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7- Conduite du changement

7- Conduite du changement. Évaluation des changements et plan d’actions. Actions de la conduite du changement. Actions de support et de reprise des données. Où en est-on ?. ORGANISATION. OPPORTUNITE & LANCEMENT DU PROJET. ELABORATION D’UNE SOLUTION.

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7- Conduite du changement

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Presentation Transcript

  1. 7- Conduite du changement Évaluation des changements et plan d’actions. Actions de la conduite du changement. Actions de support et de reprise des données

  2. Où en est-on ? ORGANISATION OPPORTUNITE & LANCEMENT DU PROJET ELABORATION D’UNE SOLUTION INTEGRATION & INDUSTRIALI-SATION DU SI MISE EN OEUVRE CONDUITE DU CHANGEMENT MANAGEMENT DE L’EQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET ASSURANCE & MAITRISE DE LA QUALITE URBANISME DU SYSTEME D’INFORMATION

  3. Évaluation des changements • Identification et évaluation • Plan général d’action

  4. Objectif appropriation ! Élaboration du plan de communication Identification et évaluation des changements Élaboration du plan de formation Plan général d’actions Élaboration et production de la doc Organisation du support Reprise des données

  5. Identification et évaluation • Nature et ampleur des changements qui vont affecter les postes de travail concernés par le nouveau système. • Étude d’impact. • Réquisits : • Spécifications détaillées, • Organigramme des services.

  6. Réalisation d’entretiens • Pour chaque type de poste de travail, un entretien est mené avec les personnes concernées. • Objectif : • Présentation du nouveau système, • Recueil d’information sur le poste de travail.

  7. Le poste de travail Réglementation et activités Outils utilisés Échanges d’information et de documents Environnement externe Profil type et charge de travail

  8. Déroulement des entretiens • Cadrage général du futur système : • Présentation des objectifs et enjeux, • Présentation des avantages attendus, • Cadrage des grandes échéances. • Recueil d’information sur la situation actuelle : • Caractéristiques : activité, réglementation, documents produits, flux échangés, outils utilisés, volume de données, profil des compétences, • Recueil de l’appréciation actuelle : limites, contraintes. • Présentation du poste de travail cible : • Description des nouvelles activités ou règles, • Précision des responsabilités, de l’autonomie, • Description des caractéristiques techniques des outils.

  9. Synthèse : cartographie • A l’issue des entretiens une cartographie des postes de travail futurs peut être dressée. • Sous forme d’un tableau …

  10. Cartographie des Postes

  11. Description & évaluation • A partir des entretiens, la nature et l’ampleur de l’impact des changements sont décris par poste. • Les impacts sont appréciés en évaluant l’écart entre les caractéristiques des postes présents et futurs. 3 écarts sont considérés: • Écart sur les activités (nouveauté, ampleur) • Écart sur les niveaux d’automatisation, • Écart sur les profils d’emploi (compétences). • Impact : Fort, Moyen, Faible => tableau.

  12. Synthèse des impacts : <Impact> = Fort, Moyen, Faible

  13. Objectif appropriation ! Élaboration du plan de communication Identification et évaluation des changements Élaboration du plan de formation Plan général d’actions Élaboration et production de la doc Organisation du support Reprise des données

  14. Plan général d’action • Les orientations portent sur les trois moyens mis en œuvre : • La communication, • La formation, • La documentation.

  15. Orientations : • Planification des actions : • Communication, formation, documentation : • Cadrage général, • Spécification-conception, • Réalisation, • Test. • Support : • Définition des missions. • Reprise des données : • Peut constituer un projet à part entière. • Moyens mis en Œuvre : • Globalement pas plus de 5% de la charge. • Conseil : s’appuyer sur les utilisateurs motivés.

  16. Objectif appropriation ! Élaboration du plan de communication Identification et évaluation des changements Élaboration du plan de formation Plan général d’actions Élaboration et production de la doc Organisation du support Reprise des données

  17. Communication : l’enjeu • Réussir la communication sur un projet est aussi important sinon plus que la réussite technique du logiciel.

  18. Élaboration du plan de communication • Matérialiser la stratégie en 5points : • Récapitulatif des grands changements : • Fonctionnels, organisationnels, techniques. • Identification des populations concernées : • Position organisationnelle, géographique. • Élaboration des messages clés : • Relatifs à un changement, une population… • Support : • Bulletins d’information, intranet, forums, • Calendrier général : • Les grandes échéances de la communication.

  19. Vue d’ensemble S = sensibilisation, I = information

  20. Démarche • Préciser les objectifs : • Informer, • Sensibiliser utilisateurs et services, • Créer des conditions favorables d’accueil. • Préciser le contenu de la communication : • Cibler la communication, • Positionner le produit par rapport à l’existant, • Présenter les grandes fonctions, • Présenter les plans de développement et de déploiement. • Définir les modalités de communication : • Identifier tous les supports adaptés, • Rechercher toutes les circonstances opportunes.

  21. Formation : l’enjeu • Composante déterminante qui peut constituer un projet à part entière : • Produit novateur, • Nombre d’utilisateurs.

  22. Plan général : 4 parties (1) • Précision des objectifs de formation : • Type de formation : application ou métier, • Niveau visé : débutant, perfectionnement, expertise, • Couverture : totale ou partielle. • Identification des personnes concernées : • Description précise des profils types, • Préconisation des pré-requis (expérience, compétence), • Relais internes (train the trainer).

  23. Plan général : 4 parties (2) • Contenu et forme de la formation : • Orientée sur les cas pratiques, • Scénarios construits selon les cas de gestion les plus fréquents, • Différences avec l’existant, • Mise en situation (cas réel, documentation réelle), • Consolidations intermédiaires, l’essentiel doit être assimilé par tous, • Exercices supplémentaires (vitesses d’assimilation).

  24. Plan général : 4 parties (3) • Modalités de la formation : • Prévoir un délai suffisant pour la planification, • Planifier juste à temps ! • Prévoir la logistique technique. Postes installés et opérationnels ! • Veiller au confort de l’installation et du déroulement. Nombre maximum de participants, pauses. • Évaluer la formation sur tous ses aspects.

  25. Démarche • Cadrage général : • Contenu par rapport aux populations types, • Mode de formation, • Calendrier général, • Moyens mis en œuvre. • Conception de la formation : • Identification et description des modules, • Logistique générale, • Fabrication : • Support animateur, participants, exercices… • Test : • Validation par formation test auprès d’utilisateurs volontaires. • Animation : • L’occasion de répondre à toute les questions !

  26. La Documentation : l’enjeu • Tous les documents de description et d’explication du fonctionnement du nouveau système.

  27. Documentation:composants • Contenu classique : • Manuel d’utilisation, • Aide-mémoire, • Guide utilisateur, • Aide en ligne. • Tendance à l’intégration dans le logiciel, afin de supprimer complètement le support papier.

  28. Élaboration des Composants • Élaboration du manuel d’utilisation : • Présentation d’ensemble, • Description des dispositions communes à toutes les fonctions, • Description par fonction : saisie, messages d’anomalie, • Règles de confidentialité et sécurité, • Description des utilitaires et interfaces, • Glossaires des mots et expressions techniques. Élaboration du plan de communication.

  29. Élaboration des Composants • Réalisation d’aide mémoire : • Quelques feuillets toujours appréciés, • Aide à construire la vision d’ensemble, • Schémas. • Réalisations de guides d’utilisateurs : • Fiches guides par procédure, • Élaborées avec les utilisateurs, • Dans leur vocabulaire.

  30. Élaboration des Composants • Aide en ligne : • Structurée en deux niveaux : • L’aide sur les zones affichées, • L’aide par écran ou par fonction. • Renvoi vers le dictionnaire de données.

  31. Objectif appropriation ! Élaboration du plan de communication Identification et évaluation des changements Élaboration du plan de formation Plan général d’actions Élaboration et production de la doc Organisation du support Reprise des données

  32. Le support : l’enjeu • Toutes les actions d’assistance aux utilisateurs visant à faciliter l’exploitation d’un produit donné.

  33. Démarche • Cadrage général : • Champ couvert par rapport aux populations, • Mode d’assistance, • Calendrier de préparation et de démarrage, • Les moyens mis en œuvre. • Organisation générale : • Répartition des missions, • Structure centralisée, ou répartie, • Nécessité d’indicateurs de mesure de l’activité et de l’efficacité. • Distinguer support métier, et support applicatif.

  34. Schéma type Hot-line 1er niveau Expertise 2ème niveau Assistance sur site (cas exceptionnel) Assistance de proximité SITE Échanges inter-sites Journée thématique de soutien Rappel de formation

  35. La reprise des données • Transposer les données d’une base de données existante vers la base du nouveau système de la façon la plus automatisée possible.

  36. La reprise des Données • 7 actions : • Établir le calendrier de la reprise, • Définir les procédures, • Mettre en place l’organisation, • Développer et installer les outils de reprise, • Remettre à niveau les bases existantes • Exécuter la reprise et charger les nouvelles bases, • Prévoir une solution de repli.

  37. Objectif appropriation ! Élaboration du plan de communication Identification et évaluation des changements Élaboration du plan de formation Plan général d’actions Élaboration et production de la doc Organisation du support Reprise des données

  38. Où en est-on ? ORGANISATION OPPORTUNITE & LANCEMENT DU PROJET ELABORATION D’UNE SOLUTION INTEGRATION & INDUSTRIALI-SATION DU SI MISE EN OEUVRE CONDUITE DU CHANGEMENT MANAGEMENT DE L’EQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET ASSURANCE & MAITRISE DE LA QUALITE URBANISME DU SYSTEME D’INFORMATION

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