Projektledelse light

1. Projektledelse light Uddannelsesdag26. februar 2011 V. Stine Røn Christensen Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

2. Formål: • Intro til grundlæggende elementer i projektledelse • Projektbeskrivelse er dit værktøj! • Vil du have succes i dit projekt? – husk interessenterne • Form: Oplæg, dialog og øvelse Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

3. Sig lidt om dig selv… Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

4. 1. Grundlæggende om projekter Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

5. Hvad er et projekt? Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

6. Øvelse 1 – om projektet Hvad kendetegner et projekt? 5 min. to og to. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

7. Projekters kendetegn • Klart start og slutpunkt – et projekt har altid en afslutning • Kompleksitet • Klart formål, deadline og budget • Skaber forandring Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

8. Definition ”Et sæt koordinerende aktiviteter med defineret start situation og slutresultat, udført af en særlig organisation for at opfylde en bestemt målsætning til en tidstermin og indenfor et budget” Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

9. Projektets 4 faser • Definitionsfasen • Planlægningsfasen • Udførelses- og opfølgningsfasen • Afslutnings- og evalueringsfasen Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

10. 2. Projektbeskrivelsen - Hvorfor beskrive sit projekt? Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

11. Projektbeskrivelsen som ledelsesværktøj • Definerer hvad projektet går ud på for jer selv/fælles fundament • Skabe et godt udgangspunkt for at styre projekt – fx tidsplan & mål • Intern vidensdeling i Red Barnet Ungdom • Skabe et grundlag for gode ansøgninger til fonde og pressemeddelelser Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

12. Hvad indeholder en projektbeskrivelse typisk? • Problemidentifikation • Beskrivelse af målgruppen • Formål, mål og midler • Succeskriterier • Tidsplan/handleplan • Ressourcer og budget • Samarbejdspartner • Rammer for evaluering Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

13. Problemidentifikation Hvilket problem skal løses? Hvorfor er det et problem? - hvad er konsekvenserne? Er der bred enighed om at der er et problem? Undersøg og dokumentér problemet! Husk børnekonventionen! Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

14. Målgruppen Hvilke og hvor mange børn skal projektet hjælpe? Hvordan vil I inddrage målgruppen i løsningen af problemet? Evt. skelnen mellem primær og sekundær målgruppe Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

15. Formål, mål og midler - det kan være svært at skelne… Mål: det, man står med i hånden, når projektet er færdigt (en lektiecafé) Formål: effekten af at målene er leveret (flere motiveres til skolearbejde og får lavet lektier – flere får en ungdomsuddannelse) Midler: de konkrete tiltag, der skal til for at nå målene (lektiehjælp/sociale aktiviteter) Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

16. Øvelse 2 – om målsætninger Beskriv mål, formål og midler i dit projekt. Skriv ned på et papir – 5 min. individuelt Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

17. Metode – SMART MÅL Specifik – dvs. ikke generelle Målbare – kvantitativt Accepterede - accepteres af interessenter Realistisk – vi skal kunne nå det og have ressourcer til at nå målet Tidsbestemt – inden for en defineret tidshorisont Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

18. Succeskriterier Hvornår ved I at projektet er en succes? Succeskriterier er indikatorer for opfyldelsen af formålet. Hvordan kan vi måle, at formålet er opnået? (succeskriterier skal være målbare). Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

19. Øvelse 3 – om succeskriterier Hvad er succeskriterierne for dit projekt? Tag fat i definitionen af projektets formål. Sæt jer sammen to og to og diskuter i 5-10 min. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

20. Eksempler på målbare succeskriterier • Antal deltagere der bør gennemføre en aktivitet • Antal aktiviteter der bør gennemføres • Antal deltagere der er tilfredse eller motiverede for en given handling • Antal deltagere der bruger de tillærte redskaber • Antal i målgruppen der skal komme i uddannelse, blive mere tolerante mv. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

21. Fiaskokriterier Hvornår er projektet en reel fiasko? Fordel: øger opmærksomhed på risici og skaber bevidsthed om hvornår projektet evt. må afvikles. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

22. Tidsplan/handleplan Hvornår starter og slutter projektet? Hvilke særlige milepæle skal markeres i tidsplanen? Hvem er ansvarlige for de forskellige opgaver? Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

23. Ressourcer Hvilke ressourcer forudsætter jeres projekt/har I til rådighed? (Husk at formålet skal være afstemt i forhold til ressourcerne). Ressourcer er typisk: frivillige, lokaler, materialer, ansatte, penge (husk et budget) Udgifter: aktiviteter, udstyr, kompetenceudvikling, forplejning, tryksager, konsulentbistand osv. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

24. Samarbejdsparter Hvem samarbejder I med om projektet? Hvad samarbejder I om? Myndigheder, foreninger, forældre, skoler, fagfolk mv. (Husk kontaktoplysninger) Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

25. Evaluering Hvorfor vil I evaluere og hvad vil I evaluere? Hvordan vil I evaluere – og hvornår vil I evaluere? Husk at evaluere med udgangspunkt i jeres succeskriterier. (evaluering er ofte et krav fra bevillingsgiveren). Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

26. PAUSE Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

27. 3. Vil du have succes i dit projekt? – husk dine interessenter Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

28. Interessenter • En aktør, som på den ene eller anden måde bliver berørt af projektets resultat og derfor interesserer sig for, hvordan det går… • Interessenter har forskellige interesser og dermed forskellige dagsordener. • Interessenter er vigtige, fordi projektet succes afhænger af interessenternes opbakning, forståelse og accept. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

29. Det er jeres opgave som projektledere, at: • Være bevidste om hvem interessenterne er • Informere interessenterne • At opnå forståelse og accept hos interessenterne • At få interessenterne til at føle ejerskab for projektet Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

30. Øvelse 4 – trin 1 Hvem er interessenter i dit/jeres projekter? Tag udgangspunkt i ét projekt. Sæt jer sammen i grupper på 3 personer i 5 min. og brainstorm. (Tag udgangspunkt i ét projekt) Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

31. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

32. Interessent-analyse Betydning for udførelse + - -+Indflydelse/magt Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

33. Øvelse 4 – trin 2 Indplacer interessenterne i dit projekt i skemaet. Tag udgangspunkt i ét projekt. Sæt jer sammen i grupper på 3 personer i 5-10 min. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

34. SWOT- analyse Redskab til at skabe synlighed omkring et projekts svage sider… sætter organisationens interne ressourcer i relation til dens position i det omgivende samfund. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

35. SWOT - analyse Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42

36. 3. Bliv klogere på projektledelse og –styring • Projektlederhåndbogen, Bjarne kousholt • Projektstyring i praksis, Mikael Eriksson og Joakim Lilliesköld • Aktiv projektledelse, Ole Steen Andersen, Niels Ahrengot og John Ryding Olsson • Project Management, Richard Newton • Mening i galskaben, Bøje Larsen Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42