

36. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati → progettare la costruzione di un deposito adeguatamente attrezzato in cui collocare le carte → sorvegliare sulla loro custodia → provvedere alla loro conservazione fisica e al loro controllo logico, → adottare - e correttamente applicare - un titolario di classificazione → tenere una rubrica dei fascicoli → elaborare un piano di conservazione e di scarto della documentazione → curare la stesura di un manuale di gestione → predisporre la stesura di mezzi di corredo che garantiscano l'accesso alla documentazione  sono tutti adempimenti di tutela diretta previsti dal legislatore e sulla realizzazione dei quali vigilano le soprintendenze archivistiche

37. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati In questi ultimi anni il quadro legislativo, profondamente modificato e più volte innovato, soprattutto per quanto riguarda la normativa relativa alla documentazione digitale o da digitalizzare, ha comportato che molti enti e istituzioni si rivolgessero alle società di servizi per affrontare i problemi relativi all'adeguamento alle norme

38. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati b) Fasi di attuazione dell’esternalizzazione

39. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati →valutazione da parte dell’ente dell’opportunità di procedere all’esternalizzazione di uno o più servizi; → eventuale preparazione di uno studio di fattibilità; → redazione di un capitolato speciale d’appalto contenente l’indicazione del tipo e della durata dei servizi da fornire e dei requisiti richiesti all’outsourcer (iscrizione alla C.C.I.A.A.; esperienza documentata nel settore; ubicazione, dimensioni e sicurezza dei depositi; conformità agli standard di qualità, quali UNI EN ISO 9001:2000 e ISO 27001:2005; professionalità impiegate; sicurezza dei sistemi informatici utilizzati; copertura assicurativa, ecc.); → individuazione dell’outsourcer; → stesura del contratto; → redazione di un progetto esecutivo, articolato in più fasi; → verifica periodica sull’esecuzione delle varie fasi del progetto.

40. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati La documentazione dovrà essere descritta, a cura di personale specializzato, in un elenco dal quale risultino • la tipologia (indicazione della serie) • l’esatta consistenza (numero di buste, registri, fascicoli, scatole ecc.) • gli estremi cronologici (almeno l'anno) e potrà essere trasferita all’outsourcersolodopo che l’ente avrà ottenuto l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica competente per territorio, ai sensi dell’art. 21, comma e) del Codice dei beni culturali e del paesaggio

41. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati In ogni caso, tutti gli interventi che costituiscano oggetto di prestazione contrattuale effettuati sulla documentazione trasferita, dovranno essere eseguiti rispettando il Codice e la restante normativa di interesse

42. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati c) Contratto di outsourcing – la forma

43. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Al fine di tutelare la documentazione le parti dovrebbero indicare nel contratto: • la quantità di documentazione da trasferire o comunque da gestire; • la descrizione, la decorrenza, la durata e il costo di ciascun servizio richiesto; • i tempi e i modi di fornitura del/i servizio/i e l’obiettivo prodotto finale da raggiungere; • gli oneri economici a carico dell’outsourcer(spese di gestione e mantenimento dei livelli di sicurezza di locali e attrezzature; trattamento economico, assistenziale e previdenziale e antinfortunistico del personale impiegato nei vari servizi; coperture assicurative per persone e cose; altre spese necessarie ,ecc.) e dell’ente appaltante (pagamento dei servizi; trattamento economico di personale proprio eventualmente impiegato nei servizi ecc.) • le responsabilità spettanti a ciascuna o ad una sola delle parti (fornitura del sistema informatico; rapporti con gli organi preposti alla vigilanza; rispetto della normativa vigente in materia di gestione e conservazione dei documenti ecc.) e l’indicazione degli incaricati unici della loro gestione; • le caratteristiche professionali del personale da impiegare e il tipo di contratto applicato dell’outsourcer;

44. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati • i tempi e i modi di fatturazione e pagamento (con l’indicazione di eventuali interessi di mora); • i tempi e i modi di attuazione di controlli da parte dell’Ente appaltante e degli organi di vigilanza; • le responsabilità per danni causati alla documentazione e/o alle persone nello svolgimento dei servizi; • la responsabilità del trattamento dei dati personali e le modalità di attuazione di tale trattamento; • le penali per l’outsourcer, nel caso di mancato rispetto dei tempi di esecuzione e della qualità dell’opera prestata; • il divieto esplicito o l’indicazione delle condizioni per eventuali concessioni in subappalto (quest’ultimo non potrà in alcun caso riguardare la conservazione dei documenti), • la durata del contratto e le modalità e i termini per il suo rinnovo; • i casi di risoluzione e recesso del contratto e le modalità di ritiro della documentazione eventualmente trasferita all’outsourcer; • il foro competente per la risoluzione di eventuali controversie.

45. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Documentazione da allegare, in quanto parte integrante del contratto: • capitolato speciale d’appalto; • progetto esecutivo con l’indicazione dettagliata dei tempi e modi di fornitura del/i servizio/i: • se l’appalto riguarda l’archivio corrente, indicare i tempi e i modi di acquisizione dei documenti; il tipo di software utilizzato per il protocollo informatico e per la gestione dei flussi documentali ecc.; • se l’appalto riguarda l’archivio di deposito, indicare i tempi e i modi (accesso controllato da intranet; stampa, invio via mail/PEC, download su PC) di risposta alle richieste di documentretrieval da parte degli uffici; i tempi e i modi (accesso tramite internet ecc.) di risposta alle richieste di accesso da parte di terzi per fini giuridico amministrativi; i tempi e i modi di attuazione delle operazioni di scarto ecc.; • se l’appalto riguarda l’archivio storico, indicare il tipo di prodotto finale (elenco analitico, inventario a stampa, inventario informatizzato, banca dati ecc.); i tempi e i modi di attuazione delle richieste di consultazione dei documenti per fini di studio ecc.; • elenco della documentazione trasferita → da allegare anche alla richiesta di autorizzazione da presentare alla Soprintendenza archivistica • certificazione di sicurezza e salubrità dei depositi in cui la documentazione sarà conservata, rilasciata dai comandi provinciali dei Vigili del Fuoco e dalle ULSS competenti →da allegare anche alla richiesta di autorizzazione da presentare alla Soprintendenza archivistica • certificazione di qualità UNI EN ISO 9001-2000 ed altre eventuali rilasciate all’outsourcer(e agli eventuali subappaltatori) dagli appositi enti certificatori; • coperture assicurative stipulate dall’outsourcer; • curricula degli operatori incaricati dall’outsourcere dagli eventuali subappaltatori (nel caso di operazioni di selezione del materiale da destinare allo scarto, di riordino e inventariazione di archivi storici è indispensabile il possesso del diploma rilasciato dalle Scuole di archivistica ,paleografia e diplomatica istituite presso gli Archivi di Stato o di altro titolo equivalente) → da allegare anche alla richiesta di approvazione da presentare alla Soprintendenza archivistica • descrizione del/i software utilizzato/i per la gestione dell’archivio corrente e di deposito e per la redazione degli strumenti di ricerca dell’archivio storico; • eventuale descrizione delle caratteristiche dei supporti utilizzati per l’archiviazione sostitutiva 

46. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati Ove i servizi richiesti non riguardino proprio la redazione o l’aggiornamento di tali strumenti, l’ente appaltante dovrebbe fornire all’outsourcer: → il manuale di gestione in uso → il titolario e il prontuario per la classificazione e la fascicolazione in uso → i piani di conservazione e prontuari da utilizzare come guida nelle operazioni di scarto

47. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati L’AFFIDAMENTO DI LAVORI 2. INCARICHI PER ORDINAMENTO E INVENTARIAZIONE

48. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati L’autorizzazione all’esecuzione di interventi di ordinamento e inventariazione su complessi archivistici deve essere richiesta dall’ente proprietario/possessore/detentore ai sensi del d. lgs 22 gennaio 2004, n. 42 art. 21 comma 4

49. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati SCHEMA DI PROGETTO DI RIORDINO E INVENTARIAZIONE ↓ DA ALLEGARE ALLA RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE ALLA SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA

50. Compiti di vigilanza della Soprintendenza sui servizi esternalizzati 1. NOTIZIE SUL PRODUTTORE  ↓ breve profilo istituzionale/biografia del produttore, corredata di indicazioni bibliografiche