第三章 POS 系統

1. 第三章 POS系統

2. 本章架構 第一節　POS系統之意義 第二節　POS系統之架構 第三節　POS系統之效益 第四節　EFT-POS 第五節　POS系統之導入　 第六節　POS系統現存之問題

3. 第一節 POS系統之意義

4. 一、POS的定義 經濟部商業司對POS(Point Of Sales)的定義： 　 所謂POS係將後台商品檔的貨號、部門、售價及折扣促銷商品、變價資料等，經由傳輸線路送給前台的收銀機，使前台可以掃瞄貨號，將每一筆銷售出去的商品資料，詳細的記錄下來，並將之利用傳輸線路傳回電腦，這些資料經過過去的計算，可自動扣減庫存、計算單品及部門銷售毛利、各時段銷售統計資料、暢銷或滯銷品資料等銷售情報。

5. 標準型POS收銀機

6. 標準型POS收銀機

7. 第二節 POS系統之架構

8. 一、POS系統的架構 收銀機 前台系統 條碼掃瞄器 硬體架構 後台系統 POS系統 架構 前台軟體架構 軟體架構 後台軟體架構

9. 二、POS系統架構圖 條碼閱讀設備 收銀設備 前 檯 商品 POS 個人電腦 條碼列印設備 後 檯 終端機 掌上型終端機 主電腦 傳真機 印表機

10. POS前檯硬體設備

11. POS後檯硬體配置圖

12. 三、POS系統應具備之條件 1.商品應具有條碼之標籤。 2.必須具備光學掃瞄器。 3.具有收銀機之功能，如計算貨款、開立收據或發票等。 4.有電腦軟硬體設備，可供自動檢索價格，並能收集資訊並透過網路連線與後台設備結合。

13. 四、ＰＯＳ系統軟體功能 系統功能 作業別 說明 基本收銀作業 前台作 業 查帳結帳作業、客戶購買明細資料、交易查詢作業、賒帳沖銷作業…等 基本資料檔管 理 部門資料管理、廠商資料管理、商品 資料管理、促銷資料管理、收銀員資 料管理…等 後 台 作 業 庫存商品管理 單品資料管理、庫存異動作業、退貨/報廢 管理、盤點作業管理、安全存量管理…等 部門銷售統計分析、時段銷售統計分析 、單品銷售統計分析、暢銷商品分析、 呆滯商品分析…等 銷售統計分析 採購進貨管理 貨架台資料管理、採購條/參數設定、廠商訂 單管理、進貨驗收管理、應付帳款作業…等 批售管理系統 批發銷售管理、應收帳款管理、銷售統計管理…等

14. 五、ＰＯＳ系統軟體架構圖 後台作業 基本資料檔管理 ．部門資料管理 ．廠商資料管理 ．商品資料管理 ．促銷資料管理 ．收銀員資料管理 採購進貨管理 ．貨架台帳資料 　管理 ．採購條件／參 　數設定 ．廠商訂單管理 ．進貨驗收管理 商品庫 存資料 銷售 資料 前台作業 ．收銀作業 ．查帳結帳 　作業 ．客戶購買 　明細資料 ．交易查詢 　作業 進貨 資料 單品 資料 庫存商品管理 ．單品資料管理 ．庫存異動作業 ．退貨／報廢管理 ．盤點作業管理 ．安全存量管理 部門 資料 折扣 資料 維護設定管理 銷售統計分析 ．操作權限設定 ．系統操作監督 ．資料檔案維護 系統設 定資料 ．部門銷售統計分析 ．時段銷售統計分析 ．單品銷售統計分析 ．暢滯銷售商品分析 ．呆滯商品分析

15. (一)ＰＯＳ前台系統軟體功能說明 功 能 說 明 收銀 一般的收銀員結帳使用 收銀練習 供新進人員熟悉系統操作之使用 交班管理 清點實數，落實責任制度 前後台資 料管理 資料彙總、統計報表，以免影響收銀 系統 線上查詢 可查詢商品之基本資料、促銷資料...等 店內廣告 在POS機之發票上打出店內廣告，以達成促銷效果 消費金額 線上累計 累積消費金額可享折扣優待...等 收銀機操 作設定 發票列印、部分交易設定、折扣之設定 …等皆可在收銀機作設定

16. (二)ＰＯＳ後台系統軟體功能說明 說 明 功 能 子功能 基本資料 管 理 部門資料管理 依營業性質將商品依不同部門性質分類 商品基本資料 管理 建立各商品基本資料 將商品庫存、銷售價格等結轉成另一檔 案，供以後分析用 商品結轉 倉庫管理 記錄各商品庫存位置 庫存商品 管　　理 庫存結轉 結轉下期，以產生庫存統計報表 庫存盤點 可同時對不同地點進行盤點 報廢管理，贈品、樣品、自用管理 庫存異動 寄賣商品建檔、記錄管理、記錄分析…等 寄賣商品管理 借調貨品管理 輸入與同行之間借貨、調貨、沖銷記錄 庫存分析 將盤點結果與帳上數量的差異比較， 作盤點盈虧分析 週轉率分析 統計商品在倉庫的時間，藉此調整庫存量 檢討各種發生原因，以降低不必要的支出 商品損耗分析

17. (二)ＰＯＳ後台系統軟體功能說明 說 明 功 能 子功能 銷售統計 分 析 部門銷售分析 作為部門的庫存比率、擺設比率調整的依據 營業期間統計 良好的統計可提升營業額 商品銷售分析 依據此調整庫存計劃 商品毛利分析 依此結果進行調整促銷計劃 利潤結構分析 做為拓展整體業務的參考 暢滯銷品分析 分析淘汏商品 客戶來店時間 分析 分析營業時間與來客數之關係 商品銷售結構分析 分析商品交易流程之關係 依此建議，提供給採購部門做為補貨之 參考 採購進貨 管　　理 補貨建議 採購管理 參考廠商供貨條件，製作採購單 訂貨作業 依採購單各廠商進行訂貨，並更新數量 驗收作業 驗收商品，做好進貨檢驗

18. (二)ＰＯＳ後台系統軟體功能說明 說 明 功 能 子功能 記錄未到貨或庫存不足資料，供管理人員 參考 採購進貨 管　　理 未到貨管理 採購交貨分析 做為往後採購參考 進貨價格分析 分析進貨價格，供管理人員參考 商品進貨來源分析與統計 進貨貨源分析 進貨單據分析 分析進貨作業是否造成人員困擾 單據管理 各種單據之管理 批發銷售 管理分析 建立批發交易記錄，針對特定時間之 採購對象予以記錄 批發交易記錄 管理 商品毛利分析 透過分析，創造更大的商品利潤 對可能之購買時機，寄發DM以促成交易 公司機構 DM 管理 商品銷售統計 統計銷售客較高的商品，並做庫存量的調整 商品期間銷售 統計 統計商品與時間的關係

19. 第三節 POS系統之效益

20. 一、ＰＯＳ系統效益分析圖 活用顧客情報組合 ．購買動向分析　．消費客層分析 (3)顧 客情報 的活用 活用購貨資料組合 ．訂貨管理（自動訂貨系統）．庫存安全量管理 ．損失管理（不良品損失，折扣損失竊盜損失等 的減少） (2) 商售 品管 管理 理之 及貫 銷徹 活用銷售要因組合 ．促銷效果分析（廣告單，特賣）　 ．陳列管理（地點，位置，陳列數） ．天候的因素 活用自POS終端機所收集到的相關資料 ．滯銷品的刪除 ．特賣品最適價的訂定 ．暢銷品的擴展 ．新商品的評價 ．採購訂貨的改善　 ．防止缺貨　 ．有效率的人員配置與作業規劃 (1) 商理 店化 作， 業簡 之單 合化 收銀業務省力化 ．縮短收銀時間　　．縮短收銀員職訓時間　　．舒緩尖峰時間 ．現金管理合理化　．收入傳票作成的自動化　．減少登錄錯誤 商店營運之合理化 　　．銷售營收資料隨時掌握　．標價,改價作業迅速省力

21. 內 容 二、ＰＯＳ系統在經營管理之效益(依經營面分析) 效 益 說 明 提高服 務品質 縮短結帳時間 解決尖峰時刻顧客等候時間 減少收銀結帳錯誤 減少因人為錯誤所引起的誤會 提供多樣化之銷售 型態 接受非現金購物服務 改變店家銷售形象 提供顧客現代化購物環境 降低 成本 暢通物流 利用POS系統，提高貨品效益 人員效率提升 縮短時間，有效利用人力資源 增加 效益 增加銷售量 利用POS系統的客層情報，調整適當商 品結構，增加銷售業績 提升採購效率 精確掌握單品庫，適時適量採購策略 最佳商品計劃 精確統計分析單品銷售量，掌握暢滯銷商品 資金靈活調度 營業資料之收集迅速、確實 有效運用陳列空間 使商品陳列位置合理化 掌握營業目標 透過POS系統，達成營業目標 增加商場競爭能力 分析消費趨勢，以調整行銷策略及經營方針

22. 三、ＰＯＳ系統在經營管理之效益(依作業流程分析)三、ＰＯＳ系統在經營管理之效益(依作業流程分析) 改進方式 導入POS系統之前 ．採用條碼分類管理 ．採用各式掃瞄器輸入，降 低收銀錯誤，節省人工且 無人員流動之顧慮 ．智慧型收銀機與後台系統連 　，可隨時查詢 ．前台銷售資料傳至後台系統 ，更能精密統計長時段銷 售資料 ．各種交叉分析可由電腦運算 ．由後台軟體主控，前台一 接獲資料，立即完成 ．可由多種報表查詢 前台收 銀作業 ．商品龐雜無法掌握 ．人工入帳耗費時間 、錯誤過高且易生弊端、收銀員訓練成本過高 ．現金不易掌握 ．憑直覺判斷商品暢滯銷 ．時段客層價格區間分析無法人工處理 ．變價、促銷、特賣難以達成 ．顧客購買動向掌握不易 銷售 管理

23. 三、ＰＯＳ系統在經營管理之效益(依作業流程分析)三、ＰＯＳ系統在經營管理之效益(依作業流程分析) 改進方式 導入POS系統之前 庫存 管理 ．難以掌握現有庫存 ．憑採購人員直覺進貨，流於主觀 ．損失管理難以數字化 ．存貨積壓無法查覺 ．進銷自電腦查詢，一目了然 ．設定安全庫存，可達成自動採購效益 ．盤點或耗損廢棄處理納入電腦記錄、追蹤 ．設定各種條件查詢呆滯商品 ．商品,供應商之對照 資料由採購人員握， 因而易生弊端 ．不易進行供應商評估 ，故品質評定不易 ．納入後台管理，隨時查詢 ．可從送貨時效、付款條件、 供應品質多方參考 上游 商品 情報

24. 四、ＰＯＳ系統效益彙總表 效益 構面 效益指標 說 明 針對POS系統所收集的資料進行分析，可獲悉消費者購買動機、目標客層所在、暢銷商品及滯銷商品等重要資訊 (1)購買動向分析 (2)消費客層分析 (3)暢銷品分析 (4)滯銷品分析 資訊面 (1)商品配置與陳列 　 管理 (2)特賣及變價管理 (3)庫存及盤點管理 (4)訂貨管理 POS系統所收集的商品銷售金額、數量等資料，可做為商品陳列配置、商品比率調整，單品庫存狀況、訂貨之參考 管理面 內部稽核面 (1)合理化作業 (2)防止舞弊 (3)簡化收銀作業 (4)減少人工輸入 透過POS系統作業，推動商店作業合理化，建立制度，並簡化收銀作業，防止員工舞弊，免除因人為的疏失所產生的漏洞

25. 第四節 EFT-POS

26. 一、EFT-POS系統 EFT-POS系統即Electronic Funds Transfer Point Of Sales System的簡稱，中文名稱為電子轉帳銷售點服務系統。 　　將商家的POS系統與金融機構相關的電子轉帳(EFT)系統結合在一起，即以科技與系統為導向的電子轉帳收款系統。

27. 二、EFT-POS作業流程圖 ＄ 電子付款 ＄ 金融機構 金融卡 收銀系統 ＄ 消費者

28. 現金交易方式

29. EFT-POS 交易方式

30. EFT-POS硬體配置圖

31. EFT-POS 的軟/硬體配備

32. EFT-POS系統對銀行、商店及消費者的效益和缺失EFT-POS系統對銀行、商店及消費者的效益和缺失

33. 第五節 POS系統之導入

34. 一、ＰＯＳ系統導入程序 階 段 重點工作 資料處理 階段 資料的收集與輸入應力求完整 與精確 介紹POS系統的操作，並在試用階段透過模擬訓練，使操作者能夠熟悉實際銷售時可能遇到的狀況 教育訓練及 試用階段 問題的應變 階段 事前作好準備以及模擬可能會發生的問題與應變方法 商品盤點階 段 將商品一一清點完成，並正確 鍵入電腦中

35. 二、ＰＯＳ系統導入之程序(SDLC) 調查公司之需要 分析階段 初步研究調查 可行性研究 詳細分析 系統設計 設計階段 資料轉換 計 畫 程式規 格指定 系統測試 計 畫 人工作業 程 序 程式開發 執行階段 訓 練 資料轉換 系統測試 系統轉換 評估 階段 系統評估

36. (一)ＰＯＳ系統導入之準備階段 工作項目 說 明 自動化之前必須將業 務合理化 1.作業流程標準化 重新檢討代碼之編訂 (店內碼) 2.商品代碼標準化 避免表單過多或遺漏 重要資訊 3.表單管理辦法 避免因不瞭解而產生 阻力 4.教育員工POS知識

37. (二)ＰＯＳ系統導入之規劃階段 工作項目 說 明 ．商品訂貨週期及供貨體制 ．原印條碼普及程度 ．商品的生命週期 ．POS軟硬體功能及價格 1.外在環境評估 ．經營規模與企業制度 ．管理要求與資訊流量 ．現有組織及人力資源 2.內在環境評估 3.成立專案小組 ．由相關部門管理人員組成

38. (二)ＰＯＳ系統導入之規劃階段 工作項目 說 明 ．作業表單流程制度與業務 規範之確定 ．POS後檯軟體規劃 ．POS前後檯硬體規劃 4.POS前後檯軟 硬體規劃 ．收銀員之訓練 ．輸入資料訓練 ．軟體操作訓練 ．貼標作業訓練 ．其他必要之訓練 5.訓 練

39. (三)ＰＯＳ系統導入之前置階段 工作項目 說 明 ．有關訂貨、送貨、驗貨、 退貨之配合措施之溝通 ．條碼之規定事項 1.與廠商協調 ．商品分類標準確定及代號 ．商品安全庫存及最低採購量 ．各建檔資料填寫規定及空白報 表準備 ．資料收集作業規定、建檔、日 常作業、系統維護、報表列印 等規定之訂定 2.準備建檔資料

40. (三)ＰＯＳ系統導入之前置階段 工作項目 說 明 ．店內碼印製作業標準訂定 ．貨架標籤作業手冊編寫 ．POS系統作業手冊編寫 3.手冊編訂 ．軟硬體之測試與人員訓練 　成效測試 4.系統測試 5.基本資料檔 　建檔 ．包括廠商、商品、顧客、 員工等資料檔 ．包括商品及貨架標籤 6.標籤貼標工作 ．商品主檔確定無誤 7.商品盤點

41. (四)ＰＯＳ系統導入階段 工作項目 說 明 ．系統轉換工作 1.選定測試之部 門(或實驗店) ．更改系統 ．加強訓練 ．資料更新 2.檢討並改進 缺失 ．訂出時程表與主計畫 ．訂定績效標準 3.擬定導入計畫 ．正式上線 4.實施POS ．分別調查系統之效益與效率 5.系統評估

42. 三、POS系統成功的關鍵因素 　　　市場需求 ．容易使用的操作環境 ．成本／效益分析 ．結合產業上,中,下游 的整合系統 　　　技術供給 ．系統能力 －穩定性,擴充性 －Real time on line ．軟體廠商的支持 ．符合國人交易習性之設計 　　　　市場反應 正面．商業自動化時代來臨 因素．大客戶的支持 負面．產品功能未完全發揮 因素．中、小客戶尚持觀望態度

43. 四、零售業管理系統 商品採購 商品驗收 行銷計畫 商品配送 商品陳列 現場銷售 POS系統 ．快速正確的完成交易　．完整的交易資料蒐集 預 算 電腦 銷售預測 銷售分析 進貨資料 折扣折讓 變價 盤存 顧客分析 銷售目標 驗收報告 毛利控制 庫存資料 客層分析 現場管制 應付帳款 退貨處理 損益表 安全存量 採購建議 異常管理 主管資訊系統及圖表分析系統

44. (一)典型零售業POS運作前之業務 1.銷售預測：公司先根據內、外環境之分析，而做銷售預測。 2.預算：根據預估的營業額，而分別編列各部門之預算。 3.商品採購：向供應商發訂單，採購商品。 4.商品驗收：對商品之品質、規格、數量等予以檢驗，並試刷條碼，檢查其是否有誤，或不良率過高等缺失。

45. (一)典型零售業POS運作前之業務 5.行銷計畫：營業部門與企劃部門必須有一完整的行銷計畫，包括促銷計畫等。 6.商品配送：將商品配送到預定之展售地點。 7.商品排列：將商品予以排列、上架等。 8.現場銷售。

46. (二)典型零售業進入POS之業務 1.銷售分析：主要的業務為銷售狀況、銷售目標與績效之比較、商品排行榜分析等。 2.進貨分析：進貨入庫作業、應付帳款管理。 3.顧客分析：主要的業務為客層分析、DM(郵寄目錄Direct Mail)管理。 4.盤存管理：庫存資料之維護、退貨處理等。 5.變價作業：主要為促銷時之變價作業。 6.折扣折讓：包括搭賣之處理、折扣折讓作業等。

47. (三)典型零售業POS運作後之業務 1.顧客資訊之活用：分析購買動向、消費客層。 2.商品管理與銷售管理之落實： (1)與購貨資料整合：如訂貨管理、庫存管理及損失管理。 (2)與銷售分析資料整合：促銷效果分析、陳列管理等。 (3)商品管理：排行榜分析、滯銷品管理、特價品管理、即時變價、彈性促銷。 3.商店作業合理化之實現： (1)人員配置與作業規劃之效率化。 (2)收銀機業務之省力化。 (3)商品營運之合理化。

48. 第六節 POS系統現存之問題

49. 一、POS系統無法普及的原因 1.POS系統的軟硬體費用昂貴。 2.POS系統的人工及維護成本高昂。 3.目前POS系統導入成功的案例不多。 4.電腦交換介面未建立。 5.加值網路不夠普及。 6.人員流動率高。 7.業者的認知錯誤。 8.條碼普及率不足。 9.傳輸品質有待改善。

50. 二、採購POS系統應注意之特點 1.具備收銀結帳功能。 2.符合政府法令要求。 3.能防範意外的安全備份措施。 4.易擴充週邊設備。 5.具足夠的記憶空間，可儲存大量的單品資訊。 6.進銷存、人事、顧客、帳務管理。 7.可與其它終端機連線，或能利用通訊網路進行遠端資料傳輸(即具備EOS功能) 。 8.系統可設定使用者權限。 9.系統穩定易操作。