Kisvállalkozások menedzsmentje 3/3 1. A termék kitalálása és pozícionálása

1. Kisvállalkozások menedzsmentje 3/3 1. A termék kitalálása és pozícionálása 2. A menedzsment feladatai - Kezdeti finanszírozás, piacteremtés és ápolás - Termelés, szolgáltatás és annak bővítése - Pénzügyi tervezés - Működtetés -- Napi gazdálkodás -- Személyi kérdések -- Telephely -- Napi időbeosztás 3. A sikeres vállalkozó jellemzői. A delegálás.

2. A napi gazdálkodás: a pénzügyi menedzsment főbb szereplői Vállalkozó/ ügyvezető A pénzügy fő szereplői Könyvelő Pénzügyes/ Gazdasági vezető Bank Könyvvizsgáló

3. Ügyvezető Ha van gazdasági igazgató, akkor feladata a stratégiai tervezés, gazdasági igazgató irányítása, ellenőrzése Ha nincs gazdasági igazgató, akkor az ügyvezető gazdasági igazgatóként is működik. Ami nem az igazi, hiszen…

4. A gazdasági igazgató feladatai: A pénzügyes és a könyvelő(cég) felügyelete Tervezés és szervezés: Éves költségvetés tervezése Téma-költségvetések tervezése a témavezetőkkel Témavezetők segítése Pénzügyes és számviteli folyamatok megszervezése, a szoftver kiválasztása és a bevezetés irányítása Gazdálkodás: Havi, heti, másnapi költségvetés tervezése Bármikor naprakész pénzügyi helyzetjelentésre kész Váratlan kifizetések elbírálása, teljesítése, átvezetése Kifizetési politika kidolgozása (pl. válság…) Kifizetések ellenőrzése és irányítása

5. Könyvelő (cég) Ő az, aki sok terhet levesz a vállunkról: • bizonylatok átvétele és feldolgozása az előírt bevallások elkészítése és határidőre történő be- vagy átadása • főkönyvi kivonat és a belső jelentések elkészítése és átadása számlák „mérlegképes” kezelése időközi jelentések összeállítása mérleg összeállítása • konzultáció pénzügyi, adójogi kérdésekben

6. Pénzügyes Számlák érkeztetése, alaki felülvizsgálata Érdemi (jogcím, jogosság) vizsgálata Költséghelyekhez rendelés Számla- és készpénz-kezelés Átutalások, előtte: gazdasági vezetőhöz Havi zárás A pénzügyes legyen független a könyvelő cégtől, ám ápoljon jó viszonyt azzal. Ne a pénzügyes ajánljon könyvelőt vagy fordítva.

7. Az ügyviteli szoftver kiválasztása és beüzemelése • Kisvállalkozásoknál, tehát 50 alkalmazottig, nem éri meg a belső könyvelés és a bérszámfejtés • A kisvállalati „házi” ügyviteli SW feladatai: • számlázás, • bevételi bizonylat készítés, • házipénztár-kezelés, • készletgazdálkodás, • vevőnyilvántartás

8. Kisebb vállalatirányítási rendszerek - Iktatás - Főkönyv - Pénzügy - Eszköznyilvántartás - Készletnyilvántartás - Bér és HR - Kontrolling (=~ eltéréselemzés) és utókalkuláció - Gyűjtőlap: http://ugyviteliszoftver.lap.hu/

9. További vállalatirányítási SW alapfogalmak • Hosting: a telepítés, működtetés, mentés, követés, HW és IT-személyzet a bérbeadónál. Ajánljuk! • ERP (Enterprise Resource Planning*). Ennek részei: • CRM: Customer Relationship Management • MIS: Vezetői Információs Rendszer • OMF: Operation, Management and Finance • Dokumentum Menedzsment * Vállalatirányítási rendszer

10. CRM – Customer Relationship Management • A rendszerben nyilvántarthatók a telefonhívások, a tárgyalások és azok jegyzőkönyvei, a személyes megbeszélések, vagy akár egy Helpdesk szolgáltatás bejelentései - vagyis egy ügylettel, projekttel, ügyféllel kapcsolatos összes esemény. • Ezek az események, az iktatott dokumentumokkal együtt, egy helyen, rendezetten elérhetők, elemezhetők (pl. hány telefonhívásra, személyes bemutatóra volt szükség egy projekt megszerzéséhez, egy eset lezárásához). • Kicsi, de használható ingyen CRM: Kulcs-Soft Kft.

11. MIS: vezetői információs rendszerek • Általános jelentés-készítési funkciókon túl elsősorban az alábbiakra használjuk: • Agregált adatok különböző szempontok (dimenziók) szerinti elemzésére, mint például a negyedéves értékesítési árbevétel kimutatása vevőcsoport, termékcsoport bontásban • Terv-tény összehasonlításra, mint például azon területek kimutatása, ahol az értékesítés messze elmarad a tervezettől • Idősor elemzésekre. Például az idei kumulált árbevétel ö. has. a tavalyi év azonos időszaki kumulált árbevétellel

12. A vállalatirányítási rendszer (ERP = Enterprise Resource Planning) és a Vezetői Információs Rendszer (MIS = Management Information System) kapcsolata Forrás: www.biprojekt.hu

13. Vevőkinnlevőségek „Magyarországon az elmúlt egy évben (2009) a vevők csupán 51%-a fizetett határidőn belül.” (Forrás: Dun & Bradstreet Hungária Kft.) A számlák 6,3%-át nem fizették ki 9 hónap múltán sem. A nemfizetés lopás, függetlenül a közgazdasági szakzsargon önérzetkímélő nevezéktanától.

14. Személyzeti politika (HR) A HR feladata: • a személyi állomány megtervezése feladatkörönkénti munkaköri leírásokkal és alá/fölé rendeltségekkel. • Személyre szabott teljesítmény-figyelés és karrier-irányítás • Továbbképzések tervezése és szervezése • Bér és jövedelempolitika kialakítása, juttatások kezdeményezése és véleményezése • „Hiring & firing” • A cégvezetés és az alkalmazottak viszonyának átfogó figyelése és ápolása

15. Mindenkinek legyen főnöke, aki a • feladatokat adja • munkafeltételekről gondoskodik • szakmai irányítást biztosít • munkavégzést számon kéri • érdemben, tehát szakmailag kiértékeli • jó munkát jutalmazza • hibákat szankcionálja • időről-időre nem csak az adott feladat elvégzését, hanem a dolgozó hosszabb távú teljesítményét is értékeli

16. Személyzeti kérdések • A munkatárs közvetlen főnöke egyedül ne dönthessen: • a dolgozó felvételéről • a dolgozó elbocsátásáról • alapbérének megváltoztatásáról • munkakörének módosításáról. • Ezekhez kérje ki a saját főnökének a véleményét. • Az elbocsátáshoz kelljen az ügyvezető jóváhagyása is.

17. Az a híres SZMSZ • I. Alapadatok (cégnév, telephelyek, elérhetőség, számlaszám) • II. Szervezeti leírás – struktúra, hierarchikus viszonyok (a szervezet statikája) • III. Működési leírás – hatáskörök, döntési és végrehajtási mechanizmusok (a szervezet dinamikája) Függelék: részterületi szabályzatok (tűzrendészeti, készpénz-kezelési, iratkezelési stb.) Ezeket adaptálni érdemes, más, hasonló profilú cégtől vagy a könyvelőtől.

18. Az állásinterjúztatás alapszabályai • Legalább kétszer, alkalmanként 20 percben találkozz a jelentkezővel. • Te is mutatkozz be és előre mondd meg, hogy most főleg te kérdezel. Közöld, hogy másodszorra kiegyensúlyozottabb lesz a beszélgetés. • Az életrajzát ne előtte olvasd el először. Legyen három, az életrajz alapján előkészített konkrét, szakmai kérdésed. • Amikor ezekre válaszol, hagyd beszélni és figyeld, mit mond, milyen lényegre törően és rokon- ill. ellenszenvesen. Ne lássa, mit jegyzetelsz. • Minden kérdésed szakmai irányultságú legyen. Kétszer húsz perc után a beszédmódjából és a viselkedéséből a személyiségképe is kialakul. • Az első interjú során ne beszélj a fizetésről és csak módjával biztasd az esélyeit illetően. Közöld, hogy a jobbakat hívjátok be a második körre. • Az első interjúban nem illik rázós, beugratós vagy a lélekjelenlétet tesztelő „na, hogyan reagál?” típusú kérdéseket feltenni. • Légy barátságos, de visszafogott. Ne barátkozz, ne viccelj és ne politizálj.

19. Az állásinterjú célszerű menete • Bemutatkozás • „Elmondaná, mi volt a dolga az előző munkahelyén?” • Ennek alapján rákérdezés egy-két szakmai részletre. • Mit szervezne vagy csinálna ezek során másképpen? • Miért nem tudta ezt ott megvalósítani? • Gyakorlati / nyelvi próba (rövid levél íratása vagy egyéb szakmai feladat). Értékeljük ki röviden! • Mik az anyagi igényei? • Mikor tudna beállni? • Van-e valami fontos terve vagy egyéb tényező, ami befo-lyásolja a következő 3 évben a munkavégző képességét?

20. Felvételi próba-beszélgetés (gyak.) Kérem, értékeljék: • Kiderült-e a jelölt szakmai alkalmassága vagy alkalmatlansága? • Kiderült-e olyan személyiségvonás, amely problémás lehet? • A beszélgetés elriasztó volt a jelölt számára? • Nem volt bántó a kérdező stílusa? • Figyelt-e az időtényezőre a kérdező?

21. A munkavállalók ösztönzése • Felsővezető: a jövedelem 30-40%-a függjön a cég eredményétől • Középvezető: 15-20% • Beosztott: 5% • „Egy kicsivel mindig adj többet, mint amennyit a jól dolgozó beosztott vár” (Bojár G.) • Ne fuss kielégíthetetlenül mohó nő után – még ha bombázó, akkor se • A jövedelmek ne legyenek nyilvánosak, de a kialakulásuk rendje igen.

22. Működtetés: telephely • A telephely legyen kínosan tiszta és rendezett, legyen külön férfi és női mosdó. Öltözésre, étkezésre* külön helyiségek kellenek. Ne a munkaasztaluk mellett majszoljanak az emberek. • A füstmentes munkahely és a dohányzás is emberi jog. A törvény is megköveteli külön dohányzóhely kijelölését. • A szeszesitalt tiltsuk ki a cégtől, a névnapi alkohol fogyasz-tást is. Kapatosan érkező munkatársat azonnal küldjünk haza, másnap pedig kapjon írásbeli, utolsó figyelmeztetést. • A munkaidő nem feltétlenül kell rugalmas legyen. • Az aláírási ív munkaügyi és pénzügyi bizonylat! * vagy vezessük be a külső étkezést

23. Működtetés: a főnök napi időbeosztása • Korai beérkezés: példamutató és ad egy nyugodt félórát. • A munkaidőd kb. egyharmada ne legyen beosztva. Légy bármelyik munkatársnak vagy ügyfélnek mindig elérhető (ez azt jelenti, hogy 3 – 4 órán belül, de legkésőbb másnap). • Minden nap beszélj a vezetőtársaiddal. A problémák 90%-a négyszemközt vagy legfeljebb hármasban tisztázható.

24. Működtetés: a főnök napi időbeosztása (folyt.) • Ne tarts egy (1) óránál hosszabb vezetői értekezletet. Ne tartson a hétfő reggeli „hét-indító” vezetőségi se fél napig. • A pénzügyeket célszerű akkor megnézned, amikor a felmerülő problémáknak a gazdaságisodtól és a banktól is azonnal utána tudsz kérdezni (tehát reggel 8:30 után). • A cégnél tartózkodva a mobilodat bátran állítsd némára vagy add le a titkárnőnek.

25. Működtetés: a főnök működése Beszámoltatás, tárgyalás, döntés, munkahelyi beszélgetések - A nap elején tervezd meg, hogy miről tárgyalsz a beosztott-jaiddal. Gondold át, mi a célod, hogyan akarod elérni, mi lesz a nehézség. Előtte elevenítsd fel az emlékezetedet. • Ha ügyféllel találkozol, tedd ugyanezt. Mindig készíts jól visszakereshető jegyzeteket! • Soha ne légy indulatos, ügyféllel pláne ne. Ha nagy gond van, netán nagyon feldühödnél, kérj egy-két óra/nap időt. • Magánügyet a munkahelyen még az érintett beosztott külön kérésre is csak nagyon röviden beszélj meg. • Rokonod vagy barátod felvétele, bére és elbocsátása ügyében lehetőleg ne te, és különösen ne egyedül dönts.

26. Működtetés: a főnök működése (folyt.) Alapvető „emberi” dolgok: Dicsérj, ne csak bírálj Mindig légy pihent és kiegyensúlyozott Ne beszélj túl sokat a beosztottjaidnak Tartsd be a kulturált beszélgetés szabályait: (greeting, thanking, asking, listening, acknowledge, smiling) Félévenként tarts céggyűlést, ahol az eredményekről és a gondokról, a változásokról és a tervekről beszélsz Ne ragaszkodj a „csapatépítésekhez” és céges kirándulásokhoz. Ezeket sokan manipulációs kísérletként élik meg. A dolgozó szabadideje amúgy sem a tiéd. Az alulról jövő kezdeményezés más dolog, azt – ha tetszik - bátorítsd.

27. Működtetés: a főnök működése (folyt.) • A formák szerepe: a tartalom megjelenítése • Tiszta telephely és cipő, mosolygó titkárnő, kikapcsolt mobil, pontos megjelenés, tárgyszerű tárgyalási stílus, szép autó, ápolt teherautó, oldott viselkedésű, barátságos, fegyelmezett munkatársak (pl. Mediagnost…) • Gyakori hiba: az elnöki, vezetői procc

28. A delegálás A delegálás a vezetői erőtartalékok, tehát a vezetői dinamizmus, azaz a növekedés kulcstényezője. Aki nem tud vagy nem mer delegálni, örökre magányos „hangya”*, tipikusan egyéni vállalkozó marad. * ld. Vecsenyi János: Kisvállalkozások indítása és működtetése, pl. 65. o.

29. A delegálás Főbb hibák: • A feladat túlhatározása • Az ellenőrzés túlzásai • A beosztott közvetlen főnökének megkerülése • A főnök saját mindenhatóságának fenntartása: a beosztott főnöknek lehessen igaza veled szemben is. • Az ellenőrzés hiánya

30. Hogyan legyünk sikeres vállalkozók?

32. A sikeres vállalkozó jellemzői: • Átlagon felüli önérvényesítési késztetés • Okosság, intelligencia, munkabírás • Élete központi célja: törekvés a gazdagságra, a sikerre, a szuverén hatalomgyakorlásra • Kedveli az éles helyzeteket, szeret dönteni • Gyorsan túljut saját hibáin, nem emészti magát • Tárgyilagos, tárgyszerű, az érzelmei fölött a megfontolások elsőbbséggel bírnak

33. A vállalkozói sikertelenség biztos záloga: • Döntésképtelenség • Hajlam a cselekvés halasztgatására • Szétszórtság • Lustaság • Visszahúzódó természet

34. Példák • Üzleti modellre • Értékesítési csatornára

35. Mi az az üzleti modell? • Ki és miért fog fizetni, • Ki és miért kap pénzt az üzleti folyamatban Példák: inkubátor-ház seed (csíra) vállalkozásoknak, segédanyag „árusító” automata

36. Az üzleti modell alapkérdése: az értékesítési csatorna • Közvetlen, közvetett, • Közvetett: egyszintű, kétszintű, • Ügynökös, saját alkalmazottas • Retailer, VAR • A már létező vevők hasznosítása • A fentiek hierarchiája

37. A szóbeli beszámoló Négy szóbeli beszámolási alkalom. Anyag: az előadás és valamennyi dia tartalma, felsorolási és társalgási szinten. A beszámoló hossza kb. 15 perc, előtte 10 perc felkészüléssel. Három kérdést húznak. imre.pakozdi@uni-corvinus.hu